KIV KIV är en regiongemensam katalog för säker elektronisk kommunikation och kvalitetssäkrad informationsmängd. Genom KIV erhålls en enhetlig informationsmängd vad gäller enheter och personer. KIV blir en del i regionens informationsstruktur och blir ”master” till andra system och kataloger där motsvarande uppgifter ingår. KIV kommer att vara en del av den nationella samverkan vad gäller kataloger så att regionens verksamheter får tillgång till uppgifter om enheter och personer inom svensk hälso- och sjukvård och omsorg.

KIV - masterkatalog KIV är en del i regionens informationsstruktur och ”master” till andra system och kataloger där motsvarande uppgifter ingår. För att visa hur många program i VGR som kan ha nytta av KIV De flesta känner nog till och har arbetat i något av programmen. Då skulle man kunna låta deltagarna fundera över vilka uppgifter i sitt program man skulle kunna hämta och lämna till KIV

Regional sökfunktion Dubbelarbete/dubbellagring kan undvikas om katalogen används som en regiongemensam sökfunktion. Här bör vi prata om sökfunktionen som ej ännu är klar. Ge exempel på vad man skulle kunna söka på och be om önskemål

Mål för KIV-projektet Upprätta en katalog som säkerställer regional enhetlighet vad gäller struktur, rutiner och regler för namnsättning, koder, benämningar m m för enheter och personal. Ansvaret för att fylla katalogen med uppgifter, enligt framtagen tidplan ligger på respektive förvaltning.

Katalog en verksamhetsfråga Vårdcentral Apotek Ambulans Sjukhus Försäkringskassan Kommunal vård Privata vårdgivare Hemmet Sökning av uppgifter om enheter och personer: att säkert och entydigt finna namn, adresser mm för vårdgivare och enheter utifrån olika sökkriterier för VGR, kommuner, andra landsting och patienter

KIV - Projektorganisation Projektägare/Uppdragsgivare Gösta Malmer Regional styrgrupp Projektledare Projektledningsgrupp Projektgrupp Här skulle vi kanske sätta namn i rutorna och berätta lite grand om organisationen och vilka som ingår Projketägare - Gösta Malmer Styrgrupp: Uppdragsgivarens representant, ordförande och sammankallande Inger Wejerfelt IT-strategiska enheten, Representanter från verksmaheten Kjell FOgelberg Kurt Liljeqvist Central ekonomienhet, Marianne Ahlroth Personalstrategisk enhet Lars Lindsköld SÄS, Styrgruppsordförande för DRA (Radiologiprojektet) Regional projektledare Carina Franzén IT-centrum Projketledare - Carina Franzén Projketgrupp - Carina F, Tomas G och Hillevi G, delprojketledare och representant för Palett. Vidare kan vi kanske prata lite om projektplanen vad som är viktigt Förvaltningschef Uppdragsmott Förvaltningschef Uppdragsmott Förvaltningschef Uppdragsmott Delprojektledare Delprojektgrupp Delprojektledare Delprojektgrupp Delprojektledare Delprojektgrupp

KIV - Delprojektledarens roll Beskriva adekvat projektorganisation samt resursbehov Starta en projektgrupp inom förvaltningen Beskriva förvaltningens organisation samt efter förvaltningsbeslut ombesörja grundregistrering i KIV Rekrytera katalogadministratör/-er Utbilda och samordna katalogadministratörer Kvalitetssäkra uppgifterna i katalogen Omfattning Tidsplan uppgifter ansvar Kvalifikationer katalogansvarig och registeransvarig mm

Grundregistrering - Underhåll Alla enheter registreras manuellt Alla personer får vissa uppgifter automatiskt - resten registreras manuellt Då en person anställs och registreras i lönesystemet Palett, förs uppgifter om personnummer, anställningsdatum o s v över med automatik till KIV. Namn kontrolleras automatiskt via Västfolket Hur skall arbetet gå till? Vi har redan tagit vissa uppgifter från APT Hur omfattande är det?? Finns det saker som kommer att underlätta arbetet? Finns det saker som kan göra att arbetet blir svårt eller försenas? Det är inte klart att ”pling” går från Palett till KIV men ÖNSKVÄRT. Vet ej när det skall bestämmas hur ”plingar” åt olika håll går.

Innehåll o Teknik Anskaffning Katalogorganisation VGR Person i VGR Innehåll o Teknik Anskaffning Förvaltning Utveckling Drift Säkerhet Användning Bör vi kanske berätta om att regionala och lokala systemförvaltare bör utses och vad deras uppgift kan bestå i och att man kan dela systemförvaltarskapet i två Registrerar Verifierar

Generell katalogstruktur Länsnivå KIV/VGL Objektet ORGANISATION ett unikt organisationsnummer, d v s VGR Organisation KIV/Kommuner Organisation KIV/Privata vårdg Organisation KIV/VGR Enhet nivå 1 ”Förvaltning” Enhet nivå 1 ”Förvaltning” Enhet nivå 1 ”Förvaltning” Enhet nivå 2-10 Personer Anställning

Projekt- och systemkopplingar KIV/VGR E-post Västfolket Palette Nuvarande LäkIT Dokha Beh o kontr Div vårdsystem AD APK Kommande

Informationsöversikt

Nationell samverkan KIV kommer att vara en del av den nationella samverkan vad gäller kataloger så att regionens verksamheter får tillgång till uppgifter om enheter och personal inom svensk hälso- och sjukvård. Här kan man berätta mer om det nationella arbetet med katalog och hur det ser ut i andra delar av landet Även hur vi skall kunna ansluta oss till nationell katalog och hur långt arbetet med detta kommit och vad som krävs

Andra regioner/landsting KIV - Palett/anställdas personnummer - Västfolket/anställdas namn - ?/enheter enligt bilaga 4 & 6 - E-post katalog/behörigheter Överföring HSA/ VGR Nationell nod Andra regioner/landsting Arbetsplatsregister, E-post katalog, telefonväxeln m fl KIV Specifika kataloger Kopia spegling System X sökning Gemensam kärna

Regler, rutiner, organisation Utforma Directory Practice Statement - DPS/Katalogpolicytillämpning - KPT samt katalogorganisation och arbetsrutiner - ägande och ansvar - säkerhet - revision - kataloguppbyggnad vad gäller struktur och informationsinnehåll - registrering av kataloginnehåll - krav vad gäller aktualitet och tillgänglighet - säkerhetskopiering - arkivering - överföring till extern HSA-katalog - kontinuitetsplanering - fysisk säkerhet Ansvaret för respektive verksamhets kataloginnehåll måste vara lokalt.

Regelverk och rutiner Här kan man prata om hur man har tänkt när man utvecklat regelverk och rutiner. Samt vad man skall tänka på.

Standard - Likformighet För att få en katalog med pålitlig information måste värden matas in enligt gällande regler och kodverk. Värden måste alltid matas in på samma sätt. Kanske kunna visa på ett exempel

Behörigheter Behörigheter i KIV finns på olika nivåer: för systemförvaltning, för katalogadministration/registrering, för sökning ….. De som har registreringsbehörighet för ett speciellt område, ex. en förvaltning, kommer ej åt att registrera uppgifter för en annan förvaltning Hur löser programmet behörigheter??? Med olika login skall man bara har behörighet till sin enhet. Vad innebär de olika behörigheterna? Hur kommer detta fungera i praktiken?

Speciella koder För hjälp se HSA-bilagor: Bilaga 1: Typ av verksamhet för organisationen Bilaga 2: Pekare till ev EDI-information i separat EDI-träd Bilaga 3: Internet-adress Bilaga 4: Klassificering av verksamhet Bilaga 5: Sjukvårdsregioner Bilaga 6: Ägarform och Drift/Juridisk-form Bilaga 7: Vårdform Bilaga 8: Klassificering av specialitet Bilaga 9: Klassificering av roll/funktion Bilaga 10: HSA-titel Bilaga 11: Läns kod/namn Bilaga 12: Språkkunskaper Bilaga 13: Funktionsansvar För hjälp se HSA-bilagor: Här kan du säkert säga massor och vi kan visa aktuell bilaga Vissa av bilagorna är ju inte aktuella just nu eftersom de berör personer. Nationella bilagor.

Klara regler för inmatning Ville med denna bild visa kopplingen mellan fält och ordlista och handbok som är samma som ordlistan / informatiosninnehållet fast presenterat på ett lite annat sätt.

SLUT Denna kan vi hoppa över eller så kanske det finns massor att säga.

R E G L E R Denna kan vi hoppa över eller så kanske det finns massor att säga.

Vad finns för övergripande regler ge exempel och vad kan man säga om kodverk

Katalogens containrar Ou = Org VGRs organisationsträd. Manuellt inmatad O = VGR Ou = Personal Personer och anställningar hämtade från Palett. Ou = Import Katalogfunktion där Palettposter hamnar först. Ou = Limbo Personer utan aktiv anställning i Palett. Ou = Resurs Objekt med VGR-id men utan personid. Ou = System Objekt för katalogtjänstens tekniska funktion.

Ou = Handikappförvaltningen Organisation Ou = Org Ou = PV/TV Ou = Uddevalla O = VGR Ou = PV Fyrbodal Ou = Dagsons VC Exempel på attribut: Postnummer = 451 40 Ansvarsnummer = 3001 Ou = Personal Ou = SÄS Ou = PV Göteborg Ou = Import Ou = NU Ou = Limbo Ou = SU Ou = Resurs Ou = Handikappförvaltningen Ou = System Ou = Osv …

Personal Ou = Org O = VGR Ou = Personal Ou = Import Ou = Limbo CN = EVAAN Exempel på Attribut: Personid Förnamn Efternamn CN = anställning 1 Exempel på Attribut: Start- och Slutdatum Titel Ansvarsnummer (kostnadsställe) Ou = Import Ou = Limbo CN = MARSV CN = anställning 2 Ou = Resurs CN = FRENI12 Ou = System CN = TOMRI

Koppling personal - Organisation Ou = Org Ou = PV/TV Ou = Uddevalla O = VGR Ou = PV Fyrbodal Ou = Dagsons VC Exempel på attribut: Postnummer = 451 40 Ansvarsnummer = 3001 Ou = Personal CN = EVAAN Exempel på Attribut: Personid Förnamn Efternamn CN = anställning 1 Exempel på Attribut: Ansvarsnummer = 3001 Start- och Slutdatum Titel

Administration av katalogen Ou = SÄS Ao3 = 082 CN = ADM_082 Administrationsgrupp för Ao3 = 082 CN = GUNER Membership = ADM_082 GUNER är administratör av användare på SÄS (arbetsområde – Ao3 082) och därför medlem i gruppen ADM_082. CN = MARSV Ao3 = 082 MARSV har ett anställningsobjekt med Ao3 = 082 och görs av katalogtjänstens logik trustee till gruppen ADM_082.

Logisk vy i administrationsgränssnitt Ou = Org Ou = … Ou = Dagsons VC Ansvarsnummer = 3001 CN = EVAAN Ansvarsnummer = 3001 CN = MARSV Ansvarsnummer = 3001 Administrationsgränssnittet visar personer med samma ansvarsnummer som den markerade enheten. Detta sker genom LDAP-sökningar. Administratören upplever att personobjekten är placerade i organisationen. CN = FRENI12 Ansvarsnummer = 3001 CN = TOMRI Ansvarsnummer = 3001

KIV Milstolpar Uppstart 2003-08 Grundversion av tekniska miljön implementeras 2003-10 Start första etappen omfattande 11 verksamheter/förvaltningar 2004-01 Ny teknisk miljö med kopplingar till Palette, Västfolket och e-post 2005-01 KIV referensregister - beslut 2004-08-23 Organisation enheter registreras 2004-12--2005-03 Personer registreras 2005-04--06 Start andra etappen - resterande verksamheter/förvaltningar VGR 2005-01-05

Intern och extern katalog Hur skulle det kunna fungera rent tekniskt och säkerhetsmässigt En elektronisk katalog kan bestå av två delar, en intern del och en extern del. Den interna delen finns vanligtvis bara tillgänglig för användare som har tillgång till katalogägarens nät

Kanske väl anvancerad skiss men visar ändå allas inblandning och bidrag till den externa nationella katalogen

KIV och PUL Den information som föreslås ingå i katalogerna är; enhet, person, roll/funktion och verksamhet. Inga av dessa uppgifter ryms under vad som enligt PUL är känsliga uppgifter. Restriktion av personnummer? Obs KIV omfattas inte av Vårdregisterlagen. Vi kan berätta om att alla uppgifter i KIV är offentliga och hur man döljer personnummer men kanske att vissa andra lagar(typ Hälso och sjukvårdslagen, sekretesslagen mm) påverkar KIV i någon riktning

Säkerhet Kryptering??? Loggning??? Brandvägg??? Fysisk säkerhet?? Finns det någon säkerhet runt KIV enligt ovanstående Kan man logga in och arbeta i kiv utanför landstingets nätverk Kan man spåra vem som gjort vad Var står KIV-burken

Lätt att använda Nås via Internet På adress:http://kiv.vgregion.se/ Lätt att Söka i (så snart vi fått klart sökrutiner och vad vi vill söka efter) Stämmer ovanstående adress Skall man få ett eller flera login.

Men kräver följande: Klar organisationsbeskrivning Systemförvaltning Delprojektledare Noggrannhet vid inmatning och filöverföring Katalogansvarig Registerinmatare Här kan vi berätta igen hur man har tänkt att delprojektledarna skall lägga upp KIV organisationen, och vad de skall tänka på. En del kanske redan har tänkt så vi kan fråga dem hur de tänkt göra

Ärvda uppgifter Vissa uppgifter kommer att ärvas såsom: Alla adresser (Faktura, besök, intern, leverans, post) Ansvarsområdeskod, Arbetsplatskod Drift och juridisk form Edi-kod, EAN-kod E-postadress Hemsida HSA-id Län -kod Nivå Ägarform mm Hur ärvs uppgifter jag har inte kunnat testa detta. Inte jag heller. Tanken är att uppgifterna flyttas med till den enhet man skapar under en annan, för att man skall slippa registrera så mycket. Nästan alla ärvda uppgifter kan sedan ändras på nivån som ärvs dom.

Mata in uppgifter Mata in nya enheter Mata in enheternas uppgifter Nästan klar Mata in nya enheter Mata in enheternas uppgifter Mata in personer överföring från Palett och Västfolket. Titta i Handboken, se registrering. Tips och trix Handbok

Vad finns idag? kataloger i e-post systemen katalog för Regionens Hus telefonväxlarnas kataloger telefonkataloger för varje sjukhus, PV/TV,……... telefonkatalog på regionens hemsida förteckningar/register i alla vårdsystem som finns inom regionen Vi behöver samordna oss…… ”Katalogen är färdig och intresset stort när utbildningscentrum i Mariestad kör igång på allvar".

Katalog och informationssäkerhet certifikaten ska lagras i katalogen katalogen blir fundamental del i infrastruktur för säkerhet, sk PKI (Public Key Infrastructure) Västra Götalandsregionen har beslutat att följa den nationella samverkan för PKI. Detta innebär att nationella krav ställs på katalogen vad gäller informationsinnehåll, teknik, drift och förvaltning

Vad finns idag? kataloger för e-post katalog för varje förvaltning katalog för Regionens Hus telefonväxlarnas kataloger telefonkatalog på regionens hemsida förteckningar/register i alla vårdsystem som finns inom regionen

Katalog - uppgifter om enheter och personer Vårdcentral Apotek Ambulans Sjukhus Försäkringskassan Kommunal vård Privata vårdgivare Hemmet Var finns specialist…... Vem ska vi kontakta för att….. Vart ska remissen skickas? …… att säkert och entydigt hantera namn, adresser mm för vårdgivare och enheter ….. för VGR, kommuner, andra landsting och patienter

Palett Väst- Folket namn KIV/VGR - enheter och personer HSA/VGR Melior Personnummer, namn titel, anställningsdatum Väst- Folket namn Behörig- heter ”Teknik -katalog” PKI administratör Katalog- nyanställd/ slutar KIV/VGR - enheter och personer HSA/VGR Nationell koppling Koppling till enhet, e-post-adress genereras, smeknamn, telefonnummer, specialitet….. Melior E-post Radiologi Lab Läkemedel Varje förvaltning

Användarnas gränssnitt mot katalogen Kataloginnehållet måste vara korrekt så att den nationella katalogpolicyn efterlevs. Därför måste katalogens användargränssnitt (både för uppdatering/förvaltning och sökning) vara väl utvecklat med bra sökfunktioner genom: - kontroll gentemot regelverk (enligt bilagorna), dvs inte kunna registrera felaktiga uppgifter eller inte utelämna obligatoriska uppgifter - registrering får bara göras av vissa användare - information som hämtats från andra system får inte ändras i katalogen, förutom markering av personers tilltalsnamns

Innehåll i KIV - enheter Exempel på uppgifter som ska finnas för enheter är: Enhetens namn Adress Telefonnummer Verksamhetsklassificiering Kommun där enhetens huvudkontor finns Certifikat Arbetsplatskod ????

Innehåll i KIV - personer Exempel på uppgifter som ska finnas för personer är: För- och efternamn Namnet på huvudarbetsplatsens plats/ort Telefonnummer Anställningsdatum Slutdatum (i relevanta fall) Yrkesgrupp Titel enligt lönesystem ”HSA-titel” (Legitimerade och skyddade yrkestitlar) Certifikat ”log-in id” Förskrivarkod ????