Budget och budgetering En budget uttrycker förväntningar och åtaganden för en organisation och dess ekonomiska konsekvenser för en kommande period, vanligtvis ett år. Budgetering innebär uppställande och användning av budget och är en metod för ekonomisk styrning. Budgetering är en process! Prognos (passiv) Planer (aktiv) Programmering (detaljplan) Budget (monetär) Finansiell och icke-finansiell

Budgeteringens roll och syften Budgetens och budgeteringens syften varierar och kan vara en eller flera av följande: Planering Vad som är viktigt! Samordning Få organisationen att dra åt samma håll Resursallokering Fördela resurser där de gör mest nytta Dimensionering Matcha resurser med efterfrågan Ansvarsfördelning ”Yardsticks” för olika ansvarsområden Uppföljning Management by exceptions Kommunikation Dialog och utbyte av idéer Medvetenhet Bild och inblick Målsättning Sätta ribban eller ange vad som ska uppnås Motivation Ta ansvar för sitt åtagande eller sin verksamhet Incitamentsystem Bonus och belöning

Olika slags budgetar – Tre Huvudbudgetar Resultatbudget Intäkter - Kostnader Produkter och enheter Budgeterad balansräkning eller balansbudget Tillgångar, skulder och eget kapital Likviditetsbudget In- och utbetalningar Hur pengar anskaffas, investeras eller används

Delbudgetar Funktionsbudget Projektbudget Investeringsbudget Produktbudget Kund- och försäljningsbudget Resursbudget

Organisatoriska delbudgetar som grund för resultatbudgeten Produktvisa, kvartalsvisa eller både och, t ex i form av en tabell! Marknadsavdelning Resultatbudget Produktionsavdelning Resultatbudget Företagets resultatbudget Serviceavdelning Resultatbudget Forskningsavdelning Kostnadsbudget Staber Kostnadsbudget

Likvida medel påverkas … + Från kunder kontantförsäljning betalda kundfordringar förskott - Till leverantörer kontanta inköp betalda leverantörsskulder Från ägare aktieägartillskott nyemission Till ägare utdelning Till långivare räntor och amorteringar Från långivare lån Till myndigheter skatter och avgifter Likvida medel vid periodens början + inbetalningar - utbetalningar = Likvida medel vid periodens slut

Från delbudgetar till budgeterad balansräkning Försäljningsbudget Inköpsbudget Resultat- budget Varukostnadsbudget Budgeterad balansräkning Omkostnadsbudget Personalbudget Likviditets- budget Investeringsbudget Kapitalbudget

Budget för olika typer av företag Företagstyp Verksamhet Viktiga delbudgetar Handelsföretag Inköp Inköpsbudget Lagerhållning Lagerbudget Försäljning Försäljningsbudget Administration Administrationsbudget Tjänsteföretag Personal Personalbudget (kunskapsföretag) Personalens tid Timbudget Kunskap Utbildningsbudget Försäljning Försäljningsbudget Administration Administrationsbudget Verkstadsföretag Inköp Inköpsbudget Råvaruförråd Lagerbudget Bearbetning Produktionsbudget PIA Lagerbudget Anläggningar Investeringsbudget Färdigvarulager Lagerbudget Affärsomkostnader Admin- o försäljnbudget

Nedbrytningsmetoden (Top down) Ledningen initierar budgeteringsprocessen … Företagsledning Uppställande av mål Förslag till delbudgetar Förslag till huvudbudgetar Stab Uppdelning i delbudgetar Sammanställning av huvudbudget Förslag till delbudgetar Ändringsförslag till överordnad Budgeterare Följer anvisningar Granskning

Nedbrytningsmetoden (Top down) Fördelar + Utgår från helheten innan delarnas huvudbudgetar tas fram + Ledningens syn påverkar utgångspunkten + Delarnas samband poängteras Nackdelar - Auktoritär till sin karaktär - Lämnar ej utrymme för medarbetarnas idéer - Budgeterarna ej tillräckligt involverade och därmed mindre motiverade och ansvariga för konsekvenserna

Uppbyggnadsmetoden (Bottom up) Ledningen utlöser en budgeteringsprocess som växer nerifrån och upp! Företagsledning Förutsättningar, strategier och omvärld Förslag till huvudbudgetar Sammanställning av huvudbudget * Stab Anvisningar Uppställnings av delbudgetar Förslag till delbudgetar * Budgeterare * Remitteringar, granskning och omarbetning

Uppbyggnadsmetoden (Bottom up) Fördelar + Ger utrymme för kreativitet och engagemang + Uppmuntrar till lärande och budgeteringen blir en lärprocess + Ökar lokal motivation och åtagande hos berörda avdelningar Nackdelar - Tidskrävande - Gott internt samarbete på bekostnad av samarbete mellan olika enheter - Risk för ”suboptimering”

Den iterativa metoden (upprepande) Ledningens mål Underordnade enheters lokala förutsättningar Prognos och planer Det som krävs för att få jobbet gjort Nedbrytningsmetod Centraliserad Övergripande kunskap Fåtal involverade Anpassa och förankra förslag Uppifrån och ner Uppbyggnadsmetod Decentraliserad Lokal kunskap Många involverade Många idéer till uttryck Nerifrån och upp Iterativ metod Huvudbudgetar Delbudget Delbudget Delbudget

Budgetering i organisationer Beroendeförhållande mellan enheterna * Lågt i ett konglomerat * Delande på gemensamma resurser försvårar * Seriekopplat beroende i ett flöde * Korsvist beroende, t ex mellan IT-avdelning och personal Budgetperiod * Årsvis * Strax före årsskiftet Budgetuppföljning (avräkningar och avvikelseanalys) * Underlag för nya budgetar (avräkningar från berörda avdelningar) * Underlag för information och diskussion * Analysera avvikelser för åtgärder (budgeterade värden – faktiskt utfall) * Utkräva ansvar för avvikelser av dem som ”äger problemet” * Grund för belöningssystem