Leda känslomässigt krävande arbete i äldreomsorgen Lotta Henrikson & Kerstin Wennberg: Kap. 6 Att som chef skapa förutsättningar för god äldreomsorg Vår presentation har vi kallat Leda känslomässigt krävande arbete i äldreomsorgen efter namnet på en antologi i vilken vi skrivit ett kapitel som handlade om att som chef skapa förutsättningar för god äldreomsorg. Det kapitlet bygger på en studie vi gjorde för några år sedan och som utmynnade i en rapport. (Finns på ÄC) ! Upprinnelsen till DEN studien i sin tur var att vi uppmärksammat att chefskap och ledarskap i äldreomsorgen i såväl forskning som i massmedia beskrivits i mycket dystra ordalag. Det har oftast framställts som en omöjlig ekvation med för stora ansvarsområden men med för lite resurser, inget stöd uppifrån och med stor omsättning och höga sjukskrivningstal bland både personal och chefer. Som en motbild till detta vittnade våra studenter under sin verksamhetsförlagda del av utbildningen som gav oss en helt annan bild. De vittnade om arbetsledare som mycket väl klarade av alla krav och uppgifte, de kände ingen större press eller stress, och som istället uttryckte att de kände en stor frihet i sitt arbete, de kände sig stimulerade och tyckte arbetet var roligt och givande Detta väckte vår nyfikenhet och vi uppmuntrades att skriva en rapport (Lyckat ledarskap i äldreomsorgen) Det är om den vi ska berätta om nu Genom våra studenter fick vi kontakt med (fyra) chefer som vi intervjuade. Samtliga var chefer för stora verksamheter, dvs ca 100 medarbetare. Samtliga hade vänt en negativ utveckling. Samtliga ansåg själva att de klarade av uppgiften. Samtliga är kvinnor, en 30 vid uss tillfälle, de övriga 50+. I vår studie sökte vi efter om det fanns gemensamma faktorer för strategier och… för dem som lyckas och om vi kunde finna dem. Resultatet visade bland annat att som personer var samtliga mycket olika men det har ändå gått att urskilja många likheter i deras agerande. Men det är viktigt att säga att det finns inte en ledarstil eller en universell lösning på hur man ska arbeta som chef för att stödja sin personal.

Chefens vardag Mellanposition Effektivitet ekonomi Stora ansvarsområden, många medarbetare Kommunikation - medarbetare, anhöriga Kompetens – de äldre med vård o omsorgsbehov Kolliderande lagrum Hög arbetsbelastning Ej stöd från övergripande chefer En chefs uppdrag är bland annat att se till att den äldre personen får en god personlig vård och omsorg som också bygger på ett individuellt behov. För att de äldre ska kunna få en god vård och omsorg krävs att personal som möter dem i sin tur mår bra, att de får de förutsättningar i arbetet som krävs för att klara av arbetet Men innan vi kommer in på medarbetarnas förväntningar på chefen tittar vi lite hur chefens vardag och arbetssituation ser ut, vilka krav o förväntningar han eller hon har på sig: Den här bilden är lite upprepning/repetition av det jag sa inledningsvis om hur ledarskap i äo ofta beskrivs i forskning och massmedia Följande visar på hur chefer ofta beskrivs: Ofta beskrivs de som att de har en mellanposition De har höga krav på Effektivitet - handlar om ledningens o politikernas krav på chefen Effektivitet för mellancheferna innebär att hålla sig till de ekonomiska befintliga ramarna. På grund av övergripande organisering ansvarar idag cheferna inom äldreomsorgen för stora områden och stora verksamheter Stora ansvarsområden = ansvar för ett stort antal medarbetare. 60 –120 anställda Med effektivitet menas de krav o förväntningar som ställs från övergripande chefer i organisationen och politiker. Det tydligaste kravet handlar om EKONOMI att budgeten ska hålla. Den stora kostnaden idag är personalkostnaderna. Effektivitet handlar till mycket stor del om att inte ha för mycket personal medarbetarna ska arbeta effektivt rätt person på rätt plats att utnyttja resurserna så effektivt som möjligt. Tiden o tidsplaneringen är central. Att ha frisk personal, sjukskrivningar är kostsamt. – Ett viktigt incitament för att ge rätt form av stöd till medarbetarna . Kommunikation handlar om medarbetarnas krav o förväntningar, skapa mötesplatser, skapa delaktighet Kompetens handlar bl.a. Om är de äldres krav på personalens kompetens men också medarbetarnas krav och förväntningar på att få utvecklas i arbetet och ha rätt kompetens i förhållande till arbetsuppgifterna. Att arbetslaget ska ha rätt kompetens. Kompetens handlar bl.a. om är omsorgstagarnas krav på personalens kompetens men också medarbetarnas krav och förväntningar på att få utvecklas i arbetet och ha rätt kompetens i förhållande till arbetsuppgifterna. Att arbetslaget ska ha rätt kompetens. Kommunikation är medarbetarnas krav o förväntningar, skapa mötesplatser, skapa delaktighet Äldreomsorg – ambitiösa mål – stora förändringar under 1990-talet. Lagstiftning och styrdokument har mycket ambitiösa mål – utan att närmare precisera vad målen avser. Främst gäller SoL och HSL. Här finns flera begrepp som det ofta läggs stor vikt vid i styrdokumenten: God kvalitet – men HUR god får den vara och hur mycket får den kosta? Står bara att omsorgen ska bedrivas med god kvalitet. Självbestämmande och integritet kan anses självklart, men styrdokumenten ger ingen vägledning i hur man ska göra i exempelvis fall då personer uppenbarligen behöver hjälp men vägrar att ta emot den. (underordna sig rutiner) Kontinuitet – såväl person som tidskontinuitet och omsorgskontinuitet. Ytterligare några exempel på hög ambition i styrdokument: Utföras tillsammans med den enskilde Leva och bo självständigt under trygga förhållanden Möjlighet till meningsfull och aktiv tillvaro tillsammans med andra Bedrivas på lika villkor Respekt för allas lika värde Ökade krav på effektivitet 2017-04-07 Lotta Henrikson/Kerstin Wennberg Institutionen för socialt arbete

Medarbetarnas vardag Olika personer olika behov av omsorg Anpassa omsorgens utförande efter personens behov, önskemål och krav Arbeta i någon annans hem För att jag som chef ska kunna möta medarbetarna på ett så bra och ändamålsenligt sätt som möjligt i syfte att de ska ha kraft att utföra ett bra arbete måste jag först förstå deras arbetssituation, deras vardag samt lära känna vars o ens förväntningar. Äldre personer med omsorgsbehov på grund av att de är: Äldre personer med psykiska sjukdomar Äldre personer med fysiska funktionsnedsättningar Äldre personer med demenssjukdom Äldre personer med missbruksproblem Vissa vill inte att personal ska gå ifrån dem, andra vill inte ta emot hjälp alls. Vissa tycker om att förklara vad personal ska göra om och om igen medan andra vill att personal ska förstå det av sig själv. Olika studier som handlar om upplevelser av arbetet visar att det som är positivt och viktigt i arbetet är att få uppskattning samt gemenskapen i arbetsgruppen Det som lyfts fram som negativt är känsla av otillräcklighet Bli utsatt för kränkningar, hot, trakasserier och tom slag samt att Ej få stöd av sin chef Mitt i allt detta ska vb/personal respektera den enskildes önskemål, självbestämmande och integritet. Vb uppger också att deras arbete inte har hög status och ger låg lön vilket leder till dålig självkänsla. Arbetar ofta i dåliga arbetsställningar – belastningsskador – långa sjukperioder – psykisk press Olycksfall och våldsrisker SoLs mål kolliderar ofta med Arbetsmiljölagens mål (gäller tex dåliga arbestställningar) 2017-04-07 Lotta Henrikson/Kerstin Wennberg Institutionen för socialt arbete

Medarbetarnas behov och förväntningar Tydlighet - Trygghet Att få stöd Att bli sedd Att bli lyssnad till Att få möjlighet att utvecklas i arbetet Ledarskapet handlar om att möta medarbetarnas behov i en ömsesidig relation samt att skapa trygghet. Litteraturen beskriver medarbetarnas behov o förväntningar Tydlighet skapar trygghet gäller i allt o alla situationer. tydlig organisation tydliga roller, tydliga arbetsuppgifter I kommunikationen, informationen, alla veta vad som gäller vilka krav som ställs på mig, vad jag får inte får göra Att få stöd RÄTT stöd utifrån vars o ens upplevelser. Ledaren ska kunna arbetet Att bli sedd Få återkoppling både när det har gått bra och dåligt. Chefen ska visa stolthet över arbetsgruppen Att bli lyssnad till Uppleva att det jag säger är av värde Det får inte vara svårt att prata med chefen Att vara med o utveckla arbetet- Rätt kompetens få ansvar och vara delaktig i förändringsarbetet. Att vara tillgänglig Tryggehet = Ledarskapet handlar om att möta medarbetarnas behov i en ömsesidig relation samt att skapa trygghet. Vilket i sin tur leder till ett tillvaratagande av medarbetarnas kunskaper och resurser medarbetarna mår bra och är engagerade blir organisationen efffektiv. 2017-04-07 Lotta Henrikson/Kerstin Wennberg Institutionen för socialt arbete

Att möta medarbetarna……. ”För att leda andra måste man börja med sig själv” Viktigt att känna varje medarbetare – medarbetarsamtal ”Om personalgruppen fungerar och mår bra så fungerar verksamheten bra” ”Jag har den personal jag har” ”Vad gör jag?.. Jag går runt med min kaffekopp pratar och följer upp det arbetet” ”Varje vårdbiträde måste våga prova nya saker hon måste våga göra fel” ” Hon måste förstå organisationen och olika målsättningar i arbetet” En strategi för att vara en bra chef o ledare som framkommit i vår intervjustudie Visar vi genom några citat: Vem är jag? – Känna sig själv Ledarskap en relation Arbetet ska vara roligt spännande o utmanande Fungerande organisation i verksamheten Vem är jag som chef ” För att leda andra måste man börja med sig själv” Att känna sig själv är en första grund för att bli trygg i sin egen person För att leda andra måste man börja med sig själv – man måste känna sig själv sina egna styrkor o svagheter, sina egna värderingar, grundläggande människosyn. Litar jag på människor , vilket kontrollbehov har jag, För at visa på var o ens personlighet i sin ledarstil gav vi dem namnen Fetsfixaren ,,,,,, Värdering .??? Viktigt att känna varje medarbetare – medarbetarsamtal ”Att förstå att ledarskapet handlar om en relation” som alltid måste hållas levande och måste accepteras av båda parter” Ledaren påverkar de ledda men låter sig också själv bli påverkad av de ledda. = Ett samspel som också beskrivs i litteraturen på liknande sätt. ”Om personalgruppen fungerar och mår bra så fungerar verksamheten bra” med det menade de att det är viktigt verkligen tro på sin personal och deras förmåga det är först då man som chef verkligen arbetar för personalens bästa Mina antagande om personalen avspeglar sig i mitt beteende mitt bemötande o arbetssätt. ”Jag har den personal jag har – Att utgå ifrån att göra det bästa och tro att alla vill göra det bästa. Det går inte att anställa och avskeda personal hur som helst utan att utgå ifrån att försöka göra det bästa med den personalstyrkan man har för dagen. Fungerande organisation i verksamheten De verksamheter vi besökte var samtliga olika organiserade. Deras arbetsrutiner såg olika ut men med samma grundläggande mål. 2017-04-07 Lotta Henrikson/Kerstin Wennberg Institutionen för socialt arbete

Tydlighet – Trygghet - Delaktighet Kommunikation- lyssna - engagemang Organisation – övergripande organisation – vardagens organisering av arbetet Krav o förväntningar ansvarsfördelning, beslutanderätt Ekonomi Individuella ansvarsområde - utvecklingsprojekt Vi nämnde nyss vårdbiträdernas förväntningar och krav. Bland de intervjuade chefernas strategier framkom följande som stämmer väl överens med vårdbiträdernas krav. Tydlighet – trygghet – Delaktighet är tre begrepp som är återkommande som alla ser som mycket viktiga att arbeta med som målsättning för sina medarbetare. Det är tre begrepp som har ett strakt samband med varandra. Tydlighet ett begrepp som står för mycket. Syftet med tydlighet är att skapa trygghet. Vet jag vad som gäller blir jag trygg. Då vågar jag vara mer delaktig i arbetet, jag vågar komma med olika förslag till förändring, jag vågar säga till när jag gör fel, jag vågar testa för att jag vågar göra fel. Tydlighet är grunden i att omsorgsarbetet ska fungera möjligheten till att få delaktiga medarbetare i verksamheten. En person som känner sig otrygg vågar t.ex inte komma med förslag eller ideer. Förstå organisationen och olika målsättningar skapar trygghet och delaktighet. Målen måste vara möjliga att nå de måste vara levande i verksamheten de måste därför följas upp diskuteras, ut vecklas. Målen ska stå i relation till verksamhetens resurser, i annat fall är de inte trovärdiga och medarbetarna slutar att engagera sig. Detta är något som bekräftas i många små intervjuer som studenter har gjort med medarbetare inom äldreomsorgen. Kommunikation – lyssna – engagemang Tydlig kommunikation, – att förstå vad som sägs och skrivs att prata o lyssna återkoppla, att chefen verkligen förstår att hon har förstått och att medarbetarna har förstått, frågor o svar o återkoppling. – Missförstånd – många olika nationaliteter, olika erfarenheter …..Att vara en lyssnade chef var allas mål det uttalades mycket tydligt. Under denn arubrik ingår också inforamtionen. Att som medarbetare känna att man har rätt inforamtion, viktigt för att känna trygghet o delaktighet. Organisation – övergripande organisation – vardagens organisering av arbetet Att förstå den övergripande organisationens mål o riktlinjer ansågs viktigt att diskutera sambandet mellan de egna rutinerna arbetets mål med övergripande riktlinjer i ex kommunen. De vi intervjuade ansåg det som viktigt att samtliga medarbetare var delaktiga och insåg själva hur viktigt det var att organisera det vardagliga arbetet på ett sätt som gagnade de äldre såväl som dem själva. T. Ex att både tids och personkontinuiteten blev bra men också att arbetssituationen blev så bra som möjligt för samtliga i arbetslaget. Krav o förväntningar ansvarsfördelning, beslutanderätt. Alla skulle veta vilka krav o förväntningar man hade på sig själv och som de kunde ställa på varandra. Är detta tydligt då ansåg cheferna att det var mycket lättare för dem själva och för medarbetar emellan att ge ärlig återkoppling både när det gällde negativ och positiv sådan. Återkoppling snabb återkoppling och uppföljning ansågs vara viktigt Samtliga arbetade med att begränsa sjukfrånvaron att ha en frisk personalgrupp. Det var viktigt för både medarbetarna själva och de äldre för att skapa trygghet. Sjukfrånvaro skapar otrygghet och stora kostnader för verksamheten. Ett sätt att arbeta med detta var just att ställa tydliga krav och förväntningar kring vad som gällde kring sjukfrånvaro. Var det någon som var återkommande sjuk inom en angiven tidsperiod så visste medarbetarna att de var tvungna att visa upp sjukintyg från första dagen, att chefen hade återkommande samtal. Ekonomi De ekonomiska ramarna Individuella ansvarsområden -utvecklingsprojekt Ett sätt att skapa delaktighet är att varje medarbetare har olika ansvarsområden var och en efter individuella önskemål och förutsättningar detta var samliga chefer mycket tydliga med och ansåg att det arbetade mycket med det. Individuella förutsättningar och önskemål kräver här att chefen verkligen känner medarbetaren. Det kräver också tydlig kommunikation – uppföljning- återkoppling ger medarbetarna förtroende för chefen en känsla av att chefen engagera sig för hur det går. 2017-04-07 / Namn Namn, Institution eller liknande

Exempel på Kommunikation –Tydlighet - Delaktighet ”Det handlar om att prata ekonomi med personalen så att de förstår. Det är inte så intressant att höra om budgeten är plus eller minus. Däremot om man gör konkreta kopplingar mellan budgeten och hur vi arbetar så kan man diskutera tillsammans hur man kan hantera situationen”. Tydlighet – trygghet – Delaktighet är tre begrepp som är återkommande som alla ser som mycket viktiga att arbeta med som målsättning för sina medarbetare. Det är tre begrepp som har ett strakt samband med varandra. Tydlighet ett begrepp som står för mycket. Syftet med tydlighet är att skapa trygghet. Vet jag vad som gäller blir jag trygg. Då vågar jag vara mer delaktig i arbetet, jag vågar komma med olika förslag till förändring, jag vågar säga till när jag gör fel, jag vågar testa för att jag vågar göra fel. Tydlighet är grunden i att omsorgsarbetet ska fungera möjligheten till att få delaktiga medarbetare i verksamheten. En person som känner sig otrygg vågar t.ex inte komma med förslag eller ideer. 2017-04-07 Lotta Henrikson/Kerstin Wennberg Institutionen för socialt arbete

För att leda till god äldreomsorg….. Tydlighet Kommunikation Information Delaktighet Självkännedom Lust att anta utmaningen som chef Medarbetarnas förväntningar på chefens ledarskap handlar om tydlighet i allt. Att arbeta med kommunikationen, noggrann information samt att medarbetarna upplever en delaktighet i verksamhetens gemensamma arbete. För att klara det anser cheferna att självkännedom är mycket viktig samt att man som chef har lust och drivkraft att anta utmaningen som chef 2017-04-07 Lotta Henrikson/Kerstin Wennberg Institutionen för socialt arbete