Chefens kommunikativa uppdrag Dag 1 & 2 Övningar Stadsdelsförvaltningen Centrum, 11 mars och 25 mars 2015

Övning: Bakgrunden till att vi ska kommunicera Du behöver ha en bakgrund kring caset som ska kommuniceras. Varför det är som det är? Hur ser bakgrunden ut? Läs igenom underlaget och diskutera i gruppen. Enas om bakgrunden. Beskriv i punktform.

Övning: Definiera och prioritera era målgrupper/aktörer Vilka individer/grupper vill ni fokusera på i kommunikationen av caset? Vilka är era målgrupper? Prioritera med stöd av målgruppstavlan. Resonera kring era prioriteringar och därefter gemensam reflektion kring val av målgrupper.

Övning: Utforma kommunikationsmål Vilka effekter vill ni uppnå i kommunikationen med era ”mycket viktiga” målgrupper? Vad ska de veta, känna, göra? Resonera om vilken effekt ni vill skapa hos max tre ur den ”mycket viktiga” målgruppen. Formulera kommunikationsmål (veta, känna, göra) för den/de målgrupperna. Därefter gemensam reflektion kring val av kommunikationsmål.

Vilka delbudskap och argument kan förstärka huvud-budskapet Vilka delbudskap och argument kan förstärka huvud-budskapet? Svar på frågor som kommer att ställas. Vad innebär detta? Hur påverkas verksamheten och medarbetarna? Vilka är de konkreta konsekvenserna? Vilket är huvud-budskapet? Vad handlar detta om? Vad är det viktigaste? VAD ”Vad innebär det för mig?” Vad innebär budskapet för gruppen och specifika målgrupper? Vad är bakgrunden? Orsaker? Varför? Vad ska göras möjligt? Vilka problem ska lösas? Vad kan komplettera, fördjupa eller nyansera? Vilka exempel kan förstärka huvudbudskapet?

Övning: Formulera ett budskap Arbeta runt borden med att formulera ett budskap utifrån casen Välj en av de ”mycket viktiga” målgrupperna utifrån ”piltavlan”. Vilken effekt vill du uppnå med budskapet? Formulera ett budskap med stöd av budskapsmodellen. Reflektera kring arbetet med att formulera budskap. Utse en person från gruppen som redovisar era budskap. Det du skrivit på ditt första arbetspapper Bakgrund ska skrivas in i orsak/varför? Om ni inte hinner med alla delar, ha fokus på mittlinjen, orskak, huvudbudskap och konsekvenser. Mest hurvudbudskapet. Tänk er att ni är en ledningsgrupp. Ni ska sälja in ett vitkigt budskap. Börja med att enas kring vilken målgrupp från Mycket viktig som ni ska vända er till. Nu ska ni enas kring budskapet till denna målgrupp. Använd modellen. Här går vi vidare med caset vi hade i nedbrytning mål (strategiavsnittet). Utifrån en kritisk målgrupp ska vi här formulera budskap utifrån budskapsmodellen. Om ni hinner kan ni även precisera utifrån …veta, känna, och göra samt ambitionstrappan. Har alla fått en syl i vädret? Hur fungerade dialogen? Kan du stå för budskapet om du inte varit delaktig i dialogen? Har alla lyssnat till varandra?

Dialogövning enligt trestegsmodellen Medarbetar- och arbetsmiljöpolicyn i Göteborgs Stad har nyligen beslutats och ska nu kommuniceras ut och efterlevas i vår organisation. Utse en samtalsledare som följer processen nedan: Individuellt: (5 min) Reflektera över vad detta innebär för dig och din enhet utifrån: Vilka olika typer av kommunikationsinsatser som behövs på din enhet för att öka kunskapen om policyn och leda till att alla medarbetare agerar efter den? Gruppen: (15 min) Beskriv era förslag på på kommunikationsinsatser för varandra och ställ klargörande och öppna frågor. Gruppen: (10 min) Välj max 5 kommunikationsinsatser som bidrar till en bra förankring av vår nya medarbetar- och arbetsmiljöpolicy. Var beredda att presentera svar på frågor under ”Summering” (se nästa sida) i storgrupp. Övning II: Att skapa dialog med medarbetarna (3-stegsmetoden) Dialog kring aktiviteter Uppdrag: Kom fram till max fyra aktiviteter till medarbetarna. 1. Individuell reflektion på notisar vad detta konkret innebär för mig (5 min) 2. Upp på tavla/vägg/bord och samtalsledaren kategoriserar, max 4 grupper. (10 min) Dela upp alla i grupper som tar var sin kategori och prioriterar 1 förslag per kategori(10 min) Sammanfattning av samtalsledaren – 4 prioriterade aktiviter kring värdeorden (5 min) 5 min reflektion över övningen i gruppen - hur fungerade den här metoden jämfört med förra? 10 min uppsamlig av reflektioner i storgrupp

Tack för idag!