Information och dialog: Samverkan vid in- och utskrivning från sluten Hälso- och sjukvård i Skaraborg Implementeringsgruppen Skaraborg 180209

Lars Gotthardsson Områdeschef Närhälsan Välkomna! Lars Gotthardsson Områdeschef Närhälsan

Stödstrukturer för implementeringsarbetet Jeanette Andersson Utvecklingsledare Skaraborgs kommunalförbund Karin Utbo Vårdscentralschef Närhälsan

Dagens schema 09.15 Bakgrunden 09. 35 Nuläget 10.00 Fika Lag (2017:612) Nyhetsbreven och vårdgivarwebben Besluten rörande nuvarande rutiner 09. 35 Nuläget Informationsutskick nr 2 från Implementeringsgruppen Vad kan vi jobba med nu? Vilka knäckfrågor har vi? Menti 10.00 Fika

Dagens schema 10.20 Hur har arbetet påbörjats? Exempel från verksamheterna. Exempel från Skaraborgs kommuner Exempel från Primärvården Skaraborg Exempel från SkaS 11.05 Vad händer framöver? IT- stödet SAMSA och implementeringsarbetet Stödstrukturer för implementering 11.35 Tid för frågor och dialog 11.50 Summering och avslut

Organisationskarta Implementering - Vårdsamverkan SITIV Per-Olof Hermansson VG Implementeringsgrupp Jeanette Andersson och Karin Utbo Strategisk Beredningsgrupp Malin Swärd och Dirk Vleugels SVPL styrgrupp Malin Swärd och Margareta Liljegren SAMSA Krister Bergqvist, Adam Krantz SVPL Malin Swärd, Adam Krantz och Gunilla Hård, Margareta Liljegren, Krister Berggren, Pia Johansson, Eva Wallin Skaraborg Strategiska beredningsgruppens uppdrag är att skriva en överenskommelse för psykiatrin (antal betaldagar) samt utarbeta en långsiktig ekonomisk modell för regionen. De ansvarar också för att göra en uppföljningsplan och utforma uppföljningskriterier och ha ett ansvar för kunskapsöverföring. SAMSA-förvaltningens uppdrag är att anpassa en regional rutin och tillämpning enligt överenskommelsen och riktlinjen. De ansvarar också för utbildning i detta. Systemet kommer att byggas efter riktlinjen, inte tvärtom, vilket är positivt Implementeringsgruppens uppdrag är att ta fram en länsgemensam implementerings-, aktivitets- och kommunikationsplan. De ska ansvara för att genomföra länsgemensamma aktiviteter samt ansvara för samverkan och dialog delregionalt. Implementeringsgrupp i Skaraborg för samverkan vid in- och utskrivning från sluten Hälso- och sjukvård. Styrgruppen beslöt att omformulerar uppdagat samt att se över sammanställningen av en implementeringsgrupp i Skaraborg. Uppdraget ska gälla under hela 2018. Vårdplaneringsgrupp Skaraborg Arbetsgrupp/ Implementeringsgrupp AU Sven-Ove Andersson, Lars Gotthardsson, Eva Sundström Kommuner Rehab Privata och offentliga Vårdcentraler Privata och offentliga SkaS Lokalt

Medverkande implementeringsgrupp Skaraborg AU: Sven-Ove Andersson, Lars Gotthardsson, Ewa Sundström Ordförande Lars Gotthardsson Sammankallande: Jeanette Andersson Skaraborgs Kommunalförbund SVPL medlemmar: Adam Krantz Kommun Krister Bergkvist SkaS Pia Johansson Närhälsan Barn och Unga: Bengt Höglander Tidaholm Psykiatri, missbruk och funktionsnedsättning Robert Eklund Vara kommun samt MAS Äldre Ann-Sofi Eklund Karlsson Töreboda Närhälsan Karin Utbo Dirk Vleugels Privat VåC Tina Hogbäck SkaS Jane Johansson Margareta Liljegren Närhälsan rehab Kim Ström Privata rehab Vakant Habilitering & Hälsa

Mentimeter

Bakgrunden Lag, Nyhetsbrev, Processen och Fattade beslut

Adam Krantz, Förvaltare SAMSA Skaraborgs Kommuner Lag (2017:612) om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Adam Krantz, Förvaltare SAMSA Skaraborgs Kommuner Nationellt Regionalt VG Skaraborg

Lag (2017:612) Syftet med lagen Främja en god vård och socialtjänst för patienter med behov av insatser efter utskrivning Främja att patienten så snart som möjligt skall kunna lämna den slutna vården efter utskrivningsklar Lagens huvudpunkter (till skillnad från nuvarande hantering) Inskrivningsmeddelande – utskrivningsdatum Fast vårdkontakt – Utses vid inskrivning Planering inför utskrivning – Startar direkt vid inskrivning SIP Inskrivningsmeddelande – Förväntat utskrivningsdatum är ett skall i samband med inskrivning. I stort sett den enda skillnaden här Fast vårdkontakt – Så fort en primärvårdsinrättning får meddelande om att en patient är inskriven så är det EC på inrättningen som är ansvarig för att utse en fast vårdkontakt. Detta för att starkare tydliggöra primärvårdens ansvar och deltagande i processen. Planering inför utskrivning – Planeringen skall påbörjas inom alla enheter så fort meddelande om inskrivning kommer. Gäller både PV och kommun SIP - Om patienten efter utskrivningen behöver insatser från både landsting och kommun i form av hälso- och sjukvård eller socialtjänst, ska en samordnad individuell planering genomföras av representanter för de enheter som ansvarar för insatserna. Om behov av hälso- och sjukvård inom kommun så skall primärvården delta.

Nyhetsbreven och Vårdgivarwebben Pia Johansson, Förvaltare SAMSA Närhälsan Nationellt Regionalt VG Skaraborg

Länkar Vårdgivarwebben - Samverkan vid in- och utskrivning från sluten hälso- och sjukvård SAMSA – http://www.vastkom.se/samsa SIP – http://www.vastkom.se/sip

Beslut rörande nuvarande rutiner och överenskommelser Dirk Vleugels Närhälsan och Malin Swärd Skövde Kommun Nationellt Regionalt VG Skaraborg

Nuläget Informationsutskick, Att jobba med nu och knäckfrågor

Informationsutskick nr 2 från Implementeringsgruppen Adam Krantz, Förvaltare SAMSA Skaraborgs Kommuner Nationellt Regionalt VG Skaraborg

Informationsutskick nr 2 Skickades 17/1 Förlängd tidsfrist för införande 1/1 – 24/9 är uppstart/implementeringsperiod Visa varandra respekt och ödmjukhet Arbeta inte fram alternativ användning av SAMSA på egen hand I första hand skall vi fokusera på vad vi kan göra inom vår egen verksamhet därefter kan vi hitta våra sätt i samverkan Vi uppmanar samverkan mellan parterna enligt den nya processen redan i dag men det måste ske på individbasis (vi behöver vara överens om att vi gör enligt det nya på varje individ) Utskicket ämnar även att konkretisera vad som kan påbörjas redan nu! Nationellt Regionalt VG Skaraborg

Jane Johansson, Biträdande Sjukhusdirektör Skaraborgs Sjukhus Vad kan vi jobba med nu? Adam Krantz, Förvaltare SAMSA Skaraborgs kommuner Rita Ponerup, Områdeschef Närhälsan Jane Johansson, Biträdande Sjukhusdirektör Skaraborgs Sjukhus

Vad kan vi jobba med nu? Kommunerna Se över förfarandet kring Vårdbegäran – starta förbättringsarbete Se över förfarandet kring planering inför hemgång Se över handhavandet av utskrivningsklara patienter Medverka vid och upprätta SIP Se över förfarandet kring Vårdbegäran – Skriva utförligare vårdbegäran (mer rörande insatser mm och se till att nuvarande hantering är optimerad), Alla professioner bör fylla på existerande vårdbegäran, Upprätta vårdbegäran för SoL/HSL Se över förfarandet kring planering inför hemgång – Hur kan verksamheten hantera den betydligt tidigare planeringen som kommer ske med nuvarande IT-stöd? Tidigare dialog mellan professionerna inom egen verksamhet? Planera inför hemgång redan innan kallelse kommit? Dialog med PV tidigare? Kan förplanering göras så att man kan ha en SIP i hemmet istället? Se över handhavandet av utskrivningsklara patienter – Om man inte redan idag bokar eller planerar hem patienter samma dag som utskrivningsklar kommer så bör man se över verksamheten för att kunna möta detta innan 24/9 Medverka vid och upprätta SIP – SIP kan ske på sjukhuset om alla är införstådda i det men vi skall vara med på SIP när vi kallas.

Vad kan vi jobba med nu? Primärvården Upprätta/komplettera vårdbegäran Utse fast vårdkontakt Se över förfarandet kring planering för hemgång Kalla till SIP där det är lämpligt Medverka vid vårdplanering på sjukhuset Medverka vid och upprätta/uppdatera SIP

Vad kan vi jobba med nu? Sjukhus Fördelning av information i planeringen inför hemgång Utskrivningsprocessen Egen utskrivningsplanering Information som ska medfölja vid hemgång

Större frågeställningar som bör bearbetas (knäckfrågor) Menti Jeanette Andersson, Skaraborgs Kommunalförbund

Information och dialog: Samverkan vid in- och utskrivning från sluten Hälso- och sjukvård i Skaraborg Fikapaus, åter kl 10.20

Hur har arbetet påbörjats? Exempel från verksamheterna

Exempel från Skaraborgs Kommuner Annmarie Axelsson Jonsson, Områdeschef Lidköpings kommun Kerstin Bjälkefur, Sjuksköterska Malin Nilsson

Exempel från Primärvården Skaraborg Angelica Engman, Vårdcentralchef Hentorps Vårdcentral Skövde

Exempel från Skaraborgs Sjukhus Krister Bergkvist, Förvaltare SAMSA Skaraborgs Sjukhus Margareta Liljegren, Enhetschef VPL-teamet Skaraborgs Sjukhus Jane Johansson, Biträdande Sjukhusdirektör Skaraborgs Sjukhus

Exempel från Skaraborgs Sjukhus Arbetsgrupp och pilotavdelningar Förändringar i textjournal Informationsspridning Checklista för läkare vid avdelningsarbete Funktionsbeskrivning utskrivningskoordinator Ökad digitalisering

Arbetsgrupp och Pilotavdelningar Pilotavdelningar Kartlagt och optimerat dagens utskrivningsprocess Arbetsgrupp Kartlagt och beskrivit framtida process Sammanslagning av processkartor Beskrivning av framtida ”Börprocess”?

Förändringar i textjournal Sökord Planerad utskrivningsdag i alla inläggningsmallar för läkare Ny mall: Utskrivningsplanering Nästa steg: Vårdprognosticering Ja/Nej

Informationsspridning APT-information för chefer Slutenvård Läkare Öppenvård Informationssida intranätet Fokus All information samlad Frågor och svarfunktion

Checklista avdelningsarbete Beskrivning av åtgärder och dokumentation vid Inläggning Planering Utskrivningsklar Hemgång Möjliggör primärkälla för information Sjuksköterska kan överföra via SAMSA All personal drar mot samma mål Patienten är införstådd

Funktionsbeskr. Utskrivningskoord. Beskrivning av åtgärder och dokumentation i SAMSA vid Inskrivning Planering Utskrivningsklar Hemgång Ansvar att informationspaketet är komplett Första linjens ”vårdplaneringsexpert” Första linjens distansmötesstöd

Ökad digitalisering Mötesrum Utrustning för videomöten Större skärm – så patient, närstående och personal får plats Bättre ljud – så alla hör och kan höras Förutsättning för ”mixmöten” Regionalt A/V-projekt drivs av VGR IT Paketlösningar med leasingavtal

Exempel från SkaS – Frågor?

Vad händer framöver? IT Stödet SAMSA & Implementeringsarbetet

IT- stödet SAMSA och implementeringsarbetet Adam Krantz, Förvaltare SAMSA Skaraborgs Kommuner Krister Bergkvist, Förvaltare SAMSA Skaraborgs Sjukhus Pia Johansson, Förvaltare SAMSA Närhälsan Skaraborg

SAMSA Stödstruktur för Skaraborg Tre representanter utvalda av respektive part. Krister Bergkvist, SkaS Pia Johansson, Närhälsan Adam Krantz, Kommunerna Förvaltare Superkontaktombud Kontaktombud Användare Idag 40st utsedda verksamhetsrepresentanter. 26st ifrån kommunerna, 4st från PV och 10st från SkaS Justeras till 60st utsedda verksamhetsrepresentanter 30st ifrån kommunerna, 15st ifrån PV och 15st ifrån SkaS Upp till varje enskild verksamhet hur många man vill ha. Förvaltarna skall bära verksamheternas perspektiv och åsikter in till SAMSA Arbetsgrupp som ansvarar för IT-Stödet och rutinen för tillämpningen av processen Superkontaktombuden är verksamhetsrepresentanter som är huvudansvariga för IT-Stödet inom deras egna verksamheter. De ska vara väl införstådda och pålästa på rutin, tillämpning och handhavande av systemet. De agerar även informationskanal mellan Förvaltarna och verksamheterna genom maillistor för löpande drift och frågor samt via möten 2ggr/år. Superkontaktombuden rapporterar fel/frågeställningar som de själva inte kan svara på till förvaltarna. De är även utbildningsansvariga för verksamheterna. Kontaktombuden är användarnas närmaste kontakt. Kontaktombuden skall kunna svara på enklare frågor och upptäcka fel som behöver rapporteras vidare till Superkontaktombuden. Användarantalet har ökat en hel del under åren och vi förutspår att trycket på superkontaktombud och kontaktombud ökar nu när mer krav läggs på fler professioner i processen. Superkontaktombuden justeras ifrån 26, 4, 10 (tot 40) till 30, 15, 15 (tot 60) Nationellt Regionalt VG Skaraborg XXXXst i Västra Götaland idag och ökar

Tidslinje Beslut om betalningsansvar. Komplettering av överenskommelse. Utbildning för superkontakt-ombud Måste ske innan VGR ITs semester-period Superkontaktombud utbildar användare i både rutin och IT-stöd Kväll 24/9: Installation och sluttest. 25/9: Full drift OBS. Kort tid Utvecklingstid

Inriktning för IT-stödet SAMSA Förslaget till anpassning av IT-tjänsten SAMSA bygger på att Så långt det går stötta ny rutin för in- och utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Bibehålla SAMSAs grundstruktur För att vi ska hinna med För att användarna ska känna igen sig För att minska på den utbildningsinsats som krävs Inga uppdateringar/förändringar av IT-stödet kommer ske innan leveranspaket 3 2018-09-24 Leveranspaket 3 benämns SAMSA2 under utvecklingsfas

Inskrivningsmeddelande Som nuvarande Inskrivningsmeddelande, men innehåller även Planerat utskrivningsdatum samt fast text som uppmanar till att utse/kontrollera Fast vårdkontakt. Innehåller INTE inskrivningsorsak. Skapas av Sjukhus Vårdbegäran In

Planerat Utskrivningsklar visas tydligt * Eventuellt blir Checklistan en flik i detaljvyn till höger, i stället för ett meddelande.

Nytt planerat utskrivnings(klar)datum Om sjukhuset behöver ändra planerat utskrivnings(klar)datum, görs detta genom att klicka på rutan En meddelandesida med datumruta öppnas och vi kan välja nytt datum, tidigare eller senare. SparaSänd knapp, som ger en notifiering till alla parter i ärendet. OBS! Denna ruta i procesståget försvinner när Meddelande om Utskrivningsklar skickats.

Registrera Fast vårdkontakt Registreras i Patient admin som patientknuten kontakt

Planering (1) Nytt meddelande som är en kombination av dagens Kallelse och Samordnad plan Skapas av Sjukhus OM Inskrivningsmedelande finns i ärendet Annars kan alla skapa meddelandet Meddelandet kräver Samtycke. Planering Kan starta ett ärende Kan skapas innan eller efter Inskrivning Innehåller Inskrivningsorsak (obligatorisk om efter inskrivning) Om Vårdbegäran finns ärvs Inskriven i hemsjukvården Aktivitet och funktion (ej datumet) Hälsotillstånd Munhälsa (om den kommer med) Vårdbegäran In Planering

Planering (2) Planerings meddelandet är uppdelat i 3 flikar Svår yrsel 2018-09-23 Ärvs från Inskrivningsmeddelandet

Meddelande om utskrivningsklar Nytt namn men samma meddelande som dagens utskrivningsmeddelande. Inget datum ingår, patienten rubriceras som utskrivningsklar, när meddelandet skickas. Skapas/skickas från sjukhus. Om det inte redan är registrerat i Planeringen så måste vi här markera om Samordnad individuell planering(SIP) ska göras eller ej. Ärvs från Planering Vårdbegäran In Planering Utskr klar Rutan i process-tåget får en RÖD ram för att uppmärksamma att denna patient är utskrivningsklar. 2018-09-12 Utskrivningsklar

Ej färdigutredd Checklista Helt nytt meddelande. Sjukhuset skapar meddelandet, men alla fyller sedan i sina delar. Ev. blir detta en flik i detaljvyn till höger i stället. Vårdbegäran In Planering Utskr klar KallaSIP Checklista Ej färdigutredd

Kallelse till Samordnad individuell planering Vi använder SAMSAs mötesflik. Nya fält Sammankallande - fritextfält Syfte med mötet - fritextfält Frågor att tas upp på mötet - fritextfält Vårdbegäran In Planering Utskr klar Kalla SIP Mötes-flik finns dels ihop med Ärendet (under planeringsfasen), dels med SIP. För SIP anges om det är kallelse till SIP eller Uppföljning.

(1) Samordnad individuell plan (SIP) Hanteras separat. Skapas genom att klicka på SIP i huvudmenyn. Finns tidigare SIP öppnas den senaste versionen i läsvy. Klicka på Redigera och ny version skapas. Jämför Förberedd Vårdbegäran. Fält i enlighet med nuvarande Västra Götalands mall för SIP.

Motsvarande innehåll, men annan layout

Övriga förändringar vi har som målsättning att få med Möjlighet att skriva längre texter i fritextfält Elvis integrationen säkerställs (men i grunden oförändrad) Visning av gamla SAMSA ärenden, inkl. Kallelse och Samordnad plan Förhoppningsvis även Några nya fält/förbättringar i Meddelande till vård och omsorg Öppenvårdsärende parallellt med slutenvårdsärenden Slutenvårdsärende: Inskrivningsmeddelande finns. NPÖ koppling Koppling till 1177, patienten ska kunna läsa sin SIP

Stödstrukturer i Skaraborg för implementering Implementeringsplan i flera steg Kommunikationsplan (ex.Information, broshyrer och hemsidor) Aktiviteter (ex utbildningsplan, fler informations dialogdagar osv) Påbörjat en planering för lokala implementeringsgrupper inom våra tre närvårdsområden (söder, norr och väster) Implementeringsplan: Vi tänker att den ska vara uppdelad i flera steg infomtationsutskick är ett första steg….. Kommunikationsplan – information, broschyrer (vi får stöd i den regionala kommunikationsplanen) Aktiviteter: Utbildning, fler dialogdagar? Workshop framöver? Ev

Frågor och dialog Implementeringsgruppen svarar på frågor som inkommit via MENTI Jane, Rita och Robert Adam Krister och Pia

Summering och avslut Jane Johansson, Rita Ponerup och Robert Eklund Fortsatt lycka till i arbetet! Kom ihåg! Var ödmjuk mot din vårdgranne