eBlomlådan Hur mäter vi digitaliseringsmognaden i Sveriges kommuner eBlomlådan Hur mäter vi digitaliseringsmognaden i Sveriges kommuner? Visby 1 juni 2015

Program 10.00–12.00 Välkomna! Introduktion Mats Bohman, Nacka kommun Per-Erik Nyström, SKL Exposé över värderingsverktyg för utveckling med stöd av digitalisering Per-Erik Nyström, Projektledare eBlomlådan, SKL Johanna Karlén, Projektledare LIKA, SKL Internationella mätningar av utvecklingen inom e-förvaltning Anna Pegelow, Kommittésekreterare, E-delegationen 12.00–13.00 Lunch   13.00–15.30 Workshop kring hur vi bäst mäter och stödjer digitaliseringsutvecklingen i Sveriges kommuner Produkten från dagen ska vara viktiga inspel som alltid om vad som är bra och mindre bra i eBlomlådan, men också framförallt inspel till vart vi vill att eBlomlådan ska ta vägen, vad vi vill att den ska mäta och hur vi vill att den ska mäta. Som inspiration och för att få geniknölarna att börja verka ska vi under förmiddagen lyssna på Johanna Karlén som ska beskriva LIKA och processen och verktyget för att knoppa av och specifera eBlomlådan i en avknoppning för att visa hur mätning och stöd inom skolans verksamhet, en utveckling som nu lett till en vidareutveckling också för förskolan. Sedan kommer Anna Pegelow från e-delegationen att visa vad man lägger vikt vid vid internationella mätningar av digitaliseringsmognaden och eförvaltningen internationellt, och naturligtvis också hur Sverige står sig i sådana mätningar.

Dagens fördjupningsdag Vägval för eBlomlådan Dagens workshop är en viktig del i processen att utveckla eBlomlådan och hur vi mäter digitaliseringsmognaden i Sveriges kommuner. Hur vill vi att eBlomlådan ska se ut i framtiden? Vad ska vara målsättningen för eBlomlådan framgent? Vilken roll ska SKL axla när det kommer till att mäta och stödja digitalisering? Fokus för dagen är att samla inspel från er som använder eBlomlådan hur ni vill att utvecklingen framåt ska se ut för eBlomlådan. Vi står inför ett antal vägval för eBlomlådan som ett självvärderingsverktyg som samlar hela kommunens verksamheter kring en gemensam frivillig självvärdering samtidigt som vi ser att eBlomlådan används allt mer för att mäta utveckling och som ett verktyg för benchmarking av utveckling och gentemot andra kommuner och regionalt. Detta är det vi ska diskutera idag under dagen. Mäter vi rätt saker i eBlomlådan, hur ser framtiden ut för verktyget och hur ska SKL:s styrning se ut framöver? Viktig diskussion idag av flera anledningar. Statistik som visar att sverige tappar i internationella mätningar över offentliga tjänster. Också en strategiskt viktig diskussion om vad som är relevant att mäta och stödja och SKL:s arbete med nya strategier och de mätningar som vi genomför i form av enkäterrapporter och andra underlag.

eBlomlådans utveckling 2010 2012 2014 Offentliga rummet varit viktig i eBlomlådan utveckling. Frött till eBlomlådan planterades under en fördjupningsdag 2010 då flera av deltagarna såg framför sig en checklista för att framgångsrik IT-styrning i kommunerna och release av det färdiga verktyget skede 2012 också här på offentliga rummet. 2014 lanserade vi version 3.0 med uppdaterade indikatorer

SKL beslutade 2011 om Strategi för eSamhället Strategins övergipande mål*: Enklare vardag för privatpersoner och företag. Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet. Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. Informationsstruktur Termer och begrepp Infrastruktur Informationssäkerhet Ledning och styrning Samverkan * Även regeringen och E-delegationen har dessa mål

Vilken digital service erbjuder kommunen medborgare och företag? Använder kommunen digitaliseringen i våra interna processer för att skapa nytta? Tanken med eBlomlådans ska vara ett verktyg för kommunerna att nå de tre övergripande målen om att bli enklare för medborgare, effektivare förvaltning och transperens och öppenhet. Verktyget mäter hur kommunens olika verksamheter ligger till vad gäller: Digitala välfärdstjänster och självservice (stjälkar) Verksamhetsutveckling med stöd av IT, både inom respektive verksamhetsområde och generella kommunen som helhet (gräset) IT som möjliggörare (jorden) eBlomlådans struktur har som utgångspunkt att verksamhetsutveckling och IT är ömsesidigt beroende, där de två första nivåerna (med principer, struktur och teknik) skapar förutsättningar för att kunna realisera digitala tjänster som skapar nytta för medborgarna. Tanken bakom visualiseringen i en blomma är att färgen på blomman ska motsvara hur väl man ligger till inom hela kedjan från IT-myllan upp till bladets service. Tanken är också att genom att ta ett tvingas ta ett helhetsgrepp om digitaliseringen inom kommunen skapa dialog mellan de olika verksamheterna, synliggöra förbättringspotential, särskilt gentemot kommunledning och lyfta digitaliseringens möjligheter. På bilden åskådliggörs resultaten för en kommuns alla verksamhetsområden med färgkoder:  Grönt symboliserar god service och verksamhetsutveckling med stöd av IT.  Gult visar att det finns förbättringspotential då indikatorer delvis uppfyllts, exempelvis genom att utvecklingen har kommit olika långt i olika delar av verksamheten eller att ett arbete planeras.  Röd färg åskådliggör att service och verksamhetsutveckling med stöd av IT inte är tillfredsställande, vilket exempelvis kan handla om att utvecklingsarbete inte påbörjats eller upplevs otillräckligt. Indikatorer som 158 indikatorer som berör e-tjänster, viss välfärdsteknik, ansökningsprocesser, fakturering, information kartläggning, systematik, finansieringsmodeller, samverkan, strategier, processorienterade arbetssätt, öppna data, arkivering etc. Dokumentation, modeller, informationssäkerhet, ansvar, ordning och reda i it-styrningen, kvalitetsmål Har kommunen infört tekniska lösningar för att stödja digitaliseringen? Principer, roller och styrdokument inom IT-området Har kommunen ”ordning och reda”? Kvalitetsmål och uppföljning

Fler och fler använder eBlomlådan Efter en ganska trög start på den nya versionen har nu eBlomlådan tagit fart. Vid ingången på året hade ungefär 10 kommuner som publicerat sina resultat, nu är det som sagt 44 självvärderingar gjorda vilket är fler än i den tidigare versionen. För att man som användare ska kunna jämföra sina resultat med andra kommuner och sammanställningen måste man publicera sina resultat. På ett år fler publicerade än i 2012 års version.

Fler och fler använder eBlomlådan 187 skapade självvärderingar i version 2014. I medel 10 nya självvärderingar per månad. Totalt 374 självvärderingar sedan 2012. Likaså ser vi i antalet skapade utvärderingar att de ökat och ökat ganska kraftigt under hösten. Först tänkte vi att det har med att ett publicerat resultat i eBlomlådan är en condition för att kunna bli nominerad till sverige It-kommun med trenden håller i sig, hur många har använt eblomlådan. En brant ökning under våren.

Topp tio indikatorer Baserat på 187 självvärderingar i version 2014 Nivå Indikator Företagare & arbetstagare Företagare kan via digital tjänst lämna anbud på kommunens upphandlingar. IT som möjliggörare Kommunen har utsedda ägare för verksamhetskritiska it-system. Barn & elever Elever/vårdnadshavare kan via digital tjänst ansöka och få besked om antagning till gymnasium. Elever/vårdnadshavare kan via digital tjänst få information om elevens utveckling i grundskolan. Leverantörer kan fakturera kommunen digitalt. Kommunen har en bredbandsstrategi. Allmänheten Privatpersoner kan via webbsändning följa och ta del av kommunfullmäktiges möten och/eller andra liknande möten. Verksamhetsutveckling med stöd av digitalisering Kommunen deltar i arbetet med en regional digital agenda. Elever/vårdnadshavare kan via digitalt forum (portal, lärplattform) kommunicera, ta del av och lämna information (schema, kontaktuppgifter) som rör grundskolan. Elever/vårdnadshavare kan via digital tjänst anmäla frånvaro. Vilka är de indikatorer som flest kommuner skattar sig högt på. Flest kommuner skattar sig högt kring antagning och kommunikation kring skolans område, man har även tillgodosett behoven kring elektronisk fakturering och i det nämndearbetet, sett över verksamhetskritiska system och deltar i regionalt staretgiarbete och har ofta en bredbandsstartegi.

Botten 10 indikatorer Baserat på 187 utvärdering i version 2014 Nivå Äldre & personer i behov omsorg & stöd Vårdtagare och anhöriga kan via digital tjänst få information om planerade och genomförda insatser inom äldreomsorgen. Verksamhetsutveckling med stöd av digitalisering Kommunen har infört säker digital brevlåda för kommunikation med privatpersoner och företagare via Mina Meddelanden eller motsvarande. Privatpersoner kan via digital tjänst ansöka om försörjningsstöd. Allmänheten Privatpersoner kan via e-tjänst boka tid för borgerlig vigsel. Privatpersoner kan via digital tjänst ansöka om personlig assistans. Kommunen har infört arkiv för digitalt långtidsbevarande, s.k. e-arkiv. Företagare & arbetstagare Företagare kan via digital tjänst ansöka om nyttjande av allmän plats. Privatpersoner erbjuds e-hemtjänst, d.v.s. möjlighet till stöd med digitala hjälpmedel. Privatpersoner kan via digital tjänst ansöka om bistånd från äldreomsorgen. Privatpersoner kan via digital tjänst ansöka om parkeringstillstånd för rörelsehindrade. Vilka indikatorer ligger i botten om vi tittar på alla utvärderingar som gjorts? Det rör sig om vissa utpekade e-tjänster inom framförallt äldrevård/socialtjänst och vilken är mindre glädjande för oss kring e-arkiv och mina meddelanden.

Vad används eBlomlådan till? Självvärdering och diskussion inom den egna kommunen Lyfta vikten av digitalisering inom hela kommunen Underlag för att ta fram digitaliseringsstrategi Jämförelser över tid Som led i satsning på digitalisering Inspiration till vad digitaliseringen kan användas till Lyfta digitaliseringen inom alla verksamheter Jämförelser med andra kommuner Regionala jämförelser Genom samtal och kontakter med kommunen sett hur de använder eBlomlådan Jhonnie Wikstrand Västernorrland Kommunförbundet Stockholms Län – mer ingående – kommundirektörerna tog beslut om Exempel Kungsbacka Före målbilds summering.

eBlomlådan KSL Kommundirektörerna i Stockholms län enades vid möte i februari 2013 om att genomföra uppföljningen av e-utvecklingen i länet genom att alla kommuner skulle göra en självvärdering med eBlomlådan

eUtvecklingen Kommunförbundet Stockholms Län (KSL) har under 2015 kartlagt eUtvecklingen i Stockholms län. Kartläggningen genomförs för tredje året i rad. Underlaget till rapporten baseras på resultatet i eBlomlådan, samt kompletterande enkäter.

Målbild 2012 2015 ska eBlomlådan ha bidragit till: Att kommunen blivit mer öppen och transparent. Att privatpersoner och företag erbjuds fler och bättre digitala välfärdstjänster/service på nätet – som förenklar deras vardag Att IT bidrar till att kvaliteten och effektiviteten har ökat i kommunernas verksamhet Bättre styrning av IT Bättre dialog mellan verksamheten och IT Grön bock rött kryss. Nej. e.Tjänster har. Uppfyllt. Även om jämförelsen med 2011 inte är helt relevant så kan det konstateras att andelen kommuner som erbjuder fler än tio av de fördefinierade e-tjänsterna är betydligt större än vid tidigare mätning. Frågetecken. Bättre dialog mellan verksamhehten och IT nått. Uppfyllt till stor grad. Prioritering. Varför har man inte spänande resultatet nästa fråga?

Nya funktioner eBlomlådan Funktion för att enklare begära behörighet för en kommun. Delvis utifrån de diskussioner som fördes vid fördjupningsdagen vid releasen förra året har vi utvecklat ett gäng nya funktioner i eBlomlådan som ska göra det lättare att använda verktyget. Vi har skapat en funktion för att lättare att begära behörighet för en kommun. Tidigare gick via kommunchefen men nu räcker det alltså med att man är anställd på kommunen med relevanta uppgifter, vi lägger oss inte i den interna processen.

Nya funktioner eBlomlådan Funktion för att dela utvärdering med andra i arbetsprocessen Vi har också skapat en funktion för att involvera fler personer i processen för att genomföra en självvärdering. Vi har sett att man ofta vill kunna samla in svar från olika delar av kommunen utan att springa runt och dela med sig av lösenord etc. Här kan man välja vilken behörighet man vill ge till sin kollega, om personen ska kunna fylla i eller enbart ta del av resultaten.

Nya funktioner eBlomlådan Funktion för att genomföra länsvisa jämförelser Vi har också infört länsvisa jämförelser i sammanställningen så att man lättare ska kunna jämföra sin självvärdering med den region man tillhör.

Nya funktioner eBlomlådan Bättre överblick över svarsnivåerna Kosmetiskt arbete för att göra det tydligare hur svaren sett ut i de olika nivåerna. Utöver detta diskussionsforum utifrån de förslag som lades fram vid fördjupningsdagen förra året.

Nu när vi idag ska diskutera eBlomlådans utveckling framöver ska jag korta nämna de stödverktyg inom digitalisering förutom LIKA som Johanna ska beskriva närmare som SKL tagit fram senaste tiden. Ett verktyg som lanseras nu under Offentliga rummet Som just nu håller på och lanseras här på offentliga rummet är ett klassificeringsverktyg. Komplement till andra verktyg inom informationssäkerhet som en risk- och sårbarhetsanalys som siktar in sig på att klassa Krav mot verksamhet: Ansvar och roller Systemförvaltnings-modell Identifiera och dokumentera informationsprocesser Nulägesanalys GAP-analys Krav mot IT-drift /leverantör: Systemportfölj Dokumentera och identifiera IT-infrastruktur System Applikationer Informationsklassificering KLASSA-verktyget Prioritera: Stödjer samhällsviktig verksamhet? Mycket personuppgifter? Beroende? Krav mot drift /leverantör: Ordning för Återstart Integrationer /Centralt? SLA med leverantör Verktyg för informationsklassificering Självskattning Öppet webbverktyg Krav riktade mot egen drift /Drift Upphandlingskrav Målgrupp: Verksamhetsnära systemförvaltning /verksamhet Informationssäkerhetssamordnare

Komma igång med publicering av öppen data genom öppnada Komma igång med publicering av öppen data genom öppnada. Verktyg för att snabbtVerktyget hämtar och skapar länkar till respektive kommuns eller landstings data och nyckeltal som redan finns publicerade i kolada.se . Informationen kommer ursprungligen från kommunerna och landstingen men har bearbetats hos ett flertal myndigheter och organisationer, därefter hämtar och analyserar RKA informationen samt tar fram och publicerar nyckeltal.

eBlomlådan/LIKA för socialtjänst Digitalt verktyg för uppföljning, utveckling och styrning av socialtjänstens digitalisering. Förstudie visar på behovet av: ökad möjlighet för drivande nyckelpersoner i kommunerna att följa upp och analysera hur den digitala utvecklingen går lokalt. Ger en ökad kraft till det lokala utvecklingsarbetet genom att skapa goda förutsättningar för att beslutsfattare i både tjänstemannanivå och bland förtroendevalda kan ta del av resultaten och på så vis öka trycket i frågorna. Skapar förutsättningar och underlag för diskussioner på medarbetarnivå, kring såväl möjligheter som utmaningar med den digitala utvecklingen i den egna verksamheten. På en mer aggregerad nivå bidra till analys och jämförelser och beslutsunderlag för olika satsningar (välfärdsteknologi) till exempel regionalt eller nationellt. Underlag för beslut om satsning, politiskt trryck, lyfta,m följa upp, vetskap och underlag på välfärdsteknologi allt från 1177.se till giraffer och nattkameror. Ungefär samma argument som eBlomlådan med ett fokus på att bereda marken inom den kommunala vården för nya tjänster och digitala arbetssätt. Den del som tappar efter i eBlomlådan.

Workshop Vilken ska vara eBlomlådans målbild år 2018? Den målbild som vi målade upp för 2015, är den giltig år 2018? Vad ska läggas till/tas bort? Disruptive teknologi – mäter vi digitaliseringen av våra befintliga processer, Digital by default, Fokus på e-tjänster, ska vi gå ut till medborgarna, koppla på andra informationskällor, Livshändelser Fördelning efter förvaltning

Målbild 2012 2015 ska eBlomlådan ha bidragit till: Att kommunen blivit mer öppen och transparent. Att privatpersoner och företag erbjuds fler och bättre digitala välfärdstjänster/service på nätet – som förenklar deras vardag Att IT bidrar till att kvaliteten och effektiviteten har ökat i kommunernas verksamhet Bättre styrning av IT Bättre dialog mellan verksamheten och IT Grön bock rött kryss. Nej. e.Tjänster har. Uppfyllt. Frågetecken. Bättre dialog mellan verksamhehten och IT nått. Uppfyllt till stor grad. Prioritering. Varför har man inte spänande resultatet nästa fråga?

Workshop Bör eBlomlådan användas som en bas för att nationellt mäta och driva digitaliseringsmognaden i Sveriges kommuner? Hur ska då verktyget se ut?

Exempel utformning ny eBlomlådan Service Service gentemot medborgare Löpande kundnöjdhet, tillgänglighet, bemötande, inte digitalisering av befintliga processer utan enkla digitala processer utifrån medborgarnas behov, även digitala tjänster men inte specificerat. Kultur/Verksamhetsutveckling Öppenhet It som möjliggörare, öppna data, kommunikation, tillgängliggörande, offentlighet, sociala medier, service efter inv efterfrågan, ledarskap, mottaglighet för innovation, ledning, styrning, Readiness Digital mognad Kommunutveckling snarare än verksamhetsutveckling. Grundplatta Infrastruktur, arkitektur, begrepp, juridik, system, samverkan, leverantörskontra, Effektivitet Nyttohemtagning, processer,