KTH ROYAL INSTITUTE OF TECHNOLOGY Utvärdering av administrationen på KTH Lärdomar från ett utvecklingsprojekt

Sara Karlsson Kvalitetssamordnare, Universitetsförvaltningen Doktorand, Avdelningen för Lärande

Administrative Assessment Exercise (AAE) Bakgrund: KTH har utvärderat sin forskning och sin utbildning Research Assessment Exercise (RAE) 2008 och 2012 Education Assessment Exercise (EAE) dags att utvärdera administrationen

Varför en utvärdering av administrationen? Ökad kvalitet i administrationen Ökad kunskap om utvärdering och kvalitetsarbete bland administrativ personal Ökad synlighet för det administrativa arbetet

Vad utvärderades? 1.Utbildningsprocessen ur systemstöd- och studentperspektiv/Studie- och karriärvägledning 2.Lokalförsörjning 3.Rekrytering, befordran, anställning av fakultet 4.Arbetsmiljö, komplicerade personalärenden 5.Internationella studenter 6.Avtalshantering 7.Stöd till externfinansiering 8.a. Innovation och b. samverkan 9.Dokumenthantering 10.Controllerfunktion, prognoser, budget, uppföljning 11.Internkommunikation 12.Upphandling 13.Uppföljning av utbildning och forskning 14.Internrevisionens granskningsprocess Strategiskt viktiga processer

Hur gjordes utvärderingen? Självvärdering i delprojekten Processkartläggning Omvärldsanalys Inre analys Intressentanalys Peer review - en akademisk metod

Vad bedömdes? ServiceKostnad Kompetens

Vad visade utvärderingen? KTH ett föränderligt universitet med ”växtvärk” Kompetensen hos medarbetarna är mycket hög, men används inte optimalt - inte tillräckligt verksamhetsnära Decentraliserad organisation – otydligt vad som ska göras centralt respektive lokalt Arbetsformerna behöver utvecklas Kommunikationen behöver förbättras

Vilka var de största frågorna? Kulturella aspekter, relationer, kunskap och förståelse, dialog –mellan fakultet och administration –mellan skolor och universitetsförvaltning –inom universitetsförvaltningen Organisation: centralisering vs. utlokalisering, integrerad vs. parallell administration Arbetsformer: processtänkande Några sakområden: avtalshantering, internationella studenter, IT-utveckling och IT-stöd

Hur ska kvaliteten i administrationen öka? Uppföljningen är den viktigaste delen! Slutsatserna från projektet överlämnade till linjen – kontinuitet och engagemang Utvecklingsprojekt pågår: hundratals små + ett fåtal större, strategiska Princip: många små steg

Vad tyckte delprojektledarna? Nya kontakter inom KTH Feedback utifrån ger ökat stöd för förändring Djupdykning i den egna verksamheten ”Lyxigt”, kul, lärorikt och förpliktigande Men… vilken förändring är möjlig?

Vad tyckte bedömarna? Kanske pröva något liknande på hemmaplan? Hedersuppdrag – inte vanligt att detta görs Svårt att bedöma efter ”triangeln” Självvärdering viktig Öppenheten imponerar Lärprocess för alla Tidsbrist

Vad lärde vi oss? Ökad kvalitet i administrationen? Svårt att säga, förbättringsarbetet pågår fortfarande, men en början: ökad kunskap om styrkor och svagheter Ökad kunskap om utvärdering och kvalitetsarbete bland administrativ personal? Definitivt! Ökad synlighet för det administrativa arbetet? Ja, kanske både på gott och ont?

Ytterligare en fortsättning på AAE Forskningsprojekt om administrativa roller i högskolan Inom ramen för ett större projekt om högskolans förändring Jämförande studie KTH, Chalmers, LTU Frågeställningar: Vilka är administratörerna? På vilket sätt är de en del av (och bidrar till) högskolans förändring?

Frågor?