Välkomna 2018-09-22

Nytt tidregistrerings- och ersättningssystem för Hemtjänst Paraplysamordnare 2018-09-22

Agendan för dagen Övergripande syfte med tids- och ersättningssytemet Regelverk för ersättning Nya insatser Införandeplan Kaffe, ca kl 09,00 Totalrapportering Phoniro Webbaserad utbildning Support och stöd Avslutning kl 11,00 Kicki – Fikat och vad Sabina ska prat om efter fikat 2018-09-22

Hur uppfattar du det nya tidregistrering- och ersättningssystemet? 2018-09-22

Hur uppfattar du det nya tidregistrering- och ersättningssystemet? 2018-09-22

Varför ett nytt tids- och ersättningssystem? Övergripande syftet är att säkerställa att kunden får de insatser och tider som den är beviljad Timersättning ska användas istället för dagens system som utgår ifrån ett nivåsystem Ersättningen ska spegla de faktiska kostnaderna och ge förutsättningar för en hemtjänst av god kvalitet 2018-09-22

Regelverk ”Tillämpningsanvisningar för Ersättning- och tidsregistreringssystem i hemtjänsten” Nytt regelverk kring insatser och ersättning Finns på www.stockholm.se/tidsregistrering Fr.o.m mitten av december 2018-09-22

Flöde - beslut till ersättning Paraplyet -Biståndshandläggare skickar beställning ParaSol - Beställningen accepteras och aktiveras av utförare. Genomförandeplan upprättas och godkänns. ParaGå -Tidsregistrering och dokumentation ParaSol - Dokumentation från ParaGå Phoniro - Administrativt system där arbetsledare granskar, justerar och godkänner arbetspass som kommer från ParaGå Paraplyet - Biståndshandläggare hanterar tid som överskrider bevakningsgränsen. Räkning till kund och ersättning till utförare. 2018-09-22

Nya insatser i ParaGå Nya insatser: Dubbelbemanning Kollektiva insatser Avböjt besök 2018-09-22

Dubbelbemanning Vid dubbelbemanning ska båda personerna tidsregistrera, KOM och GICK. Den person som är extraresurs/dubbelbemanning registrerar tiden och endast insatsen ”Dubbelbemanning”. Den som är ”grundbemanning” registrerar tid som vanligt och registrerar även de insatser som utförts ex ”Personlig omvårdad”. När man registrerar insatsen ”Dubbelbemanning” genererar det ersättning till utförare men inte räkning till kund då kunden endast betalar för enkelbemanning. 2018-09-22

Kollektiva insatser Vissa insatser kan vara svåra att tidsregistrera, utförs åt flera kunder samtidigt eller av underleverantör. Insatserna tvätt, inköp och ärende kan utföras som ”kollektiva insatser” och ersätts då automatiskt utifrån schablontid. Matdistrubution registreras alltid som kollektiv insats Exempel, Inköp åt fyra kunder utförs samtidigt och delas sen ut. När man lämnar matkassen gör man en tidsregistrering med Kom, insatsen ”kollektiv insats Inköp” samt Gick. 2018-09-22

Avböjda besök Avböjt besök ersätts med planerad tid Med avböjt besök menas besök där den enskilde tackar nej till besök i dörren. Det avböjda besöket registreras på plats hos kunden i telefonen via ParaGå. När man registrerar ett avböjt besök ska man först skriva orsak till det avböjda besöket, den noteringen är till biståndshandläggaren men ses även av arbetsledare. Utöver denna notering ska man självklart alltid skriva en journalanteckning, social dokumentation som går till ParaSol. 2018-09-22

Införandeplan 2018-09-22

Viktiga datum Beslut som går ut under 2013 måste nyprövas innan 31/12. För att besluten ska kunna konverteras måste de ha slutdatum under 2014 4 januari: Körningen för decembers ersättning 6 januari: Driftsättning för det nya systemen, de pågående beställningarna konverteras 1-6 januari: Inga nya beställningar kan skickas i Paraplyet 7 januari: Beställaren får lista på beslut som har konverterats och ska skickas på nytt till utförarna, bör göras skyndsamt 2018-09-22

Viktiga datum 7-24 januari: Beställningar ska skickas till utförarna 20 januari: Beställaren får ”påminnelselista” över ärenden som fortfarande har beslutsstatus förslag och där beställning ännu inte skickats 31 januari: Alla beställningar ska vara accepterade och aktiverade så att tidregistrering kan påbörjas den 1 februari 2018-09-22

Fikapaus Nytt tidregistrerings- och ersättningssystem Utförare Hemtjänst Utbildning del 2 december 2013- april 2014 2018-09-22

Totalrapportering Totalrapporteringen är en manuell tidsregistrering på blankett Blankett för totalrapportering ska finnas hos kunden Personalen ska fylla i KOM och GICK, dubbelbemanning samt tid för avböjda besök Tiden och antal nattbesök sammanställs i slutet av månaden och förs in i Paraplysystemet av chef/administratör Blanketterna ska sparas/arkiveras på enheten minst två år Blanketter och manual finns på www.stockholm.se/tidsregistrering 2018-09-22

För att totalrapportera tid i Paraplysystemet så öppnar man Utförarrapporteringen för den berörda kunden 2018-09-22

Knappen Visa best… gör att man kan se hur mycket tid och antal nattbesök som beställningen innehåller 2018-09-22

Om tid ska registreras så trycker man på knappen Ny… Då öppnas följande fönster: 2018-09-22

Här registrerar man totalt utförd tid per månad, exklusive dubbelbemanning och tiden för avböjda besök. Den registrerade tiden ligger till grund för kundens räkning. 2018-09-22

Här registrerar man totalt utförd tid per månad, inklusive dubbelbemanning och tiden för avböjda besök. Antal nattbesök registreras. Den registrerade tiden+ antal nattbesök genererar ersättning till utförare. 2018-09-22

Tryck på Lägg till så kommer en ny ruta där man kan registrera Anmälningsdatum, frånvaroperiodens Fr.o.m- och T.o.m datum och avsluta med OK Längre ned på bilden kan frånvaro registreras. För att registrera frånvaro ska man trycka på Lägg till… och ange vilket datum som kunden har anmält frånvaron. Sedan fyller man i frånvaroperioden. 2018-09-22

När frånvaroperioden är registrerad räknar Paraplysystemet ut hur många dagar som ersättning ska betalas ut under frånvaroperioden (högst 5 dagar). 2018-09-22

Phoniro Administrativt system/webbgränssnitt mellan ParaGå och Paraplyet Endast verktyg för egen uppföljning av medarbetarnas arbetspass fram till ”skarpt läge” Mer omfattande utbildning i Del 2 Användarmanual kommer senast till jul på www.stockholm.se/tidsregistrering Phoniro är tillgänglig from 6/1 2014 2018-09-22

Phoniro I Phoniro kan behörig administratör/arbetsledare: Kontrollera de registrerade besöken Godkänna arbetspass Justera tid, insatser etc. Skapa nya arbetspass och besök Ta fram rapporter över kundernas besök samt personalens kontinuitet 2018-09-22

Phoniro Phoniro finns som en Paraplyapplikation 2018-09-22

Phoniro På startsidan av Phoniro finns ikoner för de olika huvudfunktionerna 2018-09-22

Phoniro Under Inkorg och Arbetspass kan du granska och godkänna utförda arbetspass och besök Om medarbetaren gjort något fel kan arbetsledare/administratör redigera besök och arbetspass innan det godkänns Om ett besök är justerat ses det av biståndshandläggare och Äldreförvaltning 2018-09-22

Phoniro – Godkänna arbetspass Ett arbetspass godkänns genom att klicka på Godkänn under arbetspasset Godkända arbetspass exporteras då till Paraplysystemet Tiden som har registrerats i arbetspassen blir då underlag för ersättning till utföraren och räkning till kund 2018-09-22

Phoniro - uppföljning Rapport under uppföljning visar: Tidpunkt för Kom och Gick samt besökets längd Personal som utfört besöket Tid/tidpunkt för dubbelbemanning, kollektiva insatser Avböjt besök och frånvaroperiod Antal nattbesök samt tid för dessa Om tiden eller besöket är efterjusterat Antal larminsatser samt längd för dessa Besökets GPS position 2018-09-22

Webbaserad utbildning www.stockholm.se/tidsregistrering 2018-09-22

Aktiviteter inför ”skarpt läge” All personal ska kunna hitta information, trycka Kom och Gick, bocka i rätt insatser samt dokumentera i telefonerna All personal ska göra webbaserade utbildningen del 2 Kunna registrera dubbelbemanning, kollektiva insatser samt avböjda besök Totalrapportera från och med 1 januari tills enheten ska tidsregistrera i telefonerna, ”Skarpt läge” 2018-09-22

Information All dokumentation, manualer och den webbaserade utbildningen finns att hämta på www.stockholm.se/tidsregistrering För support kring lösenord (utöver kontorstid), installation och registrering av ParaGå i telefoner, stadens IT-system samt förlustanmälan av mobil kontakta: Servicecentrum på 020-83 83 00 Vid frågor kring tids- och ersättningssystemet, dess regelverk, införandeplan eller aktiviteter kontakta: Äldreförvaltningen på support.tidreg@stockholm.se eller 08-508 36 209 / 08-508 36 216 / 08-508 36 219 2018-09-22

Tack för er uppmärksamhet 2018-09-22