VÄLKOMNA till informationsträff 09.30 -10.00 IT-upphandlingen blir inköpscentral 10.00 -10.45 Ramavtal för IT-drifttjänster 10.45 -11.00 Paus 11.00 -11.30 Öppna programvaror 10.40 -11.00 Paus 11.30 -12.30 Juridiska svårigheter/möjligheter 12.30 -13.30 Lunch 13.30 -14.00 Nya konsultavtal 14.00 -15.00 Kammarkollegiets ramavtal 15.00 Summering, avslut och kaffe

IT-Upphandlingen bildar Inköpscentral tillsammans med SiS myndigheterna Hans Sundström För IT-upphandlingen informerar 20101123

Intressenter i IT-upphandlingen och kommande Inköpscentral - Regeringen, departementen exempelvis Finans- Närings- och Miljödepartementen, Cirka 800 – 900 myndigheter, kommuner och landsting, Konkurrensverket - SKL, Sveriges kommuner och landsting, IT-branschen, Almega, Intressenter i Cirka 140 ramavtal – De största IT-företagen - men även de små SME och de s.k. Micro företagen, Tidningar: ComputerSweden, Anbudsjournalen Upphandling24

Utöver ordinarie verksamheten ska följande genomföras för att genomföra Inköpscentralen: Projekt som ska genomföras Apollo II, mfl. interna projekt. Omvärldsförändring Överflyttning av ramavtalsverksamheten från 9 myndigheter, Verksamhetsövergång från FMV, Försvarsmakten, VHS-upphandling och SiS, Ansvaret för och övertagandet av cirka 480 ramavtal, Påbörja arbetet med att bygga upp en ”God upphandlingskultur” omfattande samtliga ingående enheter.

Inköpscentralen startar den 1 januari 2011 på ny adress som blir Birger Jarlsgatan 16

Den historiska bakgrunden - organisation Något som liknar inköpscentraler fanns redan i början på 60-talet vid Statskontoret fanns ADB-upphandlingen och den s.k. Datamaskinsfonden, Från slutet av 1980 övergår man till ramavtals-upphandling och från 1992 tillämpas ÄLOU,

Den historiska bakgrunden - organisation Till en början: Förnyelse av förvaltningen med klar teknikinriktning: Några viktiga policy beslut som man lyckas driva fram:, Miljö (TCO-skärmar, miljögifter m.m.) Öppna standarder (Basdatorer, UNIX etc), Användbarhet (handikappvänligt etc.) Säkerhet,

Den historiska bakgrunden - juridik Från 60-talet och framåt många diskussioner om de egna ADB-avtalen, Från egna ADB-avtal till tillägg till IT-företagens avtal

Rättsmedelsdirektivet – Nya rättsmedel m. m Rättsmedelsdirektivet – Nya rättsmedel m.m. på upphandlingsområdet Ds 2009:30 Utredningen föreslår att det införs regler om IC i LOU. 4 kap. 10 § LOU En upphandlande myndighet får anskaffa byggetreprenader, varor tjänster med hjälp av en inköpscentral, Utredningen går på Statskontoret linje; att den ansvarsfördelning mellan ramavtalsupphandlande myndigheter och avropande myndigheter som etablerats i praxis är ändamålsenlig och att det därför inte finns någon anledning att överväga en annan ansvarsfördelning. Lagändringarna har trätt i kraft den 15 juli 2010.

Utländska inköpscentraler och förebilder för den svenska Inköpscentralen Finska HANSEL, Engelska OGC, Danska SKI

HANSEL - Finland 5,3 million people Finnish Governmental Structure Central Government 12 ministries high level of independence even on individual office level 124 000 civil servants Municipalities 348 municipalities at the beginning of 2009 439 in 2006 Goal: to reduce the number below 200 Municipalities responsible for providing e.g. health care and education (university level education belogs to Central Goverment structure)

Office of Government Commerce (OGC) i Norwich

Besparingsmål på 1 miljard 2010/11

Viktigare omvärldsförändringar/-utmaningar 2011 Upprätta och etablera Inköpscentralen, Verksamhetsövergångarna, Olika myndigheter innebär olika kulturer, Personalens olika kompetensnivåer och bakgrunder, Från cirka 120 ramavtal till cirka 480 ramavtal med varierande utformning och kvalitet, Prioritera och genomföra så många som möjligt av 60 ramavtals upphandlingar som bör genomföras under det första halvåret 2011, Beakta och hantera den nya strängare lagstiftningen (nya LOU) som har trätt i kraft.

Den nya föreslagna organisationen består av tre enheter, en sektion och stödfunktioner Inköpscentralens organisation Ekonomi & förvaltning, Information, IT, Personal Avdelningschef Övergripande kravställning (hållbar utveckling, standarder, etc.)1) Marknadsföring2) Ekonomi, systemstöd och administration Sektionen för ramavtalsjuridik Enheten för ram- avtalsupphandling: IT produkter & tjänster Enheten för ram- avtalsupphandling: Strategiska produkter & tjänster Enheten för ramavtals- förvaltning Jurister Upphandlare Projekt- administratör Upphandlare Projekt- administratör Kundstöd Förvaltning och administration Administrativa stödfunktioner för hela Kammarkollegiet, Fotnot: 1) På sikt, 2) Resursen kan komma att ingå i den centrala Informations-funktionen (men fortfarande arbeta för Inköpscentralen)

IT-Drifttjänster 2010 per-erik.andersson@kammarkollegiet.se

Bakgrund Tydliga förändringar av anskaffningsprocessen Fokus på myndighetens kärnverksamhet (inte IT) Kravställa IT-driften på ett affärsmässigt sätt (SLA) Förutsägbara kostnader

Användarenkät Enkätsvaren från 293 myndigheter, landsting och kommuner visar att det finns andra orsaker än kostnadsskäl att anskaffa IT-drift som tjänst. Dessa är bl.a. Att kravställa IT-driften utifrån ett kundperspektiv Att beställarfunktionen ska utgå från verksamhetens behov Att myndigheterna kan frigöra resurser för utveckling av den egna kärnverksamheten Att genom avtal kravställa en extern leverantör som kan hantera de förändringar som sker i verksamheten Att IT-driftkostnaderna ska bli förutsägbara (månadskostnad)

Omfattning Fyra ramavtalsområden för att tillgodose det allmänna och gemensamma behovet av IT-drifttjänster för såväl stora som små myndigheter: Helhetsdrift: Servrar/Lagring/Komm/Arbetspl./Helpdesk Hosting: Applikationsdrift utanför myndigheten På-platsdrift: Bemanning hos myndigheten Användarnära: Arbetsplatser mm som funktion

Resultat - SME Fyra nya ramavtalsområden med sammanlagt 35 ramavtal för att tillgodose det allmänna och gemensamma behovet av IT-drifttjänster för såväl stora som små myndigheter: RAL Nya SME 1kap11§ Helhetsdrift 10 5 1 1 Hosting 10 8 5 1 På-platsdrift 7 2 2 3 ANF 8 1 2 0

Leverantörer - Helhetsdrift CSC Sverige AB EDB Business Partner Sverige AB Fujitsu Services AB Hewlett-Packard Sverige AB IBM Svenska AB Logica Sverige AB Qbranch Stockholm AB SYSteam Outsourcing Services AB Telecomputing Sweden AB Tieto Sweden AB

Leverantörer - Hosting Compose IT System AB Cypoint IT Services AB EDB Business Partner Sverige AB IBM Svenska AB IDE Nätverkskonsulterna AB Office IT-Partner i Sverige AB Qbranch Stockholm AB TeleComputing Sweden AB Tripnet AB Volvo IT AB

Leverantörer - Påplatsdrift Reab Data AB Atea Sverige AB Koneo AB Logica Sverige AB Office IT Partner i Sverige AB Steria AB Tieto Sweden AB

Leverantörer – Användarnära funktioner Atea Sverige AB CSC Sverige AB DGC Solutions AB Fujitsu Services AB Logica Sverige AB Pulsen AB Steria AB Tieto Sweden AB

Resultat - Effekter SME-frågan omhändertagen Innovativt: Leverantörskategorier som motsvarar behovet Helhetsleverantörer med globala resurser Specialiserade som är lokala, flexibla och innovativa Möjlighet till förhandlingar inom två RAO Vägledning Standardisering Begrepp Avtal Vitesmodell

Region Skåne beslut Enligt sourcingsstrategi och beslut av Regionstyrelsen 2009-06-09 skall Region Skåne: paketera och under kontroll outsourca större delen av den operativa IT-verksamheten till ett fåtal leverantörer upphandla tjänster med tillräcklig kvalitet för att nå långsiktiga kostnadsbesparingar upprätta en beställarfunktion för de tjänster som upphandlas genomföra outsourcing till 2010-12-31

RS: ett standardiserat arbetssätt och förbättrad informationshantering kräver ökat fokus på kärnverksamhet, processer och verktyg IT Sourcing Objekt Fullt fungerande Tjänstebaserad Leveransmodell SUS Verksamhets- konsolidering Regions övergripande verksamhets- övergripande applikations- SUS Applikations- Outsourcing av IT Ny Verksamhetsorienterad beställarorganisation för IT tjänster Gemensamma IT tjänster med en effektivare hantering av patientinformation Effektiva outsourcing objekt Synkroniserat program för konsolidering Ny regionövergripande styrmodell Standardiserat arbetssätt och informationshantering Verksamhetsfördelar 27

RS: Upphandlingsform och tidplan för respektive sourcingobjekt Gruppering av sourcingobjekt Upphandlingsform och Tidplan Skånet (WAN) Egen upphandling, klart maj 2010 Projektledning Användarnära IT (PC som tjänst, Servicedesk, Närservice, Utskrift som tjänst, Multimedia som tjänst) Avrop på Kammarkollegiets ramavtal IT-driftstjänster, Helhetsdrift Avrop mars 2010 Applikationsdrift och Serverdrift ev inkl effektiviseringsprojekt avseende applikations- och infrastrukturkonsolidering Avrop juni 2010 Systemutveckling Egen upphandling, hösten 2010 28

Tecknade leveransavtal 2010-11-22 Region Skåne 1 516 MSEK Region Skåne 2 278 MSEK Haninge/Nynäs/Södertälje 200 MSEK Knivsta/Heby 24 MSEK Summa: 1.018 MSEK Därutöver pågår planering och avrop inom: 24 myndigheter (12 pågående avrop) 3 LT 6 kommuner

IT-Drifttjänsteförsörjning via ramavtal Regeringen har genom Kammarkollegiet möjliggjort tjänsteförsörjning inom IT-Drift av det allmänna och gemensamma behovet för hela offentlig sektor IT-Drifttjänster 2010: Helhetsdrift: Servrar/Lagring/Komm/Arbetspl./Helpdesk Hosting: Applikationsdrift utanför myndigheten På-platsdrift: IT-drift gm bemanning hos myndigheten Användarnära: Arbetsplatser mm som funktion

Avropsstöd Avropa.se Vägledning v.1 (v.2 före 2010-12-31) Användarseminarier, infoträffar Ramavtalsservice, L1 Expertstöd, L2 (L3) Ev. Erfa-community

IT-Drifttjänster 2010 - Vision ”Att användarna med stöd av vägledningar kan göra heltäckande avrop av drifttjänster från ramavtal med kompetenta leverantörer som lyhört engagerar sig för myndigheternas verksamhet och som affärsmässigt och engagerat uppfyller ingångna åtaganden och driftar myndighetens informationsteknik på ett kostnads-effektivt, miljömässigt och energieffektivt sätt med hög kompetens, tillgänglighet och säkerhet så att myndigheterna kan fokusera på kärnverksamheten och på sikt uppnå kostnadseffektiviseringar” /PEA 2009

Öppna programvaror 2010 daniel.melin@kammarkollegiet.se

Brasklapp Upphandlingssekretess råder! FFU är allmän offentlig handling De flesta frågor kommer jag antagligen inte att kunna svara på Vad jag än säger är det aldrig bindande för upphandlingen eller Kammarkollegiet!

Upphandlingen Öppna programvaror Annonserades i 2/11 Omfattar staten, alla landsting och 225 kommuner Stort fokus på kompetens hos leverantören Kunden ska tryggt kunna köpa öppna programvaror Helt ny avtalskonstruktion Högst sex ramavtal kommer att tecknas Endast förnyad konkurrensutsättning Helt gjord i Openoffice.org

Ett ramavtal i tiden? E-Delegationen Delegationens kommande vägledning för automatisk samverkan ska slå fast att öppna standarder är förstahandsval vid val av teknisk lösning. Delegationens kommande vägledning för automatiserad samverkan ska slå fast att öppen programvara alltid ska övervägas vid val av lösning.

Ett ramavtal i tiden? IT-ministern Anna-Karin Hatt på Internetdagarna 2010: Ett sätt att leda är att själv vara det goda exemplet. Därför ska staten gå före vad gäller öppen källkod, öppna standarder, IPv6 och DNSsec.

Kravspecifikation - Övergripande Omfattar enbart öppna programvaror. Med öppna programvaror menar Kammarkollegiet programvaror licensierade med en licens som är godkänd av Open Source Initiative Omfattar programvaror med tillhörande tjänster Är inte ett konsultavtal

Kravspecifikation – Exempel på krav Anbudsgivaren bör kunna erbjuda kunderna minst en programvara inom området Säkerhetsprogramvara. Anbudsgivaren bör kunna erbjuda den programvara som anges i kravet ovan på svenska.

Kravspecifikation – Exempel forts. Redogör för anbudsgivarens deltagande i intressegrupp, s.k. community, för den programvara som anges i kravet ovan. Anbudsgivarens beskrivningar får inte vara daterade före 2007-11-01 eller efter 2010-11-01. Redogörelsen görs: genom en allmän beskrivning av kompetens och deltagande i intressegrupp genom att beskriva dokumenterad aktivitet på e-postlistan för intressegruppen genom att beskriva godkända överlämningar av källkod, s.k. commits för programvaran

Kravspecifikation – Exempel forts. Redogör för anbudsgivarens kompetens för licensen tillhörande den programvara som anges först i kravet ovan. Redogörelsen görs: genom en allmän beskrivning av licenskompetensen genom en beskrivning av godkända överlämningar av källkod, s.k. commits för programvaran genom att bevisa att en utbildare avseende licenstypen är anställd hos anbudsgivaren genom att bevisa att juridisk expertis med kompetens om licensen är anställd hos anbudsgivaren genom att bevisa att både en utbildare och en juridisk expert är anställda hos anbudsgivaren

Avtalskonstruktion Det mesta påminner om vanliga IT-avtal, typ Avtal 90 Det finns några klausuler som är unika Syftet är att skapa en sund konkurrens, minimera riskerna för kunderna samt försöka få skattefinansierad utveckling in i ekosystemet för öppen källkod

Avtalskonstruktion 1 Kunden erhåller en vederlagsfri, icke-exklusiv och i tiden obegränsad nyttjanderätt till Resultat, inklusive en rätt att kopiera, ändra, korrigera och vidareutveckla Resultat. Kunden har rätt att anlita tredje part i syfte att för Kundens behov nyttja Resultat i enlighet med angiven nyttjanderätt. Kunden har inte i övrigt rätt att upplåta eller överlåta sin nyttjande enligt ovan. Kundens rätt ska inte på något annat sätt påverka Ramavtalsleverantörens rätt till Resultat.

Avtalskonstruktion 2 Ramavtalsleverantören har inte rätt att överlåta eller upplåta rätt till Resultat till Kunden på villkor som inskränker, eller går utöver, de rättigheter som föreskrivs i licensen till Programvaran. Resultat i form av Källkod, och eventuell dokumentation hänförlig till Källkoden, som levererats till Kund ska publiceras, allmänt tillgängligt, på Ramavtalsleverantörens publika webbplats. Ramavtalsleverantören ska publicera Resultatet senast 30 dagar efter Kundens godkännande av Leveransen och vara tillgängligt under hela ramavtalsperioden.

Avtalskonstruktion 3 Ramavtalsleverantören ska i Kontraktet ange i vilken mån licensen till Programvaran påverkar Kundens rätt till Resultat. Ramavtalsleverantören ska senast 30 dagar efter Kundens godkännande av Leverans tillställa Resultatet till den eller de programvaruprojekt Resultatet avser ändringar eller tillägg till. Resultatet ska tillställas enligt de villkor och den praxis intressegruppen eller företaget bakom Programvaran anger.

Avtalskonstruktion 4 Ramavtalsleverantören ansvarar för att denne från rättighetshavarna har inhämtat de rättigheter som erfordras för utförandet av Uppdraget och Leveransen. Härtill svarar Ramavtalsleverantören för att det inte erfordras någon ytterligare licens eller royaltybetalning eller dylikt för Kundens användning av Resultat och Leverans i den mån inte annat framgår av Kontraktet.

Tack för mig! daniel.melin@kammarkollegiet.se

Juridiska svårigheter vid upphandlingar / Förnyade konkurrens utsättningar Hans Sundström För IT-upphandlingen informerar 2010-11-22

IT-upphandlingen vid kammarkollegiet Nyckeltal: 16 olika ramavtalsområden, Ca 140 avtal, Ca 1 000 återförsäljare, 7,5 miljarder i omsättning, 22 personer, varav två personer arbetar särskilt med miljöfrågor.

Olika generationer av ramavtal Programvaror och tjänster 2007 löper ut slutet av mars 2011 Ramavtal eID gäller till slutet av juni 2012 PC i huvudsak till den 22 juni 2012 Server gäller till slutet av juli 2012  

Verksamheter vid IT-upphandlingen under hösten 2010 Ramavtalsupphandlingar och ramavtalsservice Under 2010 har det genomförts 11 stycken ramavtalsupphandlingar, Under uppbyggnad ramavtalsservice, stöd till avropande myndigheter: Kan vara stöd i avropsförfrågningar, leveransavtal eller tekniska och juridiska frågor etc,

Tjänsteupphandlingar i centrum under 2010 Driftsupphandlingen Uppdragskonsulttjänster Managementkonsulttjänster Område C, Analys klart (Seminarium den 2 dec.) E-förvaltningsstödjandetjänster (Seminarium den 18 jan.)

E-förvaltningsstödjande tjänster (EFST) Tillgodoser myndigheternas behov av att kunna avropa e-förvaltningsstödjande tjänster som en samlad tjänsteleverans. Med detta avses möjlighet att avropa e-förvaltningsstödjande funktioner, med tillhörande tjänster för kundtjänst, support och utbildning samt för administration, uppföljning och statistik. Ramavtalen omfattar även leverantörstjänster för förstudier, planering, utveckling, anpassning, införande och integration inom området.

Valda leverantörer Cybercom Group AB Ida Infront AB Logica Sverige AB Modul 1 Data AB Svenska ITsirius AB Tieto Sweden AB

Vilka är svårigheterna vid Upphandling och avrop med förnyad konkurrensutsättning? Offentlig upphandling ”Hårt reglerad”, över reglerad och över tolkad, Överprövningar, överprövningar och återigen överprövningar, Advokater, advokater och återigen advokater, Myndigheterna försöker följa reglerna minutiöst till minsta formregel,, Oprövad lagstiftning och brist på praxis, Nya avropsprocessen upplevs som komplicerad.

Nyheter frivilliga delar i det klassiska direktivet Ramavtal (art 32) (Infört i 5 kap. nya LOU) Dynamisk inköpssystem (art 33) (osäkert, eventuellt efter innovationsupphandlingsutredningen) Elektronisk auktion (art 54) (Genomförs 1 juli. 2010) Inköpscentral (art 11) (Genomförs 1 juli. 2010) Konkurrenspräglad dialog (art 29) (Genomförs 1 juli. 2010) Myndigheterna försöker följa reglerna minutiöst till minsta formregel, vilket leder till mindre fokus på exempelvis miljökrav, Ramavtalsdefinitionen motsvarar i stort det som idag finns i försörjningsdirektivet art 1.

Nyheter i det klassiska direktivet Bestämmelser om integrering av miljöhänsyn och social hänsyn i upphandlingsprocessen, Anpassning till GPA-avtalets tröskelvärden, Elektronisk överföring medges i all kommunikation inom offentlig upphandlig, Den normala anbudstiden 52 dagar kan kortas vid elektroniskt annonsering med 7 dagar, Om förfrågningsunderlaget tillhandahålls elektroniskt får fristerna minskas med ytterligare 5 dagar, Anbudsgivare som dömts för vissa brott mot EGs finansiella intressen skall uteslutas, Varje kriteriums vikt (Viktning obligatoriskt) skall anges i annonsen eller i FFU:n

Nya LOU består av 16 kapitel 1 kap Innehåll och tillämpningsområden 2 kap Definitioner 3 kap Tröskelvärden (För Varor och tjänster Statliga myndigheter EURO 125 000 SEK 1 243 375) 4 kap – 14 kap Upphandlingsregler 15 kap Förenklad upphandling ( Upphandling som inte omfattas av direktivet) 16 kap Överprövning, skadestånd m.m. I Nya LOU finns det exempelvis bestämmelser om miljöhänsyn i upphandlingsprocessen

Exempel på miljöarbete i upphandlingsprocessen Förstudie Upphandling Förvaltning En relevansbedömning av upphandlingsobjektet och området görs ur ett miljöperspektiv. Miljökrav Miljökriterier Avtalsvillkor gällande miljö Ramavtalsservice Elektronisk vägledning Revision

Ramavtalen är ”miljöpaketerade” och färdiga att avropa En av flera fördelar med att använda ramavtalen är att de generellt sett innehåller högt ställda miljökrav och att de avropande organisationerna därmed garanteras produkter/tjänster som uppfyller god miljöstandard.

Hur arbetar IT-upphandlingen med miljöfrågor i upphandlingarna? Lång tradition att ställa miljökrav och funktionella krav i upphandlingsprocessen, Kravet på TCO skärmar är exempelvis kravställt ursprungligen från IT-upphandlingen, PC98 upphandlingen bestämde sig för att få bort farliga flamskyddsmedel, Nya Dante upphandlingen ställde krav på telefoner, kommunikationsutrustning och tillbehör som gick längre än RoHS-direktivet: nämligen krav på ”Giftfritt”.

Hur arbetar IT-upphandlingen med miljöfrågor i upphandlingarna? Exempel från Dante-upphandlingen - Samtliga produkter bör erbjudas som fria från aktivt tillsatt flamskyddsmedel baserat på klor eller brom och innehålla aktivt tillsatta antimonföreningar. Halten av sådana flamskydd får ej överstiga 0,1 viktprocent Miljörevision sker nu på PC-området för att säkerställa att produkterna som nu finns uppfyller kraven. Vi kommer löpande genomföra miljörevisioner på samtliga aktuella ramavtalsområden.

FÖRSTUDIE Marknadsundersökning Kund, Leverantör, Marknadsanalytiker, … Kostnads- och lönsamhetskalkyl Är upphandling ekonomiskt motiverad? Organisation och bemanning Vem/vilka genomför? Upphandlingsform Öppen/Selektiv/Förhandlad/ Konkurrenspräglad dialog/ e-auktion? ”Skiss” upphandlingsförfarande Nivå på krav? Hur gallra? Hur välja? Grov tidplan Start, ”milestones”, avtalstidpunkt Hur ska miljökraven formuleras, vilket konsultstöd behövs, etc etc BESLUTSUNDERLAG NEJ JA

GENOMFÖRANDE Förfrågningsunderlag Information, avtalstexter och bilagor Värderingsplanering Viktning etc. Kvalificeringskrav Kravuppfyllnad av exempelvis miljökrav Annonsering Utvärdering Kvalificering och värdering RAMAVTAL

FÖRVALTNING ”Marknadsföring” av avtal Avropa, hemsida, seminarier, artiklar Uppdatering av avtal Priser och produkter Ekonomisk uppföljning Omsättning, utfall, revision Nyttan av avtalet. Stöd och hjälp vid förnyad konkurrensutsättning . Utvärdering av avtalet

Hur gör man ett miljöavrop? Sätt dig in i regelverket kring ramavtal, gå till avropa.se, Läs igenom noggrant vad IT-upphandlingen har kravställt i upphandlingen, Gå igenom de miljörelaterade Skallkraven (Absoluta krav som måste uppfyllas – kontrollera om det räcker Gå igenom utvärderingskriterierna s.k. börkraven på miljöområdet, (benämningarna på de krav som utvärderas för att avgöra vilken leverantör som på bästa sätt uppfyller myndighetens behov).

Hur gör man ett miljöavrop eller liknande Bilda en projektgrupp – Som innehåller både teknisk- miljö- och juridisk kompetens, Stöd går att få från IT-upphandlingen. Hos Miljöstyrningsrådet finns också intressant material

Hur gör man ett miljöavrop själva avropsförfrågan Återupprepa inte ställda skall-krav, Formulera inte nya skall-krav, Återupprepa inte referenstagningen, Vikta om krav utifrån egna behov, Krav måste kunna återfinnas i ramavtalsupphandlingen (FFU:n och Katalogen) OBS - Måste vikta miljöfrågorna högt om de ska få någon effekt

Ramavtal – tilldelning av kontrakt – själva avropet Ramavtal med flera leverantörer – tilldelning av kontrakt genom tillämpning av villkoren i ramavtalet (5 kap. 6 § LOU) (”med alla villkor fastställda”). Här har IT-upphandlingen redan ställt alla miljökrav – inga möjligheter att komplettera Ramavtal med flera leverantörer – tilldelning av kontrakt genom förnyad konkurrensutsättning (5 kap. 7 § LOU). Här är det möjligt att återupprepa eller öka vikten i miljö-avsnittet.

Förnyad konkurrensutsättning Om inte alla villkor är angivna i ramavtalet, skall parterna inbjudas att på nytt lämna anbud på grundval av de villkor som anges i ramavtalet (förnyad konkurrensutsättning). ”Förnyad konkurrensutsättning”, ”Mini competition” eller som danskans ”mini udbud” Se närmare 5 kap. 7 § 1 st. LOU

Förnyad konkurrensutsättning och tidsfrister Vid den förnyade konkurrensutsättningen skall: den avropande myndigheten ange en tidsfrist som är tillräcklig för att lämna in anbud för varje särskilt kontrakt, med hänsyn tagen till upphandlingens art och omfattning. Anbudstiden kan aldrig vid komplexa avrop komma att understiga 6 – 8 veckor. 5 kap. 7 § 2 st. 1, 2 p. LOU

Avslutningsvis om förnyad konkurrensutsättning Utvärderingskriterierna i den förnyade konkurrensutsättningen behöver inte vara desamma som vid upphandlingen av ramavtalet. Det är t.ex. fullt möjligt att tilldela ramavtalet med användning av kvalitetskriterier, och kontraktet med användning av ”lägsta pris”, Man kan alltså vikta milö-kraven mycket högre i avropet för att säkerställa att miljön verkligen får ett genomslag. Se 5 kap. 7 § LOU 2 st. 4 p.

Uppdragskonsulttjänster Sara Lindström IT-upphandlingen

Kort om upphandlingen Upphandlingen genomfördes med selektivt förfarande och annonserades i september 2009. Ramavtalen kan användas av samtliga statliga myndigheter över hela landet. Avrop mot ramavtalen ska ske genom förnyad konkurrensutsättning. 14 anbudssökande, av totalt 34, blev inbjudna att lämna anbud och erhöll förfrågningsunderlaget.

Huvuddelen i anbudsinbjudan var fiktiva avrop som var speciellt framtagna för upphandlingen. Syftet med dessa var dels att kunna utvärdera Anbudsgivarnas tjänster och dels ge bra underlag för kommande avrop. Upphandlingen avslutades den 23 augusti 2010. Ramavtalen gäller till och med 2012-08-31 och kan förlängas med upp till 24 månader.

Ramavtalsleverantörer Leverantör Ramavtalsnummer Altran Sverige AB 7034-10 Atea Sverige AB 7035-10 Cybercom Group Europe AB 7036-10 Know IT AB 7037-10 Sogeti Sverige AB 7038-10 Sweco Position AB 7039-10 ÅF Infrastruktur AB 7040-10

När kan avrop ske mot ramavtalet Myndigheten lägger ut huvudansvaret för ett visst specificerat uppdrag på leverantören. Leverantören är ansvarig för resultatet och arbetsledning av de konsulter och eventuellt annan personal som ingår. Resultatet som ska levereras ska vara väl definierat i en uppdrags- eller kravspecifikation så att leveranskontroll kan utföras vid leverans. Uppdragskonsulttjänster utformas i normalfallet som fastprisuppdrag, men även timpris kan överenskommas som komplement.

Avropet Steg 1 - Behovsanalys, dokumentera Vad är syftet? Vad vill ni uppnå? Hur ska ni mäta leveransen? Fokusera inte på teknik, produkter eller lösningar Steg 2 – Jämför med fiktiva avropen Steg 3 – Skapa underlag Ange all relevant information, t.ex. bakgrund, ansvarsfördelning, teknisk miljö, beroenden, tidplaner, prestandakrav. Tydlig utvärderingsmodell.

Steg 4 – Publicera och utvärdera Alla ramavtalsleverantörer måste få förfrågan Alla måste svara Ge skälig tid

Kriterier som kan viktas och utvärderas vid tilldelning av kontrakt Ramavtalsleverantören ska på begäran av avropsberättigade inkomma med: - En beskrivning gällande hur ramavtalsleverantören avser att utföra, bemanna och lösa det specifika uppdraget. - En specificering av kompetensen d.v.s. CV, på de konsulter som kommer att ingå i det specifika uppdraget. - Pris för det specifika uppdraget.

- Referenser för konsulter som kommer ingå i uppdraget - Referenser för konsulter som kommer ingå i uppdraget. Referenser kan även användas för att verifiera att upplägget fungerar. - Total genomförande tid (leveranstid) för det specifika uppdraget, eller när det specifika uppdraget kan påbörjas och/eller avslutas. Ramavtalsleverantören ska på begäran av avropsberättigade medverka vid möten eller intervjuer uppsatta för att verifiera att konsulter motsvarar uppsatta krav eller för att verifiera att de har uppfattat det specifika uppdraget korrekt. Avropsberättigade kan vikta och utvärdera information som framkommer vid dessa tillfällen vid tilldelning av kontrakt.

Tips vid avrop Tänk på att beskriva utvärderingsmodellen tydligt och transparent, d.v.s. tala om vad som krävs för en viss poäng eller bedömning. Undvik skalor med motivering som ”fem poäng ges om vi bedömer ert svar vara mycket bra”. Var tydlig med vilka leveranser eller vilket resultat ni ska få levererat samt beskriv hur acceptanstest ska gå till. Tydliggör ansvarsfördelningen mellan er, vad ska ni som kund bistå med och vad är ert ansvar samt vad är leverantörens. Beskriv hur förändringar ska hanteras.

Managementkonsulttjänster Linda Öinert IT-upphandlingen Seminarium 23 november 2010

Kort om upphandlingen Upphandlingen föregicks av en förstudie som offentliggjordes i mars 2009. Upphandlingen genomfördes med selektivt förfarande och annonserades i september 2009. Tilldelningsbeslut fattades i oktober 2010. Ramavtalen kan användas av samtliga statliga myndigheter över hela landet. Avrop mot ramavtalen ska ske genom förnyad konkurrensutsättning.

Stort intresse för upphandlingen 102 ansökningar inkom i ansökningsförfarandet. (Dessa ansökningar omfattade totalt 413 underleverantörer 31 anbudssökande leverantörer inbjöds att inkomma med anbud inom tre anbudsområden. Kammarkollegiet tilldelade 16 leverantörer ramavtal.

Ramavtalsområden A) Verksamhets - och Organisationsutveckling (överprövat) som i sin tur omfattar följande fyra (4) tjänsteområden: Tj 1) Verksamhetsutveckling & Strategi Tj 2) Organisationsutveckling Tj 3) Ekonomistyrning Tj 4) HR & Kompetensförsörjning B) Chef- och ledarutveckling (överprövat) C) Analys

Ramavtalsområde A I ramavtalsområde A skall ramavtalsleverantören kunna ta ett helhetsgrepp över de problem som kan förekomma i olika organisationer, dvs. allt från strategifrågor, förändrade processer, ekonomisk lönsamhet/effektivitet och kompetensförsörjningsfrågor. Ramavtalsleverantören skall utöver att kunna identifiera problem, leverera nulägesanalyser och önskvärt läge även kunna implementera de föreslagna lösningarna i organisationen.

Ramavtalsleverantörer, Ramavtalsområde A Connecta AB Capgemini AB Centigo AB Preera AB Karlöf Consulting AB

Ramavtalsområde B Ramavtalsområde B, chef- och ledarutveckling omfattar tjänster rörande chefers utveckling i sitt ledarskap. Tjänsterna omfattar även i viss mån utveckling av medarbetarnas handlingssätt och agerande i syfte att chefen skall uppnå uppsatta verksamhetsmål.

Ramavtalsleverantörer, Ramavtalsområde B ABC Karriär och Kompetens AB Indea AB Perlan Dialog & Ledarskap AB Gaia Leadership AB Sandahl Partner Stockholm AB K. Ekman & Partners AB IPF Institutet för personal- och företagsutveckling AB

Ramavtalsområde C Ramavtalsområdet C, Analys, omfattar utförliga analyser/utredningar som ofta utförs i syfte att utröna möjligheterna för en senare verksamhetsutveckling eller organisationsförändring. (Ex. större benchmarking studier, större analyser och utvärderingar om en myndighets verksamhet, eller omfattande omvärldsbevakning) Analysen eller utredningen sammanställs ofta i ett skriftligt gediget beslutsunderlag som kan användas av ledningen. Utredningar och analyser inom ramavtalsområde C omfattar ej implementering av föreslagna lösningar.

Ramavtalsleverantörer, Ramavtalsområde C IBM Svenska AB Gartner Sverige AB Ernst & Young AB PA Consulting Group AB

Avrop P.g.a. överprövningar kan avrop för tillfället endast göras inom ramavtalsområde C. Avrop sker alltid genom förnyad konkurrensutsättning. En avropsförfrågan skickas till samtliga ramavtalsleverantörer inom aktuellt ramavtalsområde.

Avrop - Kravbatteri I FFU, bilaga 2, 3 och 4, i pukten 5 återfinns ett kravbatteri som avropande myndigheter kan använda sig av vid avrop. Kravbatteriet omfattar möjliga skall-krav och bör-krav. Avropande myndighet kan begära att ramavtalsleverantörerna kan visa att de konsulter som skall utföra ett uppdrag uppfyller de krav som ställs i ett specifikt avrop via CV:n, via intervjuer, via referenstagning och/eller via skriftlig redovisning.

Avrop Pris Avropande myndighet kan välja att avropa managementtjänster till fast pris eller på löpande räkning. Leverantörerna har lämnat bindande takpriser i upphandlingen som inte får överskridas vid den förnyade konkurrensutsättningen. Även ett fast pris skall beräknas på angivet takpris. Fast pris kräver en tydligare specifikation (dokumentation som krävs, presentationer som ska hållas, möten etc.) för att leverantörer ska kunna kalkylera pris. Vid löpande räkning kan myndighet begära uppskattad tidsåtgång och uppskattat totalpris.

Hjälp för myndigheter Kammarkollegiet ska hålla ett seminarium 2 december. Senaste anmälningsdag 24 november. Här presenteras mer information om avtalsinnehåll, tips vid avrop, etc. Vägledning samt frågor och svar kommer att läggas ut på www.avropa.se för respektive ramavtalsområde. Ramavtalsservice finns för frågor.

Kontaktuppgifter Projektledare för upphandlingen: Linda Öinert linda.oinert@kammarkollegiet.se Kontaktperson på ramavtalet: Cecilia Carlander cecilia.carlander@kammarkollegiet.se