Region Jämtland Härjedalen - Miljöledning Åsa Paletun, Miljöstrateg 2018-09-18

Region Jämtland Härjedalen Omfattar Jämtlands län (8 kommuner) (som omfattar huvuddelen av landskapen Jämtland och Härjedalen samt delar av Ångermanland och Hälsingland. Även några mindre områden i Dalarna och Lappland ingår i länet.) Yta: 49 341 km² (motsvarande 12% av Sveriges yta) (större än t.ex. Danmark, Nederländerna & Belgien) Ca 40 mil från norr till söder & ca 25 mil öst-väst. Fast befolkning: 129 649 (ca 1,5% av Sveriges befolkning) Antal anställda: ca 4000 1 sjukhus (Östersunds sjukhus), 15 folktandvårdskliniker, 1 specialisttandvårdsklinik, 22 regiondrivna hälsocentraler, 2 ungdomsmottagningar, Regional utveckling inklusive 2 folkhögskolor, länskulturverksamhet, energikontoret m.m.

Östersunds sjukhus är beläget i de centrala delarna av Östersund med utsikt över Storsjön och fjällen. Sjukhuset är det enda i Jämtlands län och ombesörjer en yta som är större än hela Danmark. Inom upptagningsområdet finns det bara cirka 128 000 invånare, men fjällturismen kan periodvis fördubbla siffran. Sjukvårdssamverkan med Norge i gränsområdena. ( Till S:t Olavs Universitetssjukhus i Trondheim är det 26 mil från Östersund, 10 mil från Storlien. Till NUS (Norrlands universitetssjukhus i Umeå) är det 38 mil från Östersund, 53 mil från Storlien.) Antalet vårdplatser är 416. Klassat som miljöfarlig verksamhet – krav på egenkontroll Östersunds sjukhus

Hur det började.. Landstingsfullmäktige beslutade i april 1998 att godkänna årsredovisningen för 1997 där 1997 års miljöbokslut ingick. I Miljöbokslutet stod att en av prioriteringarna för 1998 är att:   ”Vi ska ha ett miljöledningssystem uppbyggt enligt intentionerna i EMAS och ISO 14001. Miljöledningssystem med handlingsplaner ska finnas inom alla verksamheter inom landstinget. Detta arbete ska påbörjas under 1998 och vara slutfört till år 2000” I Landstingsplaner från 2001 och framåt (t.o.m. certifieringsåret) finns en uppföljningspunkt med att verksamheterna årligen i respektive förvaltnings verksamhetsberättelse ska redovisa ”Hur förvaltningen arbetat med att införa EMAS”

Resan fram till certifiering Utbildning nyckelpersoner Utbildning alla medarbetare Besök på alla arbetsplatser (gick igenom källsortering, rutiner, kemikalier mm) Grundliga Miljöutredningar Uppbyggnad av ”Miljöhandboken” Riskanalyser Miljöaspektsförteckningar Lagförteckning Miljömål kopplade till betydande miljöaspekter Internrevisioner Granskning av miljöledningssystemets dokumentation, riskanalyser och miljöutredningar av externa miljörevisorer. 2004 Certifieringsrevision med efterrevision 2004 = Certifierade enligt ISO 14001 (första region/county council i europa) => Granskning Miljöredovisning => EMAS-registrerade 2005 2012 = Integrerat ledningssystem med Kvalitet, Arbetsmiljö, Informationssäkerhet och Miljö samt integrerade internrevisioner. Dock bara fortsatt certifierade på Miljö än så länge. 1998 2003

SS-EN ISO 14001:2015 Do = Gör, Göra, Genomföra, Utföra Check = Kontrollera, Utvärdera, Följa upp, Studera Plan = Planera Act = Agera, Standardisera Lär, Förbättra A P D C Innehåll Förord Orientering 0.1 Bakgrund 0.2 Syftet med ett miljöledningssystem 0.3 Framgångsfaktorer 0.4 Planera-Genomföra-Följa upp-Förbättra (PDCA) 0.5 Innehåll i denna standard 1 Omfattning 2 Normativa hänvisningar 3 Termer och definitioner 3.1 Termer som hänför sig till organisation och ledarskap 3.2 Termer som hänför sig till planering 3.3 Termer som hänför sig till stöd och verksamhet 3.4 Termer som hänför sig till utvärdering av prestanda och förbättring

Miljöcertifiering Definitioner (enligt ISO 14001:2015): miljöledningssystem del av ledningssystem som används för att hantera miljöaspekter, uppfylla bindande krav och hantera risker och möjligheter miljö omgivningar där en organisation verkar, som innefattar luft, vatten, mark, naturresurser, flora, fauna och människor och samverkan mellan dessa. Omgivningar kan sträcka sig från inom en organisation till det lokala, regionala och globala systemet. miljöaspekt delar av en organisations aktiviteter/verksamhet eller produkter eller tjänster som påverkar eller kan påverka miljön En miljöaspekt kan orsaka miljöpåverkan En betydande miljöaspekt är en miljöaspekt som har eller kan ha en eller flera typer av betydande miljöpåverkan. ISO är internationella standarder som framarbetats som ”Best-practise”. Regionen är bara certifierade enligt miljöledningsstandarden samt EMAS-registrerade – det innebär att vi får externa revisioner av ackrediterade miljörevisorer årligen och får bara behålla vårt certifikat om vi uppfyller kraven. EMAS är en EU-förordning som också handlar om miljöledning – den bygger på ISO 14001, men har några tillägg om t.ex. miljöuppföljning/redovisning m.m. Om er verksamhet ska ingå i denna typ av externa miljörevisioner kommer Miljöstrateg Åsa Paletun att kontakta er och kan informera mer om det. Hela organisationen ska gås igenom inom en 3-årsperiod, så ni kommer sannolikt att få ett besök ungefär vart 3:e år.

SS-EN ISO 14001:2015 Byggstenarna – Kap 4-10 10 Förbättringar 10.1 Allmänt 10.2 Avvikelse och korrigerande åtgärd 10.3 Ständig förbättring 8 Verksamhet 8.1 Planering och styrning av verksamheten 8.2 Beredskap och agerande vid nödlägen 9 Utvärdering av prestanda 9.1 Övervakning, mätning, analys och utvärdering 9.2 Intern revision 9.3 Ledningens genomgång 6 Planering 6.1 Åtgärder för att hantera risker och möjligheter 6.1.1 Allmänt 6.1.2 Miljöaspekter 6.1.3 Bindande krav 6.1.4 Planering av åtgärder 6.2 Miljömål och planering för att uppnå dem 7 Stöd 7.1 Resurser 7.2 Kompetens 7.3 Medvetenhet 7.4 Kommunikation 7.5 Dokumenterad information 4 Organisationens förutsättningar 4.1 Att förstå organisationen och dess förutsättningar 4.2 Att förstå intressenters behov och förväntningar 4.3 Att bestämma miljöledningssystemets omfattning 4.4 Miljöledningssystem 5 Ledarskap 5.1 Ledarskap och åtagande 5.2 Miljöpolicy 5.3 Roller, ansvar och befogenheter inom organisationen Byggstenarna – Kap 4-10

Ledningssystem Ledningssystem = Ett system för att leda och styra en verksamhet som ger direktiv och riktlinjer för hur man bland annat ska arbeta med ständiga förbättringar, riskanalyser och förebyggande arbete på de områden som ledningssystemet omfattar som ger ledningen underlag för relevanta beslut om förbättringar

Krav 6.2.1 om Miljömål enligt ISO 140001:2015 Organisationen ska upprätta miljömål för relevanta funktioner och nivåer, med hänsyn tagen till organisationens betydande miljöaspekter och tillhörande bindande krav, under beaktande av dess risker och möjligheter. Miljömålen ska: a) stå i överensstämmelse med miljöpolicyn; b) vara mätbara* (om det är praktiskt möjligt); c) övervakas; d) kommuniceras; e) uppdateras efter behov. Organisationen ska upprätthålla dokumenterad information om miljömålen. * ”Mätbar” anger att det är möjligt att använda kvantitativa eller kvalitativa metoder enligt en viss skala för att fastställa huruvida ett miljömål uppnåtts. Så här säger Miljöledningsstandarden ISO 14001 om Miljömål – vilket alltså är ett krav utifrån vår certifiering Miljöaspekter är alltså verksamheter, aktiviteter och åtgärder som kan ha en miljöpåverkan. Vi har gjort en rejäl revidering av upplägget med miljöaspektsförteckningar. Nu finns utkast till miljöaspektsförteckningar för varje område inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, en för regionala utvecklingsförvaltningen och en för regionstaben. Ni kommer inom kort att få dem på remiss i Centuri.

Miljömål för Jämtlands län Klimatstrategi Jämtlands län Externa revisioner ISO 14001 & EMAS Granskar Finns ett systematiskt förbättringsarbete planerat för de betydande miljöaspekterna Finns ”den röda tråden” från övergripande nivå, hela vägen ner till verksamhetsnivå Miljöpolicy Långsiktig utvecklingsplan, område miljö (9 prioriterade områden, 34 politiskt prioriterade mål, 40 prioriterade aktiviteter) Miljömål och framgångsfaktorer Vad har vi då för miljömål i organisationen – styrmodellen känner ni igen. Regionfullmäktige har i LUP miljö beslutat om 34 prioriterade mål med tillhörande aktiviteter som man kategoriserat i 9 områden. I Regionplan och styrelsens och nämndernas verksamhetsplaner finns miljömål och framgångsfaktorer – och sen har vi då Övergripande handlingsplan Miljö. När vi får externa revisioner – som granskar oss utifrån miljöledningsstandarderna, så tittar de bland annat på vår målstruktur. Har vi ett systematiskt förbättringsarbete utifrån våra betydande miljöaspekter – går det att se det i våra planer ? Vid revisionsbesöken på enheter och på områdesnivå tittar de på aktuell verksamhetsplan och ser om det går att hitta en röd tråd från övergripande mål ner på enhetsnivå. Övergripande handlingsplan miljö Mål/aktiviteter avseende miljö

Exempel upplägg miljöaspektsförteckningarna Så här ser den första sidan ut på de kommande miljöaspektsförteckningarna (här är exemplet från Regionstabens förteckning)

- Och så här är varje miljöaspekt sammanfattad - med beskrivning och en värdering om aspekten är betydande eller inte.

Miljösidorna på Interna hemsidan Klicka på ”Stöd, service och samverkan” Hur man hittar miljörutiner m.m. via Insidan

Miljösidorna på Insidan Klicka sedan på ”Miljö” i den grå vänstermenyn - För att få fram undermenyn med regler, rutiner m.m. Hur man hittar miljörutiner m.m. via Insidan

Vilka regler och miljörutiner gäller min verksamhet ?

Löpande arbetet På alla enheter ska det finnas minst ett miljöombud Grundutbildning för miljöombud vartannat år, temautbildningar varje år. Miljö ingår i chefsutvecklingsprogrammet, ny-som-chef-utbildningen samt chefsaspirantutbildningen (och såklart i introduktion av nyanställda). Regler, rutiner, lathundar & Miljöaspektsförteckningar uppdateras/revideras minst en gång per år Efter varje kalenderår upprättas ett Miljöbokslut enligt EMAS som även inkluderar uppföljning av egenkontrollen. Miljöbokslutet redovisas för styrelsen.  En gång per år skickas en lagefterlevnadsenkät ut till alla enhetschefer som sammanställs i en rapport som kommuniceras med områdescheferna innan det redovisas vid ledningens genomgång. Ledningens genomgång sker per förvaltning samt för högsta ledningen 2 ggr/år Integrerade internrevisioner av egna internrevisorer med mål, syfte etc – hela verksamheten revideras inom en 3-årsperiod. Certifierade miljörevisorer från ackrediterat företag genomför externa revisioner årligen.

Nyttan med certifierat miljöledningssystem Standarder = Best-practise Bra egenkontroll tillsammans med krav på ständiga förbättringar Miljöarbetet liksom utbildning, dokumentation mm blir ett ”ska” och inte lika valbart Bättre koll på läget inför inspektioner från olika tillsynsmyndigheter Processen fram till certifiering medförde grundlig genomlysning och starkt ökad medvetenhet i organisationen – upprätthålls med miljöaspektsförteckningarna. Lättare att få uppmärksamhet för frågorna genom ledningens genomgång och att ledningen måste fatta beslut utifrån underlaget. Miljömål i alla delar av verksamheten - får inte prioriteras bort. Externa miljörevisorer granskar systemet med andra ögon och kan ge input till förbättringar. Interna och externa revisioner blir även ett lär-tillfälle för verksamheterna och ger stor uppmärksamhet för frågorna. Ger stolthet för politiker och i organisationen att vara certifierad.