Samverkan inom IT i Hälsingland IT och Digitalisering

Arbetsgrupp IT-sakkunniga/IT-ansvariga i respektive Hälsingekommun: Katarina Ahlström IT-strateg Bollnäs Henrik Adestedt IT-strateg, PL Hudiksvall Rickard Blank IT-chef Ljusdal Morgan Norell IT-strateg Nordanstig Björn Arting IT-chef Ovanåker Anders Natander IT-strateg Söderhamn

Uppdrag från Hälsingerådet Se över möjligheterna till fördjupad samverkan mellan Hälsingekommunerna inom IT-området Delmål: Vad ska vi samverka kring? Vad kan vi samverka kring? Vad kan vi eventuellt samverka kring? Vad kan/ska vi INTE samverka kring?

Varför: Vi tror att IT och kommunernas verksamheter just nu är inne i ett paradigmskifte. DET SOM TRADITIONELLT KALLATS FÖR it: Det som traditionellt kallats för verksamheten: Dator Nätverk Kontorsprogram (Word, Excel) E-post Servicedesk Service på plats Verksamhetssystem Integrationer Arkiv Diarier Interna processer Dessa områden kommer storleksmässigt att byta plats, den traditionella Drifts-IT minskar och verksamhetsutveckling med stöd av IT ökar. En omskolning från IT/Servertekniker till verksamhetsutvecklare blir nödvändig.

Varför forts.: En gemensam grundplattform för IT-drift är en av förutsättningarna för enklare samarbete Med grundplattform menar vi: Serverplattform:  Nätverk:  Extern kommunikation: IT-säkerhet:  Informationssäkerhet: utifrån verksamhetens behov Support/service:  Server: En grundläggande plattform för drift av system, lagring, backup med mera. Nät: Kablat nätverk i grunden med möjlighet till trådlösa lösningar med hög driftsäkerhet och rätt kapacitet. Extern kom:  Internetkapacitet utifrån verksamhetens behov av kapacitet, säkerhet, redundans med mera. Säkerhet: SPAM-filter, brandväggar, övervakning, uppdateringar, loggning, rutiner med mera. Infosäk: Att verksamheternas information har möjlighet till skyddat data utifrån nivå på säkerhetsbehov. Support/service: Hög tillgänglighet och kvalitet på det stöd verksamheterna behöver kring drift, förvaltning och utveckling inom IT-området.

Metod Riskbedömning utav genomförandet av projektet. Framtagande av bruttolista över möjliga samverkansområden. Utgångspunkt delmål Ekonomijämförelse Enkät genomförd i respektive kommun Sammanfattning och analys Kortsiktigt Långsiktigt 4 fysiska möten och 7 Skypemöten dec-17 till maj-18 Har inte utrett sammanslagning utav kommunernas IT-organisationer

Riskdömning av projektet: Se riskbedömning, bilaga rapporten. Högriskområden: Kortsiktiga ekonomiska utmaningar Arbetstillfällen Förändrat kompetensbehov Ekonomiska styrmodeller i kommunerna

Bruttolista för samverkan: Gemensam standard/rutin Inköp/Upphandling (Ska/kan/ev./ej) Gemensam drift (ska/kan/eventuellt/inte) Fördel (ekonomisk/drift/verksamhet) Beskrivning Deltagare (alla/vissa) Politisk Ärendehantering/Diarium x Ska kan (Moln) eko/drift/verk Alla våra kommuner har eller är på väg mot samma diariesystem, vi vill också digitalisera detta allihop. Istället för att varje kommun hanterar detta separat skulle det gå att göra gemensamt då det är i stort sett samma lösning som efterfrågas. alla

Ekonomijämförelse: Utifrån följande kategorier har varje kommun gjort en uppskattad kostnad för respektive område. Här skiljer sig dock ekonomiska styrmodeller markant vilket gör djupanalys mycket svår. Kräver mer underlag. Hårdvara Driftsmiljö Förskola/skola Samhällsbyggnad Kommunstyrelse Ekonomi Personal Social & omsorg Microsoftlicenser Enkät:  Självskattning av egen kommuns IT-kostnad och mognad. Kommunchefer, förvaltningschefer, personalchefer, ekonomichefer och IT-chefer/IT-strateger

Jag som svarar på frågorna arbetar som

Om jag får skatta IT-stödet i kommunen på ett enkelt och högst subjektivt sätt, hur modernt, ändamålsenligt och effektivt är IT-stödet på en skala mellan 1-10? I den här frågan avses den totala upplevelsen, där allt du tänker på när det gäller IT ingår. BAS-IT, mobilitet, e-tjänster, verksamhetssystem

Regeringen har ett mål som säger att "Sverige ska vara bäst i världen på att tillvarata digtaliseringens möjligheter" Var upplever du att DIN KOMMUN befinner sig på den resan?

Sammanfattning och analys: Samverkan som redan finns idag: T.ex. Telefonilösning, elevregistreringssystem (GotIt/Alvis), patientregister (Treserva), gemensamma möten (IT-strateg/IT-chefer), Fiberstaden gemensamt driftbolag, e-tjänster, med mera. Att samverkan inom IT-området i  Hälsingland (130 000 invånare) är rätt väg att gå, eftersom vi har liknande utmaningar och visioner samt en växande vana att samverka. Det blir också mer och mer tydligt att vi i vår region har slimmade organisationer som skall hantera stora och komplexa frågor och avtal med leverantörer och andra organisationer inom stat, region och andra kommuner. I en vision om samverkan skulle man kunna besätta organisationen annorlunda, ha mer renodlade specialister på i så fall smalare områden.

Sammanfattning och analys:   Hårdvara​: ökade volymer   Driftsmiljö​: stordrift, kompetensförsörjning, resurser från drift till utveckling och beställarkompetens   Förskola/skola​: hårdvarubehov, mindre IT-beroenden idag, mycket molntjänster idag Samhällsbyggnad​: (Plan och bygg, Miljö och Trafik, Kart och mät, Fastighet, Gata och Park, V/A) Stor digitaliseringspotential, inte IT utan verksamhet   Kommunstyrelse​: Mer gemensamma processer först, sen system   Ekonomi​: avsaknad av gemensam styrmod, besparingspotential   Personal​: avsaknad av gemensamma processer, digitalisering, besparingspotential, grunden i en stabil och säker driftsmiljö   Social & omsorg​: Standardisering ger potential, integrationer, Inera   Microsoftlicenser: Kompetens och ekonomiska fördelar.

Förslag på kort sikt Förslag till beslut: Att samarbete inom IT-området alltid ska ske. Samt att kommuncheferna får i uppdrag att fortsätta utreda bästa möjliga samarbetsform och tidsplan för genomförandet. Det senare skall innehålla en detaljerad konsekvensbeskrivning för aktuella områden och IT-verksamheter.  Kortsiktiga projekt Bättre gemensam process kring inköp av hårdvara för att öka volymer. Djupare analys av likvärdig eller gemensam driftsmiljö

Förslag på lång sikt Alla gruppmedlemmar i projektet är överens om att försöka klara detta själva inte är ett relevant alternativ. Gemensam licenshantering kring Microsoft Mer likvärdiga processer och system kring ekonomi och personal Digitalisering av Samhällsbyggnad och Social och omsorg Gemensam driftsmiljö

Frågor, diskussion och beslut

Mätt i procent av total ekonomisk omslutning i min kommun, kostar BAS-IT ungefär? Med BAS-IT menar vi IT-drift, arbetsplatsutrustning, anställda inom IT-drift, infrastruktur.

Om jag får skatta IT-stödet i kommunen på ett enkelt och högst subjektivt sätt, hur modernt, ändamålsenligt och effektivt är IT-stödet på en skala mellan 1-10? I den här frågan avses ENDAST BAS-IT

När det gäller lagar och förordningar, GDPR, NIS-direktivet, eIDAS, LOU - hur väl känner du att vi i vår kommun är förberedda och uppfyller kraven? Är vi redo? (Om du inte känner till förkortningarna/begreppen, googla dem)

Regeringen har ett mål som säger att "Sverige ska vara bäst i världen på att tillvarata digtaliseringens möjligheter" Var upplever du att DIN VERKSAMHET befinner sig på den resan?

Vinster genom samverkan tror vi uppkommer på olika lång sikt och genom medvetna val. Volymfördelar vad gäller både hårdvaruinköp/leasing/funktionsupphandlingar Fördelar vad gäller kompetensförsörjning: Med en ökad samverkan krävs inte en specialist per område och kommun. Specialisten kan jobba och projektleda över en större yta. En effekt är att man blir en mer attraktiv arbetsgivare om medarbetare tillåts fokusera och specialisera sig. Samt trygghet i en större organisation med utvecklingsmöjligheter. Kostnadsfördelar vad gäller arkitektur: I dagsläget jobbar varje kommun individuellt med arkitekturfrågor, och har ofta olika leverantörer, både vad gäller konsulthjälp och hård- och mjukvaror. En genomtänkt och gemensam arkitektur, gör också att vi slipper uppfinna allt i respektive kommun, samt att vi har enkla gränssnitt mellan varandra. Telefoni blir under 2018 ett sådan exempel, där vi på ett enkelt sätt kan samverka och täcka upp för varandra vid behov.