www.lib.hel.fi

Ledarkapsstrategier för nya strukturer Maija Berndtson Biblioteksdirektör Helsingfors stadsbibliotek Hanaholmen, 14 September 2007

Bibliotekens tre viktiga roller Demokrati -information/ minne -från information till kommunikation Utveckling -personlig utveckling -ekonomisk utveckling Kultur -bygga ett samhälle med identitet och interkulturell aktivitet

Folkbibliotek i Norden Invånare: 24,5 milj. Antal enheter: 3 400 Antal anställda: 17 400 Antal lån: 279 milj. Antal lån/invånare: 11,4 Antal besök: 188 milj. Antal besök/invånare: 7,7 Nätbesök: 53 milj. (*) Omsättning (euro): 1180 € milj. Omsättning/invånare: 48,20 € (*)=bara Finland

Biblioteksdirektörens uppgifter 1988 1. Bereda ärenden, förbereda beslut 2. Sköta löpande ärenden 3. Kontaktverksamhet 4. Uppfölja verksamhet 5. Idé- och utvecklingsarbete 6. Upprätta mål och stimulera diskussion kring målen 7. Intern kommunikation och medbestämmande 8. Informera bibliotekets verksamhet 9. Praktisera olika arbetsställen 10. Fungera som sakkunnig om branschen

Biblioteksdirektörens uppgifter 1998 - i jämförelse med 1988 1. Idé- och utvecklingsarbete (nr 5. 1988) 2. Upprätta mål och uppfölja verksamhet (nr 6. och 4. 1988) 3. Kontaktverksamhet (nr 3. 1988) 4. Fungera som sakkunnig om branschen (nr 10. 1988) 5. Informera om bibliotekets verksamhet (nr 8. 1988) 6. Bereda ärenden, förbereda beslut (nr 1. 1988) 7. Sköta löpande ärenden (nr 2. 1988) 8. Intern kommunikation och medbestämmande (nr 7. 1988)

Ordens budskap Administrera leda Sköta styra mot mål ”Biblioteksskötare” bibliotekarie ”Filialskötare” bibliotekschef Bibliotekschef biblioteksdirektör

Ledarskapets helhet Ärenden Fakta Kostnadsmed-vetenhet Mål ställs up Drivande krafter: - externa konsulter försök resultatbelöning premiering Förändring Kommuni-kation och medbestäm-mande Utbildning och utveckling Personal Medarbetare

Biblioteksdirektörens uppgifter inför 2008 1. Kommunikation åt alla håll 2. Mål och inriktning – förslag, beslut 3. Benchmarking 4. Positionera Finlands/ Helsingfors stadsbibliotek nationellt och internationellt 5. Rekrytering av nyckelpersoner

Framtidsspekulation – 2018 vid horisonten 1. Ambassadör/lobbyist 2. Fundraising – lobbyverksamhet 3. Nya partners 4. Aktiv rekrytering – anställa och avveckla 5. Ledarskap i mångkulturellt samhälle 6. Ledaren som pedagog

Processen att skapa mervärde Mission Varför finns vi? Värden Vad är viktigt för oss? Vision Vad vill vi vara? Strategi Verksamhetsplan / Handlingsplan Strategikarta Visar strategins logik och mål Balanced Scorecard Mätningssystem för strategiskt viktiga mål Mål och medel Vad ska vi göra? Personliga mål Vad ska jag göra? Strategiska resultat Nöjda skattebetalare – Nöjda kunder – Effektiva prosesser – Motiverad personal med hög kompetens Källa: Kaplan&Norton: Strategiakartat 2004

Strategikartan: hur skapar vi mervärde ”Det gränslösa biblioteket – en källa till bildning och upplevelser genom hela livet” ÄGARENS PERSPEKTIV Hur vi i vår vision tar hänsyn till skattebetalarna och politikerna? T. ex. samhällelig inverkan, produktivitet, intäkterna. KUNDPERSPEKTIV Hur vi i vår vision tar hänsyn till kunden? T. ex. servicens kvalitet, tillgänglighet, utbudets mångsidighet, partnerskap, image EFFEKTIVITETSPERSPEKTIV ”Vilka processer ska vi leda och utveckla för att tillfredsställa beslutsfattare och kunder?” Verksamhets-processer Innovations- process Kundprocess Samhälleliga processer FÖRNYELSEPERSPEKTIV ”Hur ska vår organisation växa och utvecklas för att vi kan nå vår vision? Mänskligt kapital Informationskapital Organisationskapital Källa: Kaplan&Norton: Strategiakartat 2004

Strategikartan (perspektiv och strategiska teman) Strategi för långvarig kundrelation Ägarens perspektiv Att förbättra effektivitet och samhällelig inverkan Kundperspektiv Att upprätthålla och förbättra excellent service Effektivitetsperspektiv (fortsatt förbättring av processer) Bättre användbarhet av samlingarna Informationstjänstens kvalitet Effektivare lånerutiner Interaktivt förhållande med kunden Nya serviceformer Samarbete och partnerskap Förnyelseperspektiv Kompetensutveckling och arbetsglädje Ändamålsenlig teknologi Kommunikativ och interaktiv servicekultur

Vår styrka för framtiden – vår personal Helsingfors stadsbibliotekets personal firar stadens 450-årsjubileum år 2000