Workshop i medarbetarsamtal för chefer med personalansvar inom Välfärd skola ht14

Workshopens innehåll  Syftet med dagens workshop  Varför har vi medarbetarsamtal och vad ingår?  Varför använder vi Koll?  Nya medarbetarpolicyn  Ansvar och roller Fikapaus  Utvecklingsplan, mål och självskattning  Kort övrig information  Kort repetition och visning av systemet  Öppna frågor/erfarenhetsutbyte ”Hur skapar vi framgångsrika medarbetarsamtal?”

Att se medarbetarsamtalet som ett nödvändigt steg på vägen till större framgångar! Att konsekvent använda Koll som ett stöd men fokusera på hur ni planerar, genomför och följer upp medarbetarsamtalen - det gör skillnad! Att bli startklara inför medarbetarsamtalen! Syftet med dagens workshop

Varför har vi medarbetarsamtal? Medarbetarsamtalet är ditt viktigaste verktyg som chef för att tillsammans med medarbetarna ta ansvar för att utveckla och förbättra organisationen genom delaktighet och engagemang. Medarbetarsamtalet är en del i arbetsmiljöarbetet och kartlägger medarbetarens upplevda fysiska o psykiska arbetsmiljö och som ska bidra till att skapa en god arbetsmiljö och förebygga ohälsa. Att kvalitetssäkra medarbetarsamtal ingår i ett av Välfärd skolas prioriterade områden – Att vara en attraktiv arbetsgivare!

…och vad ingår?  ni följer upp genomfört arbete och sätter mål för kommande år  ni diskuterar vilka förutsättningar, förväntningar, krav och framgångsfaktorer som finns för att uppnå en bra arbetsprestation  ni beslutar om det finns kompetensutvecklingsbehov  ni tydliggör hur prestation och lön är kopplade till varandra  Medarbetarsamtal ska genomföras minst en gång per år Var professionell. Led samtalet. Utgå ifrån att du inte vet vad medarbetaren vill eller känner. För att möjliggöra detta, låt det få ta tid.

Vad är Koll? Koll är ett digitalt system för alla tillsvidareanställda medarbetare inom Välfärd skola. I systemet registrerar medarbetaren sina kompetenser, gör en självskattning inför sitt medarbetarsamtal samt fyller i utvecklingsplaner och mål. Varför Koll?  kvalitetssäkrar samtalens innehåll och möjliggör för likvärdiga, strukturerade samtal inom/mellan enheter  ger en samlad bild av medarbetarens kompetens, självskattning, planer och mål  vi får en kompetenskartläggning som stödjer tjänstefördelning och långsiktig personalplanering  stödjer enklare och tydligare uppföljning  möjliggör en förbättring av enhetens resultat Varför använder vi Koll?

Nacka kommun har en ny medarbetarpolicy som antogs i kommunstyrelsen i mars Medarbetarpolicyn gäller alla medarbetare i Nacka kommun. Policyn beskriver vårt förhållningssätt för att skapa attraktiva arbetsplatser som kännetecknas av arbetsglädje, effektivitet och kontinuerlig utveckling samt utgångspunkter för lönebildning och lönesättning. Medarbetarpolicyn är även arbetsmiljöpolicy. Gå igenom den nya medarbetarpolicyn på er enhet och ha gärna en facklig dialog. Du hittar den nya medarbetarpolicy på KanalN under Chefsportalen - HR/Personal Nya medarbetarpolicyn

Medarbetarsamtalsprocessen PLANERING FÖRBEREDELSE GENOMFÖRANDE UPPFÖLJNING INFORMATION Chef planerar m stöd av expert- användare Chef informerar på APT och SAMK Medarbetaren förbereder sig i Koll Chefen förbereder sig i Koll Chef följer upp på APT och SAMK Chef gör Handlings- o fortbildnings- planer Medarbetar- samtal genomförs Löneöversyn

Ansvar och roller Arbetsgivaren har i sin roll det övergripande ansvaret när det gäller att planera, genomföra och följa upp medarbetarsamtal. Utöver arbetsgivarens roll och ansvar finns medarbetarens och expertanvändarens. Ditt ansvar som chef inför medarbetarsamtalet: - informera medarbetarna om Koll och om ansvaret för egen förberedelse - uppmana medarbetarna att läsa medarbetarpolicyn - planera in samtalen, avsätt tillräckligt med tid och se till att de genomförs minst en gång om året (Tänk på att Nacka kommuns mål är att löneöversynen ska vara klar före april för alla fackförbund.) - förbered varje samtal genom att godkänna medarbetarens kompetenser och läs igenom självskattningen samt påbörjade utvecklingsplaner - utse en expertanvändare Det kan även vara bra att informera om kommande medarbetarsamtal på t.ex. en APT och i samband med en lokal SAMK. Checklista finns som stöd på KanalN, Chefsportalen - HR/Personal

Ansvar och roller, forts. Ditt ansvar som chef under medarbetarsamtalet Ta med din laptop. Du ska hjälpa medarbetaren att: -förstå kopplingen mellan sin individuella prestation och verksamhetens mål, strategier och medarbetarpolicy -bli medveten om vilken kompetens som behövs och varför/på vilket sätt denna kompetens är lönegrundande -förstå vilka förväntningar och framgångsfaktorer som en bra/ökad arbetsprestation kräver -känna sig motiverad och att känna engagemang Detta ger dig som chef möjlighet att göra en rättvis och individuell bedömning av dina medarbetare där kopplingen mellan prestation och lön blir tydligare.

Medarbetarens ansvar inför medarbetarsamtalet -gå in i Koll och göra sin kompetenskartläggning, fylla i och motivera sin självskattning samt påbörja sin utvecklingsplan -ladda upp relevanta examensbevis/utbildningsbevis/kursintyg i Koll -läsa medarbetarpolicyn och ev andra styr- och måldokument som gäller för egen enhet -ta med sin laptop till samtalet eller förbereda en utskrift av sina registrerade uppgifter under medarbetarsamtalet -förklara egen motivering av självskattningen -kunna föra en dialog kring verksamhetens mål kopplat till sin egen yrkesroll -förstå vilka förväntningar som finns på en bra arbetsprestation -förstå den kompetensutveckling som krävs för att möta nya och förändrade krav -skriva in ändringar i Koll som ni kommer överens om Det bör alltid ske en kontinuerlig dialog kring vilka förväntningar som finns på varje medarbetares yrkesroll för att minimera mindre bra yrkesprestationer. Ansvar och roller, forts.

Ansvar och roller, forts. Chefens ansvar efter medarbetarsamtalet Uppföljning Gör en egen reflektion – vad fungerade bra? Fråga dina medarbetare på ett APT hur de upplevt medarbetarsamtalsprocessen – finns det följdfrågor? Be lokala fackliga ombud att komma med synpunkter på en SAMK. Skriv en fortbildningsplan? Handlingsplan? Återkoppla.

Tydliggöra ansvar och roller, forts. Expertanvändarens ansvar Varje enhet ansvarar för att utse en expertanvändare på skolan för att; -involveras i tidsplanen för medarbetarsamtalsprocessen -säkerställa att rätt medarbetare för enheten finns i Koll och kan logga in -bistå med support och vara ett stöd för medarbetarna vid användning av Koll -vara behjälplig avseende lösenordshantering -stötta i systemets funktionalitet -visa var medarbetaren kan hitta information om Koll Mer information om expertanvändarens roll hittar du på KanalN, under Chefsportalen - HR/Personal

Ansvar och roller, forts. Sammanfattning  Både chef och medarbetare har ett ansvar för medarbetarsamtalsprocessen  Följ upp medarbetarsamtalet och håll dialogen levande genom uppföljningssamtal och vardagsrelationer  Vi ska vara professionella  Medarbetarsamtalet är inte valbart  Hur du kommunicerar före, under och efter samtalen är en framgångsfaktor!  Tydliggör din roll som chef Läs gärna mer tips på KanalN under Chefsportalen - HR/Personal!

Fikapaus

Utvecklingsplan, mål och självskattning Vad är en utvecklingsplan? Utvecklingsplanen kartlägger medarbetarens uppdrag och arbetssituation samt innehåller de kompetensbehov som ska fyllas för att nå olika mål. Varför sätter man upp olika mål? Att använda mål innebär att styra, följa upp och utveckla verksamheten. Målen ska visa på önskat resultat, vad som är prioriterat och ge riktning för verksamheten under en viss tidsperiod. För medarbetarna ska målen tillföra en ökad tydlighet, fungera motiverande och skapa förståelse för vilket sammanhang de ingår i. Självskattning Medarbetare som skattar sig väldigt lågt/högt – självinsikt Nivåerna ska inte vara en betygsättning Självskattningen ska vägleda medarbetaren i att utvecklas och lyftas

Kort övrig information PUL text Fr o m 4 augusti 2014 måste alla som loggar in i Koll ge samtycke till att Nacka kommun, Välfärd skola, registrerar personuppgifter och kompetenser i syfte att användas för kompetenskartläggningar och medarbetarsamtal. Man ger sitt samtycke genom att kryssa i en dialogruta som visar sig första gången man vill logga in. Detta görs en gång och upprepas inte då man vill logga in igen. Offentlighet och sekretess Uppgifter som finns registrerade i Koll omfattas av offentlighets- och sekretesslagen. Om uppgifter begärs ut från Koll sker en sekretessprövning. Det innebär att en menprövning görs utifrån om den enskilde eller närstående kan anses lida men om uppgifterna röjs. Tidigare rättsfall visar att uppgifter som avser anteckningar i samband med medarbetarsamtal ej kan lämnas ut, däremot kan avidentifierade uppgifter komma att lämnas ut. Läs mer om detta på KanalN under Chefsportalen - HR/Personal

Systemgenomgång – vad ska du som chef göra i Koll inför och under ett medarbetarsamtal? 1. Logga in 2. Hitta dina enheter 3. Översikt av dina medarbetare 4. Titta på en medarbetares kompetenser, dokumentarkiv och självskattning 5. Titta på en medarbetares utvecklingsplaner och mål 6. Hur jag använder Koll under medarbetarsamtalet Kort repetition och demo av systemet

Öppna frågor/erfarenhetsutbyte 1 Hur får jag alla medarbetare att förbereda sig? 3 Hur förbereder jag mig själv? 2 Hur är man professionell? 8 Hur kan Koll vara ett stöd i medarbetar- samtalet? 7 Hur kan man följa upp samtalen? 5 Hur blir en medarbetare motiverad och engagerad? 9 Hur blir det en bra dialog? 4 Vad i Koll ger koppling till lön? 6 Hur tar man hänsyn till olikheter?

Tack!