Regionstyrelsen 15 september 2015 Ann-Sofi Lodin Regiondirektörens rapport

Koncernkontoret Flyktingmottagande – VGRs insatser Aktuella frågor RD-rapport 15 september 2015

Koncernkontoret Start 15 april kanslier/förvaltningar har blivit 1 Organisationen skapar grunden för nya arbetssätt Utvärdering efter 1 och 3 år Bemanning är klar. Ledningsstrukturer är på plats, MBL/Samverkan klar Gemensam verksamhetsplan finns

Bakgrund Ny politisk organisation Uppdrag i Budget 2015 att föreslå hur de centrala kansliernas kostnader kan sänkas med 20 Mkr. Effektiviseringskrav i Budget 2015 motsvarande 6 Mkr av berörda kansliers personalkostnader. Följande ingår i översynen: Regionkansliet (exkl. VGR IT) Hälso- och sjukvårds- nämndernas kansli Miljösekretariatet Kultursekretariatet Kollektivtrafiksekretariatet Regionutvecklingssekretariatet Sekretariatet för rättighetskommittén Sekretariatet för folkhälsokommittén Inköp (avseende placering)

ARBETSMATERIAL Uppdraget ▪ Ge förslag till en organisation som: – på ett ändamålsenligt och effektivt sätt ger ett kraftfullt ledningsstöd till den politiska organisationen, utan att behöva spegla den – på ett samordnat och effektivt sätt ger ett stöd till utförarverksamheterna – klarar att på ett tydligt sätt stödja både den politiska ägarrollen och beställarrollen, – professionellt och sakligt bereder ärenden till berörda styrelser och nämnder, – främjar och underlättar samarbete mellan olika funktioner och kompetenser inom de centrala kanslierna, samt – underlättar samordning av målstyrning, uppföljning och analys av utförarverksamheterna. ▪ Förslag för att uppnå målen på personalkostnadsbesparingarna i Budget 2015 på klokast sätt

Last Modified 12/10/ :25 AM W. Europe Standard Time Printed ARBETSMATERIAL 5 Ett enat, samordnat och kraftfullt koncernkontor Indikativt antal medarbetare Regiondirektör Koncernstab Regional Utveckling Avdelning med egen chef Koncernstab Ärendesamordning & kansli ~60 Intern utveckling & utredning ~5 Koncernstab Verksamhetsuppföljning, ekonomi & inköp ~181 Koncernstab HR ~32 Koncernstab Kommunikation och Externa relationer ~41 Data & analys ~34 Koncernstab Utförarstyrning & samordning ~6 Koncernstab Hälso- & Sjukvård ~288 ~ 111 xx Antal årsanställda,. Kultur ~14 VGR IT ~500 Enhet utan egen chef Total 773+ VGR IT

Bemanning Chefsrekrytering Intresseanmälan Kartläggning av antal fast anställda, visstidsanställda, tjänsteköp, projekt, nya uppdrag m.m PKMC, Registercentrum, RCC, Smittskydd och VGR IT har inte ingått Reviderad styrmodell för IS/IT Mycket arbete, oro och känslor

ARBETSMATERIAL Bemanning 2016

Minskning av antal anställda Totalt antal anställda april 2014 = 604, exkl Inköp Total i Bemanningsplan för 2016 = 550 åa, exkl Inköp med 131,5 Tidsbegränsade anställningar och pensioneringar aug 2015 = 57 åa Viktigt att dessa avslutas som planerat Uppdragen i Budget 2015 har då klarats

UTKAST Koncernkontoret VGR Verksamhetsplan 2016

Vision Västra Götaland - Det goda livet Visionen om det goda livet utgår från fem fokusområden: Ett livskraftigt och hållbart näringsliv Ledande i kompetens- och kunskapsutveckling Infrastruktur och kommunikationer med hög standard En ledande kulturregion En god hälsa Verksamhetsplan Koncernkontoret, ver 7 sept 2015

Vårt uppdrag Koncernkontoret arbetar på uppdrag av Västra Götalandsregionens förtroendevalda, dels koncernövergripande och dels med direkt förvaltningsstöd för ett antal politiska organ* Vi ger ett samordnat, effektivt och kraftfullt stöd till ägare, beställare och utförare genom att: -proaktivt, strategiskt och i samverkan, arbeta för Västra Götalands och Västra Götalandsregionens utveckling -utveckla det övergripande systemet för hälso- och sjukvård och regional utveckling -analysera, föreslå åtgärder och skapa förutsättningar för att nå en verksamhet i balans -vara ett professionellt stöd till förvaltnings- och bolagsledningar och driva gemensamma samordningsfrågor -stödja regionstyrelsen i uppsikten över VGR:s samlade verksamhet och utöva ägarstyrning *Regionfullmäktige, regionstyrelsen, hälso- och sjukvårdsstyrelsen, fem hälso- och sjukvårdsnämnder, regionutvecklingsnämnden, miljönämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden, kommittén för rättighetsfrågor, folkhälsokommittén samt beredningar/utskott till dessa. Verksamhetsplan Koncernkontoret, ver 7 sept 2015

12 ARBETSMATERIAL Spelregler Följande spelregler har tagits fram och beslutats av Koncernkontorets chefer. o Vi tänker helhet före delarna o Vi tar gemensamt ansvar för gruppens resultat och värderingar o Vi är närvarande och bidrar aktivt i gruppen o Vi lyssnar på riktigt, respekterar varandra och använder oss av varandras kompetenser o Vi vågar ta upp problem och ta hjälp av varandra o Vi är uthålliga i arbetet mot gemensamma mål och en hållbar utveckling Under 2016 ska Koncernkontoret ta fram en gemensam värdegrund. Verksamhetsplan Koncernkontoret, ver 7 sept 2015

Långsiktiga mål 2018 VI GER ETT EFFEKTIVT OCH KRAFTFULLT STÖD TILL ÄGARE, BESTÄLLARE OCH UTFÖRARE Koncernkontoret arbetar proaktivt och strategiskt för Västra Götalands och Västra Götalandsregionens utveckling Koncernkontoret prioriterar och genomför beslutade uppdrag Koncernkontoret driver utvecklingen av koncerngemensamma processer KONCERNKONTORET SKAPAR MERVÄRDE Koncernkontorets resurser används effektivt Koncernen har en verksamhet i balans VI STÄRKER FÖRTROENDET FÖR VGR Invånarna har ett ökat förtroende för VGR Koncernkontoret har en förbättrad extern samverkan Koncernkontorets medarbetare känner en ökad stolthet för det gemensamma arbetet Långsiktiga mål och vägen dit Vi når våra mål genom ETT ENAT OCH SAMORDNAT KONCERNKONTOR Vi utvecklar och använder koncernens och koncernkontorets samlade kompetens Vi förstår koncernens och våra samverkansparters verksamhet Vi har en aktiv omvärldsbevakning och tar till oss andras kunskap och erfarenheter Vi har samordnade och effektivare arbetsprocesser TYDLIG LEDNING OCH STYRNING Tydliga mål, uppdrag och prioriteringar Tydliga mandat och befogenheter God förmåga till samlad verksamhetsuppföljning, analys och åtgärdsförslag UTVECKLING AV VÅR GEMENSAMMA KULTUR Vi arbetar utifrån helhetssyn Vi ansvarar för att driva förbättringar Vi ger och får konstruktiv feedback Vi vågar Verksamhetsplan Koncernkontoret, ver 7 sept 2015

Prioriterade aktiviteter 2016 Samordna och driva prioriterade mål och fokusområden i Budget 2016 Utveckla ett koncerngemensamt ledningssystem Genomföra en administrativ förenkling Förbättra ärendehanteringsprocessen Gemensamt skapa en värdegrund för Koncernkontoret Genomföra nytt chefsutvecklingsprogram och ny medarbetarutbildning i Koncernkontoret Uppdragshandling finns för varje prioriterad aktivitet Verksamhetsplan Koncernkontoret, ver 7 sept 2015

Fortsatt arbete Lokaler Instruktion till RD och ansvariga tjänstemän Detaljbudget 2016, inkl VP Större tydlighet och ordning Nämnder och styrelser skall se kostnaderna för tjänstemannastödet

Flyktingmottagande VGRs insatser Samverkanskonferenser, Länsstyrelsen, Polisen, RTIB m.fl Platsbrist för nyanlända – vi har erbjudit Sparresäter, Migrationsverket är positiva Västtrafik gör extra insatser I nuläget lugnt i vården Särskild information i RS 6 oktober

Övriga frågor 3R samarbetet