HFR 21 november 2008 Elektroniska beställningar – steget före e-fakturan

Bakgrund Politiska mål för e-förvaltning Strategi och nationell handlingsplan Förändringar inom upphandlingsområdet Enhet för upphandlingsrätt på Fin.dep Konkurrensverkets förändrade roll Obligatoriska delar av EG-dir från 2004 Nya rättsmedelsdirektiv och frivilliga delar av EG-direktiv från 2004 Drivkrafter och utvecklingstrender 50% slutar inom 20 år Självbetjäning och automatisering Processorientering och –optimering Samordning av stödprocesser IT-standardisering E-delegationen Branschorganisationer för e-handel

ESV:s uppdrag Kartläggning - Myndigheternas interna arbetsprocesser - Problem hos myndigheterna - Inköpsmönster - Leverantörers förutsättningar att möta krav Kostnad & nytta - Beräkna kostnad & nytta - Förslag till hur effekter hämtas hem - Analysera & redovisa kvalitetsvinster Standarder - Tillämpning av standarder - Förvaltning & utveckling av standarder Förslag till åtgärder inför genomförandet av elektroniska beställningar i staten - Hur uppnå effektivitetsvinster - Områden i behov av reglering - Enhetliga förslag, offentlig sektor samt leverantörer av varor och tjänster

Hur jobbar myndigheterna idag? Bristande styrning mot det ekonomiskt mest fördelaktiga avtalet För lite tid läggs på strategiskt inköpsarbete Bristfälligt stöd för inköpsplanering och uppföljning Nyckeltal och mål saknas Det är få som systematiskt kontrollerar om behovet kan täckas på annat sätt än via inköp, Behovet är inte ordentligt analyserat Behovet uppstår i ”köpögonblicket” Strategisk inköps- planering & styrning Upphandling & avtal Avropa & beställa Leverans & faktura- hantering Bristfällig överblick av avtal, leverantörer och sortiment Rutiner för styrning och utveckling av leverantörer saknas Kontroll mot ramavtal sker inte Det är svårt att följa upp gjorda inköp Ramavtalen är svårtolkade för beställaren Hög andel av icke godkända inköp, så kallade otillåtna direktupphandlingar Fragmenterat arbetssätt på regional och lokal nivå Manuellt och tidsödande arbete vid avrop Fragmenterat arbetssätt på regional och lokal nivå Manuellt och tidsödande arbete vid kontroll av faktura mot beställning

Inköpsprocessen Strategisk inköpsplanering & styrning Upphandla & hantera avtal Beställa Leverans- & fakturahantering Tid Ofta Många Ibland Några Sällan Få Organisation

Inköpsprocessen – med elektroniska beställningar Strategisk inköps- planering & styrning Upphandla & hantera avtal Beställa Leverans- & fakturahantering Marknads- analys Behovsanalys Planering & uppföljning Utforma regler, rutiner & policies Avancerade e-beställningar Enkla e-beställningar Övriga beställningar Bekräfta leveransens kvalitet Hantera & betala faktura Matcha beställning & faktura Förvalta stöd & process Upphandla Tillhandahålla avtal Förvalta avtal

Lönsamhetsbedömning – Diskonterade värden En satsning på 5 miljoner årligen, , bidrar till en ökad effektivisering på miljoner för statsförvaltningen som helhet X

Vilka effekter bidrar ett samordnat införande till?

Hur lyckas vi med e-handel? FramgångsfaktorFörutsättningÅtgärd Tydligt vad myndigheterna behöver göra Regeringsbeslut om krav på myndigheterna Tillägg i en ny förordning om e- handel att alla myndigheter ska: - hantera beställningar elektroniskt senast den 31 december En myndighet ska i sitt arbete med inköp etablera en inköpspolicy och en inköpsstrategi. En utpekad ansvarig som leder och samordnar myndigheterna Regeringsbeslut om mandatet Regeringsuppdrag till ESV - samverkan med Kammarkollegiet om stöd till mindre och medelstora myndigheter - samverkan med Nutek om information till näringslivet Stöd för myndigheter och information till näringslivet Regeringsbeslut om resurser för arbetet Ökat anslag till ESV Systemstöd och övrig infrastruktur för myndigheter Tillgång till systemstöd och nödvändiga tjänster för att införa elektroniska beställningar ESV genomför upphandling och statliga ramavtal på området finns tillgängliga Gemensamma standarderESV förbereder normering Standardformat för inköpsprocessen fastställs i förordning Ökat anslag till ESV för att finansiera statens del i SFTI

ELEKTRONISK HANDEL Prislista Vad behöver regleras? Elektronisk försäljning Elektroniska beställningar Leverantörens interna rutiner Myndighetens interna rutiner Sveorder Svefaktura Inköpspolicy och -strategi Prislista Övriga AT Nya krav i förordning och föreskrift Nya krav i förordning och föreskrift Redan reglerat Redan reglerat Bilaterala överenskommelser Bilaterala överenskommelser

Ledningens stöd och styrning Inköpsprocessen Vad behöver myndigheterna göra? OrganisationVerktygKompetens InvolveringStrategiProcess Strategisk inköps- planering & styrning Upphandla & hantera avtal Beställa Leverans & faktura- hantering

Risker och möjligheter Bristande ledningsstöd Teknikfokuserad utveckling Otillräcklig delaktighet hos medarbetarna Bristande samordning Bristfällig teknik Ett aktivt och uttalat stöd från ledningen Utgångspunkt i verksamhetens krav och behov Samverkan är viktig Gemensamma standarder Tillgång till lämpliga verktyg

Förvalta och vidareutveckla M1 Förvalta och vidareutveckla M3 Förvalta och vidareutveckla M4-M5 Förvalta och vidareutveckla Förebilder Förvalta och vidareutveckla stödpaket Aktiv ramavtalsförvaltning Införande av e-handel Andel Upphandla Nettonytta Medel & Stora Små & Medel Utveckla stödpaket Förbereda Förebilder Kunskapsdelning Införa Förebilder Förbereda M4-M5 Införa M4-M5 Förbereda M3-M2 Införa M3-M2 Införa M1 Förbereda M1 Egna initiativ

Sammanfattning Mål Varför Vilka Vad Hur Kostnadsbesparingar Myndigheterna hanterar beställningar elektroniskt Myndigheterna jobbar strategiskt med inköpsprocessen Så enkelt som möjligt för så många som möjligt Regeringen Ledning och samordning Offentlig sektor Leverantörer Förenklad hantering Förbättrad kvalitet och service Strategi Upp- handla Beställa Faktura

Anders Nyström , Välkomna med frågor och synpunkter! Myndigheter - SFTI - Svefakturan - Näringsliv - Frågor –