9. PROJEKTLEDNING, KONTROLL och KOMMUNIKATION

PROJEKTLEDNING  Projektledare  Ledningsgrupp? – Ekonomiansvarig? – Publicitet? – Utvärderare / följeforskare? – Ansvarig handläggare för olika aktiviteter?  Ledare för partners delprojekt?  Referensgrupp?

Hur kan du få alla partners och medarbetare att fullfölja projektet “on time, on target and within the budget”? Kommunikation Hur skall projektledaren / teamet kommunicera?  Hur ofta?  På vilket sätt?  Med vem? Kontroll (uppföljning): Hur ska du kunna veta vad dina kollegor och partners håller på med? …och att de gör rätt?

1. Kommunikation Den underliggande orsaken till att projekt går dåligt eller misslyckas är oftast att medarbetare och partners och partnernas personal inte vet vad som ska göras eller vilka regler som gäller

Vad måste kommuniceras – få partners & kollegor att förstå villkoren  Vad som måste göras  När varje element måsta vara avslutat  Projektets absoluta deadline  Att detta är ett EU projekt  EU:s villkor för projekt – och för just din fond  Budgetens omfattning – och vad varje avdelning i din organisation och partners kommer att få  Varför arkivering är superviktig

Kommunicera  Utbildning för all personal om hur EU projekt fungerar och vilka reglerna är  Regelbundna möten  Rapportering minst varje kvartal från all relevant personal och partners  Newsletter?  Website?  Intern poster-site / blog / noticeboard?  Möten med partners  Styrelsemöten  Möten för ledningsteamet

Kommunikation Bäst av allt  en bra projekt handbok Den ska ges till alla som jobbar i projektet - egen personal - partners - partners personal

Vad en bra projekthjälpreda skall innehålla  En kopia av ansökan  Projektets målsättningar  En sammanfattning av projektets aktiviteter  Tidtabell  En förklaring av den relevanta fondens regler & vad som händer om reglerna bryts eller papper slarvas bort  Alla blanketter, som mottagaren skall fylla i samt deadlines för rapportering  Organisationens jämställdhetsplan

Kommunikation kan också betyda att hålla andra mera utanförstående grupper informerade:  Deltagarna  Personal som inte är involverade i projektet  Relevanta grupper i ert samhälle (skolor, fullmäktigeledamöter, relevanta organisationer, grannar ….)  Folk på er ort

Hur?  Handbok för deltagare  Newsletters: hard copy eller  Website  Evenemang  Open days  Publicitet / synliggörande

2. Kontroll: vad måste kollas? Projekt med deltagare  Rekryteringen av deltagare  Registrering av deltagare: – Stödberättigade – identitet  Deltagarnas närvaro och aktiviteter  Utvecklingen av kostnaderna  Att all dokumentation sparas  Att upphandling skett enligt reglerna

Kontroll: vad måste kollas? Infrastrukturprojekt  Planens utveckling  Upphandling enligt svensk och EU lag  Byggnationen  Utvecklingen av kostnaderna  och medfinansieringen  Att all dokumentation sparas

Hur utövar man kontroll  Blanketter för allt som skall reporteras eller redovisas  A lla parters måste använda samma banketter - låt inga partners eller kollegor uppfinna egna  Regelbunden insamling av material på papper eller via e-post

Hur utövar man kontroll  Besök på plats  Samla alla papper hos den ledande partnern  Betala inte partners och underleverantörer förrän de skickat in redovisning (går ofta inte i sektorsfonderna)

Kontrollbesök  Kontrollanten bör ha en lista över vad som ska kontrolleras  Kontrollanten ska markera resultatet av inspektionen i listan