Uppföljning av tillsynen (blir det något bättre?) Idé Miljösamverkanworkshop 2012 Samverkansgrupp bildas Samverkansstart juni 2013 Uppföljning av tillsynen (blir det något bättre?) Bakgrund Förslaget om samverkansgrupp kom upp på miljösamverkanworkshopen februari 2012 I november 2012 uppdrar miljöchefsträffen MSL:s styrgrupp att ta fram ett samverkansförslag. Samverkan startar i juni 2013 med Botkyrka, Lidingö, Solna, Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddskontor (SRMH). Något senare anslöt Stockholm (miljöskydd och hälsoskydd). 2015-01-16

Syftet är att hitta en enkel modell för att kunna följa upp effekten av kommunernas tillsyn av miljöbalken och kontroll inom livsmedelslagstiftning Syfte Syftet med samverkansgruppen är att ta fram en modell för att kunna följa upp effekten av kommunernas tillsynsinsatser inom ramen för miljöbalks- och livsmedelslagstiftning. Modellen ska vara enkel. ”Tummen upp”-modell diskuterades inledningsvis, vid temaworkshopen.

Samverkansgruppens arbete under 2013-2014 Enkel metod Checklista Testperiod I vintern/våren 2014 Samverkansgruppens arbete under 2013-2014 Önskemålet från styrgruppen var en enkel metod (inte vetenskaplig) för att visa om tillsynen påverkar verksamhetsutövaren i positiv riktning över tid - inom miljöbalken och livsmedelslagstiftningen. Ett första förslag till checklista togs fram. Den är baserad på erfarenhetsbedömning i SRMH:s riskbaserade miljöbalkstaxa, som i sin tur grundar sig på förslag från SKL. Checklistan ska inte ersätta andra checklistor som används vid inspektioner och kontrollbesök, utan komplettera. Frågorna i checklistan ska sammanfatta verksamhetens egenkontroll och visa en samlad bedömning. Checklistan testades vintern och våren 2014 av sju kommuner/organisationer: Botkyrka, Järfälla, Lidingö, Norrtälje, Sigtuna, SRMH, Österåker. Ca 400 checklistor (300 livs, 100 MB) testades. Testperiodens syfte var att undersöka checklistans användbarhet; frågeformuleringarna och poängberäkningarna.

Naturvårdsverket och Livsmedelsverket på workshop Reviderad checklista Testperiod II juni 2014 – 2016 Naturvårdsverket och Livsmedelsverket på workshop Slutrapport hösten/vintern 2016 Samverkansgruppens arbete under 2013-2014 forts Efter synpunkter från testkommunerna reviderade samverkansgruppen checklistan juni 2014. Vi ändrade gradskalan så att det blev större spridning, med en femgradig skala. Det blev svårare att få full poäng. Checklistan är nu färdigtestad. Den finns på MSL:s webb. Fram till hösten 2016 ska nu metoden testas, dvs. kan den här metoden visa om tillsynen gör verksamheter bättre? I denna testperiod ingår även arbete med hur data ska sparas, tas fram och följas upp. Stockholm började använda den reviderade checklistan i augusti 2014, framförallt på hälsoskydd. Flera andra kommuner har också tagit beslut om att fortsätta med checklistan för att vara med och utvärdera metoden, bl.a. Lidingö, SRMH, Botkyrka och Norrtälje. Den 7 oktober hölls en Workshop med Naturvårdsverket och Livsmedelsverket för att få input från centralt håll. De var mycket intresserade av projektet och ville stötta arbetet. Tillsynsnytt har haft en artikel om metoden i december 2014. På miljöchefsträffen i november 2014 bestämdes att metoden ska fortsätta testas och att slutrapport för projektet ska levereras hösten/vintern 2016.

Så här ser checklistan ut Checklistan är ett verktyg för att underlätta bedömningen efter inspektion. Varje kontor väljer själva vid vilka inspektioner den ska används; återkommande tillsyn eller all tillsyn. I det översta fältet finns utrymme för att skriva in olika data om inspektionen. Varje miljökontor väljer själva vilka uppgifter man vill fylla i. Det beror på hur data ska sparas och vilka uppgifter man vill få ut statistik på. Det kan räcka med verksamhetens namn, datum och bedömningen. Väljer man att lägga checklistan som en Ecos-mall får man med många objektsdata med automatik vid utskriften. Frågorna är baserad på erfarenhetsbedömningen i SRMH:s riksbaserade miljöbalkstaxa. Taxan bygger i sin tur på SKL:s förslag på riskbaserad taxa. Poängen är kontrollräknade för att ge en bra effekt av bedömningen. Längst ner ligger summering och bedömning. Poängen är inte det viktiga utan bedömningen. Bedömningen görs utifrån vad som konstaterats vid aktuellt tillsyns-/kontrollbesöket. Det finns inget bra sätt att spara all data i checklistan i våra ärendehanteringssystem. Däremot går det bra att spara och ta fram statistik över bedömningen. (Se nästa bild) Samverkansgruppen har haft i uppdrag att ta fram en checklista som ska användas av intresserade miljökontor, för deras egen tillsynsplanering och uppföljning. Det har inte funnits ett primärt syfte att jämföra olika miljökontors uppgifter.  

Vi har redan checklistor Tar mer tid Vi har redan checklistor Återkoppla till verksamhetsutövaren, muntligt/rapport Olika fokusområden vid inspektionen Vanliga frågor och synpunkter Det har kommit in en del frågor och synpunkter från miljökontoren (MK). Vi har inte tid att fylla i fler checklistor. De flesta användare anser inte att det tar lång tid att fylla i bedömningen (enligt utvärdering av testperiod I). Inspektören kan själv välja om checklistan ska fyllas i på plats eller på kontoret efter inspektionen. Det kan även bli tidsbesparande: Checklistan från den tidigare inspektionen kan användas för att planera nästa inspektion. Hur såg det ut förra gången? Inspektören får ett bättre bild över hur utvecklingen har varit över tid. En ny inspektör kan snabbt få en bild av vilken typ av verksamhet man ska ut på. Vi har redan checklistor. Checklistan ska/behöver inte användas som en separat checklista, frågorna kan läggas in i andra checklistor/styrdokument som används vid tillsyn och kontroll. Det viktiga är att bedömningen görs och sparas i ett diariesystem. Frågorna i checklistan ”Uppföljning av tillsynen” ska inte ersätta andra frågor till verksamhetsutövaren, utan är ett komplement, och ger en samlad bedömning, som ofta inte görs av miljökontoren. Ofta blir det endast detaljfrågor och brister. Måste jag återkoppla bedömningen till verksamhetsutövaren? Checklistan behöver inte kommuniceras med verksamheten. Det väljer varje MK själv. Man kan redovisa resultaten muntligt eller i t.ex. en inspektionsrapport. Det kan bli en sporre för verksamheten så väl som för inspektören att bli bättre, förbättra alt. bibehålla bedömningen, dvs. sitt goda arbete. Checklistan kan var en hjälp till snabb feedback på en inspektion. Vi är ju inte alltid så bra på att ge beröm. Kan jag använda checklistans bedömning i inspektionsrapporten? Frågorna i checklistan kan användas som inledande fraser till en inspektionsrapport: ”Verksamheten har en ändamålsenlig egenkontroll som används i allt väsentligt. Verksamheten har fullgjort de åtgärder som påpekades i förra inspektionsrapporten. Inga allvarliga brister framkom vid denna inspektion, dock framkom följande:” Svaren på frågorna i checklistan blir en väldigt bra sammanfattning av den inspektion man gjort, en helhetsbedömning. Kan man använda checklistan även om man inte tittar på samma saker vid varje inspektion? T.ex. inte hela egenkontrollen vid varje inspektion. Det är inte nödvändigt att titta på samma saker varje år/varje inspektion. Checklistans frågor är utformade så att de ska kunna användas oavsett hur mycket eller lite man tittar på. Man ska ju alltid ha en välfungerande egenkontroll, göra som tillsynsmyndigheten säger och inte har allvarliga brister. Varje MK bestämmer själv på vilka inspektioner och objekt som man vill använda checklistan.

Livsmedelslagstiftningen Ägarbyte För övergripande Gradskalan Livsmedelslagstiftningen Vanliga frågor och synpunkter forts Svar på vanliga frågor och synpunkter som inkommit från miljökontoren. 5. Kan man använda checklistan trots ägarbyten? Frågorna är alltid relevanta. Det spelar ingen någon roll vem som är VU eller för den delen inspektör, om man vill se ett resultatet för hela kommunen, dvs. för alla verksamheter över lång tid. Det kan däremot vara viktigt om man vill följa en bransch eller kanske framförallt ett enskilt objekt. Ett år med många ägarbyten kan t.ex. ge många inspektioner med lägre resultat. Det kan däremot vara svårt att använda checklista vid första inspektionen eftersom de då inte finns några tidigare brister att följa upp. Välj 0 poäng på fråga 3 vid förstagångsinspektioner (neutralt då vi inte kan ta ställning. Om allt annat är bra blir summan som max 4, ”Bra”). Livsmedelskontrollen: använd t.ex. checklistan på alla förstagångs-inspektioner. Var i alla fall konsekvent. 6. Checklistan känns ovetenskaplig och för övergripande. Det är inspektören som har kompetens och erfarenhet att bedöma det samlade resultatet av en inspektion. Checklistan hjälper inspektörer att göra en samlad bedömning, oavsett om man är erfaren eller om man är nybörjare. Checklistan medför en viss objektivitet och bra stöd. Lita på inspektörens bedömning och beslut. Resultatet av enskilda brister kommer som vanligt att komma fram i inspektionsrapporten. 7. Vad ger checklistan för nytta om verksamhetsutövaren får full poäng vid första inspektionen? Om en verksamhet får full pott redan från början kan vi inte svara på om tillsynen gör det bättre men tillsynen ska även vattna det som redan är bra. Full poäng ska bibehållas, men blir inte mätbart bättre. 8. Livsmedel har redan ett inrapporteringssystem.  En del kommuner har använt checklistan för både livsmedel och miljöbalken. Det finns fördelar med att använda checklistan även inom livsmedel (iaf tycker SLV det). SLV har ett eget rapporteringssystem och arbetsgruppen ska undersöka om det går att få ut liknande information ur detta system som från checklistan.

Samsyn Det huvudsakliga syftet med metoden är att följa upp om det blir något bättre men en inte heller oviktig konsekvens är Samsyn. Förutom samsynsdiskussioner på kontoret kan checklistan leda till samsynsdiskussioner i större grupper, inom länet. Inom olika nätverk m.m. kan bedömningar göras om vad som är en allvarlig avvikelse respektive vad som bör ingå i en egenkontroll. I MSL:s samverkansgrupper kan frågan alltid tas upp. Vad är en tillräckligt bra egenkontroll? Vad är en allvarlig avvikelse? Viktiga diskussioner som alltid ska hållas inför en inspektionsomgång/projekt, på varje MK. Svaren på frågorna ovan kan skrivas i projektplaner, i de fall sådana upprättas på MK. Resultatet av checklistornas bedömningar kan skrivas i projektrapporter när tillsynen är avslutad.

Resultat från Stockholm, skolor och förskolor Så här kan man redovisa Resultat för en objektsgrupp, t.ex. i projektrapport och för nämnd. Det blir en mycket överskådlig bild av hur t.ex. en objektsgrupp ligger till. Här redovisas resultat för tillsyn i Stockholms förskolor och skolor 2013. Överskådliga resultat kan leda till diskussioner om varför det ser ut som det gör och om vi lägger resurserna på rätt ställe. Man kan se utvecklingen för: Det enskilda objektet, t.ex. Äppelbo förskola Objektsgruppen, t.ex. förskolor Gruppområdet, hälsoskydd Kommunen, miljöbalken (Länet, alla kommuner- nyckeltal) så småningom Den här bilden visar uppgifter som är plockade ut ecosrapp. Checklistan ger en verksamhet en samlad bedömningspoäng. Det blir överskådligt vid uppföljning av det enskilda objektet och för planering för objektsgruppen och även för att tex skapa rutiner; hur handskas miljökontoren med de som har bedömningen många brister?

Exempel på resultat fördelat på olika områden Resultat kan även redovisas i olika nivåer- för en kommun kan se ut så här: livs, hälsa, miljöskydd Använder vi resurserna i kommunen inom de områden som behöver dem bäst- var gör vi störst miljönytta? Vad är det som gör att det skiljs åt? Behöver tillsynsintervallet förtätas inom något område? Vilka tillsynsmetoder använder de olika grupperna? Behövs utbildningsinsatser inom vissa objektsgrupper? Vad kan vi använda resultatet till: Hur ser utvecklingen ut totalt på miljökontoret? Får våra verksamhetsutövare högre poäng? Hur ser utvecklingen ut inom respektive bransch-/tillsynsområde? Framtiden: MSL´s workshop den 6 februari – folder klar till dess? Sammanställning av kommunernas resultat efter sommaren 2015 Rapport till höstens miljöchefsträff

Fördelar med metoden Samsyn Stöd för inspektör Sporre för det enskilda objektet Underlag för behovsutredning och uppföljning av kontorets tillsyn Här sammanfattar arbetsgruppens de fördelar man ser med checklistan och dess resultat: Leder till samsyn på kontoret och viktiga diskussioner om allvarliga avvikelser, inför projekt, i nätverk och länet (MSL). Hur gör andra kontor, andra intervall- tillsynsmetodiker? Stöd för den enskilde inspektören med checklistans bedömning- så att man inte fastnar i slentrian bedömningar, inte vågar göra bedömning och bra stöd för nybörjare. Leder till objektivitet, vi gör mer lika bedömningar. Ta in bedömning i inspektionsrapporter, ”bedömningen god”. Det visar inte bara detaljbrister utan man får ett omdöme om egenkontrollen också. Om resultatet kommuniceras med verksamheten kan det fungera som en sporre eller påtryckning till förbättring. Enkel och tydlig kommunikation; ”bra- ok, brister” Resultatet av bedömningarna kan användas som underlag vid verksamhetsplanering, behovsutredning och uppföljningar. Då kan hela skalan från -4 till +5 användas om det är önskvärt.

Inspektion Samsyn Läs rutinen Fyll i checklistan Registrera uppgifterna Uppföljning Hur man praktiskt går till väga när det är dags för inspektion: Vid uppstart av projekt: gå igenom vad som är ”tillräckligt bra egenkontroll”, vad som krävs för att bedöma att den följs, vad som krävs för att åtgärder ska vara vidtagna, vad som ska vara allvarlig avvikelse osv. Fyll i checklistan under/efter inspektion. Läs rutinen på baksidan av checklistan. (Lägg in frågorna i en annan checklista som ni brukar ha om det är lättare) Lägg in din bedömning på händelsen i ärendet i Ecos. Bestäm på MK hur ni vill göra med underlaget; koppla dokument ,förvara i akter, i pärmar? Här finns det många olika sätt beroende på hur man normalt sparar data osv. Sök ut data vid årets slut för sammanställning till uppföljning av tillsynen. När det är dags för inspektion nästa gång på objektet kan man göra kontroll av senaste inspektionen och senaste bedömningen. Kan vi få dem att blir ett snäpp bättre?

Rutin finns under Övergripande/Checklista Uppföljning tillsynen Exempel på hur man kan registrera resultatet i Ecos Fyll i checklistan efter avslutad inspektion. Spara den antingen som ett kopplat dokument i din händelse, en papperskopia i akten, samlat i en pärm eller som notering i anteckningsfältet. Varje MK väljer själv det som passar dem. Lägg in resultatet i en händelse i ditt pågående ärende. Händelsekodens rubrik kan vara ”bedömning”. I rullisten utlåtande/beslut ska det sammantagna resultatet läggas in (= eller mindre än 1 Många brister, 2 brister, 3 OK, 4 Bra, 5 Mycket bra). I anteckningsfältet är det bra att skriva en kort sammanfattning, tex bristerna från föregående inspektion var inte åtgärdade. Resultatet blir sedan lätt sökbart både över tid och utifrån vilket utlåtande de fått. Utsökning kan göras via Ecosrapp. Fråga din Ecosansvarige.

Framöver Projekt som pågår Arbetsgruppen fortsätter Utvärdering 2016 Vad händer framöver? Projektet pågår till hösten/vintern 2016. Det är ett pågående projekt och ju fler som är med desto bättre resultat kan vi nå- var med och påverka metoden! Ny utvärdering görs 2016 och alla synpunkter är viktiga- både positiva och negativa. Våga prova! Projektet behöver pågå några år för att kunna utvärderas helt. Arbetsgruppen fortsätter sitt arbete, bl.a. med hur data kan sparas och förvaltas. Gruppen ska även ge stöd för nya kommuner som vill delta i projektet. Gruppen ska även hålla koll på utvecklingen av Ecos 2 och ev. kontrollera hur detta kan användas till länets nyckeltalsrapportering. Arbetsgruppen svarar på frågor och göra en dragning av projektet för nya kommuner.

Att fundera över Återkoppling Livsmedelsagstiftningen Tillräckligt bra metod, drivkraft? Om projektet bli kvar som permanent inslag kan man fundera vidare på detta: Hur återkopplar vi till VU? Muntligt, omdöme i inspektionsrapport? Bara för vår egen uppföljning? Hur gör vi för att få liknande resultat för Livsmedelslagstiftningen? Är det en bra drivkraft i vårt arbete- och för verksamhetsutövaren? Får vi ut tillräckligt bra och hyfsat säkerställd information?

Kontaktpersoner: www.miljosamverkanstockholm.se Maria.Lindström@srmh.se Ulrika.Elveksog@botkyrka.se Catarina.Kvarnmalm@lidingo.se Henrik.Spovin@msl.se www.miljosamverkanstockholm.se Arbetsgruppens kontaktpersoner och de som tagit fram materialet Mer information om projektet finns på MSL:s hemsida.