Enhetsaudits och andra verktyg – så bidrar förvaltningen till en bättre kvalitet vid Göteborgs universitet Jörgen Tholin, universitetsdirektör Malin Östling, kvalitetssamordnare

GF:s verktyg för kvalitetsutveckling 1.Vision 2020 med handlings- och verksamhetsplaner 2.Enhetsaudit 3.Enkät om GF 4.Enhetsbesök 5.Mötesforum 6.Styrdokument 7.Processorientering 8.Nyhetsbrev och webb 9.Benchmarking, studiebesök och nätverksträffar 10.En utmärkelse för kvalitet i administrationen

 Bakgrund – fakultetsaudit, institutionsaudit, förvaltningsaudit, BLUE 11-audit  Det som bedöms - inte verksamheten i sig utan kvalitetsarbetet; ”Hur arbetar ni för att åstadkomma systematiska förbättringar i verksamheten? Hur tar ni reda på om er verksamhet är till god nytta? Hur följer ni upp det ni gör?”  Auditgruppen – inom GU men utanför enheten: 1 områdeschef, 1 enhetschef, 2 samordnare, 2 rep från kärnverksamheten  Ingen självvärdering – utgår från underlag som redan finns; webb, handlings- och verksamhetsplan, övriga styrdokument, interna rutiner, lista med organ+möten, projektplaner, pricesskartläggningar m.m  Platsbesök – halvdag: enhetschef, sektionschefer, medarbetare. Direkt återföring till ledning.  Rapport –enhetsledningen får möjlighet att kommentera ett utkast innan rapporten sprids och läggs på webb.  Återföringsmöte - auditgruppen möte enheten för ventilering av rapporten  6månaders- och 12månadersuppföljning – hur har det gått? Enhetsaudit

Resultat av enhetsaudit? Högre medvetenhet om kvalitetsarbete Ökad kännedom om de olika enheternas arbete och situation Ökat samarbete över enhetsgränserna Bättre struktur kring interna möten och möten med verksamheten Flera styrdokument uppdaterade Reviderade webbsidor och förbättrade rutiner kring uppdatering av webb Tydligt fokus på resultathantering av GF:s enkät Tydligt fokus på vikten av HP/VP och andra måldokument ”Ännu ingen åtgärd genomförd – men planerad”(bl a benchmarking och att systematiskt ta tillvara nätverksträffar)

Tack! Frågor och kommentarer? ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD VIA FLIKEN INFOGA-SIDHUVUD/SIDFOT)

8.30 – 9.15Enhetschef 9.30 – 10.15Sektionschefer/ledare – 11.15Medarbetare – 11.45Auditgruppen konfererar – 12.15Preliminär återföring till enhetsledningen Program

Tre goda exempel bland goda exempel Personalenheten: HR-chefen har en tydlig idé om hur hon ska lära känna den egna enheten; ett av de första stegen är att genomföra samtal med varje medarbetare; t ex genom att ta promenader med dem och ställa samma fråga till alla: ”Vad skulle du göra och prioritera om du var personalchef?” Serviceenheten: ”Spårarbete” inom campusservice är en modell för verksamhetsutveckling med syfte att minska avståndet mellan de sex campussektionerna och dess medarbetare, att skapa delaktighet genom att genomlysa gemensamma verksamhetsområden samt att hitta nya bättre arbetssätt och synergier. Även enhetens ”stafettmöten” är ett gott exempel på enhetens aktiva förbättringsarbete. Ekonomienheten: Medarbetarsamtalen, som hålls två gånger per år, kopplas till verksamhetsplanen. I november pratar man om kommande års plan och i juni den plan som är gällande för innevarande år. ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD VIA FLIKEN INFOGA-SIDHUVUD/SIDFOT)