Linköpings universitet 2019-04-05 Processbeskrivning Rekrytering av lärare vid Linköpings universitet Linköpings universitet Våren 2014 Linköpings universitet

SYMBOLBESKRIVNING Processaktivitet som utgör ett steg i en process Process-aktivetet Processaktivitet som utgör ett steg i en process Resurs Resurs som är medverkar i processen Input till en processaktivitet från en resurs (resursen kan utföra eller bidra med information) Output från en processaktivitet till en resurs (kan vara lagring i ett system eller information som skickas från systemet till en resurs) Automatisk överföring eller lagring av information/dokument

PROCESSÖVERSIKT Planera kompetens- försörjning Initiera rekrytering Fastställa anställningsprofil Kungöra tillsättning Göra urval Förhandling och anställnings-villkor Avsluta hand-läggning Ansvarig Ansvarig Ansvarig Ansvarig Ansvarig Ansvarig Ansvarig Ansvarig Ansvarig Fakultet Institution

verksamhets- & kompetensanalys (VOK) Skapa Kungöra tillsättning Planera kompetens- försörjning Initiera rekrytering Göra urval Förhandling och anställnings-villkor Fastställa anställningsprofil Avsluta hand-läggning Genomföra verksamhets- & kompetensanalys (VOK) Skapa institutionens verksamhets- & kompetensplan Dialog mellan fakultet & institution Göra karriärväg-ledning/ -planering Göra samman-ställning av planerad rekrytering Förbereda rekrytering Initieras av VOK Initieras av Ansvarig Medverkar Ansvarig Ansvarig Institutionsstyrelsens beslut Finansieringsplan & underlag för rekrytering/befordran Fakultet Fakul-tetens budget Finansiering - Ja/Nej Institution Institu-tionens budget Finansiering - Ja/Nej LiUDok ReachMee Dokument

Skapa förslag till anställnings- profil Kungöra tillsättning Planera kompetens- försörjning Initiera rekrytering Göra urval Förhandling och anställnings-villkor Fastställa anställningsprofil Avsluta hand-läggning Skapa förslag till anställnings- profil Förbereda rekrytering Samman-ställning av planerad rekrytering Fastställande av anställnings-profil Söka sakkunniga Ansvarig Ansvarig Lagras i Fakultet Institution LiUDok ReachMee (Se Detaljbeskrivning 1 för mer information)

Fastställande av anställnings- profil Uppdrag skapas i ReachMee* Kungöra tillsättning Planera kompetens- försörjning Initiera rekrytering Göra urval Förhandling och anställnings-villkor Fastställa anställningsprofil Avsluta hand-läggning Fastställande av anställnings- profil Uppdrag skapas i ReachMee* Förslag till anställnings-profil Utarbeta kungörelse Ansvarig Lagras i Utför Utförs i Lagras i Fakultet Institution LiUDok ReachMee * Detta steg sker för närvarande automatiskt. (Se Detaljbeskrivning 1 för mer information)

Linköpings universitet Kungöra tillsättning Planera kompetens- försörjning Initiera rekrytering Göra urval Förhandling och anställnings-villkor Fastställa anställningsprofil Avsluta hand-läggning 2019-04-05 Utarbeta kungörelse Utarbeta ev. annons Publicera kungörelse Publicera ev. annons Uppdrag skapas i ReachMee Sökande fyller i ansöknings-formulär Lagras i Utförs i Ansvarig Ansvarig Utförs i Ansvarig Lagras i Ansvarig Utförs i Fakultet Institution LiUDok ReachMee Timecut etc. * Ansökan samt bilagor inkommer, via e-ansökan eller manuell registrering) Linköpings universitet

Förbereda handlingar för sakkunnig- bedömning Kungöra tillsättning Planera kompetens- försörjning Initiera rekrytering Göra urval Förhandling och anställnings-villkor Fastställa anställningsprofil Avsluta hand-läggning Förbereda handlingar för sakkunnig- bedömning Sökande fyller i ansöknings- formulär* Brev 1 skickas till sökande Handlägga ansökningar Publicera kungörelse & ev. annons Beslut om utseende av sakkunniga Kontakta potentiella sakkunniga  förslag Lagras i Utförs av Lagras i Lagras i Ansvarig Lagras i Lagras i Ansv. Ansvarig Lagras i Fakultet Institution LiUDok ReachMee

Genomföra sakkunnigbedömning Kungöra tillsättning Planera kompetens- försörjning Initiera rekrytering Göra urval Förhandling och anställnings-villkor Fastställa anställningsprofil Avsluta hand-läggning Genomföra sakkunnigbedömning Beslut om utseende av sakkunniga* Information om uppdrag och handlingar till sakkunniga Information till sökande Ev. planerings-möte med sakkunniga Kontakta potentiella sakkunnniga och ta fram sakkunnig-förslag Utse tätgrupp Ansvarig Lagras i Ansvarig Ansvarig Ansvarig Medverkar Medverkar Kommuniceras via Kommuniceras via Fakultet Institution LiUDok ReachMee Sakkunniga *Teknisk och medicinsk fakultet: Delegationsbeslut Filosofisk fakultet: Ej delegationsbeslut

Sakkunnig- bedömning och eventuellt planerings-möte Kungöra tillsättning Planera kompetens- försörjning Initiera rekrytering Göra urval Förhandling och anställnings-villkor Fastställa anställningsprofil Avsluta hand-läggning Genomföra sakkunnigbedömning Sakkunnig- bedömning Meddela AN:s beslut till institutionen, HR-direktören, m.fl. Meddela AN:s beslut till föreslagen innehavare Meddela AN:s beslut till övriga sökande Utse tätgrupp Bjuda in till intervju Intervju, ev. provföreläsning och institutions- besök* Beslut om förslag till innehavare Sakkunnig- bedömning och eventuellt planerings-möte Samtal om anställnings-villkor/ återtagande Ansvarig Lagras i Lagras i Ansvarig Lagras i Ansvarig Ansvarig Lagras i Medverkar Medverkar Medverkar Kommuniceras via/ lagras i Ansvarig Utförs i Fakultet Institution LiUDok ReachMee Sakkunniga *HU: även landstinget kan medverka

Anhållan om att avbryta tillsättning Beslut om avbrytande Kungöra tillsättning Planera kompetens- försörjning Initiera rekrytering Göra urval Förhandling och anställnings-villkor Fastställa anställningsprofil Avsluta hand-läggning Anhållan om att avbryta tillsättning Beslut om avbrytande Föreslagen innehavare återtar ansökan Åter till AN Vid återtagande! Ansvarig Lagras i Ansvarig Lagras i Beslut om förslag till innehavare Lagras i Lagras i Ansvarig Lagras i Fakultet Institution LiUDok ReachMee Sakkunniga

anställnings- villkor Ge sökande statusen ”anställd” i ReachMee Kungöra tillsättning Planera kompetens- försörjning Initiera rekrytering Göra urval Förhandling och anställnings-villkor Fastställa anställningsprofil Avsluta hand-läggning Samtal om anställnings- villkor Ge sökande statusen ”anställd” i ReachMee Information till CSG/LSG Skapa anställnings- avtal Arbetsgivarens underskrift av anställnings- avtal Arbetstagarensunderskrift av anställnings-avtal Meddela AN:s beslut Diarieföra avtal Ansvarig Ansvarig Utförs i Utför Utför Utför Ansvarig Ansvarig Ansvarig Medverkar Genereras via Data överförs till Rektor/ HR-direktör Fakultet Institution CSG/LSG ReachMee Primula (Se Detaljbeskrivning 2 för mer information)

Arbetsgivarens original skickas till registrator Kungöra tillsättning Planera kompetens- försörjning Initiera rekrytering Göra urval Förhandling och anställnings-villkor Fastställa anställningsprofil Avsluta hand-läggning Arbetsgivarens original skickas till registrator Verkställa beslutet i Primula Anslå ärendet Skicka Brev 2 Avsluta uppdrag efter 3 veckor Stänga ärendet i diariet Under- skrifter av avtal Utför Utför Utför Utförs i Utför Utför Utför Lagras i Lagras i Utförs i Lagras i Utförs i Lagras i Fakultet Institution LiUDok ReachMee Primula

DETALJBESKRIVNING 1 Förbereda rekrytering Skapa diarie-nummer Kungöra tillsättning Planera kompetens- försörjning Initiera rekrytering Göra urval Förhandling och anställnings-villkor Fastställa anställningsprofil Avsluta hand-läggning DETALJBESKRIVNING 1 Förbereda rekrytering Skapa diarie-nummer Skapa och fastställa förslag till anställningsprofil Beslut om anhållan om rekrytering Behandla förslag till anställnings- profil Beslut i AN Begär Ansvarig Levererar Lagras i Ansvarig Lagras i Beslutar Lagras i Ansvarig Lagras i Medverkar Meddelar AN-sekr. AN AN-sekreterare Institutionsstyrelse Prefekt Personalintendent Universitets- registrator LiUDok

DETALJBESKRIVNING 1 Beslut om åter-remittering Kungöra tillsättning Planera kompetens- försörjning Initiera rekrytering Göra urval Förhandling och anställnings-villkor Fastställa anställningsprofil Avsluta hand-läggning DETALJBESKRIVNING 1 Beslut om åter-remittering Revidera förslag till anställningsprofil Beslut om fast-ställande Behandla förslag till anställnings-profil Beslut om fast-ställande Skapa uppdrag i RM via LiUDok* Inbjudan till rekryterings- uppdrag Utarbeta kungörelse & ev. annons Publicera kungörelse (& ev. annons) Utför Utför Lagras i Utför Utför AN Lagras i Utför Utförs i Utförs i Utförs i Meddelar Prefekt/pint. Data överförs till Kungörelse lagras i AN-sekreterare Institutionsstyrelse Personalintendent LiUDok ReachMee Timecut etc.

Kungöra tillsättning Planera kompetens- försörjning Initiera rekrytering Göra urval Förhandling och anställnings-villkor Fastställa anställningsprofil Avsluta hand-läggning DETALJBESKRIVNING 2 Skicka AN:s beslut till institutionen, HR-direktören m.fl. Meddela AN:s beslut till föreslagen innehavare Meddela AN:s beslut till övriga sökande Samtal om anställningsvillkor Ge sökande statusen ”anställd” i ReachMee Fylla i data i Primula & välja LSG/CSG Granska förhandlings-underlag Beslut om förslag till innehavare Generera anställnings-avtal/ meddela personal-intendent Utför Utför Lagras i Utför Ansvarig Lagras i Utförs i Data överförs till Utför Utförs i AN-sekreterare Prefekt Personalintendent CSG/LSG ReachMee Primula

DETALJBESKRIVNING 2 Meddela fördröjning till personal-intendent Kungöra tillsättning Planera kompetens- försörjning Initiera rekrytering Göra urval Förhandling och anställnings-villkor Fastställa anställningsprofil Avsluta hand-läggning DETALJBESKRIVNING 2 Meddela fördröjning till personal-intendent Behandla vid CSG-/ LSG-möte Granska förhandlings-underlag Bekräfta beslut Generera anställnings-avtal Arbetsgivarens underskrift av anställnings- avtal Arbetstagarensunderskrift av anställnings-avtal Arbetstagarensoriginal mottages & diarieförs Brev 2 skickas till övriga sökande Utför Utförs i Utför Ansvarig Utför Lagras i Utför Utförs i Lagras i Medverkar Personalintendent Rektor/HR-direktör Universitetsregistrator LiUDok ReachMee Primula

DETALJBESKRIVNING 2 Utför Bekräfta beslutet Utförs i Kungöra tillsättning Planera kompetens- försörjning Initiera rekrytering Göra urval Förhandling och anställnings-villkor Fastställa anställningsprofil Avsluta hand-läggning DETALJBESKRIVNING 2 Utför Bekräfta beslutet Utförs i Avsluta uppdraget i ReachMee Anslå beslutet digitalt Avsluta ärendet i LiUDok Registreras i Medverkar Verkställa beslutet i Primula Brev 2 skickas till övriga sökande AN-sekreterare Personalintendent Universitetsregistrator Löneenheten LiUDok ReachMee Primula

www.liu.se