Effective Sourcing Kategorikort – kategoriplanen i korthet Kategoriplaner blir ibland tjocka luntor – nästan som fallstudier – med all den samlade kunskapen om kategorierna. Det är kanske bara varje kategoriansvarig som sätter sig in i allt. Därför behöver man en metod för att göra kunskapen mer lättillgänglig, låt oss kalla metoden kategorikort. Och precis som hörs på namnet så ska det vara någonting kort eller som någon sade ”less is more”. Fördelen med att fatta sig kort är att det även går snabbare att uppdatera informationen. Kategorikortet blir därför även en statusrapport, som ofta uppdateras. Kategorikortets syfte hör ihop med målgruppen. I en del fall ska jag träffa olika intressenter, t.ex. användare, kravställare eller beslutsfattare. De ska på ett enkelt sätt skaffa sig en uppfattning om bakgrunden, pågående aktiviteter och vad som kommer att förändras. De flesta intressenter vill förstå detta utan krusiduller, dvs. kategorikortet ska vara fritt från vetenskapliga termer och fikonspråk. Hellre låter man sig inspireras av pedagogiska figurer. T.ex. sådana som ibland finns i instrumentbrädor och styrkort. En annan målgrupp kan vara inköparna själva. På återkommande status- och gruppmöten avrapporteras och diskuteras kategoriarbetet. Handlar det bara om avrapportering så använder man standardiserade kategorikort med högst en bild, eftersom man ska hinna med många kategorier på en kort stund. Men kategorikortet kan också vara del i en inlärningsprocess. Genom att diskutera och analysera kategorins egenskaper får kategoriansvarig hjälp att förädla sin strategi, samtidigt som övriga i gruppen förädlar sina kunskaper. Ett sådant kategorikort får förstås vara mer vetenskapligt, med kraljicmatriser, SWOT-analyser, fiskbensdiagram mm.

Effective Sourcing Bakgrund – kategoriprofil Befintliga avtal Löpande ramavtal med Xerxes AB Ramavtal med Sigma AB, 1 år kvar Ad hoc köp gör från Beta AB Ad hoc köp görs från Delta AB. Produkter i kategorin Främst en varukategori, där följande artiklar ingår: -Verktyg ABC -Verktyg DEF -Verktyg GHI TotaltTotalt X Σ β Δ 120mkr 40mkr 30mkr 25mkr Spend per leverantör Spendkoncentration: 33 % TotaltTotalt ABCABC DEFDEF GHIGHI 120mkr 45mkr 25mkr 50mkr Spend per produkt Geografisk spridning β Δ Σ X

Effective Sourcing Bakgrund – kategoriprofil Marknadssituation Vissa produkter i kategorin är standardiserade hyllvaror och konkurrensen är mycket god. För produkten ABC lyckas leverantörerna nischa sig mot olika tekniklösningar och här sker även en aktiv teknikutveckling för att ligga i framkant. Inköpsprocess Ramavtal med avrop via EDI är den föredragna processen. För produkt ABC sker emellertid många beställningar ad hoc, eftersom olika användare vill prova nya lösningar. Spendutveckling Produktpris ABC DEF GHI Prisvarians per produkt Prisvarians per leverantör

Effective Sourcing Strategisk analys och förslag till kategoripolicy Omvärldsanalys Det finns många olika köpare av produkter i den här kategorin. Därför finns ingen särskild lojalitet till någon särskild kund. Köpa-tillverka-analys Marknadens komplexitet Påverkan på ekonomiskt resultat ABC DEF GHI Svårighetsgrad Förbättringspotential ABC DEF GHI Möjlighetsanalys Kraljicmatris KöpaTillverka DEF ABC GHI Förbättringsidéer Produkterna ABC och GHI bör köpas av samma leverantör, medan DEF av den leverantör som har bäst tekniklösning. Vissa användare överkonsumerar produkt ABC. Förbrukningsmönstret kan påverkas. Strategiansats Konsolidera produkterna ABC och GHI hos en leverantör, inled tekniksamarbete för DEF.

Effective Sourcing Plan och status Beslutsplan Nästa steg är att utvärdera RFI- svaren. Beslut om strategisk inriktning kan fattas i april. Kategorikortet uppdateras i samband med detta beslut. Vad har hänt sedan sist? RFI har skickats ut för att klarlägga kompetensområden. Leverantörsdialoger har genomförts. Kommunikation Utåt kommuniceras att en upphandlingsprocess har påbörjats, där leverantörer ombeds svara på RFI Möten Styrgruppsmöte 25/3 Vi träffar Delta den 15/3 Tidsplan Ny inköpsprocess TidAktivitet MarsRFI-svar inkommer AprilSkriva RFQ MajRFQ utskick SeptAnbud in