Personalrollen och personalregistreringsrollen Uppsala februari 2017 DAN

Välkomna! Vilka är ni? Hur länge har du jobbat? Var? Upplägg för introduktionen DAN + ALLA VILKA ÄR NI OCH VILKA ÄR VI? KÖRA TILLSAMMANS HR-LÖN! Vi försöker svara på frågor och tar med oss det vi inte hinner, och återkommer.

Personalavdelningen Löneenheten HR-enheten Gruppen för hållbart ledarskap i akademin DAN HR-specialister; stöd till främst chefer i frågor rörande anställningar, vad vi får och inte får göra som arbetsgivare, annonsering, arbetsmiljö, rehabfrågor, vissa avtalsfrågor, vi förhandlar och informerar och våra personalorganisationer varje tisdag, och vi har ansvar för den årliga lönerevisionen. Med mera… Lönespecialisterna som jobbar med lönehantering, reseräkningar, arvoden mm, lönechef Åsa Stiernström. Varje inst har en egen lönespecialist Ledarutvecklarna; GHAL – gruppen för akademiskt hållbart ledarskap ansvarig David Beskow. (Eva, Annika) GHAL driver de chefs- och ledarutvecklingsprogram som finns vid SLU samt har fokus på ledingsgruppsutvecklingsarbets som just nu pågår vid många institutioner. Vi har också en Personalchef Katarina Tillgren; som leder arbetet vid vår avdelning.

Administrativa roller Dagens fokus: - personalregistreringsrollen -personalrollen DAN En stor del av SLU:s administration är kopplad till universitetsövergripande administrativa processer och system. En av universitetsadministrationens främsta uppgifter är att se till att dessa processer och system fungerar så effektivt som möjligt och med en tillräcklig kvalitet för att väl stödja kärnverksamheten. 2007 omorganiserades administrationen med avsikt att bättre kunna stödja de administrativa processerna, bl.a. genom att definiera processer och utse processansvariga för dessa. Efter omorganisationen genomförde de processansvariga kartläggningar av sina processer och föreslog en mängd förbättringar av processmoment och flöden. Utifrån dessa har det ganska klart framgått att det är viktigt att tydligt definiera vem som gör vad inom olika processer, inte minst skulle en sådan formalisering av administrativa roller väsentligt förbättra kommunikation och internutbildning. Erfarenheter från andra lärosäten, som genomfört liknande genomgångar, är överlag positiva.   Förväntade effekter De administrativa rollerna förväntas ge en väsentligt förbättrad stödverksamhet genom att: öka förutsättningar för att få processerna att fungera bättre genom att      -  stöd kan riktas till rätt person     -  personen i högre grad vet vad som förväntas inom rollen     -  kompetenskraven för en viss roll tydliggörs     -  institutionernas/motsvarande ansvar i de administrativa processerna tydliggörs     -  tydliggöra rollinnehavare på institutionerna/motsvarande för kommunikation med funktioner inom universitetsadministrationen - tydliggöra institutionsadministratörernas funktion vid universitetet genom att förbättra möjligheterna att specialisera sig, - -- - kompetensutveckla sig och hitta karriärvägar - skapa förutsättningar för fakultets- och institutionsledningar att ha en långsiktig personalplanering Administrativa roller – det finns 16 definierade roller Beslutsstödsroll Övergripande ekonomiroll Ekonomiregisteringsroll Projektekonomiroll Personalroll Personalregisteringsroll Katalogroll Utbildningsadministrationsroll - GU Utbildningsadministrationsroll - FU Utbildningsregisteringsroll - GU och FU Diarieförings - och arkiveringsroll Inköpsroll Lokaladministrationsroll Säkerhetsroll Miljöroll Kommunikationsroll

Personalrollen! (KARIN OCH LISA HAR TILLKOMMIT EFTER LUNCH – KORT PRESENTATION) LISA Personalroll (oftast även ansvarig för personalregistreringsrollen och katalogrollen) Personalrollen är ett stöd till institutionen/motsvarande i enklare personalfrågor (personalavdelningen står för det huvudsakliga stödet i kvalificerade personalfrågor). Rollen är ett stöd i delar av rekryteringsprocessen och hanterar vissa anställningsfrågor. Rollen stödjer även Beslutsstödsrollen genom att ta fram nödvändigt underlag. Arbetsuppgifter Kommunicera med den centrala processen/funktionen kring personalfrågor Stöd vid rekrytering (ej högre akademisk personal som hanteras av personalavdelningen och fakultetskanslierna) - stöd vid annonsering - stöd vid granskning av kompetenskrav - kalla till intervjuer - skapa nyanställningsärenden i Primula, och hantera material kopplat till rekryteringen, såsom meritsammanställning, ansökningshandlingar, yttrande och förslag till anställning - stöd vid ansökan om uppehålls- och arbetstillstånd Samordna introduktion av nyanställda Bevaka anställningar (anställningsform, anställningstid, förlängningar, avslut) Hantera förlängningar av anställningar i Primula Hantera säsongsanställd personal (hantera kontrakt, semester) Hantera scheman för vissa kategorier av anställda Hantera förändring i arbetstid Hantera löneförändringar Stöd vid bedömning av tjänstledighetsgrund, vid behov i samråd med personalspecialist Kompetenskrav Kunskaper i personaladministrativa lagar, förordningar, regelverk, rutiner. Kunskaper i Primula

Personalroll Medarbetare Prefekt HR Admin. Chef Lön Externa kontakter LISA Personalrollen är en central roll, där det är många olika kontaktytor. Ni sitter ofta som spindel i nätet, eller som mellanhand, länk mellan olika enheter inom eller utanför universitetet. Var och en av dessa kontaktytor har sin förväntan och uppfattning om hur personalrollen skall/borde vara. Men går dessa ihop? HR- vi ser personalrollen som vår förlängda arm. Ni är fanbärare av HR- frågorna på institutionen. Det är ni som är institutionens experter inom dessa viktiga frågor. Ni är våra ögon och öron på plats, och kan fånga upp saker, göra kloka bedömningar och möjliggöra att vi gemensamt kan arbeta mer preventivt. Till skillnad från när vi på HR får informationen för sent och får släcka bränder… Diskutera i bikupa: Vet du vad som förväntas av dig i din roll som personalroll? Överensstämmer de olika rollernas, ex prefekt, admin chef, osv förväntningar? Framgångsfaktorer för att lyckas i personalrollen! Lön Övriga? Externa kontakter

Att anställa nya medarbetare LISA När vi som myndighet finns det en del saker som vi måste ta hänsyn till och som är reglerade i lagar och förordningar, men vi börjar från början.

När ska vi annonsera? Grundregel, alla anställningar ska annonseras! Undantag Omplacering Företrädesrätt till återanställning Akut sjukdom Undantag som inte längre gäller Kortare än 6 månader Stäm av med din HR-specialist! LISA Grundregel: Regelverk för statliga myndigheter (AF – anställningsförordningen) Omplacering Om det finns en person någon annanstans på SLU som behöver omplaceras, får vi inte utannonsera ett arbete som den personen har tillräckliga kvalifikationer för. Därför mycket viktigt att stämma av med personalavdelningen först. Företrädesrätt Personer som har blivit uppsagda pga arbetsbrist, eller personer som varit tidsbegränsat anställda i mer än 12 månader de senaste tre åren vid SLU, kan ha gjort anspråk på företrädesrätt på återanställning. Akut sjukdom: Om någon blivit akut sjuk och man tar in en ersättare för kortare tid. Dessutom: Adjungerade lärare kunde vi tidigare anställa enligt HF, men regleras nu enligt ett centralt avtal. Adjungering betyder att personen har sin huvudsakliga sysselsättning utanför universitets- och högskolesektorn. Personerna anställs normalt på max 20% och tanken är att de ska tillföra kompetens som normalt inte finns i verksamheten vid universitetet. Innebär en form av handplockning – behöver inte annonseras. (Inte heller annonseringskrav för adjungerade professorer och gästprofessorer enligt HF.) Undantag från annonskravet för anställningar under 6 månader gäller inte längre. Stäm alltid av med din personalspecialist! Vi behöver kolla omplaceringar, innan ni drar igång en rekryteringsprocess.

Att annonsera Lägg in annonsen i annonsverktyget (verktyg, lediga anställningar) Var kan vi annonsera? hemsidan arbetsförmedlingen andra webbplatser dagspress facktidningar Internannonsering i vissa fall LISA Webbannonser SLU har ett annonsverktyg på webben där ni på egen hand kan lägga in era annonser (Ev visa i slutet) Fördelar för er: - Tillgång till annonsarkiv, kan ta hjälp av och kopiera gamla annonser. - Får automatiskt in information om SLU, fakultet, fackliga representanter, vart man skickar ansökningar etc. - Du ser själv hur annonsen kommer att se ut i färdigt skick. Färdigt annonsförslag ska godkännas av prefekt och sedan skickas via annonsverktyget till personalspecialist, som kontrollerar, fixar SLU ID och publicerar Var kan vi annonsera? Annonserna hamnar automatiskt via annonsverktyget på hemsidan och Arbetsförmedlingens hemsida. Vi kan också välja fler, mer riktade annonseringsplatser både på webb och tryckt media. Din HR-specialist kan hjälpa till att välja annonseringskanaler, och också boka blänkare i tidningar. Spridning i sociala media etc sköter inst i nomalfallet på egen hand. Hur länge annonsera? Normal annonseringstid är ca tre veckor. Internannonsering Man kan om man vill välja att lägga annonser internt. Detta gäller inte anställningar inom forskning/utbildning, utan bara tekniskt/administrativa tjänster. Öka rörligheten inom SLU. Undvika handplockning – det är bra om våra medarbetare får sina anställningar i konkurrens ”på riktigt”.

Doktorandannonser Forskarutbildningsplatser - Forskarutbildningsplatser - Institutionen ansvarar, även för publicering av annons - Lotta Hansson #1014 LISA Doktorandannonser lägger ni på institutionen in i ett liknande annonsverktyg på internwebben (VI VISAR EFTERÅT) Institutionens ansvar – behöver inte godkännas av personalavdelningen. Lotta Hansson planeringsavdelningen är kontaktperson

Krav på utbildningsnivå vid vissa anställningar Anställningar som kräver doktorsexamen Forskare Postdoktorer Forsknings-/försöksledare m.fl. LISA När man annonserar är det viktigt att tänka på att det i vissa anställningar finns reglerat en lägsta kompetensnivå. Detta är några av de viktigaste. Forskarassistent mfl. Numera biträdande lektor Finns även anställningar som kräver grundexamen – kolla med din personalspecialist om du är osäker!

Att skapa ett nyanställningsärende KARIN När vi får nya medarbetare till SLU ska de få ett anställningsbeslut och komma in i vårt lönessystem Primula. Det är dock en liten process för att komma dit, och där har ni som har personalrollsinnehavare en nyckelroll! Ni har kontakt med inblandade personer; Dels rekryterande chef, dels nya medarbetare. Ni har också en roll att samla ihop det material som behövs för en anställning; information om anställningsvillkor, adressuppgifter, ansökningshandlingar, CV, ev beslut från fakultet, ev. uppehållstillstånd etc. Ni fyller i information i ett digitalt formulär och bifogar olika bilagor innan ärendet skickas vidare. TIDIGARE KOM ANSTÄLLNINGSÄRENDEN TILL PERSONALAVDELNINGEN VIA PAPPERSBLANKETTER, MEN NUMERA GÅR DET DIGITALT, VIA PRIMULA SJÄLVSERVICE.

KARIN Hur hitta till nyanställningsformuläret? Gå in på medarbetarwebben och välj Primula självservice. Där väljer du Handlägga andra/nyanställningar. För att komma in i själva formuläret måste du sedan välja vilken titel du vill skapa en anställning för. Hela ärendet är upphängt på titel.

Nyanställningsformuläret - Personuppgifter KARIN Personuppgifter: Mycket viktigt att rätt inlagt. Inga stavfel etc i namn. (påverkar Primula, IDIS, AD-inlogg och e-postadress. OBS ! Om personnummer saknas, lägg in ändå anställningen ändå, fältet för personnummer tomt, men skriv in första sex siffrorna i anteckningsfältet. Varningstext dyker upp men tryck förbi. Vi kommer att kunna skriva anställningsbeslut, men personen kommer inte att kunna få lön. NÄR personnumret kommer – meddela din HR-specialist.

Nyanställningsformuläret - Anställningsuppgifter KARIN Det finns en extern manual, ganska lättöverskådlig, som beskriver alla fält för er. Ni kan alltid ringa HR-specialist! Anställningsform: TV eller visstid Grund för tidsbegränsning: Fylls in om tidsbegränsad. Det finns många att välja på – vi kommer strax att gå igenom dem liten noggrannare. Arbetstidsavtal. Lärararbetstid- doktorander, forskare, lärare, postdoktorer m.fl. Kontorsarbetstid: Teknisk/Administrativ personal, forskningsassistenter m.fl. Listtjänstgöringingsavtal: De som jobbar på schema, t.ex. veterinärer, djurvårdare, djurskötare Datum: Observera att ha koll på LAS-tid samt att vi inte fattar retroaktiva beslut Omfattning: % Grundlön: Heltidslön Arbetsställe: Vilket arbetsställenummer vara lokalisterad på, påverkar traktamentesfrågor etc. Om utlandsstationerad; Ospecificerat 999 Ort: Information till anställningsbeslut, så att detta kommer ut automatiskt på blanketten Institution; Var är man organisatoriskt placerad. Styr ärendeföden, inte kostnader. Ämeskod: SCB (Finns alternativ att scrolla fram) Klippa in arbetsbeskrivning Klippa in kvalifikationer Kontering: Ska aldrig ange slutdatum på kontering. Vid delad kontering; alltid 100% på egen kontering (Personalvdelningen ändrar sedan efter bifogad konteringsblankett).

Nyanställningsformuläret – Speciella anställningar [KARIN] Fält som vi i brist på annat kallat ”speciella anställningar” – dessa fyller man inte alltid i, utan bara när det är aktuellt. Namn på den vikarien ersätter: Info till anställningsbeslut Doktorandnivå; Oftast A (information som personalspecialist sedan plockar upp i sin del av formuläret, för att ska komma in i Primula) Ämnesinriktning, fylls i bara på högre tjänster, för att informationen ska komma ut på anställningsbeslutet. Diarienummer: Om varit utlyst tjänst lägger admin in dnr här som information.

Nyanställningsformuläret – Ärendehantering Ska inte användas KARIN Finns möjlighet att lägga till anteckningar att skicka med till nästa person i kedjan. Meddelande/Bilagor T.ex. Födelsedatum om PNR saknas

Bilagor att scanna och skicka med CV Examensbevis Yttrande Antagen till forskarutbildningen Uppehålls- /arbetstillstånd Beslut från lärarförslagsnämnd KARIN För att vi verkligen, så som vi hoppas, ska slippa pappershanteringen, är det viktigt att vi ser till att vi får in de bilagor vi behöver digitalt. CV och examensbevis bör vi alltid kunna få. Vissa underlag kan vi inte kräva att ni skickar på en gång. Exempelvis A-skattsedel, har man ju ofta inte klart till arbetsgivaren innan man ens hunnit få sitt anställningsbeslut. Sådant kommer att komma in till löneenheten i efterhand, som idag. ORIGINALEN: Skicka alla ansökningahandlingar och yttrande till registrator.

Tidsbegränsningsgrunder enl. LAS Allmän visstidsanställning Vikariat Provanställning Säsongsanställning Anställning efter 67 år KARIN Apropå tidsbegränsningsgrunder – detta är grundläggande arbetsrätt som ni behöver ha koll på. Många av våra tidsbegränsningsgrunder ligger inom ramen för LAS. LAGEN OM ANSTÄLLNINGSSKYDD – LAS AVA; Allmän visstidsanställning. Max två år under en femårsperiod. Vikariat; Ska knytas till en person som är tjänstledig eller som för tillfället har helt andra arbetsuppgifter. Det ska framgå av underlaget vem man ska vikariera för. (undantag sommarvik). Kan också användas i avvaktan på tillsättning. Max två år under en femårsperiod. Provanställning: 6 månader innan ger tillsvidareanställning. Tanken är ska övergå i tillsvidareanställning om allt går bra. Kan dock avbrytas i förtid. Säsongsanställning: När behovet av arbetskraft varierar från en period till en annan pga naturens växlingar. T.ex jordbruk, skogsbruk och trädgårdsarbete. Gäller tills vidare för årets säsong, men uppskatta ändå ett slutdatum som framgår av underlaget, så att lönefunktionen kan lägga in anställningen i Primula. Anställning efter 67: Finns ingen gräns för hur länge kan anställa. Vi rekommenderar att hellre ta kortare anställning och sedan förlänga.

Tidsbegränsning enl. Högskoleförordningen (HF) Doktorand - heltid, fyra år anställ ett år i taget utbildningsplatser måste annonseras krav på antagning innan anställning Amanuens Adjungerad professor Gästprofessor KARIN Tidigare fanns många fler tidsbegränsningsmöjligheter enligt HF. Sedan 1 jan 2011 gäller en ny HF, och de flesta tidsbegränsningsmöjligheterna har tagits bort. Kvar finns…: Doktorand: Alltid heltid om inte personen själv önskar annat. Aldrig mindre än 50%. Första anställningen max ett år, därefter förlänga max 2 år åt gången. Sammanlagd anställningstid inte längre än vad som motsvarar forskarutb på heltid i fyra år. Måste vara antagen till forskarutbildningen av fakulteten innan kan anställa som doktorand. Kan anställa som forskningsassistent i väntan på antagning till forskarutbildningen Förlängning baserad på särskilda skäl, såsom; sjukdom, ledighet för tjänstgöring inom totalförsvaret, fackligt arbete, arbete inom studentorganisation, föräldraledighet. Finns en DOKTORANDSTEGE – återkommer till den Amanuens: Deltidsanställning för den som är antagen till grundutbildning, på max 50%. Sammanlagd anställningstid max 3 år. Adjungerad professor; Har sin huvudsakliga sysselsättning utanför högskolesektorn. Får anställas tidsbegränsat i max 12 år. Gästprofessor: Person som haft sin senaste anställning utanför SLU och som ska delta i undervisningsarbetet. Max 5 år sammanlagd anställningstid.

Tidsbegränsning enl. centrala och lokala avtal - Postdoktor upp till två år annonserad externt doktorsexamen inte äldre än tre år, vid annonseringstillfället - Utlandstjänstgöring (URA) - Adjungerad lärare (centralt avtal) - Specialisttjänstgöring för veterinärer - VASA Postdoktor Max två år, men kan förlängas om finns särskilda skäl, t.ex. föräldraledighet. Tjänsten ska vara annonserad! Doktorsexamen får inte vara äldre än tre år., vid annonseringstillfället. Här kan man räkna bort tid för föräldraledighet och sjukskrivning. URA: Avtal om utlandskontrakt och riktlinjer för anställningsvillkor vid tjänstgöring utomlands. Möjlighet för oss att sluta en enskild överenskommelse – ett utlandskontrakt – med arbetstagaren om de anställningsvillkor som ska gälla under utlandsstationeringen. Särskild tidsbegränsningsgrund. Ekonomiska vinster och tidsbegränsningsvinster att göra! Kontakta personalavdelningen om ni ska anställa utlandsstationerad personal i tre månader eller mer, så hjälper vi er! Adjungerad lärare; Nytt centralt avtal som ersätter de regler som tidigare fanns i HF om att anställa adjungerade lärare. Max två år åt gången, men får förlängas så länge som behovet finns kvar på universitetet. Normalt 20%. Specialisttjänstgöring för veterinärer: Liknar doktorandanställning.

Utländska medborgare Uppehållsrätt för EU-medborgare Uppehållstillstånd/Uppehållstillstånd för studier för gästforskare resp. doktorander Arbets- och uppehållstillstånd för övriga medborgare utanför EU KARIN Gäller alla anställningar av utländska medarbetare över tre månader! Den som vill studera eller arbeta i Sverige längre tid än tre månader måste ha ett arbetstillstånd och/eller uppehållstillstånd. Uppehållsrätt: För EU-medborgare krävs inget uppehållstillstånd, Rätten för EU-medborgare att vistas i Sverige utan uppehållstillstånd kallas uppehållsrätt.. Uppehållstillstånd för gästforskare: Gäller alla som ska arbeta med forskning och är behöriga till forskarutbildning, dvs masterexamen räcker! Uppehållstillståndet söks av personen själv på Migrationsverket före han/hon kommer till Sverige. För att få uppehållstillstånd måste mottagningsavtal mellan individen och institutionen upprättas och bifogas! Blankett finns att hämta på Migrationsverkets hemsida. (Gästforskare från länder utanför EU/EES behöver inte längre något arbetstillstånd men får enbart arbeta som gästforskare hos den forskningshuvudman (t ex universitet, institut eller företag) som anställt forskaren. SLU är en godkänd forskningshuvudman.) Uppehållstillstånd för studier: Alla doktorander utanför EU. Personen ska ha sökt själv hos Migrationsverket. Ska vara klart före kommer till Sverige. Personen får även arbeta på uppehållstillståndet för studier. Arbets- och uppehållstillstånd krävs för icke EU-medborgare som inte ska arbeta med forskning. Personen söker själv och ska vara klart innan kommer till Sverige. Arbets- och uppehållstillstånd måste vara klara och införda i passet innan inresa i Sverige! Skicka kopia på uppehålls-/arbetstillstånd och bifoga i underlaget till personalavdelningen! Normal handläggningstid hos Migrationsverket: 2-4 månader. (Kortare för gästforskare.) Expeditionsavgift betalas av den sökande till Migrationsverket. (60 EURO för visum och 1000 kr för arbets- och uppehållstillstånd) Samordningsnummer istället för personnummer vid vistelse i Sverige mindre än 12 månader erhålls från Skatteverket

Anställningsärendets väg Info till facken Person/anställning skapas Administratör Chef Personalspecialist Lönespecialist Skapar ärendet   Bifogar alla aktuella handlingar i ärendet Godkänner/ returnerar ärendet Fackförhandlar   Kompletterar ärendet Kompletterar ärendet   KARIN Så här ser flödet för nyanställningar ut. När ni är klara med det går det till chef för godkännande, och sedan till personalspecialist. När ärendet kommer till personalspecialist: Fackliga förhandlingar Vi lägger ut information på webben till facken senast tisdagar kl. 12.00 och sedan har facken en vecka på sig att reagera. Ärendet behandlas på nästföljande veckas förhandlingsmöte kl.13.00. Först därefter kan vi skriva beslut, så det är därför viktigt att underlag kommer in till personalavdelningen med några veckors marginal så att allt hinner bil klart innan personen börjar. Kan tyckas självklart, men beslut bör inte skrivas i efterhand. Beslut: När facken sagt sitt kan vi skriva beslut. Vi skickar originalbeslutet till personen själv och en kopia till er på institutionen. Kungörelse: Om en anställning varit utlyst skickas information om anställningsbeslutet ut till alla de som sökt. Informationen sätts också upp på SLU:s anslagstavlor. I kungörelsen finns också info om att man kan överklaga. NÄR HR-SPECIALIST SKRIVIT BESLUT OCH KUNGJORT SKICKAS ÄRENDET VIDARE I PRIMULA TILL LÖNESPECIALIST, OCH SEDAN KOMMER PERSONEN ATT FINNA I PRIMULA. DÄREFTER TRILLAR DET PÅ MAILADRESSER, ATT PERSONEN SYNS PÅ MEDARBETARWEBBEN ETC ETC.

Nyanställningar via Primula

Förlängningar KARIN Vi har nu pratat om nyanställningar och hur vi tar hand om våra nya medarbetare, men det finns också något som vi kallar ”förlängningar” av pågående anställningar. Dem skapar man också med digitala ärenden i Primula självservice, och ni går då på ”Handlägga andra” och ”bemanningar”.

Skillnad mellan nyanställningar och förlängningar Förlängning av pågående, tidsbegränsade anställningar   Nyanställningar Ny på SLU Återvänder till SLU efter uppehåll SLU-anställd får ny SLU-anställning Över 65 år   KARIN Ibland är det inte helt självklart när man ska skapa ett nyanställningsärende och när man ska skapa ett förlängningsärende. Ni kan alltid fråga er HR-specialist, men grundprincipen är Ny på SLU Återvänder från SLU efter uppehåll SLU-anställd får ny SLU-anställning (t.ex. sökt utlyst tjänst) Personer som är över 65 FÖRLÄNGNINGSFORMULÄRET ÄR ENKELT, DÄR DET MESTA ÄR FÖRIYFYLLT. VI KOMMER INTE ATT GÅ IGENOM HÄR. HÖR AV ER OM NI FÅR PROBLEM.

Anställd vid SLU DAN

Introduktion av nyanställda Arbetsplatsintroduktion - genomförs på institutionen Universitetsintroduktion steg 1 - genomförs på respektive huvudort Universitetsintroduktion steg 2 - genomförs i Uppsala DAN Prefekt/motsvarande ansvarar för att arbetsplatsintroduktion genomförs samt för att uppföljningssamtal hålls under och efter introduktionen. Arbetsplatsintroduktionen vänder sig till alla nya medarbetare. Arbetsplatsintroduktionen utformas individuellt, eftersom behovet av introduktion kan variera med hänsyn till den nya medarbetarens bakgrund och anställningstid. Det är lämpligt att utse en fadder som tar hand om den nya medarbetaren under den första tiden. Faddern ska vara någon som finns i den nyanställdas närhet och som fått tid avsatt för uppdraget. Inte bara nyanställda behöver introduktion även de som varit borta en längre tid, omplacerade etc. Checklistor finns på personalavdelningens hemsida, men viktigt att tänka på att vara introduktion är individuell. För universitetsintroduktion steg 1 ansvarar personalhandläggaren på orten med hjälp av ortsadministrationen samt respektive fakultetskansli. Personalavdelningen ansvarar för och anordnar universitetsintroduktion steg 2.

Ledighet Föräldraledighet Ledig för studier Facklig förtroendeman Ledighet för annan anställning DAN När personer väl är anställda, så är det förändringar som kan komma under anställningens gång, och som ni kommer att få frågor om. En sådan är att personer kan vilja vara lediga från sin anställning. Detta står det mycket om på medarbetarwebben. Grundprincipen är att det ska finnas en ledighetsgrund: Föräldraledighet – tydligt reglerat utifrån barnets ålder etc. Studieledighet – rätt till ledighet så länge utbildningen varar Facklig förtroendeman - Ledig för annan anställning får man vara i max två år om man går till en annan statlig anställning.

Ändrad omfattning på tjänst Kan tillfälligt höja, men inte sänka Skicka via Primula DAN Man kan tillfälligt höja omfattningen på en tillsvidaretjänst, men däremot inte sänka (vi är bundna vid det anställningsbeslut som är skrivet). Om det handlar om flera tidsbegränsade anställningar som byggs på varandra, kan de ha både högre och lägre omfattning i olika perioder. Vill man gå ner i tid från en fast anställning, får man söka tjänstledigt. Ärenden om ändrad omfattning skickas till personalavdelningen via Primula, vi informerar facken. Ska förhandlas med facket, så personalavdelningen behöver underlag i god tid.

Löneändringar - Doktorandstegen - Relevant licentiat och doktorandexamen - Docent - Befordran till lektor och professor - Specialistutbildningar för veterinärer Lönen ändras normalt endast i samband med lönerevision! DAN Lönen ändras vid ett antal tillfällen enligt SLU:s riktlinjer för lönesättning. Doktorandstegen VISA DOKTORANDSTEGEN! Ingång 25 200! B. 500 kr, C och D 1500 kr Alla lönepåslag är numer prestationsberoende och initiativet till höjning ska komma från er på institutionen. Enklast i form av ett löneärende i Primula. Behövs alltså rutiner på institutionen så att ni får information från handledarna när personerna ska flyttas upp i stegen, så att ni sedan kan informera oss på personal. Licentiat: + 1500 Doktorsex: +3000 Docent: +2500 Befordran till lektor och professor: Individuell översyn Veterinärer som gör olika specialistutbildingar Ändring av lön sker annars normalt endast i samband med lönerevisionerna. När det finns särskilda skäl kan lönen ändras mellan revisionstillfällena. Som exempel kan nämnas vid genomgripande förändring av arbetsuppgifterna, vid omorganisation, efter uttag av relevant examen, efter genomgången längre yrkesutbildning eller när en anställd som institution (motsv) är angelägen att behålla är på väg att lämna SLU, när det finns en konkret flyktrisk. Även vid återgång i tjänst efter längre tjänstledighet bör lönen omprövas.

När en tidsbegränsad anställning inte ska förlängas Även när anställningar ska ta slut finns det en del att tänka på…

Besked om att tidsbegränsad anställning upphör enl. LAS Besked lämnas till medarbetare och facklig organisation senast en månad innan anställningen upphör. Till den som har varit anställd mer än 12 månader, under en treårsperiod. Vid säsong lämnas besked i samband med att nästa års säsong börjar. Krav är att har varit säsongsanställd mer än 6 månader under de två senaste åren. Bevaka tidsbegränsade anställningar som löper ut! Om du sammanlagt under de tre sista åren har varit statsanställd mer än tolv månader (vid säsongsanställning mer än 6 månader under de två sista åren) gäller följande: Får du inte förlängd anställning lämnar SLU varsel till din fackliga organisation och besked till dig om att din anställning upphör. Varslet lämnas till din fackliga organisation senast en månad innan din anställning upphör. Samtidigt får du beskedet om att din anställning inte förlängs. Du och/eller din fackliga organisation kan då begära överläggning med SLU. Om din säsongsanställning inte förnyas ska SLU lämna dig besked om detta och varsla facket i samband med att nästa års säsong börjar. Får du inte förlängd anställning lämnar SLU varsel till din fackliga organisation och besked till dig om att din anställning upphör. Varslet lämnas till din fackliga organisation senast en månad innan din anställning upphör. Samtidigt får du beskedet om att din anställning inte förlängs. Du och/eller din fackliga organisation kan då begära överläggning med SLU. Om din säsongsanställning inte förnyas ska SLU lämna dig besked om detta och varsla facket i samband med att nästa års säsong börjar. Viktigt att löpande bevaka tidsbegränsade anställningar och meddela personalavdelning i tid – SE OM VI KAN VISA PÅ WEBBEN HUR DE TAR UT LISTOR! NÄR VI FÅR EN SIGNAL FRÅN ER SKICKAR VI VARSELPAPPER TILL INSTITUTIONEN som ska överlämnas av prefekt till berörd person och skrivas på, skickas tillbaka till personalavdelningen. NÄR VI FÅR SIGNAL FRÅN ER OM ATT EN ANSTÄLLNING UPPHÖR SKA VI OCKSÅ SE EFTER OM PERSONEN SKA ANMÄLAS TILL TRYGGHETSSTIFTELSEN. VIA DEM KAN EN PERSON FÅR RÅD OCH HJÄLP OCH UNDER VISSA OMSTÄNDIGHETER ÄVEN EKONOMISKT STÖD FÖR ATT KOMMA VIDARE I KARRIÄREN. AVTAL OM OMSTÄLLNING

Trygghetsstiftelsen Trygghetsstiftelsen hjälper personer som riskerar att bli övertaliga eller uppsagda med stöd på vägen till ett nytt arbete. Avtal om omställning är ett kollektivavtal om trygghetsfrågor som gäller statsanställda. Gäller tillsvidareanställda som blivit uppsagda inom staten, anställning minst 12 månader i en följd (hos nuvarande AG). Tidsbegränsat anställd under minst 2 år i en följd (hos nuvarande AG) DAN NÄR VI FÅR SIGNAL FRÅN ER OM ATT EN ANSTÄLLNING UPPHÖR SKA VI OCKSÅ SE EFTER OM PERSONEN SKA ANMÄLAS TILL TRYGGHETSSTIFTELSEN. VIA DEM KAN EN PERSON FÅR RÅD OCH HJÄLP OCH UNDER VISSA OMSTÄNDIGHETER ÄVEN EKONOMISKT STÖD FÖR ATT KOMMA VIDARE I KARRIÄREN. AVTAL OM OMSTÄLLNING Omställningsavtalet är ett kollektivavtal om trygghetsfrågor som gäller statsanställda. Glöm inte doktoranderna! Meddela din personalspecialist.

Bra sidor för info www.arbetsgivarverket.se www.trygghetsstiftelsen.se www.notisum.se www.spv.se www.kammarkollegiet.se www.migrationsverket.se www.skatteverket.se DAN

? Frågor DAN Nätverksträffar några gånger per termin! Ibland föreläsare. I mån av tid visa på webben: Annonsverktyget Doktorandannonser Primula självservice Medarbetarwebben

Tack för oss!