ViP - uppdrag Mars 2015

Hur utvecklar vi samverkan mellan chefer och stödfunktioner till bättre nytta för dem vi är till för?

Vårt uppdrag Utveckla partnerskap mellan chefer och stödfunktioner. Skapa överenskommelse i samverkan - ekonomi och område skola. Sara Petersson, Gustav Sjöström, Pontus Ågren och Lena Nyberg

Aktivitet: Behovskartläggning Planering: Förundersökning - servicedeklaration Gruppmöte 16/3 Ledningsmöte tillsammans 25/3 Gruppmöte 30/3 Återkoppling Ledningsmöte 1/4 Gruppmöte 13/4 Ledarforum 15/4

Frågeställning 1 Vilka behov har skolan? GRÖN post-it stöd du får idag ORANGE post-it osäker/ saknar

Frågeställning 2 Hur vill du att partnerskapet ska utformas?

Nöjd – fungerar bra Bemötande – personlig service – stöd Budget – detaljbudget - personalbudget Prognos Uppföljning Månadsredovisning - resultat Fakturering Konkurrensutsättning – upplägg leasingkonto Hjälp med Nekksus

Behov Stöd vid inköp – winst – fler beställare Utbildning i Winst anpassad till skola Hjälp med upphandling - konkurrensutsättning , från ”ax till limpa”, prof. stöd Hjälp med investering och reinvestering – öppna leasingavtal Hjälp med att ha koll på enhetens leasing och planering Ta bort - undvika dubbelarbete, tex dubbel attest papper och IT Grundutbildning Nekksus Stöd vid fördjupad analys av utfall och prognos – helhet och detaljer – simuleringsmöjligheter Skapa aktivitetskoder tex slöjd – för ökad delaktighet och styrning/kontroll Stöd för beräkningar och konsekvenser av organisatoriska förändringar – besparingar Skapa tydliga nyckeltal för jämförbarhet Lathund för de olika systemen Konteringslista – aktuella delar ur kontoplan

Behov forts… Utveckla samarbete ekonomi – HR – administrativt stöd Bättre synkronisering med Personec, procentfördelning personal Hjälp med kontroll av löner - av chefsstöd/administratör i personec – lönelistor efterkontroll Förtydliga vad som görs centralt - lokalt samt ekonomiavdelning – administratör på skola Veta vad som ska belasta enhet eller tas centralt eller av annan sektor, tex facklig tid, mat och lokal Framförhållning , långsiktighet - 3 årsbudget Tydlighet i årsstruktur, deadlines Ekonomi-support ( typ HR-support) Förtydliga vem som gör vad, vem man kan vända sig till Presentation PP om den övergripande budgeten för området - tydlighet och delaktighet – för rektor att använda på enhet tex APT

Nästa steg för en överenskommelse Återkoppla behoven och redan pågående åtgärder till ledningsgruppen Bearbeta vidare, fördjupat arbete kring behoven ”Ringa in” områden med uttryckta behov och utveckla stöd Arbeta vidare med frågorna på ekonomiavdelningen Utveckla samarbete med HR Pågående : Utbildningspaket , ekonomi – skola Ekonom deltar i ”Nyckeltalsprojekt” inom utbildningssektorn i staden Tydliggöra struktur för återkommande händelser Dagordning för uppföljningsmöten Dialog med ekonom och närstöden, (skoladministratörerna) – regelbundna möten

Tidsplan Arbete under vt 2015: Återkoppling ledningsgrupp Återkoppling ekonomiavdelning Ekonom och OC skolformer ansvariga Målsättning klar överenskommelse inför augusti Uppföljningsmöte