SBU Märk väl Nyttan av bättre innehållsmärkning, taggning och struktur i vårdens kunskapsdokument Anna Egonsson Carl Mölstad 2014-06-03

Centrala budskapet ”Möjligheten att snabbt och enkelt hitta information i vården är grundläggande för god vård. Många kommer därför att ha nytta av att vårdens kunskapsdokument får bättre märkning och struktur, och därmed blir mer hittbara. Till intressenterna hör såväl vårdens informationsproducenter som dess avnämare…” Idag är dokumenten som förväntas vägleda svensk hälso- och sjukvård ofta svåra att hitta De har bristande struktur och märkning Varför det krävs ett nationellt samordnat arbete på detta område – nätverk, register och teknikutveckling

Rapportinnehåll Kunskapsdokument saknar idag viktig, grundläggande innehållsmärkning, detta behöver åtgärdas De som publicerar och sprider kunskapsdokument idag uppfattar att det finns problem med att hitta kunskapsdokumenten i sökmotorer Bättre märkning och struktur skulle förbättra kunskapsdokumentens synligt och tydlighet För att underlätta märkningsarbetet föreslås det i rapporten att SBU får resurser för att ta fram ett webbaserat verktyg/formulär Det föreslås också att SBU får i uppdrag att utveckla ett öppet och frivilligt nätverk 1. Det vi kallar metadata, som t ex anger syftet med dokumentet, vem eller vilka som har skrivit det, giltighet som vilka hälsotillstånd och gärder som det handlar om. Det brister mest i pdf-filer, word-dokument men även webbsidor är ofta dåligt märkta och strukturerade. 2. i t ex publika sökmotorer såsom Goggle. På samlingsportaler såsom vårdaktörsportalen, kunskapsguiden. Även på webbplatser eller intranät hos landsting, regioner och myndigheter. 3. för att målgrupperna lättare ska hitta, bedöma och använda dem. Detta gäller oavsett om avsändaren är myndighet, region eller landsting. Ansvaret för märkningen ska åligga den organisation som skapat dokumentet. 4. I undersökningen med ansvarig personer på medicinska myndigheter, regioner och landsting i landet visar det sig att ett bättre stöd för hur märkning ska göras och om möjligt en rikstäckande standard/rutin. 5. Som anpassas till vedertagna standarder och som tar hjälp av kontrollerade vokabulär så att innehållsmärkningen blir entydig och korrekt. 6. som innefattar både myndigheter och vårdens huvudmän. SBU skulle kunna bidra till samverkan mellan myndigheter, landsting och regioner och andra aktörer kring märkning och verktyget. 7. Sammanlagda kostnader för att utveckla den webbtjänst som behövs samt administration av ett intressenätverk för nyckelpersoner uppskattas preliminärt till ca 1,2 miljoner kronor.

Landstinget/Region Kronoberg Vi bör bevaka det planerade projektet och när det är dags bör vi delta Samtliga enheter som hanterar styrande dokument berörs De som går in i Platina (dokument- och ärendehanteringssystem) och följer riktlinje dokumentstyrning kommer att ha tekniska och praktiska möjlighet att uppfylla kraven i rapporten till stor del

Hantera dokument i dokumenthanteringssystemet Vad bör vi ev införa? Hantera dokument i dokumenthanteringssystemet Skapa och upprätthålla metadataregister – följa standard där det finns Styra med mallar Utbilda de som kommer att vara handläggare av medicinska dokument Utveckla publiceringslösningen så att relevanta metadata följer publicerad fil/pdf Vilka befintliga riktlinjer behöver uppdateras? Kommande riktlinje för dokumentstyrning och underliggande rutiner  

Jämförelse grundläggande metadata Metadata SBU Platina Kommentar Titel Ja Beskrivning Kräver vana Nyckelord Standardisering önskvärd Ämne Ja ggr 2 Standardisering önskvärd (Dublin Core, MeSH, ICD-10 åtgärdskoder) Informationstyp Eget register tillsvidare Skapad Uppdaterad Publicerad Giltighetstid Upphovsperson/org Ersätter Nja Versionsnr i sifferföljd, men annars fritext - Möjlighet att skapa extra metadatatyper, register Finns även lista på övriga förslag som hanteras under införandet av dokumentstyrning.

Övriga förslag Unika och stabila webbadresser till dok Ja Metadata SBU Platina Kommentar Unika och stabila webbadresser till dok Ja html-format – eller märk pdf:er bättre PDF med ”landnings- /metadatasida” Märk med åtminstone det nödvändigaste Tekniskt möjligt Krav på kompetenta handläggare Använd webbformulär för att märka Ja, register kan användas Behöver skapas Vid märkning, följ Dublin Core-standard Behöver gås igenom Publicera kunskapsdokument som ”öppna data” Följ gängse principer för sökmotoroptimering - Webbfråga ny webb planeras Finns även lista på övriga förslag som hanteras under införandet av dokumentstyrning.

Sammanfattning för att märka väl På sikt Delta i nätverk och utveckling Bevaka teknikutveckling I väntan på Märk väl Först och främst se till att vi själva hittar bland våra dokument Tekniska möjligheter i och med dokumenthanteringssystemet Gå igenom/skapa register utifrån standard Skapa/använda mallar Utbilda centrala handläggare för gemensamma dokument