Patientsäkerhets(kultur)mätning Västra Götalandsregionen vecka 42-45 2015 Koncernstab Hälso- och sjukvård/ Enhet patientsäkerhet

Två enkätundersökningar hösten 2015 Medarbetarenkäten PS-kulturenkät Under en treveckorsperiod (v.37-39) har alla medarbetare möjlighet att besvara enkäten. Resultat till förvaltningarna november och december. Dialog på arbetsplatserna startar. Varje avdelning gör sin handlingsplan. Handlingsplanerna följs upp av chef och återrapporteras till överordnad chef.    Ledningsgrupper summerar och vidtar eventuellt strategiska beslut eller aktiviteter. Koncernledningsgrupperna följer upp helheten. Under en treveckorsperiod (v.42-45) har medarbetare som arbetar patientnära möjlighet att besvara enkäten. Resultat till förvaltningarna i december. Dialog på arbetsplatserna startar. Varje verksamhet/avdelning gör sin handlingsplan. Handlingsplanerna följs upp av chef och återrapporteras till överordnad chef.    Ledningsgrupper summerar och vidtar eventuellt strategiska beslut eller aktiviteter. Koncernledningsgrupperna följer upp helheten. Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet

Vad avses med patientsäkerhetskultur? Förhållningsätt och attityder, hos individer och grupper inom en vårdenhet Kultur utan syndabockstänkande? Vågar jag skriva avvikelser/berätta när något går fel/tillbud? Diskuteras patientsäkerhet/vårdskador på enheten? Hur ser chefers stöd ut avseende patientsäkerheten? Anses patientsäkerhet vara viktigt, hur ser man på vårdskador? Ses dom som undvikbara eller som komplikationer man får räkna med? Om en allvarlig vårdskada skett? Får personalen stöd? Får den drabbade stöd och information/ursäkt? Rapporteras avvikelser och tillbud? Återkopplas avvikelser? Hur påverkar bemanning, skiftbyten, arbetsbelastning, överrapportering och förflyttningar av patienter etc. patientsäkerheten? Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet

Syfte Kartlägga styrkor och svagheter för att tydliggöra förbättringsområden Öka insikten om faktorer som kan påverka patientsäkerheten Studera förändringar i förhållningssätt och attityder som en effekt efter genomförda åtgärder Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet

Enkäten Enkäten förvaltas av SKL och är en svensk version av en enkät utvecklad av AHRQ i USA, Hospital Survey on Patient Safety Culture. Indikator förvaltar den nationella databasen Ca 84 000 svar i jämförelsedatabasen Sedan 2008 har en metod baserad på en översättning av den amerikanska enkäten Hospital Survey on Patient Safety Culture (HSOPSC) från Agency for Healthcare Research and Quality (AHRQ) I USA, funnits tillgänglig för svensk hälso- och sjukvård. Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet

Patientsäkerhetsplan Uppföljning av patientsäkerhetskulturen som en del i egenkontroll som vårdgivaren är skyldig att genomföra regelbundet. Mätningar ska genomföras i Västra Götalandsregionens utförarförvaltningar 2015 och sedan vart annat år. Uppföljning genom handlingsplaner på alla nivåer baserat på mätningsresultat Mätningar har genomförts år 2011 och 2013 Koncernstab Hälso- och sjukvård/ Enhet patientsäkerhet

Patientsäkerhetsplan Koncernstaben: Stödjer och samordnar regionens patientsäkerhetskulturmätningar Initierar och stödjer erfarenhetsutbyte mellan förvaltningarna Bevakar forskning och utveckling inom området Förvaltningarna: Genomför patientsäkerhetskulturmätningar Fortsatta åtgärder för att stärka patientsäkerhetskulturen Verka för att öka benägenheten att rapportera avvikelser Koncernstab Hälso- och sjukvård/ Enhet patientsäkerhet

Patientsäkerhetsplan Mål Höjning med 10 % jämfört med resultatet 2013 i dimensionerna: Benägenhet att rapportera avvikelser Återföring och kommunikation av avvikelser Överlämningar och överföringar av patienter och information Svarsfrekvens ≥70 % Koncernstab Hälso- och sjukvård/ Enhet patientsäkerhet

Svarsfrekvens VGR 2013 Utskickade: 29807 Inkomna: 19319 Svarsfrekvens: 69 % Mål ≥ 65 % 2011 var svarsfrekvensen 64 %

Utfall VGR Bäst: Samarbete inom vårdenheten Min närmst chefs agerande kring patientsäkerhet Öppenhet i kommunikationen En icke straff och skuldbeläggande kultur Information och stöd till personal och patient, kontrollera svarsbortfall på denna dimension!! (det är ca 20-25 % av alla som svarar på denna frågan)

Utfall VGR Stort förbättringsbehov Visst förbättringsbehov Välfungerande Försämring Återföring och kommunikation kring avvikelser Öppenhet i kommunikationen Förbättring Information och stöd vid vårdskada stort bortfall på svar på dessa dimensioner. Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet

Öppna svar 19% av respondenterna har använt möjligheten att lämna öppna svar Andelen är relativt jämt fördelad mellan förvaltningar och de större yrkeskategorierna Personal som arbetar patientnära har skrivit kommentarer i högre utsträckning Respondenter som i enkäten skattat verksamhetens patientsäkerhet som låg har i större utsträckning lämnat öppna svar sista punkten så är synpunkterna mer negativa i sin natur Dock MÅNGA förbättringsförslag Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet/HF

Hur har avvikelserapporteringen förändrats mellan 2013 och 2014 i regionen i sin helhet och i respektive förvaltning?

Avvikelserapportering (MedControl)

Avvikelserapportering 2013-2014 Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet

Överbeläggningar och skador i vården För avdelningar med en medel-beläggning på över 100 % under observationsperioden sågs en sammanlagd relativ skadefrekvens på 0,055 %. I situationer med överbeläggning sågs en skadefrekvens på 0,049 % vilket är påtagligt lägre än den på 0,065 % som ses när överbeläggning inte föreligger. Rapporteringen av skador totalt vid dessa avdelningar ligger på en nivå som är jämförbar med avdelningar som har en medelbeläggning på högst 86-88 %. Detta i kombination med minskningen av rapporterade skador/patientdygn vid överbeläggningar talar för att benägenheten att rapportera skador vid dessa avdelningar är lägre än vid avdelningar med en medelbeläggning på högst 100 %. Rapport, Överbeläggningar och rapporterade skador i vården 2012-maj 2013 http://www.vgregion.se/sv/Regionkansliet/Centrum-for-Verksamhetsutveckling/God-vard1/Saker-vard/Lara-av-misstag/ Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet

Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet AV-rapporter LM ej suicid Klagomål Vårdplatser LM/1000 AV-rapp LM/100 klagomål LM/100 vpl 2013 2014 SU 9895 8590 92 67 275 319 1840 1836 9,3 7,8 33 21 5,0 3,6 SkaS 3197 3339 5 87 115 621 644 1,6 1,5 6 4 0,8 SÄS 2986 2941 17 9 76 91 486 5,7 3,1 22 10 3,5 1,9 NU 2408 2036 23 26 132 144 759 760 9,6 12,8 18 3,0 3,4 KS 1016 871 1 29 37 203 1,0 6,9 3 16 0,5 AL 604 630 20 104 105 1,7 6,3 3,8 VGR sjukhus (ej Ns) 20106 18407 139 117 619 726 4013 4034 6,4 2,9 NH 1514 1525 46 208 150 21,8 30,2 31 FTV 522 470 15 27 28,7 56 VGR 22402 20649 192 174 872 938 8,6 8,4 19 Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet

Nationell sammanställning av landstingens resultat 2012-2014 Öppen kommunikation men bristande stöd från ledningen ser positivt på samarbetet inom den egna vårdenheten anser sig ha en öppen kommunikation Däremot uppger flera att de är kritiska till den högsta ledningens stöd till patientsäkerhetsarbetet många händelser inte rapporteras samarbetet mellan vårdenheterna är bristfälligt de har en hög arbetsbelastning sämre avvikelsehantering men bättre stöd till patienter Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet

Nationell sammanställning av landstingens resultat 2012-2014 Två förändringar på nationell nivå är tydliga sedan de förra mätningarna genomfördes (2010–2011): Återföringen och kommunikationen kring avvikelser har försämrats. Det kan vara en signal på brister i patientsäkerhetsarbetet. Informationen och stödet till patienten vid en negativ händelse har förbättrats. Det kan ha ett samband med den nya patientsäkerhetslagen från 2011 som förtydligar arbete med patientmedverkan. Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet

Enkätens dimensioner och frågor 14 dimensioner och frågornas nummer i enkäten. Bokstaven r står för omvänd fråga. (Varje fråga finns i handboken Att mäta patientsäkerhetskultur.) 1.Öppenhet i kommunikationen (C2, C4, C6r) 2. Återföring och kommunikation kring avvikelser (C1, C3, C5) 3. Benägenhet att rapportera händelser (D1, D2, D3) 4. Överlämningar och överföringar av patienter och information (F3r, F5r, F7r, F11r) 5. Högsta ledningens stöd till patientsäkerhetsarbete (F1, F8, F9r) Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet

Enkätens dimensioner och frågor 6. Icke straff- och skuldbeläggande kultur (A8r, A12r, A16r) 7. Lärande organisation (A6, A9, A13) 8. Sammantagen säkerhetsmedvetenhet (A10r, A15, A17r, A18,) 9. Bemanning (A2, A5r, A7r, A14r) 10. Närmaste chefens agerande kring patientsäkerhet (B1, B2, B3r, B4r) Patientsäkerhetskultur 8 11. Samarbete mellan vårdenheterna (F2r, F4, F6r, F10) 12. Samarbete inom vårdenheten (A1, A3, A4, A11) Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet

Enkätens dimensioner och frågor 13. Information och stöd till patient/närstående vid vårdskada (G3, G4, G5, G6) 14. Information och stöd till personal vid vårdskada (G7, G8) Självskattad patientsäkerhetsnivå (E1) Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet

Den öppna frågan Ge gärna förbättringsförslag och synpunkter på patientsäkerheten och patientsäkerhetsarbetet på din arbetsplats. Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet/HF

Tidsplan Vecka 42-45 (12/10-8/11) - Enkäten besvaras 19/10 - Påminnelse 1 !! 26/10 – Påminnelse 2 !!! 8/11 – Stängning !!!! Koncernstab Hälso- och sjukvård/ Enhet patientsäkerhet

Målgrupper för enkäten? Hälso- och sjukvårdspersonal som arbetar patientnära (ssk, BM, läkare, usk, skötare, sjukgymnaster, arbetsterapeuter, dietister etc.) Hälso- och sjukvårdspersonal som inte arbetar patientnära vars arbete är av betydelse för patientsäkerheten (chefer i vården, vårdutvecklare, sekreterare etc.) Personer som inte bör delta: Personer som varit sjukskrivna en längre tid. Personer som är tjänstlediga eller föräldralediga. Personer som arbetat kortare tid än tre månader på den arbetsplats där undersökningen ska genomföras. Ev.exkludera IT-, HR-, ekonomi-, städ-, bygg/fastighets och transportpersonal. Koncernstab Hälso- och sjukvård/ Enhet patientsäkerhet

Handlingsplaner Utifrån analysen av enkäten har handlingsplaner tagits fram i respektive förvaltning samt på regional nivå. Vad ska vi göra med resultatet? Hur ska vi agera? Vilken hjälp behöver vi för att sammanställa resultatet? Flertalet förvaltningar har skrivit handlingsplaner i hela organisationen Koncernstab Hälso- och sjukvård/ Enhet patientsäkerhet

Exempel på genomförda aktiviteter: Regionala nätverksträffar med kontaktpersoner för patientsäkerhetskultur Utbildning och erfarenhetsutbyte med särskilt fokus på benägenhet att rapportera avvikelser och överlämningar och överföringar av patienter och information Riktlinjer för avvikelsehantering har tagits fram Rutiner för rapportering av avvikelser och återföring har blivit en del i introduktionsprogram för nyanställda. Mer regelbundna genomgångar av avvikelser i ledningsgrupper och på arbetsplatsträffar Patientsäkerhetsronder, patientsäkerhetsdialoger. Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet/HF

Exempel på genomförda aktiviteter Ökat systematik för sammanställning och återkoppling av patientsäkerhetsdata, samt uppföljning av handlingsplaner Ökad användning av kommunikationsverktyget SBAR. Säker vård/patientsäkerhetskultur som en stående punkt på mötesagendor. Patienter bjuds in mer systematiskt för att delta i händelseanalyser i flertalet förvaltningar. Gröna korset på SÄS Patientsäkerhetsombud på t.ex. SKAS Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet/HF

Genomförande Initiera enkätundersökning (UG) Planera genomförandet av enkätundersökning (PL) Skicka ut enkäter (Indikator) Samla in enkätsvar och beräkna svarsfrekvens(Indikator) Bearbeta enkätsvar (PL) Sammanställa enkätsvar till resultat (PL) Analysera resultat och skriva en projektrapport( PL) Återföra resultat till medarbetare (UG) Besluta om förbättringsåtgärder (UG) Följa upp och utvärdera förbättringsåtgärdernas effekt (UG) UG= uppdragsgivare PL= projektledare Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet

Mallar I handboken finns mallar för: Informationsbrev Följebrev Påminnelsebrev UG och PL behöver utveckla texterna så att de passar för den egna verksamheten. Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet

Informationsplan 4/5 Chefläkarna informeras via mail 8/5 Chefläkarmöte (sjukhuschefläkare) 2/6 Möte med utvecklingsledare och utsedda kontaktpersoner tillsammans med Indikator Informationsbrev kommer att skickas till alla medarbetare som ska få enkäten från Indikator Information kommer även att publiceras på webben: http://www.vgregion.se/sv/Regionkansliet/Centrum-for- Verksamhetsutveckling/God-vard1/Saker-vard/ Koncernstab Hälso- och sjukvård/ Enhet patientsäkerhet

Att göra Namnlistor ska skickas till Indikator senast 18 september. Information inför mätningen Informationsbrev skickas till alla medarbetare som ska få enkäten från Indikator Information publiceras på webben: http://www.vgregion.se/sv/Regionkansliet/Centrum-for- Verksamhetsutveckling/God-vard1/Saker-vard/ Kommunikationspaket till chefer tas fram Koncernstab Hälso- och sjukvård/ Enhet patientsäkerhet

Resultatredovisning Koncernstab Hälso- och sjukvård/ Enhet patientsäkerhet

Resultatåterföring Linjen Övergripande rapporter Mailutskick till chefläkare Instruktion för vidare överlämning till verksamhetschefer Uppdrag till handlingsplan Både muntligen och via rapporter Den kvantitativa delen av enkäten och de öppna svaren samtidigt Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet/HF

Vad gör vi med resultaten? Om vi är bättre än andra vad gör vi då? Om resultaten är lägre än förväntat, vad gör vi då? Om resultaten är som alla andras, vad gör vi då? Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet

Verksamhetsutveckling Positivt för medarbetarna – bättre för patienterna – lägre kostnad Baserat på den kunskapen vi redan har: Kontinuitet Information vid hemgång Överföringar mellan vårdenheter Tillgänglighet Hälso- och sjukvårdsavdelningen/Område patientsäkerhet