Skypekonferens 2018-04-24 och 2018-05-07 Övergång Möbler 2013 - Möbler 2017 Regionalt inköpsstöd Anna Törnqvist Bolagsjurist Erik Edström Kategoriansvarig Caroline Tottie

Möbler 2017 – ersätter Möbler 2013 Målet är att vidareutveckla från det tidigare populära avtalet Nyheter Stort fokus på miljö och hållbarhet. Miljökrav i tre nivåer, gröna avrop (grön lista) och giftfri förskola Ökad användarvänlighet, mer överskådligt sortiment Kravställt och konkurrensutsatt nettosortiment (typfall) som ska motsvara 80% av ert behov. Funktionsavrop (fokus på tjänst och funktion istället för produkter) Fler och tydligare avtalsområden Tidplan Annons 18 december, anbudstiden förlängdes 3 ggr, sista anbudsdag 3 april Utvärdering pågår, vi beräknar skicka tilldelningsbeslut i juni. Intresset för upphandlingen har varit stort och många frågor har inkommit

Vårt erbjudande Inför en eventuell överprövningsprocess vill SKI stödja er i en så sömlös övergång som möjligt för att slippa hantera en avtalslös situation. Vi erbjuder stöd i form av kundsupport regionalt inköpsstöd speciellt framtagen vägledning som kompletterar den befintliga samt mall för kontrakt utökat avropsstöd för de myndigheter som behöver

Kompletterande vägledning inför avrop genom förnyad konkurrensutsättning Vägledningens syfte Stödja så kunds behov av möbler under ramavtalets sista tid, kan ske på ett sätt som innebär en sömlös övergång till kommande ramavtal utan att kund därigenom handlar i strid med upphandlingslagstiftningen. Våra rekommendationer   Kontrakt måste tilldelas senast 24 augusti -planera avropet i tid (kravställning, annonsering, utvärdering, tilldelning) Omfatta behov som kund förbinder sig att köpa – övervägande del Teckna kontrakt, övervägande del minst 60% i volym ekonomiskt värde Omfatta behov som kund inte förbinder sig att köpa – optionsdel Option i kontrakt (för kompl leveranser), mindre option max 40% i volym ekonomiskt värde Genomförs avrop korrekt finns inget hinder mot att leveranser sker efter att ramavtalet har löpt ut

Rekommendationer till avrop genom FKU Omfatta behov som kund förbinder sig att köpa – övervägande del Beskriv organisationen och vilka mål/strategier som omfattas av behovet Varor och tjänster ska finnas i kravspecifikationen och omfattas av utvärderingen Visa behovet i kravställda typfallsprodukter Leveransperioden bör preciseras inom max 1år – adresser, delleveranser etc Så detaljerat som möjligt Omfatta behov som kund inte förbinder sig att köpa – mindre del/option Ytterligare behov i ekonomiska volymer per typfallsprodukt Öppnar upp för att kunna köpa ytterligare varor och tjänster av samma typfallsprodukter till samma priser Leveransperioden bör preciseras – rekommendation max 1år Om optionen bli för stor i relation till den övervägande delen rekommenderar SKI att man gör ett separat avrop för de viktigaste behoven

SKI erbjuder support och utökat avropsstöd Kundsupport Måndag - torsdag kl. 09:00 - 16:00, fredag kl. 09:00 - 15:00 Telefonnummer: 08 525 029 96  E-post: ski-kundsupport@sklkommentus.se Regionalt inköpsstöd blir inkopplat vid behov Utökat avropsstöd som komplement Valfritt att nyttja Kundanpassat behov Utsedd resurs kontaktar er

Ansvarsfördelning SKI/kund vid utökat avropsstöd Utökat avropsstöd i form av centralt placerad resurs i Stockholm – distans med kund Vi erbjuder t ex: Kvalitetsgranska era egna underlag innan eget avrop Genomföra avrop - dialog med er för att fånga behovet Sammanställa varukorg av produkter och tjänster Ta fram ett förfrågningsunderlag inkl utvärderingsmodell Annonsera och hantera frågor och svar (om önskemål om detta finns) Tar fram underlag för utvärdering, tilldelning och kontrakt Bistå med prövning och utvärdering inför tilldelning Ni ansvarar för (vid utförande av avrop): Ta fram tidsplan och intern kontaktperson Att kravställning och behovsfångst sker internt Alla beslut, godkännande av underlag och undertecknande av tilldelningsbeslut och kontrakt Ev överprövningsprocess Dokumentarkivering och avtalsförvaltning av kontrakt

Frågor? Caroline Tottie Kategori- och avtalsansvarig Direkt: 08-709 59 76 E-post: caroline.tottie@sklkommentus.se Anna Törnqvist Regionalt inköpsstöd Direkt: 040- 661 62 10 E-post: anna.tornqvist@sklkommentus.se Erik Edström Bolagsjurist Direkt: 08-709 55 26 E-post: erik.edstrom@sklkommentus.se Kundsupport 08-525 029 96 ski-kundsupport@sklkommentus.se