Välkommen på tertialbokslutsinfo 190401-02

Tertialbokslut Bakgrund Kravet på delårsrapport togs bort inför 2018 Flera andra lärosäten hade redan gått över till tertial för intern uppföljning, några bytte 2018 Frågan väcktes om bokslutsperioder internt på UU Övergång till tertial Tertialbokslut är till för intern uppföljning Fortfarande gäller kvartal för den externa redovisningen Vi behöver ha kontroll på resultatutvecklingen och myndighetskapitalet

Argument för tertial Bättre kvalitet på uppföljningen efter 4 månader istället för 3 i början av året Efter tertial 1 kan åtgärder vidtas och få effekt samma år Bra med avstämning efter tertial 2, avstamp inför budgetarbete Bättre läge för eventuell förändring än efter kvartal 3 Lättare att stämma av och få bra kvalitet när personer man behöver stämma av med är på plats

Beslut Härmed beslutas att tertialbokslut ska göras av samtliga institutioner/motsvarande fr.o.m. 2019. Det innebär att det första bokslutet avser januari-april 2019 att införa en rutin för preliminär fördelning av intäkter för avgiftsstudenter för en mer rättvisande redovisning att tertialbokslut ska implementeras i universitetets årscykel för rapportering och uppföljning Avdelningen för ekonomi och upphandling ges i uppdrag att implementera ovanstående

Införande Tertialbokslut 1 (per 30 april) kommer i stort att motsvara tidigare kvartalsstängningar vilket innebär att det är viktigt att gå igenom att intäkter och kostnader är rätt periodiserade. Tertialbokslut 2 (per 31 augusti) kommer att motsvara tidigare delårsbokslut. Detta innebär att institutionerna ska upprätta bokslut i form av resultat- och balansräkning och sammanställa bokslutsdokumentation. Övriga förändringar Intäkter för avgiftsstudenter har hittills fördelats till respektive institution halvårsvis. De totala intäkterna är nu mer betydande och en rutin för preliminär månatlig fördelning kommer att införas.

Införande forts Vi kommer inte kräva att alla leverantörsfakturor är attesterade i tertial 1. Men se till att väsentliga belopp är attesterade i rätt period för att få med kostnaden. Alternativet är att periodisera. Intendenturerna kommer att få göra preliminära månadsvisa debiteringar

Tertial kontra kvartal Varje kvartal ska den externa redovisningen vara rättvisande Periodiseringar av väsentlig storlek ska vara korrekta Bidrag behöver inte periodiseras Tertial Som ovan men bidrag måste också periodiseras för att erhålla ett rättvisande resultat Interna poster/fördelningar behöver vara hanterade för att kunna analysera inst/motsv resultat och myndighetskapital Se till att ha ett så rättvisande resultat som möjligt månadsvis!

Bokslut 2019 Tertialbokslut (T1) 190430 Tertialbokslut (T2) 190831 Årsbokslut (T3) 191231

Förbereda och arbeta med bokslut Gå igenom projekt Kontrollera att personalen är rätt konterad Vänta inte med att bokföra periodiserad intäkt till slutet av april, gör det redan i kvartal 1 Ta in information från verksamheten Rimlig beloppsgräns för periodiseringar Medfinansiering Stäm av balanskonton Värdera och klassificera rätt Analysera resultaträkningen - varför ser det ut som det gör? Säg till alla att lämna rese- och utläggsräkningar kontinuerligt

Tertialbokslut 1 2019 – översikt tidplan Fre 3/5 Mån 6/5 ”Fönster” Tis 7/5 8:00-16:00 ”BKV-period” 13:00 avskrivningar bokförs 14:00 RD stänger för bokföring i april 16.00 RD öppnar igen för bokföring i april Kontroller, periodiseringar, avslut projekt mm 14:00 RD stänger Periodisering av intäkter, avslut av projekt med 89990/20900 Bokslutkörningar Bokslutskörningar EBLEXT EBLINT EBLEXT EBLINT EBLBKV AEU bokför: Avskrivningar AEU bokför: Indirekta kostn Medfinansiering Transfereringar Periodiseringar Internränta AEU bokför: Resultat på projekt med konto 89980/20910 9/5

MP

Tänk på attester… Tänk på att leverantörsfakturor som tillhör T1 måste attesteras före 14:00. OBS! Avskrivningar bokförs 13:00 Tänk på att kundfakturor som ska tillhöra T1 måste attesteras senast 190430!

Bokningar per månad Anslag Telefoni Time edit Intendenturkostnader Avgiftsfinansierade studenter Skrivsalar Gemensamma kostnader LTK Vissa periodiseringar

Avgiftsfinansierade studenter VSH 111 Tertial 1 Kvartal 2 Tertial 2 Kvartal 4 Tertial 3 Intäkter Preliminär intäkt per 190430 Intäkter Avräkning VT per 190630 Intäkter Utfall VT + prel intäkt juli-aug Intäkter Slutavräkning 2019 Kostnader Kostnader förs från VSH 110 till VSH 111 per 190430 Kostnader Kostnader förs från VSH 110 till VSH 111 per 190630 Kostnader Bör avse jan-aug Minimikrav: Kostnader tom kvartal 2 Kostnader Kostnader förs från VSH 110 till VSH 111 per 191231

Avgiftsfinansierade studenter Rekommendationer inför T1 2019: Flytta kostnader från VSH 110 till VSH 111 per 190430 Uppföljningen per VSH blir bättre Dock inget krav detta bokslut

Transfereringar En transferering avser bidrag som vidareförmedlas utan krav på motprestation. Finns det ett krav på motprestation är det ingen transferering utan en kostnad för en köpt tjänst eller vara. Om tveksamt, fråga någon! Kontrollera att transfereringen är helt finansierad med EK91 TRKOLL

Periodiseringar Kontrollera att alla tidigare periodiseringar som är bokade verkligen är aktuella. Om inte; boka bort periodiseringen Bokför nya periodiseringar Belopp över 50 tkr ska periodiseras Vänd inte alla periodiseringar 1 maj utan när händelsen inträffar Tips! Använd Kontoplan för periodiseringar Tydliga underlag och verifikationstexter!

7 maj 8:00-16:00 endast EBLBKV öppen Sista justeringen Nu endast möjligt att bokföra med vertyp EBLBKV: Periodisering av intäkter Ni kommer även att kunna resultatföra avslutade projekt med 20900/89990.

Periodisering av intäkter Förutbetalda intäkter Pågående projekt med större intäkter än kostnader Bidragsfinansierade projekt: Kontrollera den automatiska periodiseringen 2. Avgiftsfinansierade projekt: Periodisera manuellt om något ska periodiseras

Periodisering av intäkter Upplupna intäkter Pågående projekt med större kostnader än intäkter Bidrags- och avgiftsfinansierade projekt: Ytterligare finansiering finns? Krav på avtal i W3D3 för att bokföra upplupen intäkt Ytterligare finansiering saknas? Resultatet kommer att bokföras K 89980/D 20910 Tillämpa försiktighetsprincipen! Inga överskott ska skapas med upplupna intäkter Var uppmärksam på att bortbokningar av upplupna intäkter sker automatiskt avseende bidrag! DAGS ATT KOLLA INTPER!

Använd MP för att läsa om t ex: Hjälp på MP Använd MP för att läsa om t ex: Avslut av projekt Periodiseringar Transfereringar Internränta Redovisning av intäkter Anläggningstillgångar Indirekta kostnader

Till slut… AEU bokför resultatet per 190430 på alla projekt (vänds automatiskt med datum 1 maj)

Som gamla delårsbokslutet… Tertialbokslut (T2) 190831 Som gamla delårsbokslutet…

Kontaktpersoner bokslut Org-enheter Suzanne Borén Andersson200-235 Gunilla Knutson 100-104, 113, 130-175, 901-911 Peter Persson 251-262, 265, 710-771, 800-809 Patrik Armuand 400-499, 600, 832 Malin Lycksell 106, 125-127, 510-551 Margareta Uvhagen 263, 810 ekonomisupport@uadm.uu.se