Verksamhetsutveckling i större organisationer – erfarenheter från en lyckad förändringsresa

Bakgrund Västra Götalandsregionen Västfastigheter Västra Götalandsregionen ansvara för sjukvård, kollektivtrafik och regionalutveckling, 54000 anst Västfastigheter är Västra Götalandsregionens lokalförsörjare, ”fastighetsförvaltning – fastighetsägare”. Vi är drygt 500 medarbetare och finns på 5 kontor samt på alla våra sjukhus runt om inom VGR. Drift service, kundförvaltning, teknisk förvaltning och projekt. 1,7 miljoner m2. Omsättning 1,7 miljarder och investeringsvolym på 2-2,5 miljarder/år.

Hur började det hela? Resan startar 2010 Behovsanalys 2010: 4 distrikt kvarleva sedan regionbildningen, mognat i tanken och konstaterat att nu går det inte längre. Ett VF, Verksamhetsplan2010-13, Behovsanalys, intervjuer och workshops

Vi saknar en röd tråd hur vi arbetar med vår informationshantering Vi har rörig dokumenthantering, svårt att hitta Styrdokumenten har bristande versions-hantering, det finns dubbla utgåvor, mm DU-instruktionerna är inte som vi vill ha dem Vi har många rutiner men vi följer dem sporadiskt – begreppet SKALL finns inte Användningen av Landlord är långt ifrån optimal Vi har stora brister i ritningshanteringen

Verksamhetsutveckling Verksamhetsdriven IT-strategi Helhetsgrepp Verksamhetsutveckling Verksamhetsdriven IT-strategi Förslag på förbättringar/utveckling Åtgärdsprogram Vi insåg att det behövdes ta ett helhetsgrepp, men var inte beredda på konsekvenserna Det handlade inte i första hand om it, utan verksamhetsutveckling möjligtvis med stöd av it Åtgärdsprogram tog fram bestående av 7 tunga delar

Ta fram en ny verksamhetsdriven IT-strategi med tillhörande prioriterad handlingsplan för genomförande Inför successivt ett professionellt dokumenthanteringssystem och en ny samordnad webbaserad publiceringsplats Utveckla VFs ledningssystem samt utveckla hanteringen av styrande dokument och mallar via nytt dok/publ. system Utveckla hanteringen av projektinformation och projekt-dokument inklusive ritningar Utveckla hanteringen av förvaltningsinformation och förvaltningsdokument inklusive ritningar

Utveckla hanteringen av dokument/handlingar i ärende/ arbetsflöden inklusive samordning med diariehantering Gör en nysatsning på Landlord och Landlordrelaterad utveckling Gör en satsning på VF-gemensam hantering av information, rutiner och systemstöd för effektiv energi- miljöoptimering Utveckla hanteringen av VFs information, dokument och ritningar ur säkerhets- och sekretessynpunkt Utveckla VFs hantering av IT i byggnaden

Åtgärdsprogram Kvalitetssäkring av dokument Utveckla våra processer Utveckla vår dokumenthantering Utveckla vår ärendehantering Utveckla projekthantering Utveckla vårt fastighetssystem Utveckla tillgängligheten av information

Åtgärdsprogram Kvalitetssäkring av dokument, internt arbete Utveckla våra processer, intern arbete med IT-stöd Utveckla vår dokumenthantering, intern arbete med IT-stöd Utveckla vår ärendehantering, intern arbete med IT-stöd Utveckla projekthantering, intern arbete med IT-stöd Utveckla vårt fastighetssystem, intern arbete med IT-stöd Utveckla tillgängligheten av information, intern arbete med IT-stöd

Uppstart av ett extremt stort intern utvecklingsarbete Upphandling av IT-stöd för fastighetsförvaltning Upphandling av IT-stöd för Dokument/ärendehantering inklusive projektstyrning Upphandling av IT-stöd för publicering

Har vi lyckats? Upphandlat och driftsatt nytt ”fastighetssystem” Upphandlat och driftsatt ett ”verksamhetssystem” bestående av dokument- och ärendehantering, process och projekt Kvalitetssäkrat alla våra styrande dokument Beskrivit ”alla” våra processer Samordnad projektverksamhet Upphandlat portalverktyg Konfigurerat portalen och på väg att rulla ut den

Fortsatt utveckling Integrera projektplats Ärendehantering Arbetsytor Följa med VGRs IS/IT utveckling Processmognad, internkontroll, egenkontroll - förbättrad kvalitet

Utmaningar under resan Ny styrmodell för IS/IT i VGR Fördubblad investeringsvolym Svårt att avsätta interna resurser Förankring hos ledningen Tålamod, uthållighet

Är vi i mål?

Tack för mig/ Lasse Jansson