Upphandlingsprocessen Uppsala universitet Enheten för upphandling och inköp, 2016-04-12 1(2) Upphandlingsprocessen Beställaren ansvarar Upphandlaren ansvarar Sekretess 1. Marknadsundersökning 2. Förfrågningsunderlag 3. Annons & anbudstid Publicerar förfrågningsunderlag i databas. Informerar tänkbara leverantörer om upphandlingen. Kan även göras av beställaren. Formulerar och publicerar svar på frågor från anbudsgivare samt förtydliganden av förfrågningsunderlaget. Bistår upphandlaren med svar på frågor om varan/tjänsten. Kontakta flera företag. Vara: kontrollera att varan uppfyller önskad prestanda. Testkör om möjligt. Tjänst: kontrollera att tjänsten kan utföras som planerat. Kontrollera priser, leveranstider m.m. Se dokumentet ”Stöd till marknadsundersökning” Formulerar krav på varan/tjänsten. Kvalitetssäkrar kraven på varan/tjänsten. Formulerar krav på anbudgivare, administrativa krav, utvärdering och avtal. Obs! Tänk på att inte sprida information om vilka krav som kommer att ställas. Se dokumentet ”Att formulerar krav i upphandling”   4. Anbudsprövning, tilldelning & avtalsspärr 5. Utförande alt. leverans, installation & kontrollperiod 6. Betalning m.m. Kontrollerar anbudsgivares lämplighet och att administrativa krav är uppfyllda. Utvärderar tillsammans med upphandlaren anbudsgivarnas svar på de krav som ställts på varan/tjänsten. Skriver utvärderingsrapport och tilldelningsbeslut. Publicerar tilldelningsbeslutet. (Avtals-spärr i tio dagar då anbudgivare m.fl. har rätt att överpröva beslutet i domstol). Färdigställer avtal. Ansöker om tullfrihet vid import av vetenskaplig utrustning från länder utanför EU. Tjänst: kontrollerar att arbetet utförts enligt ställda krav samt att ev. dokumentation levererats. Vara: kontrollerar att leveransen är komplett och oskadd samt dokumentationen levererats. Vara: testkör snarast om installation ej ingår.   Vara: Om installation ingår ska leverantören installera varan och göra en funktionskontroll. Testkör noggrant om kontrollperiod ingår. Godkänn inte varan/tjänsten förrän samtliga krav är uppfyllda. Stöttar och följer upp. Hjälper till vid problem, t.ex. leveransförseningar.  I avtalet står vad som gäller för upphandlingen. Ser till att ev. utbildningar genomförs. Betalar enligt villkoren i avtalet, ofta först när allt är klart d.v.s. installation / funktions-kontroll / kontrollperiod / utbildning är godkänd alt. när utförd tjänst är godkänd. Kontrollerar i garantin vad som gäller vid problem, t.ex. driftstörningar. Tecknar ev. serviceavtal när avtalet löpt ut. Diarieför relevanta dokument. Stöttar och följer upp. Hjälper till vid problem. I avtalet står vad som gäller för upphandlingen.

EU principer för upphandling Mer information om upphandling 2(2) EU principer för upphandling Mer information om upphandling Gemensamma principer som gäller under hela processen finns på följande hemsidor Likabehandlingsprincipen innebär att alla leverantörer ska få samma förutsättningar, t.ex. få tillgång till samma information samtidigt, så att ingen leverantör får ett övertag. Upphandlaren får inte acceptera ett för sent inkommet anbud, eftersom samma förutsättningar och tidsfrister ska gälla alla. Upphandlingsmyndigheten: http://www.upphandlingsmyndigheten.se/ Konkurrensverket: http://www.konkurrensverket.se/upphandling/ Av principen om icke-diskriminering följer att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer, främst på grund av nationalitet. Den upphandlande enheten får t.ex. inte ge ett lokalt företag företräde med anledning av dess geografiska läge. LOU https://www.riksdagen.se/sv/Dokument-Lagar /Lagar/Svenskforfattningssamling/_sfs-2007-1091/ Principen om ömsesidigt erkännande innebär bl.a. att intyg och certifikat som utfärdats av behöriga myndigheter i något medlemsland måste godtas i de övriga medlemsländerna. Tullverket (ansökan om tullfrihet) http://www.tullverket.se/special/sok.4.4ab1598c11632f3ba 92800098.html?query=instrument&submitButton=S%C3%B6k Av proportionalitetsprincipen följer att kvalifikationskraven och kraven i kravspecifikationen måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas. Dessutom måste kraven vara ägnade att leda till att den upphandlande myndighetens syfte med att ställa dem uppnås. Institutet mot mutor http://www.institutetmotmutor.se Principen om öppenhet innebär att upphandlingsprocessen ska kännetecknas av förutsebarhet och öppenhet. För att anbudsgivarna ska ges samma förutsättningar för anbudsgivning måste förfrågningsunderlaget vara klart och tydligt och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas. De ställda kraven får inte frångås.