Program för Leverantörsdagen 2 november Kl 10.00 – 10.15 Västra Götalandsregionen byter ehandelssystem Introduktion av Peter Söderström, chef på avdelningen för Koncerninköp Kl 10.15 – 10.45 Information om bytet av ehandelssystem – tidplan, utbildningar och anslutningsformer, med ehandelsprojektets programledning Kl 10.45 – 11.00 Paus Kl 11.00 – 12.00 Demonstration av nya ehandelssystemet Visma Proceedo och leverantörsportalen (Visma) Kl 12.00 – 12.10 Presentation av leverantörssupporten Kl 12.10 – 12.30 Frågor och nästa steg Kl 12.30 – 13.30 Lunch och mingel KONCERNINKÖP | 2018-12-31

Västra Götalandsregionen byter e-Handelssystem 2018 Introduktion av Peter Söderström chef på Koncerninköp

Projekt Ny eHandel 2017-11-02

Västra Götaland 1,6 miljoner invånare 17% av Sveriges befolkning 49 kommuner Bohuslän, Dalsland och Västergötland Vänersborg är regionhuvudstad

Västra Götalandsregionen Tre stora ansvarsområden Tillväxt och hållbar utveckling Hälso- och sjukvård Kollektivtrafik Cirka 52 000 anställda på närmare 2 000 arbetsplatser Majoriteten verkar inom vården Sjuksköterskor är den största yrkesgruppen och utgör drygt en fjärdedel av de anställda Närmare 80 procent är kvinnor

Dagens system (Marknadsplatsen)* Siffror Inköp inom VGR* Dagens system (Marknadsplatsen)* Årsvolym inköp: 15 miljarder SEK Koncerninköp ansvar: 8 miljarder SEK Årsvolym: 2 miljarder SEK Antal beställare: 4 500 Antal attestanter: 4 500 Order/år: 300 000 Katalogprodukter totalt: 900 000 Säljbara produkter: 400 000 Beställningsbara produkter: 280 000 Fakturor/år: 430 000 Orderlösa fakturor/år: 700 000 * Siffrorna är ungefärliga

Ny eHandel

Förbättringsområden Användbarhet Effektivitet Användande Kontroll Ett användargränssnitt för alla externa leverantörsfakturor Favoriter och mallar E-Rekvisition Attest i mobilen Effektivitet Produktdata rätt från början Ingen omarbetning av leverantörernas kataloger/prislistor Användande Beställning av tjänster Beställning av kapital/utrustning Abonnemang/periodiserade fakturor (t.ex. mobilräkningar) Kontroll Förbättrad hantering av prisavvikelser Förbättrad uppföljning/utdata (t.ex. miljömärkning)

Beställarorganisationer Beställning+faktura Beställarorganisationer Faktura (Ej i fas 1) Revisionsenheten Regiondirektör Patientnämndernas kansli Sjukhus Sahlgrenska Universitetssjukhuset Skaraborgs sjukhus Södra Älvsborgs Sjukhus NU-sjukvården Alingsås lasarett Kungälvs sjukhus Frölunda specialistsjukhus Angereds Närsjukhus Koncernkontoret Naturbruksförvaltningen Kulturförvaltningar Kultur i Väst Västarvet Folkhögskoleförvaltningen Västtrafik AB Göteborgs Botaniska trädgård Övriga bolag Sahlgrenska I.C. AB Turistrådet Västsverige AB Kulturbolag GöteborgsOperan Göteborgs Symfoniker Film i Väst Regionteater Väst Stiftelser Närhälsan Folktandvården Habilitering & Hälsa Västfastigheter Regionservice Hälsan och Stressmedicin Externa använde till VGR (Kommunal Läkemedel Akutförråd och Hospices)

Projektorganisation (schematisk) Styrgrupp Programledning Projektledare IT VISMA Process & förändrings-ledning Koncerninköp Ekonomi Logistik Läkemedel Förvaltningar / beställar-organisation Förvaltning / Support Upphandling (option) Kvalitet, krav & test Utrullning, kommunikation & utbildning VISMA implementations-råd Processråd

Konfigurering och utveckling Leverantörsanslutningar Illustrativ Konfigurering och utveckling Acceptans-test Pilot (20%) Utrullning Avslut Leverantörsanslutningar (Proceedo) Parallella flöden (Marknadsplatsen + Proceedo)

I dagens system (Marknadsplatsen) finns ca 750 varuleverantörer med pågående avtal med VGR Nuläge VARULEVERANTÖRER Marknads-platsen Drygt 750 varuleverantörer finns i Marknadsplatsen idag med olika anslutningsform till systemet Ca 30 av leverantörerna har s.k. EDI-koppling = Integrerat faktura/orderflöde1 Ca 750st TJÄNSTELEVERANTÖRER Separat flöde Tjänsteleverantörer kan inte ta emot beställningar från Marknadsplatsen idag 1Tre av dessa leverantörer har även EDI-integration för automatisk inläsning av produktkataloger

Samtliga varuleverantörer kommer framöver använda den nya e-handelslösningen istället Framtida läge Fas 1 VARULEVERANTÖRER Leverantörernas kataloger laddas upp i Proceedo via EDI eller Excelkatalog enligt fördefinierat format Fokus på att höja katalogkvaliteten genom att leverantörerna skickar in rätt information från början1 PROCEED O Ca 750st Katalogkvalitet TJÄNSTELEVERANTÖRER Tjänsteköp möjliggörs genom införande av enkla formulär för beställning av tjänster …………… …………………………… PROCEED O Fritextformulär 1UNSPSC-klassificering av artiklar, URL-länkar till bilder, miljömärkning, m.m.

Förändringar för leverantörer (exempel) Övergångsfas Ny eHandel Dubbla flöden kommer att hanteras av VGR och VGR-leverantörer En prislista till Marknadsplatsen samt en eller två* kataloger till Proceedo Kommunikationen i samband med anslutning av leverantörerna kommer ske via Edionet * Leverantörer med både depåsortiment och övrigt sortiment Leverantörernas kataloger editeras inte av VGR, vilket ställer högre krav på innehållet UNSPSC-klassificering av alla artiklar ULR-länkar till bilder Miljömärkning Leverantörer som tillhandahåller både depåartiklar och övrigt sortiment ska skicka in två kataloger (en för varje sortiment) Leverantörer skickar e-faktura via EDI eller leverantörsportalen

Fokus just nu är att samla in frågorna, svaren kommer löpande publiceras på projektets informationssida Frågor och svar (1/2) Fråga Svar Vi har Windows 7 professional, fungerar den mot ert nya Visma Proceedo? Ja, Proceedo är webbläsarbaserad (Firefox, Internet Explorer, Chrome) och har inget med operativsystemet att göra Hur kommer Visma Proceedo att samarbeta med de affärssystem som vi redan har? Enligt de format som VISMA stödjer avseende EDI-uppkoppling Hur kommer ni att notera oss när ni skickar en order till oss? Ja, via EDI, mail eller leverantörsportalen Hur skall vi fakturera till er? Med e-faktura via EDI eller leverantörsportalen Är det möjligt att få tillgång till en testmiljö för leverantörerna, innan det hela går live, så vi kan lära oss mer om det? Leverantörerna kommer få tillgång till inloggning i riktiga systemet i början av november Kommer ni lägga in all befintlig information om våra produkter i det befintliga systemet? Nej, detta måste leverantörerna göra själva

Fokus just nu är att samla in frågorna, svaren kommer löpande publiceras på projektets informationssida Frågor och svar (2/2) Fråga Svar Vi undrar även på hela strukturen, skall även produktkatalogen byta portal? Ja, produktkatalogen försvinner och ersätts av Proceedos katalogformat Kommer upphandlade produkter att överföras till det nya systemet av er eller skall vi som leverantör planera tid för detta? Leverantörerna måste planera tid för detta men exakt tillvägagångssätt är ännu inte beslutat Vi har redan en kund hos oss som handlar via Visma Proceedo. Deras order konverteras automatiskt över till vårt affärssystem. Fungerar det likadant för er? Ja, ifall överenskommelse finns med VGR att vara en fullintegrerad leverantör Vi arbetar med att sätta upp EDI fakturor till er via Pagero. I vilken tagg (fält) ska beställarID stå för att fakturorna ska gå igenom er validering hos Proceedo? Denna fråga bör adresseras till Pagero Har ni någon lista över beställarID kopplat till kontaktperson som vi kan få ta del av? Nej, beställarID hänger inte nödvändigtvis direkt ihop med en fast kontaktperson för respektive beställning

david.jemdahl@acando.com

Leverantörsdagen 2/11, Leverantörssupporten

Enhet System och Support Kontakta oss: marknadsplatsen.support@vgregion.se

Anslutningsprocessen Elektronisk enkät med teknisk information skickas ut, via Edionet. Svar från leverantör krävs för anslutning. Integrerad (Full EDI) – kontakt mellan Visma och leverantör (Påbörjad). Via Leverantörsportalen (Webb-EDI) – kontakt mellan VGR och leverantör. (Påbörjat - inbjudningsmail har skickats till leverantörer) Vi har redan gått ut med information, anslutningsformen Integrerad, web eller mail. Måste vi få svar på annars får Ni inga synliga produkter. Ni har ca 3 veckor på Er. Påbörjad Ulf Borg och leverantörerna – 6-8 leverantörer kvar, (totalt 30). Skickat ut information om länk 3/11, inbjudan (453) från systemet har gått , påminnelse till dom som inte svarat, (136 använder redan i dag) aktuella avtal idag. Total 589 90 leverantörer är mail leverantörer – kommer att kontaktas sen

Tidplan leverantörsanslutningar Anslutnings-enkät Enkätsvar bearbetas Anslutningsprocessen Utbildning av leverantörer

Utbildningar Sker per anslutningsform Grupputbildning via Skype Anmälan via www.vgregion.se/ehandel2018 Information om utbildningar med länk skickas ut tidigast v 2-2018 Integrerad, ny levportal, gammal levportal (kopplar via en kund till), mail Länken vecka 2 2018 utskick och hemsida