Utbildningsdag Styrmodell 23 mars VÄLKOMNA

Utbildning Styrmodell Kaffe 09.30 Ljushallen Lunch 12.00 Hotellet Nissastigen (Lax idag) Kaffe 15.00 Ljushallen Malin Aronsson, Kommundirektör 08.30 Framtiden utmaningar - Syfte och vad vill vi uppnå ? Organisation - Nytt arbetssätt   Eva Gardelin-Larsson, Avdelningschef för verksamhetsstöd 09.15 Förändringsbollen - Hur hänger allt ihop? Sven-Martin Åkesson, Åkessons Managementkonsult 10.00 Grundläggande principer och ny styrmodell Roll- och ansvarsfördelning Organiseringens betydelse Ann-Louis Edén, Budgetstrateg 15.30 Förändringar ­-Budget- och uppföljningsprocess Maria Hallberg, Kvalitetsstrateg Projekten - Hur går vi vidare? Slutar 16.00

Gislaveds Vision 2040 Gislaveds kommun är platsen man gärna identifierar sig med och har en god relation till. Den kommunala organisationen - förtroendevalda och förvaltningar - vill uppnå vision 2040 genom att vi: Levererar fungerande vardag för individen Fungerar som informationssamlare Samordnare och bas för nätverk Samverkar för en tillgänglig region och effektiv resursanvändning Uppmärksammar bärarna av den kulturella industrikommunen Målområden 2017-2018 Barns lärande Attraktivitet och utveckling för Gislaveds kommun Företagsklimat och näringslivssamverkan

Värdegrund – Gislaveds kommun Gislaveds kommun verkar utifrån alla människors lika värde. Alla invånare ska ha samma möjligheter att delta i den demokratiska processen och att nå inflytande över de beslut som tas. Gislaveds kommun präglas av ömsesidig respekt. Beslut fattas på en rättssäker och saklig grund. I mötet med kommunens verksamheter ska alla invånare känna att de har samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter. Gislaveds kommun har respekt för människors olikheter och vill tillvarata kommunens mångkulturella profil. Gislaveds kommun tar tillvara på barnperspektivet och arbetar för en samhällsutveckling som inte äventyrar möjligheterna för kommande generationer.

Styrmodell med helhetsperspektiv

Vår kommunkoncern – säkerställer att de politiska målen uppfylls

Grundläggande syfte Styrmodellen för Gislaveds kommun bygger på mål- och resultatstyrning. Ansvaret för att planera och följa upp verksamhetens mål och resultat omfattar samtliga organisatoriska nivåer. Ansvaret för att planera, utveckla och följa upp verksamheten ska ligga så nära medarbetare som möjligt. Arbetet ska genomsyras av medskapande och ansvarstagande.

Rollfördelning politik och tjänstemän För att styrning, uppföljning och arbetet med kvalitet i verksamheten ska fungera på bästa sätt är det viktigt att det finns en tydlig rollfördelning mellan politiker och tjänstemän (verksamhet), dvs. vem ansvarar för VAD och vem ansvarar för HUR. Grundprincipen för samspelet mellan ledande politiker och tjänstemän är att politiker fokuserar på VAD och NÄR-frågor (det resultat som ska uppnås, uppdrag som ska utföras samt när och inom vilka ramar/riktlinjer) medan tjänstemän bör fokusera på HUR och VEM-frågor (hur arbetet ska bedrivas samt ledas och fördelas). Denna rollfördelning gäller dock på alla organisatoriska nivåer vilket innebär att samma förhållande gäller mellan t.ex. en förvaltningschef och en enhetschef (inte bara politiker och tjänstemän). Mer formaliserade spelregler ger en grund för att utveckla förutsättningarna för det politiska ledarskapet, för tjänstemännens ledarskap och för samspelet däremellan. Klara och kända spelregler ger också bättre transparens – den som betraktar den kommunala organisationen utifrån får därmed en bättre insyn i ansvars- och uppgiftsfördelningen.

”Timglaset” – relationen mellan kommunstyrelsen och kommundirektören KF Vision, mål, inriktningar KS uppgift att leda, samordna, uppsikt KD Kommundirektörens ledningsgrupp KSAU Fokus-område VAD, VARFÖR och NÄR ’Den gyllene zonen’ Dialog om VAD, VARFÖR, NÄR, VEM och HUR VEM och HUR

Kommundirektörens ledningsgrupp Organisationen för KSF bygger på ett arbetssätt där KSF leder och samordnar såväl övergripande planering som uppföljning samt strategiska utvecklingsinsatser som kräver helhetssyn och samarbete över förvaltningsgränserna. Utifrån denna organisation får kommundirektören och kommundirektörens ledningsgrupp en väldigt viktig roll i att leda och samordna detta arbete. Ledningsgruppen behöver agera styrgrupp och tillsammans definiera, prioritera och sortera olika utvecklingsfrågor utifrån KF vision, mål och inriktningar (samt ev. andra beslut/uppdrag). Istället för att KSF ska vara en organisation som har alla funktioner i egen regi och själva genomför utvecklingsinsatser behövs en organisation med resurser och kompetenser som stödjer kommundirektörens ledningsgrupp i detta utvecklingsarbete. KSF leder och samordnar men behöver kompetens och resurser från hela kommunorganisationen. Kommundirektörens ledningsgrupp agerar styrgrupp och ger uppdrag samt följer upp insatserna. Arbetssättet bygger på en nära dialog med politiken både i planering och uppföljning.

Fasta beredningsgrupper

Organisation – prioriterade fokusområden Med utgångspunkt ifrån KF prioriterade fokus- områden/mål definierar Kommundirektörens ledningsgrupp (i rollen som strategisk styrgrupp) uppdrag till olika ansvariga (från KDLG). Varje ansvarig tillsätter en operativ styrgrupp och en samordnare som kan stödja styrgruppen med planering och uppföljning. Ansvarig rapporterar tillbaka till strategisk styrgrupp Operativ styrgrupp arbetar tillsammans med samordnaren fram en plan med strategier och åtgärder för att uppnå ökad måluppfyllelse inom fokusområdet. Operativa styrgruppen tillsätter arbetsgrupper för kommunövergripande utvecklingsinsatser. Samordnaren agerar koordinator, planerings- ledare, uppföljare och återkopplar till den operativa styrgruppen.

Arbetet inom operativa styrgrupper

Rollbeskrivningar inom operativa styrgrupper Strategisk styrgrupp Definiera och avgränsa uppdraget till ansvarig och operativ styrgrupp Fatta beslut utifrån de förslag som arbetats fram från ansvarig och operativ styrgrupp Kvalitetssäkra arbetet utifrån KF fokusområden Säkerställa helhetssyn – olika infallsvinklar Bistå med kunskap och idéer till ansvarig och operativ styrgrupp Ta ställning till resursanvändning och finansiering Ansvarig Leda och driva arbetet utifrån uppdraget (sammankallande/ordförande) Arbets- och tidplan för genomförandet Säkerställa helhetssyn inom fokusområdet – representerar helheten Operativ styrgrupp Ska representera helheten men bidra med olika infallsvinklar och kompetensområden som fokusområdet omfattar. Samordnare Arbetar på uppdrag av ansvarig Stödjande funktion i arbetet – deltar i operativ styrgrupp Koordinera och samordna arbetet på uppdrag av ansvarig Uppgifter som omvärldsbevakning, samla information, dokumentera, analyser, utreda, dokumentera, sammanställningar, m.m.

Organisation för fokusområden utifrån KF vision, mål och inriktningar

Arbetet med respektive fokusområde Arbetet leds av ansvarig för fokusområdet med stöd av samordnaren Strategisk styrgrupp utser ansvarig för respektive fokusområde (medlem i ledningsgruppen), en operativ styrgrupp och en samordnare som stöd till ansvarig (samordnaren bör finnas inom kommunstyrelsens förvaltning men det är inte nödvändigt). Arbetet sker enligt processen nedan. För att lösa konkreta uppgifter bildas en (eller flera) projekt-/arbetsgrupper med representanter från olika förvaltningar för att säkerställa bredd i delaktighet och kompetens.

Styrning och ledning Målbild Kommundirektörens ledningsgrupp Fokus på ”de vi är till för” Ständigt pågående kvalitets- och målarbete Fokus på tillit och långsiktighet Utvecklingsarbete sker utifrån kompetens och behov och omhändertas bäst på respektive organisatoriska nivå. Fokus på engagemang Delaktiga medarbetare - Kommunikativa ledare Fokus på helheten framför delarna Tillsammans verkar vi för hela organisationens bästa Fokus på analys och resultat Kunskapsbaserad uppföljning och prioritering Fokus på förbättringskultur i kärnverksamheten Strukturen ska vara användarvänlig

Förändringsbollen- Hur hänger allt ihop?

Förbättringsarbete

Kommunikation som styrmedel

Budget- och uppföljningsprocess

Budgetprocessen 4 st Planeringsdagar Omvärldsanalys, bokslut, mål/viljeinriktningar för kommun-fullmäktige

Budgetprocessen Planeringsdirektiv (2018) Fullmäktigenivå Nämndnivå (Tidigare uppdelat i Strategiskt styrdokument och nämndernas budget) Fullmäktigenivå Nämndnivå

Budgetprocessen - Kommunfullmäktige Arbete med planeringsdirektivet: Beskriva sin verksamhet, nuläge och framtid Vilka fullmäktigemål. Kvalitetsfaktorer på fullmäktigenivå. Beslut om övergripande planeringsdirektiv (KF maj)

Budgetprocess - Nämnder Beskriva sin verksamhet, nuläge och framtid Vilka nämndmål. Kvalitetsfaktorer på nämndnivå. Uppdrag från kommunfullmäktige. Beslut om nämndens planeringsdirektiv (senast 30 juni)

Ekonomiska förutsättningar Planeringsdirektivet, ekonomi: Drift är 2017 års nivå Effektivisering 1% Kapitaltjänstkostnader ligger till att börja med centralt, kompenseras 1 ggr/år Löneökningar kompenseras Inflationsuppräkning Demografi kompenseras i samband med planeringsdirektivet i maj Statsbidrag, fördelas efter höstproppen Revideras i november, skatt, pensioner mm. (Statsbidrag justeras med en teknisk justering efter att de har kommit)

Utblick Rapporten till Utblick 2019-2022 Utblick innehåller inga pengar Utblick innehåller: Nuläge Förutsättningar Trender Framtid Slutsatser av utvecklingsbehov Nämndbehandlas senast 31/8 Genomgångar av utblick med politik 11 och 15 september KDLG analyserar slutsatser av Utblick tillsammans 9/11

Sammanfattning nämnderna Planeringsdirektivet nämndbehandlas senast 30/6 Utblick nämndbehandlas senast 31/8 Taxor nämndbehandlas senast 31/8

Budgetprocessen - investeringar Ram tilldelas i maj (som tidigare med utgångspunkt av utblick föregående år) Politikens utpekade satsningar finns med Glashuset, Hus C, Om/tillbyggnad sporthall, Smålandsstenar, Johan Orre

Uppföljningsprocessen Från 3 till 4 uppföljningar/år U1 - mars U2 - augusti - delårsbokslut U3 - oktober U4 - december - årsbokslut

Uppföljningsprocessen 2017 Uppföljningsrapport 1 28/4 (senast) nämndbehandlad uppföljningsrapport 1 (mars) Innehåller Prognos Vad har hänt i verksamheten Analys

Uppföljningsprocess 2017 Uppföljningsrapport 2- delårsbokslut 21/9 (senast) nämndbehandlad uppföljningsrapport 2 (augusti) Innehåller Prognos Vad har hänt i verksamheten Uppföljning av mål och ev uppdrag Analys

Uppföljningsprocess 2017 Uppföljningsrapport 3 (avser oktober) Nämndbehandlad senast 10 november Innehåller: Prognos Vad har hänt i verksamheten Analys

Uppföljningsprocess 2017 Uppföljningsrapport 4- årsbokslut Särskild tidplan för uppföljningsrapport 4 (december) Innehåller Prognos Vad har hänt i verksamheten Uppföljning av mål och ev uppdrag Analys

Ekonomiska styrprinciper ses över 2017

Projekten - Hur går vi vidare?

Projektorganisation

Implementering av styrmodell Bygg- och miljöförvaltning och Kulturförvaltning Tomas Lindberg Socialförvaltning, Helena Post Mårtensson Teknisk förvaltning, Eva Johansson Räddningstjänst, Marianne Norberg Fritidsförvaltning, Aldijana Puskar Imsirovic Barn- och utbildningsförvaltning, Agneta Åhsberg, Fastighets- och serviceförvaltning, Kjell Sjöblom Kommunstyrelseförvaltning, Matilda Löfstrand

Gemensamma aktiviteter 2017 Projektledarträffar varannan vecka Kurs Styrmodell i Stratsys för projektledare Grundkurs i Stratsys för chefer Kommunikativt ledarskap Stödfunktioners roll och ansvar Kartläggning av styrdokument Två utbildningsdagar till hösten Nytt sätt att se på styrning och det viktigast är nog att: Vi lär oss tillsammans Chefernas ansvar med hjälp av oss stödfunktioner

Utbildningsdag 2 Utbildningsdag 3 Planeringsprocess Analysera förutsättningarna Planera kritiska kvalitetsfaktorer, mål och uppdrag Säkerställa genomförande Planering i Stratsys Utbildningsdag 3 Uppföljningsprocess Följa upp och kvalitetsäkra kvalitetsfaktorer mål och uppdrag Att mäta och analysera Att dokumentera och rapportera Uppföljning i Stratsys

Utbildningsdag 2 och 3 12/9 Lokal: Torghuset 27/9 5/10 25/10 1/12 Övriga förvaltningar Barn- och utbildnings förvaltning Socialförvaltning Eventuellt extra utbildnings tillfället Dag 2 Tid 08.30-16.00 Fika och mat ingår 12/9 Lokal: Torghuset 27/9 5/10 25/10 Lokal: Spaden Anmälan krävs till denna utbildning. Dag 3 Fika och mat ingår 1/12 22/11 20/11 5/12

Tack för idag ! - Vi lär oss tillsammas Enkät i nästa vecka Utvärdering av denna dag Kartläggning av vilket behov det finns av grundkunskap i Stratsys. Frågor om styrmodellen? God exempel och lära av varandra: Hur ni gör eller skulle vilja göra era medarbetare delaktiga i utvecklingsarbetet.