SND:s workshop 2016: Datahanteringsplaner Internetuppkoppling: Goteborgs Universitet Användar-ID: guw48357 Lösenord: paDi+691 Sociala nätverk, hashtag: #SNDworkshop2016

Situationen i Sverige och utanför Sverige Tankar om framtiden Vad är en datahanteringsplan? SND:s arbete med datahanteringsplaner, var står vi? Max Petzold, föreståndare max.petzold@gu.se Elisabeth Strandhagen, forskningssamordnare elisabeth.strandhagen@gu.se

Svensk Nationell Datatjänst Uppdrag från Vetenskapsrådet sedan 2008, Göteborgs universitet värduniversitet En serviceorganisation för svensk forskning – inom humaniora, samhällsvetenskap och medicin & hälsa Nationella och internationella samarbeten Medlemskap i DataCite Certifierad med Data Seal of Approval

Svensk Nationell Datatjänst Uppdrag att bevara forskningsmaterial och att göra detta användbart, sökbart, och tillgängligt Samlar och delar både data och metadata, men också information om datatyper, filformat mm. Bidrar till den teknologiska utvecklingen av standarder, metoder och verktyg för dokumentering och tillgängliggörande av data

Svenska nationella riktlinjer Öppen tillgång till vetenskaplig information = publikationer, metadata och data ”Forskningsdata som ligger till grund för vetenskapliga publikationer, samt vetenskapliga publikationer och konstnärliga verk, som är resultatet av offentligt finansierad forskning, ska vara öppet tillgängliga.” ”För forskningsdata är målbilden inte tidsbestämd, utan vi säger att all forskningsdata som, helt eller delvis, tas fram med offentliga medel görs öppet tillgängliga så snart det är möjligt.” Att tillgängliggöra handlar om mer än att långtidslagra… Tillgängliggörande av forskningsdata: ej i lagen. Istället kommer eventuella krav på att tillgängliggöra från forskningsfinansiärerna. Fler och fler forskningsfinansiärer följer OECDs riktlinjer om att offentligt finansierade forskningsdata så långt som möjligt ska vara öppet tillgängliga. Under 2014 har Vetenskapsrådet regeringens uppdrag att ta fram… Igen: data OCH metadata

New possibilities and demands Possibilities to obtain citations – research impact Demands from scientific journals to provide access to data – avoid research fraud, gain richer results Demands from funders to provide data management plans and access to data – Swedish researchers being competitive

Sökbart i Web of Science etc

Norwegian Research Council Finnish Academy Horizon 2020 Bill och Melinda Gate

Current challenges to qualify for research funding and paper publishing Build awareness through policies and doctoral programme syllabi Support systems for the researchers Electronic infrastructures for safe and efficient data curation, long-term preservation and access Legal advisory capacity (laws, ethics, commercial rights)

Swedish Research Data System The suggested system consists of four modules: Module 1: Swedish Research Data Repository Module 2: Swedish Research Data Portal Module 3: The National Knowledge Centre Module 4: Research Data Collaboration

Tillbaka till…

”God datahantering” ”Utan god datahantering är Open Access till forskningsdata bara ett luftslott” Björn Halleröd, huvudsekreterare för VR:s råd för forskningens infrastrukturer

Datahantering Med datahantering menas hur forskningsmaterialet hanteras, organiseras och struktureras under hela forskningsprocessen. Utförlig och strukturerad beskrivning av data innebär visst merarbete men lönar sig om man skulle behöva gå tillbaka för att verifiera analys och resultat. Det är också helt avgörande för långtidslagring och tillgängliggörande av materialet. Vad menas då med datahantering? Vi brukar använda följande formulering: ”Med datahantering menas hur forskningsmaterialet hanteras, organiseras och struktureras under hela forskningsprocessen”. För att enklare hantera den mängd data som insamlingen genererar och för att undvika tidskrävande arbete i efterhand är det betydelsefullt med tydlig struktur över hur data planeras att hanteras under forskningsprojektets gång. Det innebär visst merarbete men lönar sig om man skulle behöva gå tillbaka för att verifiera analys och resultat. Att hantera data väl under projektet är också helt avgörande för långtidslagring och tillgängliggörande av materialet. Ta gärna upp exempel på när vi tagit emot data – Men inte kan tillgängliggöra då det saknas metadata!

God hantering av data sparar tid gör forskningen effektivare bidrar till kontroll förenklar åtkomst till data (när man behöver dem, i rätt format, och aktuell version) underlättar samarbetet och datadelning inom forskargruppen (tydliga rutiner, ansvarsområden, dokumentation etc.) förbereder data för arkivering och förmedling Även om datahantering på sitt sätt är tidskrävande, så är det garanterat tid som sparas in. Forskaren kan koncentrera sin tid på att bedriva forskning snarare än att lägga tid på att leta reda på saker i ett ostrukturerat och ej dokumenterat forskningsmaterial Vidare bidrar det till ökad kontroll över forskningsmaterialet underlättar samarbetet inom forskargruppen (tydliga rutiner, ansvarsområden etc) möjliggör delning av data med kollegor förbereder data för arkivering och förmedling

Svensk Nationell Datatjänst Erbjuder stöd under hela forsknings-processen

Tillgänglig- göra data Projekt- start Data- insamlings- fasen Data- analys- fasen Färdigställa och bevara data Tillgänglig- göra data Som nämnts innan kan man betona olika delar av datahanteringsplanen under olika faser av forskningsprojektet: Inför ansökan/, under projektet, projektslut… I den bästa av världar påbörjas en DHP redan innan ett forskningsprojekt startar. Efter att ha letat upp en passande checklista (t.ex. SND’s), och läst den, skriver man bland annat kortfattat ner hur man tänker hantera sina data under och efter projektet som ännu inte startat. Detta är ett första utkast till en datahanteringsplan som blir grunden för ett fortsatt arbete med densamma. För en finansiär är det t ex intressant att få information om projektets data, hur man tänkt hantera det under projektet men även hur man tänkt att långtidsbevara och eventuellt tillgängliggöra data. När projektet är igång arbetar man vidare på planen och använder den på ett mer aktivt sätt där man bland annat mer detaljerat beskriver hur data hanteras under projekttiden. Här är det viktigt att definiera vem som ansvarar för vad, hur man förhåller sig till olika riktlinjer och regelverk. Innan projektet avslutas och handlingar ska arkiveras och tillgängliggöras är det lämpligt att också göra ett slutligt dokument/version av datahanteringsplanen. Den innehåller såklart info om långtidsbevaring och tillgängliggörande. D A T A H A N T E R I N G S P L A N Inför ansökan Under projektet Vid projektslut

SND:s checklista för datahanteringsplan

Vilket skede i processen DMP ska innehålla info om: Forsknings-område Administrativa uppgifter Juridik och etik Insamling/produktion av data Dokumentation och metadata Datahantering under projektet Kostnader Långtidsbevarande och arkivering Tillgängliggörande av data Vilket skede i processen Typ av material Krav från finansiär Datahanteringsplanens innehåll kommer att variera beroende på: forskningsområde var i forskningsprocessen man befinner sig. vilken typ av datamaterial som man arbetar med Och om det finns krav från finansiären att förhålla sig till.