Att driva förändringar med hjälp av kommunikation - Så nyttjar du kommunikationens kraft på bästa sätt i ditt förändringsarbete

Detta verktyg är till för dig som: Står inför uppgiften att driva ett förändringsarbete Redan ansvarar för och har påbörjat ett förändringsarbete Inser att kommunikation är en förutsättning för att lyckas med att nå förändringsmål och förväntade effekter med förändringsarbetet

Detta verktyg innehåller: Handledning som bygger på förändringskommunikationens fyra faser Tio lösningar på lika många problem för dig som förändringsledare Handlingsplan för din förändringskommunikation Mall: Aktivitetsplan

Förändringskommunikationens fyra faser

Mål med kommunikationen i Insäljningsfasen I slutet av denna fas ska medarbetarna: I stora drag känna till vad förändringen går ut på och varför den genomförs Acceptera att förändringen ska genomföras Känna att de har en roll i förändringsarbetet Vara motiverade att bidra till att nå målen med förändringen

Insäljningsfasen KOM IHÅG-LISTA: Skapa medvetenhet om problem och möjligheter Vad ska du kalla förändringen? Varför genomförs förändringen? Vad är målet med förändringen och vad är målet med förändringskommunikationen? Vad innebär förändringen och förändringsarbetet? Vad är omfattningen av förändringen? Vilka är de första steget i förändringsarbetet? Medarbetarna vill ha svar på frågan: ”Vad betyder det för mig/oss”? Vilka eventuella frågor och invändningar finns det? När och i vilket sammanhang ska du framföra ditt förändringsbudskap? Hur kan du skapa utrymme för dialog kring förändringen?

Mål med kommunikationen i Startfasen I slutet av denna fas ska medarbetarna: Känna till sina roller i förändringsarbetet Uppleva målet med förändringen som meningsfullt Vara motiverade att delta i processen Ha en realistisk bild av förändringsarbetet Veta vad som förväntas av dem

Startfasen KOM IHÅG-LISTA: Uppnå snabbt ett delmål - inom 5-6 veckor Tydliggör, konkretisera och upprepa förändringsbudskapen Kommunicera med medarbetarna som en sammansatt målgrupp Vad är beslutat och vad är förhandlingsbart? Vad vill och behöver medarbetarna veta? Dialogmöte än en gång Vad behöver du för kommunikationsstöd?

Vilka är vinnare, förlorare, skeptiker och ambassadörer?

Mål med kommunikationen i Genomförandefasen Under denna fas ska du säkerställa att: Energi och engagemang hos medarbetarna upprätthålls Medarbetarna upplever att förändringsarbetet går framåt Medarbetarna har tydliga roller i förändringsarbetet

Genomförandefasen KOM IHÅG-LISTA: Tänk på förändringskurvan när du kommunicerar Motstånd mot förändringar är något naturligt. I de flesta fall kommer motståndet så småningom att övergå i acceptans. Det är din roll att hjälpa medarbetarna framåt i processen med hjälp av dialog, förklaringar och uppmuntran Visa empati. Din egen förändringskurva ser förmodligen något annorlunda ut än medarbetarnas, inte minst för att du ligger före dem rent tidsmässigt. Ha tålamod - medarbetarna behöver tid på sig Planera kommunikationen – vilka konkreta kommunikationsaktiviteter ska genomföras? Rapportera och återkoppla till dina chefer Kommunikation med intressenter i och utanför organisationen

Förändringskurvan – alla reagerar i en förändring Källa: Cullberg 2006

Mål med kommunikationen i avslutningsfasen I slutet av denna fas ska medarbetarna: Veta när förändringsarbetet är avslutat Känna till vad deras och andras ansträngningar har resulterat i Ha gemensamt formulerat sina erfarenheter av förändringsarbetet Veta hur och när förändringen ska utvärderas för att se om resultatet gav förväntade effekter

Avslutningsfasen KOM IHÅG-LISTA: Avsluta förändringsarbetet på ett tydligt sätt Berätta om resultaten och summera arbetet Ge beröm och fira det som har gått bra Utvärdera din egen och arbetsgruppens insats - vad kan vi lära oss? Vad har vi gjort bra? Vad har inte fungerat så bra? Vad och hur kan vi göra det bättre nästa gång?

Tio utmaningar och lika många lösningar (1-2) Utmaning 1 Det har inte hänt något nytt i förändringsprocessen så det finns inget nytt att berätta för medarbetarna Förslag till lösning Säg att du inte har något nytt att berätta men att du kommer att informera dem så snart du vet något mer. Sätt gärna ett datum när du återkommer med mer information Utmaning 2 Mina medarbetare kanske sitter inne med viktig information som jag själv saknar Förslag till lösning Chefen kan inte veta allt och i många fall är det självklart att medarbetarna vet mer. Fråga medarbetarna under era möten. På så sätt får ni alla mer kunskap och medarbetarna får komma till tals och känner sig uppmärksammade

Tio utmaningar och lika många lösningar (3-4) Utmaning 3 Jag har inte tid att hålla medarbetarna informerade om hur arbetet fortskrider Förslag till lösning Reservera tid på era vanliga möten för att kunna lyssna och informera. Ambassadörer och vidare- informatörer kan hjälpa till att nå ut till alla med viktig information Utmaning 4 Flera av medarbetarna är tysta och passiva på möten kring förändringen Förslag till lösning En enkel metod för att alla ska komma till tals: Be dem diskutera två och två: Hur upplever vi förändringen just nu? Håller vi gnistan uppe? Går det i rätt riktning? Håller vi tidsplanen? Därefter ”laget runt" så att varje grupp får sammanfatta sina tankar

Tio utmaningar och lika många lösningar (5-6) Utmaning 5 Det verkar vara dålig stämning bland medarbetarna på grund av förändringen, men ingen säger något rakt ut Förslag till lösning Tillåt medarbetarna att uttrycka sin frustration. Visa att du inte förväntar dig att alla ska älska förändringen. Berätta om inslag du själv funderar kring och peka på de möjligheter du ser att förändringsarbetet kan föra med sig Utmaning 6 Jag har svårt att övertyga medarbetarna om att förändringen är nödvändig Förslag till lösning Fundera över vilka argument som är mest relevanta för medarbetarna. Låt överordnad chef delta på ett möte för att berätta om bakgrund och syfte samt svara på frågor

Tio utmaningar och lika många lösningar (7-8) Utmaning 7 Mina medarbetare vill kunna påverka sådant i förändringsarbetet som de egentligen inte har något inflytande över Förslag till lösning Uppmärksamma det positiva i att de vill vara med och bidra men tydliggör vad som är beslutat och vad som kan påverkas. Klargör ramarna och fokusera på t ex hur-frågor Utmaning 8 Mina medarbetare verkar nedstämda och ser inte meningen med förändringen Förslag till lösning Fråga och lyssna. Bjud på dig själv: berätta hur du själv kommit fram till ditt sätt att se på saken och hur de kan bidra till att förändringsarbetet kan lyckas

Tio utmaningar och lika många lösningar (9-10) Utmaning 9 Två av medarbetarna verkar väldigt frustrerade över förändringsarbetet Förslag till lösning Prata med de två personerna och lyssna på dem. Försök hjälpa dem att tänka på andra sätt. Men kom ihåg, gör inte deras bekymmer till dina egna Utmaning 10 Efter en sammanslagning av två enheter ser jag att en del av mina gamla medarbetare håller sig för sig själva och undviker att samarbeta med sina nya kollegor Förslag till lösning Tala om att det nu är dags att se framåt och lämna det gamla bakom sig. Peka på att vi kan lära av varandra och att du inte accepterar en vi-och-dem-attityd