KÖRKORT Ansvar Integritet Noggrannhet

LOU Vad styr våra inköp? EU:s upphandlingsdirektiv Lagen om Offentlig Upphandling Göteborgs Stads Upphandlings- och inköpspolicy Stadens budget Beslut i Kommunfullmäktige eller i Kommunstyrelsen Upphandlingsbolagets ägardirektiv Inköpsrutiner i förvaltningen LOU © 2012 Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget

Fördelarna med ramavtal Lagen (LOU) måste följas. Därför har vi ramavtal för att underlätta beställning. Olika verksamheter har olika behov Behoven varierar över tid © 2012 Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget

Vad avgör om det blir ett kommungemensamt ramavtal eller inte? Det finns gemensamma behov från flera olika förvaltningar och bolag Det finns en stor besparingspotential Det krävs specialkompetens Det finns en stor nytta för förvaltningar och bolag SAM ARB ETE © 2012 Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget

Varför ska vi köpa på ramavtal när jag kan köpa billigare ute på stan? Vi väger in andra saker än pris: Vi kontrollerar leverantören – skatter, skulder mm Hänsyn till stadens policies vägs in Vi får kontroll över de kommersiella villkoren Genom att använda ramavtalen så ökar avtalstroheten. En hög avtalstrohet skapar ett ökat intresse från leverantörer att delta i upphandlingar, vilket i sin tur leder till möjligheter till bättre avtalsvillkor, bla bättre priser. Avtalstrohet är en självklarhet! © 2012 Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget

Inköp av tvättmaskin – en jämförelse Exempel Winst Nätet Tvättmaskin Siemens 6 539 kr 6 068 kr frakt & inbärning ingår 400 kr installation ingår 500 kr Garanti/försäkring ingår 800 kr Kostnad för att lägga upp ny leverantör hos Intraservice - 500 kr Betalningsvillkor 30 dagar 10 dagar Summa: 6 539 kr 8 268 kr Lägsta pris är inte samma som lägsta kostnad! Ur Göteborgs Stad inköps- och upphandlingspolicy, ”Säkerställa att varor och tjänster köps med rätt kvalitet till lägsta kostnad och med minsta möjliga miljöpåverkan” © 2012 Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget

Ramavtalsportföljen Våra ramavtal täcker in den mesta - allt ifrån Almanackor till Äldreboende Vid slutet av 2011 fanns det 1700 ramavtal i Winst med 1000 leverantörer inom 190 ramavtalskategorier De flesta av stadens beställare gör beställningar på i snitt 5-7 ramavtal. Ramavtal ska alltid användas i första hand! © 2012 Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget

Beställarinstruktion Beställarinstruktion instruerar dig om hur du skall beställa på ett ramavtal, och framförallt vilken leverantör du ska beställa ifrån. Det är viktigt att alla beställningar görs på det sätt vi har avtalat om. Konsekvenserna om vi inte gör det kan bli kostsamma i form av skadestånd. Så läs alltid beställarinstruktionen innan du beställer! I Winst hittar du beställarinstruktionen om du klickar på nyckelsymbolen © 2012 Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget

Ramavtalets användningssätt I beställarinstruktionen står det hur ramavtalen ska användas. De vanligaste beställningssätten är: Rangordning Förnyad konkurrensutsättning Annan anvisning Kombinationer av anvisningar

Ramavtalets användningssätt RANGORDNING Beställning ska ske från leverantör som rangordnas etta. Denna leverantör har vid upphandlingen ansetts mest fördelaktig. Rangordningen framgår av beställarinstruktionen och/eller av kolumnen "Rangordning" i Winst. Så här gör du: Kontakta alltid leverantör nr 1 först. Ange ditt behov, t.ex. Vad ska du ha? När behöver du det? Om inte leverantör nr 1 kan leverera enligt dina önskemål, kontaktar du leverantör nr 2. Om du beställer från leverantör nr 2, dokumentera varför leverantör nr 1 inte fick beställningen, exempelvis i kommentarsfältet i Gasell eller liknande. © 2012 Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget

Ramavtalets användningssätt FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING Förnyad konkurrensutsättning innebär att alla leverantörer inom ramavtalet tillfrågas innan beställning. Att göra en förnyad konkurrensutsättning kräver specialkompetens. Kontakta annars inköpssamordnare eller motsvarande på din förvaltning/bolag eller Upphandlingsbolaget. Det finns ett verktyg i Winst som stödjer denna process. För att få tillgång till verktyget måste du vara upplagd med egna inloggningsuppgifter. © 2012 Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget

Ramavtalets användningssätt ANNAN ANVISNING Det finns beställarinstruktioner som innehåller annan anvisning, dvs. inte rangordning eller förnyad konkurrensutsättning. Exempel på avtalsområden med annan anvisning kan vara olika vårdområden. KOMBINATIONER AV OLIKA ANVISNINGAR Kombinationer av olika anvisningar kan förekomma. Här är det extra viktigt att du läser beställarinstruktionen för att göra rätt. Exempel på avtalsområden med kombinationer kan vara Hantverkstjänster, Tryckeritjänster med flera. © 2012 Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget

Ramavtalens villkor Det finns generella avtalsvillkor som alla ramavtal utgår ifrån. Sedan anpassas varje ramavtalsvillkor så att de bäst uppfyller stadens behov för det specifika avtalsområdet. De anpassade villkoren redovisas i dokumentet ”Avvikelser och tillägg till avtalsvillkor” Detta återfinns under "Bilagor till avtal" i Winst. 2015 2014 2013 2012 Generellt gäller: Inga avgifter får förekomma, oavsett benämning Betalning sker 30 dagar efter ankomststämplad faktura och godkänd leverans. Normalt ingår leveransen i priset Orderbekräftelse skall skickas, om du som beställare begär det. Dröjsmålsränta enligt svensk räntelag. © 2012 Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget

% Olika prislistor TUMMEN-UPP PRODUKTER På vissa ramavtal har vi nettoprissatta produkter, dvs. en prislista på specificerat sortiment där vi fått förmånliga priser. Sortimentet baseras på de varor/tjänster som staden köper mest av. Dessa produkter är märkta med en ”Tummen-upp”-symbol i Winst. RABATTSORTIMENT Sortimentet är baserat på leverantörens gällande prislista minus rabattsats (angiven i procent) Detta är vanligt när det är stor variation av produktutbudet, t.ex. inom Data/IT. % © 2012 Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget

Olika prislistor KOMBINATION Ramavtal kan också innehålla en kombination av ovanstående. Det finns ett avtalat nettoprissatt sortiment ”Tummen-upp” på de varor som vi köper mest. På övrigt sortiment, ”sällanköpsvaror”, finns en avtalad rabatt. Sträva alltid efter att köpa ”Tummen-upp” sortimentet. I Winst visas alltid Tummen-upp produkterna först. För att kunna söka i övrigt sortiment måste du aktivt bocka ur Tummen-upp symbolen. © 2012 Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget

Titta efter denna symbol i Winst Miljösortiment Inom de flesta ramavtal finns det ett miljösortiment. För att underlätta märks dessa ut i Winst. Läs mer om vilka miljömärkningar en produkt kan ha på Upphandlingsbolagets hemsida. Den största möjligheten att påverka Stadens förbrukningsmönster har du som beställare! Titta efter denna symbol i Winst © 2012 Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget

Inköpsprocessen © 2012 Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget