INTERN KONTROLL

Internkontroll process År 2014 År 2015 År 2016 Sammanställning rapportering av genomförd IK (utfall av kontroll) per sektor/område 2015 KF kvitto på IK genom Årsredovisning samt återrapport till revisionen Vad skall granskas/riskanalys 2015 Godkänna åter-rapporteringen 2014 KS Fastställa plan 2015 samt Kontroll Under året 2015 Vad skall granskas/riskanalys för 2016 Godkänna åter-rapportering 2015 KS Fastställa plan 2016 KS Nov dec jan– okt 31okt dec april 2016 1. Riskanalys: Bedöma konsekvenserna/sannolikheten för att fel uppstår. 2. Internkontrollplan (fåtal rutin/process/områden granskas) 3. Planer skall antas i nämnder/styrelse senast i dec året innan. 4. Kontroller utförs under året (jan-okt) 5. Sammanställning per nämnd av genomförd intern kontroll 6. Upprätta nya planer för 2016 påbörjas 7. Rapportering till övergripande samordare för sammanfattning, utvärdering av kommunens samlade system samt nya planer till KS i dec. 8. Rapport till KS och revisorer i december 9. KF kvitto på hur den intern kontrollen fungerar via årsredovisningen Vid kännbar/allvarlig konsekvens och möjlig/sannolikheheten hög med i internkontroll

Intern Kontroll Reglemente Antagen av KF 2003-06-18 §22. Syftet med reglementet: God intern kontroll Styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, d.v.s. de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppfylls: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Dvs kontroll över att de av fullmäktige fastställda mål uppfylls. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. KF beslutade 2011-04-28 §19 att KS omedelbart skulle verkställa tillämpning av reglementet för intern kontroll.

Organisation och ansvar Fullmäktige fastställer kommunövergripande stadgar och reglementen, så även kommunens reglemente för intern kontroll. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret tillse att det finns en god intern kontroll. Se till att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen och att den utvecklas. De ska leda och samordna förvaltningen samt ha uppsikt över övriga nämnders verksamheten och ansvarar även för intern kontroll inom sin verksamhet. Kommunstyrelsens förvaltning har ett övergripande ansvar för arbetet med intern kontroll. Områdeschefer- och enhetschefer ansvarar för att följa antagna regler och anvisningar om internkontroll samt att stadgar, reglementen, policys och regler följs och att alla anställda informeras om desamma. Alla anställda har en skyldighet att omedelbart rapportera fel och brister i den interna kontrollen.

Återrapport 2014 23 samt övergripande granskning som gäller alla återrapporteras 2014 Kontrollområdet fungerar 12 st är denna ruta ifylld, är rutinen upprättad, alternativt rutinen följs och granskningen visar inte på större avvikelser Kontrollområdet fungerar men behöver utvecklas 10 st är denna ruta ifylld, är rutinen inte är upprättad, alternativt visar granskningen att uppsatta rutiner inte fullt ut följs (avvikelser finns) Kontrollområdet fungerar inte. 2 st (LSS/Lön) Är denna ruta ifylld, är rutinen ej upprättad, alternativt så visar granskningen att uppsatta rutiner inte följs (större avvikelser finns). 8 st granskningsområden fortsätter att granskas 2015 -de två som ej fungerar (följer ej rutin) -kontrollområdet fungerar men behöver utvecklas (fungerar men alla områden är inte granskade, åtgärder genomförs och granskar på nytt) -16 st nya granskningsområden 2015

Återrapport 2014, Kommunledningskontor Ekonomi Kontrollpunkt Resultat Åtgärder Ramavtalstrohet förbands/sjukvårdsmaterial och lek/pyssel Kontrollområdet fungerar Avslutas – nytt område 2015 Representation, kurs- och konferensavgifter internt/externt Kontrollområdet fungerar men behöver utvecklas Avslutas- ingår i ord.arbetet -Kurs/konferens fungerar 94% -Extern/intern repr. 64% åtgärd görs. Upprätta rutin för kontroll av skattepliktig moms Avslut. Rutin är upprättad, fördelningsmall i e-handelssystemet. Fördelning ses över årligen.

Återrapport 2014, Adm/Personal Kontrollpunkt Resultat Åtgärder Genomlysning styrdokument- upprätta mall Kontrollområdet fungerar men behöver utvecklas Fortsatt granskning 2015, genomgång av alla styrdokument Kontroll av säkerhetspärm/ org för krisinfo Kontrollområdet fungerar Avslutas Kontroll av beställd företagshälsovård Fortsatt granskning 2015, ändra rutin vid beställning, ny granskning

Återrapport 2014, Stöd Kontrollpunkt Resultat Åtgärder Uppföljning av system.kvalitetsarbete Social dokumentation Kontrollområdet fungerar men behöver utvecklas Fortsatt granskning 2015 Psykiatri, IFO genomförd AME, LSS till viss del Privata medel LSS Kontrollområdet fungerar inte Följer ej rutin, åtgärder genomförs Inventering fakturor försäkringskassan LSS Kontrollområdet fungerar Avslutas. Genererat ny rutin, inga ränteavgifter Uppdatera rutin granskning avgifter Avslutas. Rutin uppdaterad anpassad för boendestöd

Återrapport 2014, Vård och omsorg Kontrollpunkt Resultat Åtgärder Systematiskt kvalitetsarbete, social dokumentation Kontrollområdet fungerar Avslutas, Genomförd hemtjänst, korttid Systematiskt kvalitetsarbete, nattfastan Kontrollområdet fungerar men behöver utvecklas Avslut, fortsatt analys Privata medel -SB Avslut, utbildning Granskning av avgifter Avslut Lokalsamverkan

Återrapport 2014, Barn och utbildning Kontrollpunkt Resultat Åtgärder Barns säkerhet förebygg olycksfall Kontrollområdet fungerar Avslutad

Återrapport 2014, Samhällsbyggnad Kontrollpunkt Resultat Åtgärder Systematisk brandskyddsarbete Kontrollområdet fungerar Fortsatt granskning 2015 av de objekt som kvarstår Bevakningsrutin avtal kontrakt Kontrollområdet fungerar men behöver utvecklas Fortsatt granskning 2015 Hantverkartjänster Avslut Näringsriktig mat Säker mat-specialkost Ny lagstiftning, utbildning och märkning utvecklas. Fortsatt granskning 2015

Återrapport 2014, Löneenhet Kontrollpunkt Resultat Åtgärder Löneutbetalning-rätt person och lön Kontrollområdet fungerar inte Fortsatt granskning 2015, rutin följs ej Löneutbetalning- kontroll höga utbetalningar Kontrollområdet fungerar men behöver utvecklas Fortsatt granskning 2015 för även SML

Uppföljning av Övergripande granskning fortsatt 2015 Kontrollpunkt Resultat Åtgärder Inventering och upprättande av förteckning över ingångna avtal Kontrollområde fungerar men behöver utvecklas Fortsatt granskning 2015. Kontroll av diarieförda, krävs förbättrad registreringsstruktur i diariet. Inventering av avtal: Påbörjats lista på befintliga avtal på vissa områden.

Plan 2015, Kommunledning Kontrollpunkt Åtgärder Ramavtalstrohet Ny Externfakturering (intäktskontroll) Inventera alla kontrakt i e-builder Beredning av politiska ärenden- ärendeprocess Styrdokument- samtliga styrdokument Ny/från 2014 Dokumenthantering- uppdatering Kontroll av beställd företagshälsovård Från 2014

Plan 2015, Stöd Kontrollpunkt Åtgärder Uppföljning av system.kvalitetsarbete Social dokumentation Från 2014 Privata medel LSS Rutin för kultur och fritidsaktiviteter LSS Ny Hantering av narkotikaklassade läkemedel LSS/psyk Upprätta rutin ensamkommande placering i annan verksamhet PUT

Plan 2015, Barn och utbildning Plan 2015, Vård och omsorg Kontrollpunkt Åtgärder Implementering av värdighetsgarantierna Ny Kommunikationsprocesser samverkan vid flytt Hantering narkotikaklassade läkemedel Plan 2015, Barn och utbildning Kontrollpunkt Åtgärder Rutin vid frånvaro elev Ny Enhetlig tillbudsrapportering

Plan 2015, Samhällsbyggnad Kontrollpunkt Åtgärder Systematiskt brandskyddsarbete Från 2014 Bevakningsrutin avtal, kontrakt Körjournaler Ny Kostpolicy Säker mat – barn m specialkost Introducera vikarier kök