Förnyad konkurrensutsättning Landstingsstyrelsens förvaltning Förnyad konkurrensutsättning SLL Upphandling

Körschema vid anskaffning Landstingsstyrelsens förvaltning Körschema vid anskaffning Behov Kontrollera om det finns ramavtal (se avtalskatalog på sll.se) NEJ JA Beräkna värdet (för hela avtalsperioden inkl. ev. förlängning exkl. moms) Avrop Om ca 284 000 kr för tjänster och varor Under tröskelvärdet (ca 1,9 milj. kr) men över 284 000 kr alt. B-tjänst Över tröskelvärdet (ca 1,9 milj. kr) för varor och tjänster samt ca 48 milj. kr för byggentreprenader Förnyad el rangordning, se avtal, skickas till leverantör Betona vad som gäller när vi har avtal – då är det avrop! Kan inte gå till direktupphandling bara för att det är ett lågt belopp – måste först undersöka om det finns avtal. Förenklad upphandling enligt LOU. Krav på annonsering i elektronisk databas. Öppen upphandling enligt LOU. Krav på annonsering i bl.a. EGT. Direktupphandling Kontakta minst 3 leverantörer SLL upphandling handlägger upphandlingen om den är samordnad (vissa enskilda uppdrag i mån av tid)

Förnyad konkurrensutsättning Lämpar sig för varor och tjänster med snabbt föränderlig teknik och prisbild, t.ex. IT o dyl. Lämpligt när behovet av produkter och tjänster är differentierade samtidigt som enskilda avrop är rimligt stora.

Fördelar med förnyad konkurrensutsättning Tydliggör faktiska behovet för varje tillfälle Bättre kravställare/beställare Resultat: I och med en andra konkurrens rätt pris vid varje tillfälle Rätt kompetens/vara utifrån faktiskt behov

Blankett och checklista Blanketten ”förnyad konkurrensutsättning” är en kombinerad blankett –En förfrågan –Ett anbud –Ett avtal efter undertecknande av myndighet Checklistan innehåller både en checklista för genomförande och en instruktion för ifyllande av blankett Landstingsstyrelsens förvaltning

Blankett och checklista Landstingsstyrelsens förvaltning Blankett och checklista Blanketten ”förnyad konkurrensutsättning” är en kombinerad blankett En förfrågan Ett anbud Ett avtal efter undertecknande av myndighet Checklistan innehåller både en checklista för genomförande och en instruktion för ifyllande av blankett Britt-Marie Läs alltid checklistan innan ni startar.

Landstingsstyrelsens förvaltning Sekretess Observera att sekretessreglerna gäller även vid förnyad konkurrensutsättning Absolut sekretess innebär att ingen information får lämnas ut - sekretessprövning kan inte genomföras Efter tilldelningsbeslut upphör sekretess – om inte Leverantör begärt sekretess på delar i sitt anbud – då ska en sekretessprövning göras. Absolut sekretess innebär att det är otillåtet att lämna ut en uppgift även om utlämnandet är harmlöst Absolut sekretess – ingen information får lämnas ut, sekretessprövning kan inte kan genomföras Sekretess med rak skaderekvisit – möjligt att efter sekretessprövning lämna ut en uppgift om det visar sig att ingen fysisk eller juridisk person lider skada av att uppgiften blir offentliggjord

Arbetsgång vid förnyad konkurrensutsättning Landstingsstyrelsens förvaltning Arbetsgång vid förnyad konkurrensutsättning Steg 1: Utformning av förfrågan 1-20 dgr Steg 2: Utskick av förfrågan 5-20 dgr Steg 3: Val av leverantör 5-20 dgr Steg 4: Beslut och avtal 1-10 dgr

Landstingsstyrelsens förvaltning Att tänka på: Steg 1: Utformning av förfrågan Formulera behovsbeskrivning – skall-krav – utifrån de grundläggande principerna i LOU Skapa en enkel och tydlig utvärderingsmodell Anbuden från ramavtalsleverantörerna ska lämnas skriftligen per post (ej via e-post) Britt-Marie Betona – viktigt att göra så enkelt som möjligt Rätt kvalitet Kan vara bara skall-krav + lägsta pris (inte alltid nödvändigt med börkrav) De upphandlade leverantörerna har redan bedömts inför ramavtalet avseende kompetens, kapacitet mm

Grundprinciper (1 kap. 9 § LOU) Landstingsstyrelsens förvaltning Grundprinciper (1 kap. 9 § LOU) Likabehandling Icke-diskriminering Transparens Proportionalitet Ömsesidigt erkännande Ge samma information samtidigt och till samtliga Ej diskriminera pga av nationalitet Vara tydlig – lev ska förstå vad man tillmäter betydelse Krav ska ha naturligt samband och stå i proportion till det som upphandlas – finns det något mindre ingripande Intyg/certifikat som godkänts i annat EU-land ska godtas. Vid överprövningar vanligt att använda 3 och 4.

Två möjliga utvärderingsmodeller Landstingsstyrelsens förvaltning Två möjliga utvärderingsmodeller Steg 1: Utformning av förfrågan Lägsta pris Skall-krav Tilldelningskriterium: Pris 2. Ekonomiskt mest fördelaktiga Skall-krav Tilldelningskriterier: Bör-krav Pris Beskrivningar Obs! Missförstånd att lägsta pris inte innebär att kvalitet premieras

Utvärderingsmodell forts. Landstingsstyrelsens förvaltning Utvärderingsmodell forts. Steg 1: Utformning av förfrågan Om andra utvärderingskriterier än pris behövs, kontrollera i ramavtalet vilka utvärderingskriterier som kan användas. Av förfrågan måste framgå vad som ska utvärderas och hur utvärderingen kommer att gå till. Ge exempel på utvärderingskriterier ( i konsultramavtal exvis: erfarenhet, kvalitet, intervju, resultat osv) Viktigt att skapa en enkel och tydlig utvärderingsmodell Ofta kan pris räcka som utvärderingskriterium Om andra utvärderingskriterier än pris behövs kontrollera i ramavtalet vilka utvärderingskriterier som kan användas Ge exempel på poäng resp. prispåslag

Utvärdering med prispåslag Landstingsstyrelsens förvaltning Utvärdering med prispåslag Steg 1: Utformning av förfrågan En matematisk beräkning för att kunna jämföra anbudens priser (jämförelsepris) med uppfylld kvalitet Prispåslag för ej uppfylld kvalitet läggs till anbudsgivarens lagda pris Anbudsgivare X AB Y AB Pris 15 000 18 000 Kvalitetspoäng (0-3) 2 3 Påslag (0-7 500) 2 500 S:a jämförelsevärde 17 500 Kvalitet kommer att bedömas genom en helhetsbedömning av anbudsgivarnas beskrivningar av det som efterfrågats, dess tydlighet och relevans och uppfyllande av bör-krav. Poängskalan är 0-3, där 3 är högsta poäng. Faktorer som påverkar bedömningen är: Lång och bred erfarenhet av uppdrag inom området att stödja chefer och ledare på högre nivå med positiva resultat Uppfyllande av bör krav Poäng Påslag Anbudsgivaren uppfyller skall-kravsnivån. Beskrivningar redovisas som ligger i nivå med ställda krav 0 - 7 500kr Anbudsgivarens beskrivning håller en god nivå och bedöms tillföra en god kvalitet. Beskrivningen håller en god nivå och har relevans för det som efterfrågas. 1 - 5 000 kr Anbudsgivarens redovisning bedöms hålla en mycket god nivå med stor relevans, beskrivs på ett fullgott, tydligt och sätt. 2 - 2 500 kr Anbudsgivarens beskrivning bedöms hålla en utmärkt nivå. Anbudsgivaren beskriver på ett detaljerat, mycket tydligt och strukturerat sätt och med en mycket stor relevans för det som efterfrågats. 3 - Inget prispåslag

Av förfrågan ska bl a framgå: Landstingsstyrelsens förvaltning Av förfrågan ska bl a framgå: Steg 1: Utformning av förfrågan Sista dag att lämna anbud (skälig tid – beror på uppdragets/leveransen art) Anbudets giltighetstid Avropande enhet, kontaktperson, e-postadress Beskrivning av uppdraget/leveransen, uppskattad tid Tidsplan/leveranstidpunkt (preliminär om man inte kan precisera) Vilka krav ni ställer på tjänsten/konsulten eller varan och vad leverantören skall redovisa. Ersättning (dvs hur leverantören ska lämna sitt pris) Vilka utvärderingskriterier som ska ligga till grund för tilldelning av kontrakt Sista dag för att ställa frågor Britt-Marie Skälig tid kan vara 4 h (radiologisk information – vem har kapacitet ikväll?) eller 4 veckor (konsulter) Ge exempel!

Landstingsstyrelsens förvaltning Att tänka på: Steg 2: Utskick av förfrågan Avropsförfrågan skickas via e-post till samtliga ramavtalsleverantörer inom det aktuella området/upphandlingen. Leverantörerna ska ges möjlighet att ställa frågor. Ska ske skriftligt till i förfrågan angiven kontaktperson. Svar meddelas via e-post till samtliga ramavtalsleverantörer (obs! avidentifiera frågeställaren). Prata om hur ett upphandlingsstöd/program kan användas: (vet inte om vi ska propagera för det då skapar vi adm arbete åt SLL Upphandling och de andra upph enheterna vi kan bli administratörer!!!!) - Minskar administration T.ex. utskick och ta in anbud elektroniskt Öppning sker i programmet Om möjligt – använd upphandlingsavdelning och system för att spara tid Har de ett upphandlingsstöd

Anbudsöppning Anbudsöppning sker efter sista anbudsdag. Landstingsstyrelsens förvaltning Anbudsöppning Steg 3: Val av leverantör Anbudsöppning sker efter sista anbudsdag. Två personer ska delta. Öppningsprotokoll ska upprättas Om anbud behöver förtydligas/kompletteras ska detta ske skriftligt (obs! försiktighet). I öppningsprotokoll ska framgå: vilka som lämnat anbud, datum, 2 personer ska skriva under Öppningsprotokoll kan fås från SLL Upphandling Ge exempel på komplettering/förtydliganden: T.ex. om inget intyg har inkommit – kan inte komplettera, men om intyg utan signatur inkommit kan komplettera Obs! Ska ske mycket restriktivt enligt lagtext och praxis

Utvärdering av kriterier Landstingsstyrelsens förvaltning Utvärdering av kriterier Steg 3: Val av leverantör Utvärderingskriterierna som angivits i förfrågan skall utvärderas – inget annat får spela någon roll! Genomför: Prövning av skall-krav Utvärdering av angivna kriterier Anbudsgivare har alltid rätt att erhålla skäl för beslut. Om endast pris angetts för utvärdering blir det enkelt

Landstingsstyrelsens förvaltning Tilldelningsbeslut Steg 4: Beslut och avtal Tilldelningsbeslut ska skickas per e-post till samtliga leverantörer inom efterfrågat delområde/ramavtal. Av tilldelningsbeslutet ska frivillig avtalsspärr (10 dagar) framgå.

Av tilldelningsbeslutet ska framgå: Landstingsstyrelsens förvaltning Av tilldelningsbeslutet ska framgå: Steg 4: Beslut och avtal Vad avropet avsåg – dvs. kort beskrivning av uppdraget/leveransen Hur många anbud som kom in och när Skall-kravsprövning och utvärderingsresultat Val av leverantör och kostnad för uppdraget/leveransen Ev. frivillig avtalsspärr 10 dagar (ange datum)

Landstingsstyrelsens förvaltning Avtalsspärr Steg 4: Beslut och avtal Reglerna för avtalsspärr gäller inte vid förnyad konkurrensutsättning, utan är frivilliga. SLL Upphandling rekommenderar dock, om det är lämpligt tidsmässig, att avtalsspärr anges. Skälet är att om beställaren skickat tilldelningsbeslut till leverantörerna och i beslutet angivit avtalsspärr så kan ett avtal inte ogiltigförklaras. Betona att avtalsspärr inte skyddar mot skadestånd eller upphandlingsskadeavgift Det skyddar mot ogiltigförklarande – vad innebär det? Prestationer ska gå åter -Behöver göra en analys över vad det får för konsekvenser att prestationerna ska gå åter? Ge exempel!

Efter tilldelningsbeslut meddelats Landstingsstyrelsens förvaltning Efter tilldelningsbeslut meddelats När tilldelningsbeslut meddelats upphör den absoluta sekretessen. Delar i ett anbud kan dock sekretessbeläggas om det finns stöd för det i offentlighets- och sekretesslagen. Har en Leverantör begärt sekretess – ska en sekretessprövning göras. Här kan ni ta hjälp av er upphandlande enhet. Chefsjurist ska skriva ett beslut om sekretess – beslutet kan överklagas till kammarrätt.

Landstingsstyrelsens förvaltning Teckna avropsavtal Steg 4: Beslut och avtal När angiven avtalsspärr löpt ut kan beställaren teckna avropsavtal/beställning Om blanketten ”förfrågan vid förnyad konkurrensutsättning” används så undertecknar Beställaren förfrågan. I och med att Beställaren undertecknat förfrågan så är avtal slutet. Kopia skickas till Leverantören. Beställaren behåller originalet.

Kort checklista för förnyad konkurrensutsättning Landstingsstyrelsens förvaltning Kort checklista för förnyad konkurrensutsättning Steg 1: Utformning av förfrågan Steg 2: Utskick av förfrågan Steg 3: Val av leverantör Steg 4: Beslut och avtal Skicka förfrågan till samtliga ramavtalsleverantörer Var tillgänglig för att svara på skriftliga frågor Redovisa svar på frågor och svar till samtliga ramavtalsleverantörer Öppna anbud Vid behov, begär förtydliganden/kompletteringar (försiktighet) Pröva/utvärdera anbuden Meddela alla ramavtalsleverantörer om beslut Iaktta avtalsspärr 10 dagar (frivilligt) Underteckna avtalet Beskriv behov (obs! grundläggande principer i LOU) Fastställ utvärderingskriterier och utvärderingsmodell Hänvisa till ramavtal (ex SLL1672) Ange på vilket sätt anbud ska lämnas Ange en skälig tidsfrist Observera att absolut anbudssekretess gäller Moment Dokument Skriftlig förfrågan Frågor och svar till ramavtalsleverantörer Öppningsprotokoll Tilldelningsbeslut Undertecknat avropsavtal

Förvaltningsdomstolar Landstingsstyrelsens förvaltning Instansordning Förvaltningsdomstolar Allmänna domstolar Högsta förvaltningsdomstol Högsta Domstol Hovrätt Kammarrätt Förvaltningsrätt Tingsrätt Även förnyade konkurrensutsättningar kan överklagas.