Copyright:Scharin&Partner En kort demo av CHEFEN En utbildning i ledarskap. Ni kommer att följa den nytillträdde chefen under dennes första år som chef. Under resans gång kommer ni att lösa många problem, göra viktiga vägval och ta vara på möjligheter. Version: 1.3 2005 Copyright:Scharin&Partner

Vad vill denna korta demo visa? Demon vill ge en bild av hur CHEFEN fungerar som utbildningsverktyg. CHEFEN försätter er i olika situationer som ni ska lösa. Varje uppgift startar med ett problem eller möjlighet, och sedan visas flera olika handlingsalternativ. Efter det att man gjort sina val av alternativ så går man vidare till resultatet eller facit för den uppgiften. I denna demo ligger bilderna löpande i bildspelet, i den verkliga lärarledda utbildningen så presenteras uppgifterna och svaren via PC kanon medan handlingsalternativen plockas fram allteftersom av eleverna från en hög med kort. I den lärarledda versionen diskuterar man kring de olika alternativen innan ”rätt lösning” presenteras och motiveras. Till simuleringen hör ett SCORE CARD där du för in nettot av de poänger du får vid de olika uppgifterna. Copyright:Scharin&Partner

Simuleringsscenariot Du har sedan en tid tillbaka fått ett erbjudande om anställning som platschef för ett lokalkontor för ett större kunskaps och tjänsteföretag i Sverige. Kontoret har 22 anställda, 16 män och 6 kvinnor och har den senaste tiden visat allt sämre resultat. Du har precis tackat ja till erbjudandet och ser fram emot att börja det nya jobbet. Du kommer att tillträda om två månader och börjar fundera på vad du kan göra för att vara så bra förberedd som möjligt den dagen du tillträder som platschef för det kända tjänsteföretagets lokala kontor. Genom egna funderingar och genom tips från ditt jobb-nätverk har ett antal olika förslag på förbere-delseaktiviteter utkristalliserat sig. De första FEM korten (de följande FEM bilderna i denna demo) beskriver förslag på aktiviteter. Ta fram de första FEM korten och prioritera de TRE aktiviteterna du tycker är lämpligast.

Förberedelse: förslag 1 Be att få vara med på regionledningsmötena nu. Du tycker att det kan vara ett bra led i förberedelserna att redan nu vara med på de veckovisa ledningsmötena som din framtida roll som platschef kommer att innebära. Du kontaktar därför din framtida regionchef och framför ditt önskemål. Copyright:Scharin&Partner

Förberedelse: förslag 2 Gå igenom budget och resultat Du tror att det kunde vara en bra ide att gå igenom kontorets tidigare och aktuella resultat samt aktuell budget. Du kontaktar regionens ekonomi-chef och ber om aktuella rapporter. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Förberedelse: förslag 3 Du besöker kontoret och presenterar dig för personalen För att dina framtida medarbetare ska få ett ansikte på det namn de fått besked om som deras nye chef så föreslår du din nya arbetsgivare att du tillsammans med din nya chef eller personalchefen besöker kontoret och presenterar dig för personalen. Copyright:Scharin&Partner

Förberedelse: förslag 4 Föreslår organisationsförändring Du har fått reda på att på ditt blivande kontor så finns det en vice platschef. För att markera de nya tiderna kräver du att vice titulaturen tas ifrån veder-börande och att du själv ämnar utse en ny vice platschef vart det lider. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Förberedelse: förslag 5 Ber att få träffa den nuvarande platschefen innan hon försvinner Eftersom du fått reda på att nuvarande platschef slutar två veckor innan du tillträder så föreslår du din nya arbetsgivare att du får träffa din företrädare under ett par eftermiddagar innan hon slutar. Detta framförallt för att få reda på pågående och inte avslutade ärenden. Copyright:Scharin&Partner

Förberedelse: resultat Förslag 1, Be att få vara med på regionlednings-mötena nu. Dåligt förslag. Innan du har mandat och innan du är verksam har du inte mycket att bidra med, dessutom finns din företrädare fortfarande kvar. Möjligtvis kan du be om protokollen från mötena. POÄNG: -2 Förslag 2, Gå igenom budget och resultat. Bra förslag. En styrka för dig att redan vid tillträdandet vara uppdaterad på resultatet. Du är ju den framtida resultatansvarige. POÄNG: +2 Förslag 3, Du besöker kontoret och presenterar dig för personalen. Bra förslag. Du visar att du har hyfs och stil. POÄNG: +2 För resultatet på förslag 4 och 5 se nästa bild. Copyright:Scharin&Partner

Fortsättning förberedelse: resultat Förslag 4, Föreslår organisationsförändring. Dåligt förslag. Du visar redan här vilken egotrippad buffel som chef du antagligen är. Det finns ingen som helst anledning att göra detta nu. POÄNG: -3 Förslag 5, Ber att få träffa den nuvarande platschefen innan hon försvinner. Bra förslag. Bra för dig att ha kontroll över vilka pågående ärenden och affärer som pågår. POÄNG: +1 Räkna ihop dina poäng på denna delfråga och för in nettosumman under uppgift ETT på SCORECARD. Ackumulerad summa blir naturligtvis densamma eftersom detta är uppgift ETT. Copyright:Scharin&Partner

Tillträdet som platschef Nu är äntligen dagen D här. Du tillträder som platschef. Första dagen på kontoret så finns din chef, regionchefen på plats och hälsar dig välkommen. Företagets personalchef vandrar runt med dig i kontoret och du hälsar på alla medarbetarna. Du känner igen de flesta ansiktena sedan du var här för två månader och hälsade på personalen. Eftersom den tidigare platschefen redan lämnat posten så innebär det för din del att du direkt kastas in i arbetsuppgifterna. Du bestämmer dig för att ta tag i de obearbetade högarna av papper, ärenden och e-post till kontorsansvarig, men att också avsätta tid till ditt chefskap. Vilka av de fyra förslagna aktiviteterna för ditt chefskap prioriterar du. Ta fram de följande FYRA korten (de kommande FYRA bilderna) och prioritera TVÅ.

Aktivitet 1 vid tillträdandet. Gå runt och lyssna Du tycker det är en prioriterad aktivitet att nu så här i början gå runt och lyssna på dina nya medarbetare. Detta trots att det finns stora högar av pappersarbete som väntar på ditt kontor Copyright:Scharin&Partner

Aktivitet 2 vid tillträdandet. Peka med hela handen Du vet själv hur viktigt det är med tydlighet för att inte organisationen ska dra åt olika håll. Därför så kallar du till ett kontorsmöte där du med kraft talar om viktigheten med klara regler. Att det är viktigt att komma i tid, leverera sina material i tid och att lyda order. Att visa kraft är att bli respekterad. Copyright:Scharin&Partner

Aktivitet 3 vid tillträdandet. Du inför veckomöten med personalen För att delge information och för att ta upp löpande ärenden av allmän karaktär så initierar du veckomöten varje måndag kl.09.00. Du betonar också att mötena inte behöver vara långa utan att de håller på så lång tid man behöver, dock högst en timme. En kort stående agenda tas fram. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Aktivitet 4 vid tillträdandet. Du startar en tidsstudie för alla på kontoret För att snabbt och effektivt få reda på vad dina nya medarbetare gör så initierar du en tidsstudie där alla under din första arbetsvecka fyller i vilka arbetsuppgifter de utför. Detta ger dig på ett effektivt sätt exakt kunskap om vad de gör utan att du behöver ha ett antal tidbetungande möten med personalen. Copyright:Scharin&Partner

Resultat. Aktiviteter vid tillträdandet. Aktivitet 1, Gå runt och lyssna. Bra initiativ. Att lyssna är aldrig fel, speciellt i början. Att alla blir sedda är också viktigt. POÄNG: +3 Aktivitet 2, Peka med hela handen. Nej. Att vara tydlig är inte samma sak som ”management by fear”. POÄNG-5 Aktivitet 3, Du inför veckomöten med personalen. Ja, en bra aktivitet att starta upp med. POÄNG: +2 Aktivitet 4, Du startar en tidsstudie för alla på kontoret. Nej, fel timing. Eventuella arbetstidundersökningar hör inte hemma i ett sådant här läge. POÄNG: -3 Copyright:Scharin&Partner

Problem som du behöver ta tag i. Efter en månad som chef för kontoret börjar du lära känna verksamheten något. Det finns mycket att ta tag i. Resultaten är inte de bästa, försäljningen sviktar, det är oklart hur mycket offerter och affärsmöjligheter som finns utestående. Samarbetet mellan avdelningarna på kontoret verkar inte löpa helt friktionsfritt. Personalen verkar reserverad. Antingen så vågar man inte föra fram sina idéer till dig som chef eller så litar man inte på dig (än). Rutiner och administration verkar vara eftersatt och din assistent verkar ibland famla i mörker vad gäller ekonomi och rapportering. Kort sagt, det verkar finnas att göra. På de följande FEM korten (de följande FEM bilderna) presenteras flera olika problem. Prioritera de TRE viktigaste sakerna som behöver åtgärdas.

Problem 1 att ta tag i. Säljstatistik saknas Du har bett säljchefen att ta fram befintlig orderstock och stocken av utestående offerter. Eftersom säljchefen dröjer med siffrorna får du påminna honom. Han menar att de har så mycket att göra på säljsidan så han har inte fått informationen av säljarna. Copyright:Scharin&Partner

Problem 2 att ta tag i. Internrevision på gång Företagets intern-revisorer från huvud-kontoret har aviserat sin ankomst i nästa vecka. Du vet att de är ökända för sin noggrannhet och du är lite orolig med tanke på att allting inte verkar vara helt i ordning. För att mota Olle i grind och för att göra ett gott intryck så avdelar du din bästa och trevligaste säljare att ta hand om revisorerna under veckan. Copyright:Scharin&Partner

Problem 3 att ta tag i. Oklara befogenheter och ansvar Flera olika inciden- ter vad gäller ansvar för leveranser och eftermarknads- service har hänt den senaste tiden. Det visar sig att befattningsbeskriv- ningar saknas. Du påpekar detta för din leveranschef. Hon menar att medarbe-tarna känner sitt ansvar och att incidenterna är ren otur. Någon byrå- krati med befatt-ningsbeskrivningar behövs inte. Copyright:Scharin&Partner

Problem 4 att ta tag i. Rädda en större affär Du hör rykten om att ni håller på tappa en av era större kunder vid en större upphandling. Ryktet kommer från en säker källa. För att visa initiativ och kraft så kontak-tar du direkt kundens inköpsansvarige och föreslår ett omedel- bart möte på tu man hand. På mötet senare på dagen försöker du knyta upp kunden med ytterligare rabatt. Copyright:Scharin&Partner

Problem 5 att ta tag i. Möjlighet eller flum Vid ett veckomöte med personalen kommer förslag från en av medarbetarna på Idéverkstaden hur man skulle kunna effektivisera produktifieringen av alla kreativa idéer till lanserbara produkter, med hjälp av ett enkelt system.Det menar hon skulle kunna spara upp till 30% av lanserings-tiden och därmed kostnaderna. Idéverkstadens chef är tveksam och menar att IT är bra till mycket men inte detta. Dessutom är förslagsställaren alldeles för teoretiskt inställd. Copyright:Scharin&Partner

Resultat: Problem att ta tag i. Problem 1, Säljstatistik saknas. Bra val. Åtgärd krävs. Att säljchefen inte har bättre kontroll är alarmerande. Detta behöver styras upp. Risken är att även säljarna arbetar ineffektivt. POÄNG: +2 Problem 2, Internrevision på gång. Nej. Det bästa är att spela med öppna kort. Dessutom är du ju nytillträdd. Att slösa med bästa säljarens tid på detta är omdömeslöst. POÄNG: -2 Problem 3, Oklara befogenheter och ansvar. Bra val, detta måste du ta tag i. Adekvata befattningsbeskrivningar med klart ansvar och klara befogenheter underlättar vardagen. Detta måste du övertyga din leveranschef om. POÄNG: +2 För svaren på problem 4 och 5 se nästa bild. Copyright:Scharin&Partner

Resultat: Problem att ta tag i. Fortsättning Problem 4, Rädda en större affär. Nej, här trampar du i klaveret. Det är bra att du engagerar dig i försäljningen, men inte genom att köra över säljchefen. Dessutom var det ju inte säkert att det var priset som var problemet. Hur mycket av bruttovinsten gav du bort? POÄNG: -3 Problem 5, Möjlighet eller flum. Ja, kan vara värt att ta tag i. Var dock försiktig så att du inte kortsluter chefen för idéverkstaden. Ärendet ska inte avhandlas på veckomötet. När du sedan vid tillfälle är på tu man hand med chefen för idéverkstaden så försök få denne att titta vidare på saken. POÄNG: +2 För in poängen på ditt SCORE CARD. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Problem och symtom Efter en intensiv period med rapporter och konferenser upptäcker du, när du får huvudet ovan ytan, att nya problem har dykt upp från alla möjliga håll. Eftersom du är tids-pressad så måste du prioritera och bara åtgärda de mest akuta problemen. Ta fram de följande SEX korten ( de följande SEX bilderna) med problem och åtgärda högst TRE. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Problem och symtom 1 En av dina medarbetare på idéverkstaden har blivit utsatt för skarp kritik från en chef på huvudkontoret. Anledningen är att han blandat sig i, på ett korrekt sätt enligt honom, ett större projekt. Du blir lite för-bannad och kontak-tar chefen på HK och meddelar honom att kritik rörande dina medarbetare ska gå via dig. Punkt slut. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Problem och symtom 2 Du får under en Rotarylunch reda på av en leende, kvinnlig chef på kommunen att en av dina medarbetare har uppträtt som manlig strippa på en mycket populär pub i grannkommunen härom veckan. Du blir besvärad av nyheten och beslutar dig för att ta tag i saken och kallar vederbörande till ett möte. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Problem och symtom 3 På säljsidan har situationen inte blivit bättre. Försäljningen har visserligen ökat, men inte lika mycket som branschen i övrigt. Handlingsplanen som togs fram verkar ha hamnat på hyllan. Det planerade säljstödssystemet har inte kommit igång och säljchefen säger att säljarna inte vill använda systemet. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Problem och symtom 4 Dina avdelnings-chefer för leverans och för ideverk-staden är oense om bl.a. arbetsgången i våra uppdrag. Det har nu fått till följd att även avdelningarnas medarbetare inte samarbetar så bra längre. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Problem och symtom 5 Äntligen har kontoret fått parkeringsplatser för alla anställda i kontorets källare. Ni har tidigare fått stått i parkeringshuset tvärs över gatan. Din assistent håller som bäst på att fördela platserna när du upptäcker att du och dina avdelnings-chefer inte verkar få de bästa platserna. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Problem och symtom 6 Den besvärlige medarbetaren som din avdelningschef gav en skriftlig varning för sitt uppträdande hotar nu att koppla in lokalpressen där hans bror är redaktör. Han menar att både du, din avdelnings-chef och i stort sett alla andra på företaget också, har trakasserat honom. Han har också sjukskrivit sig. Copyright:Scharin&Partner

Resultat åtgärder Problem och symtom Problem 1. Helt rätt, du har en skyldighet att ”försvara” dina medarbetare. Gör det bara inte i affekt. POÄNG: +1 Problem 2. Nej. Detta har du inte med att göra. Det är ju mest pinsamt för den inblandade. Vem vet kanske kommunen blir ny kund? POÄNG: -2 Problem 3. Ja, det här måste du ta tag i. Kan du överhuvudtaget ha kvar din säljchef? POÄNG: +3 Problem 4. Ja, detta är också allvarligt. Du får ta personliga samtal med båda två samt begära handlingsplan på hur samarbetet mellan avdelningarna ska förbättras. POÄNG: +3 Problem 5. Nej, du har annat att göra. POÄNG: -3 Problem 6. Nej. Han är ett problem, men just åt denna situation med hotet om pressen gör du inget. POÄNG: -2 För in din poäng. Copyright:Scharin&Partner

Copyright:Scharin&Partner Avslutning och enkät Här bryter vi demon. Hoppas ni fått en uppfattning om pedagogiken och om innehållet. På ScoreCard finner ni också rubrikerna på övriga uppgifter i CHEFEN. CHEFEN täcker ledarskapsfrågor, affärsansvar och strukturerat arbetssätt. För vidare info se www.scharin.se där produktblad återfinns. Copyright:Scharin&Partner