Test och utvärdering av robotisering av moment i processen SAMSA RPA på SÄS Test och utvärdering av robotisering av moment i processen SAMSA

Vad är RPA Syfte Moment som robotiseras Utvärdering och uppföljning

Med givna förutsättningar arbetar roboten som en vanlig användare IT MILJÖ Ekonomi- system Ordersystem E-post Efterliknar mänskligt beteende Använder samma användargränssnitt och licenser som en vanlig användare och kräver inga integrationer En robot sköter en eller flera processer, arbetsuppgifter och kan lära sig att prioritera utvalda arbetsuppgifter Kan arbeta parallellt med flera robotar Arbetar lokalt eller i molntjänst Kan hantera mindre förändringar i gränssnitt, men kan kräva en uppdatering om applikationer förändras

Vilka problem väntas RPA lösa? Föråldrat och komplext systemlandskap Fullskalig automatisering skulle kräva komplicerade integrationer mellan många olika system. Ojämna volymer att hantera Mängden ärenden att hantera varierar över tid och orsakar höga toppar och låga dalar i arbetsbelastningen vilket försvårar resursplaneringen. Vilka problem väntas RPA lösa? Behov av att minska personalstyrkan Införandet av RPA kan potentiellt minska resursbehovet. Manuella repetitiva arbetsuppgifter sänker motivationen Rutinarbetsuppgifter kan ersättas med värdeadderande och varierande arbetsuppgifter. Anställda lägger tid på ”fel” saker De anställda tvingas lägga tid på administration istället för den delen av sitt arbete som de egentligen är utbildade och anställda för.

Varför är RPA en så attraktiv lösning? Låg investeringskostnad RPA implementeras i det befintliga systemlandskapet och kräver inga stora investeringar i nya system. Förhållandevis enkel och snabb implementering Till skillnad från andra automatiserade lösningar som kan inbegripa årslånga systemimplementationer implementeras RPA inomloppet av ett par månader. Varför är RPA en så attraktiv lösning? Snabb effektrealisering Återbetalningstiden är i regel lägre än ett år. Flexibilitet och skalbarhet RPA är mycket skalbar och det går snabbt att utvidga eller minska den digitala arbetsstyrkan. Användarfokus Det är lätt att följa robotens aktiviteter eftersom den är programmerad utifrån en fysisk användares beteende.

Höja kvalitén Utvärdera tekniken Frigöra tid Syfte Höja kvalitén Utvärdera tekniken Frigöra tid Kvalitetshöjande genom att alla ärenden som uppfyller förutsättningarna behandlas inom uppsatt tid. Det blir också tydligare för personalen att patienten finns i SAMSA. Projektet finansieras av Innovationsfonden i syfte att utvärdera tekniken. Vid lyckat test fortsätter arbetet med att göra RPA användbart inom VGR och på andra områden. Administrativa moment med dubbelregistrering tas bort vilket frigör tid

Moment som robotiseras

Utvärdering/uppföljning Under testperioden kommer ett antal utvärderingar och uppföljningar ske. Direkt efter driftsättning kommer övervakning ske dagligen. Därefter sker utvärderingen mer sällan (en gång innan sommaren, efter sommaren och eventuellt senare beroende på framtida SAMSA) Antal genomförda transaktioner Antal misslyckade transaktioner Uppföljning av upplevd nytta Antal kvalitetsbrister före efter

Funktionella krav - Sprint 1  Vårdbegäran skrivs ut från SAMSA   (referens till processkarta – 1.2.3 Vårdbegäran skrivs ut från SAMSA)  Vad: Roboten skall genomföra utskrift av vårdbegäran som finns i SAMSA  När:   Utskriften ska ske från det att en ny Vårdbegäran mottas av Akutmottagningen via SAMSA –  vilket betyder när vårdtagaren dyker upp i ”Ärendeöversikt för arbetsplats SÄS-BS Akutenhet”  Hur:   Utskriften ska skrivas ut till den skrivare som står i Receptionen på Akutvårdsmottagningen  Angiven Orsak: ”Till journal”  Angiven utskrivare ”RPASA1”  Prioritering:1  Uppdatera Elvis med flagga för SAMSA vårdtagare  (Referens till processkarta – 1.3.4 Uppdatera Elvis med flagga för SAMSA vårdtagare)  Vad: Vårdkontaktskommentarsfältet i ELVIS, för vårdtagare med en vårdbegäran i SAMSA, ska uppdateras med kommentaren ”SAMSA”   När:   Kommentaren kan ske från det att en ny Vårdbegäran mottas av Akutmottagningen via SAMSA – När vårdtagaren dyker upp i Ärendeöversikt – arbetsplats Akuten i SAMSA och patienten är inskriven i Elvis på akuten.   Uppdateringen ska ske även om vårdbegäran kommer in efter att vård av patienten påbörjats och fram till dess att vårdtagaren lämnar Akutmottagningen.  Kommentaren ska skrivas in efter de kommentarerna som redan är noterade i fältet  Om plats i vårdkontaktskommentarer ej finns ska roboten logga med ”Ej skrivit vårdkontaktskommentar” och skicka mejl till robotprocessägare  Prioritering:2  Omflytt av vårdtagare i SAMSA -  uppdateras med plats i slutenvård  (Referens till processkarta – 1.5.3 Omflytt av vårdtagare i SAMSA -  uppdateras med plats i slutenvård)  Vad: Uppdatera ”Vårdande avdelning” i SAMSA med vårdtagaren aktuella position från Akutvårdsavdelning till slutenvård  När: När vårdtagaren flyttas från ”Avdelningslista – AV” i ELVIS (”Ut till” uppdateras)  Hur:  Fältet ”Vårdande Avdelning” i SAMSA ska uppdateras med den avdelning som angivit som vårdtagarens destination i ”Ut till” i Elvis  Roboten behöver översätta destinationen i ”Ut till” till likvärdigt val i val i SAMSA   Prioritering:3 

Övriga funktionella krav:  Sekretess – Finns vårdtagarens vårdbegäran i SAMSA har hen gett samtycke och roboten skall behandla vårdbegäran enligt normal rutin  Roboten ska logga vad den gör och spara denna informationen lokalt i 90 dagar   När Vårdbegäran inkommer efter patient är registrerad i ELVIS ska också trigga utskrift, uppdatering av vårdkontaktskommentarer och omflytt i SAMSA om patienten är kvar på akutvårdsmottagningen annars gör ingenting  Roboten ska skicka mail till Robotprocessägaren när det uppstår fel  Specialfall  Om Vårdkontaktskommentarsfältet är fullt  Enligt felrutin  Roboten kommer processa vårdtagare som dyker upp efter att roboten slagits på