Per-Erik Wellstedt, Know IT Förstudie angående förändringar av hantering och administration för LSS och LASS ärenden Arbetsmöte 3 – 2005-11-28 Per-Erik Wellstedt, Know IT

AGENDA – Arbetsmöte 3, 2005-11-28 13.00-13.15 Presentation av samtliga deltagare 13.15-13.45 Presentation av resultat framtaget i förstudien 13.45-14.30 Arbetsmöte: Identifiera och enas om målen med att förändra kommunikationen mellan kommun och Försäkringskassan 14.30-15.00 kaffe 15.00-16.00 Arbetsmöte: Identifiera och enas om problembilden 16.00-17.00 Arbetsmöte: Identifiera lösningar samt snabb riskanalys för att skapa en effektivare hantering av LASS

Deltagare i förstudien Birgitta Svensk, (026-17 89 46), Gävle kommun Kristina Kouva, (026-17 73 72), Gävle kommun Michael Mattsson, (026-24 11 38), Sandvikens kommun Staffan Björklund, (026-24 18 81), Sandvikens kommun Per Thörnqvist, (0730-74 66 21), Know IT Per-Erik Wellstedt, (0730-74 00 38), Know IT

Bakgrund – Hantering och administration av LSS och LASS Tidsödande och krånglig process Saknas kopplingar mellan kommunens system och Försäkringskassan En utredning har gjorts som visar på dagens process och roller Sandvikenskommun har lyft frågan inom Sambruk Beslut har tagits att en PENG analys ska göras m.a.p. eventuella förändringar av: Intern process IT stöd Informationsutbytet med Försäkringskassan, mfl Deltagande medlemskommuner inom Sambruk Sandviken Jönköping Gävle Göteborg

Syfte/Mål – Genomföra PENG analys m.a.p. förändringar av hanteringen Text hämtat från utredning genomförd av Sandvikens kommun För brukare Skapa säkerhet genom information För anhöriga / gode män Skapa säkerhet genom information av utförda tjänster och händelser För kommunen och Försäkringskassan Underlätta ärendehanteringen och informationsutbytet Underlätta intern kommunal administration

PENG – en metod – Prioritering Enligt NyttoGrunder Kostnadssidan är ofta känd och lätt att kvantifiera Intäktssidan bygger ofta på antaganden och svår att kvantifiera PENG metoden ger Verktyg för att prioritera mellan investeringar Sätter huvudmål och delmål Bygger en nyttostruktur Värderar även ’mjuka’ nyttor (=intäkter)

Nyttan med en PENG analys – Nyttan att nyttovärdera Bättre besluts- och prioriteringsunderlag Tydliga förbättringsmål Fokus på det viktigaste i verksamheten Ledningsengagemang Bättre kommunikation och samsyn mellan verksamhet och IT Bättre genomförande

Genomförande – Faser och leveransobjekt

Genomförande – Förberedelsefasen Inläsning Förberedelse inför arbetsmöte 1 Arbetsmöte 1 (14 november) med representanter från deltagande medlemskommuner för att Definiera mål, skapa insikt och beskriva objektet som ska analyseras Beskriv problemen Hitta lösningar och identifiera nyttor Strukturera upp och dokumentera resultatet från arbetsmöte 1 Skicka ut dokumentationen till deltagande medlemskommuner som får i hemläxa att granska identifierade nyttor samt ta fram underlag på dagens volymer och effektmål för nyttan.

Genomförande – Analysfasen Förberedelse inför arbetsmöte 2 Arbetsmöte 2 (24 november) med representanter från deltagande medlemskommuner Uppdatering och revidering av tidigare identifierade nyttoeffekter Värdera nyttoeffekterna, kartlägg direkta, indirekta samt svårvärderade nyttor Dokumentera resultat av arbetsmöte 2 och beräkna nettonyttan samt nyttofaktorn Skicka ut till deltagande medlemskommuner med hemläxan att revidera nyttor och dess värden samt fundera på risker och hinder Kostnadsberäkningar för förändringar av hantering och administrationen för LSS och LASS

Genomförande – Kvalitetssäkringsfasen Förberedelse inför arbetsmöte 3, som sker i samband med Sambruksdagarna i Södertälje (28-29 november) Arbetsmöte 3 med representanter från deltagande medlemskommuner och Försäkringskassan Mål, problem, vinster och riskanalys med fokus på kommunikationen mellan kommun och Försäkringskassa Assistanskommitténs delbetänkande Dokumentera resultat från arbetsmöte 3 och beräkna nettonyttan samt nyttofaktor Skicka ut till deltagande medlemskommuner och Försäkringskassan för kommentarer

Genomförande – Slutleveransfasen Färdigställande av dokumentation för leverans Stapeldiagram Nyttostruktur Bilaga till nyttostrukturen Hinder och risker samt åtgärder Rekommendationer för nästa steg OH-bilder Färdigställ material inför presentation Slutleverans och presentation av resultat

Genomförande – Tidplan

Resultat arbetsmöte 1 – Prioriterade mål med förändringar av hantering och administration av LSS/LASS Effektivisera processerna – kund, kommun och FK (tre prickar) Standardiserade processer/rutiner (två prickar) Kvalitetssäkra vad kunden får (två prickar) Frigöra tid till annat (en prick) Möjliggöra dialog med anhörig/gode män Kunden ska få beslut utgående från kommun och Försäkringskassans gemensamma information

Resultat arbetsmöte 1 – Identifierade roller i LSS/LASS hanteringen KUND – person som ansöker eller har beviljats stöd enligt LSS/LASS ANHÖRIG – närstående till kund GOD MAN – laglig företrädare FÖRVALTARE – laglig företrädare HANDLÄGGARE – myndighetsperson som öppnar, utreder, beslutar, är ansvarig, följer upp och dokumenterar i LSS ärenden ENHETS- VERKSAMHETSCHEF – verkställer LSS eller LASS beslut PERSONLIG ASSISTENT (kommun) – utför operativt beslut angående LSS/LASS hos kund PERSONLIG ASSISTENT (privat företag) – utför operativt beslut angående LSS/LASS hos kund PERSONLIG ASSISTENT (eget företag) – utför operativt beslut angående LSS/LASS hos kund FACK – arbetstagarnas företrädare ADMINISTRATÖR – tid, lön, försäkringskassekontakt, fakturering, rapportering, avtal EXTRA RESURSER – vikarier, ersättare vid frånvaro NÄMND (kommun) – tar formellt beslut kring LSS FÖRSÄKRINGSKASSAN – tar yttersta beslutet gällande LASS, betalar ut stöd

Resultat arbetsmöte 1 – Identifierat innehåll (s. k Resultat arbetsmöte 1 – Identifierat innehåll (s.k. objekt) i hanteringen av LSS/LASS Tillhandahållande ansökningsblankett Upplysning och information till kund Utforma ansökan Mottaga ansökan Informationsutbyte mellan handläggare och kund Utredning inför beslut – rehab, läkarjournal, kommunregister, dialog med kund/gode man, hemesök Ta beslut – handläggare Överklagan Skicka underlag till försäkringskassan Upprätta avtal med kund/god man Upprätta budget Anställa assistent – avtal schema Godkännande från facket Upprättande av individuell plan tillsammans med kund Beslut LASS från Försäkringskassan Verkställa beslut Tidrapportering assistent Underlag till räkning Underlag mot försäkringskassan Utbetalning omkostnadsersättning Personalmöten Förändra schema personal

Resultat arbetsmöte 1 – Identifierade problem med hanteringen LSS/LASS Saknas mobil rapporteringsmöjlighet av lön för tim-anst + avvikelse för övrigt Försäkringskassan och kommun tar ej gemensamt beslut Summering av timmar som ska redovisas till Försäkringskassan Reg. Tiden hos kund (objekt) Problem att anpassa assistentens kompetens mot kund Brist av tid att genomföra kvalitetshöjande åtgärder Ej avvikelsehantering Svår balansgång vid rekrytering kund/kommunens önskan Ej möjligt att få ut rapporter per kund – utförd tid samt övrig tid som använts Varierande kundbehov -> schemaändring mkt arbete kring detta – krångligt system Problem vid sammanställning av FK rapport – tidskrävande, ej underskrivna och sent inkomna rapporter Problem att få kund/anhöriga förstå beslut Problem att genomföra antal beslutade timmar kontra arbetstidslagen Problem få ett snabbt beslut i ärendet Olika anställningsavtal får ej tillämpa PAN enl. egen önskan Facket effektiv bromskloss Ej fullt utnyttjande av dataverktyg (datarädsla bland kollegor) Olika budgethantering i Sverige Många byten av assistenter hos kund – många anledningar = mycket schemaarbete Problem med samarbetet med facket (upplevs som obstruktion) Urgammalt lönehanteringssystem Hantering av mer än 1000 rapporter per månad – rättas, räknas, sammanfattas Tidsfaktor T3/FK till löne – få dagar på sig (chefer, löneadmin) = övertid Tolkningsföreträde – FK? Handläggare !? Svårplacerade tillsvidare anst. Brist på gemensam utbildning för assistenter Problem att man tappar objektiviteten i uppdraget (efter många år) Problem med korta dagliga/nattliga insatser – omöjliga att schemalägga Skillnader i svarstider och ledtider beroende på vem man pratar med – handläggartolkning (differenser) Krånglig process att söka utökad tid för en kund vad gäller LASS beslut mot FK

Resultat – Nyttostruktur, arbetsmöte 2

Riskanalys – Arbetsmöte 2, 2005-11-24 Risker/Hinder Sannolikhet Konsekvens Åtgärd Ökad oro hos chefer p.g.a. nya tekniska lösningar 4 Bra och tydlig information Bra projekt med god förankring på rätt ställen Utbildning och skapa förutsättningar Lagstiftning krav på signatur Assistanskommitténs beslut (utredning) Dialog och lobbying mot assistanskommittén Påverka beslut och utredning Dialog med SKL Kommuners slutna system som ej är anpassade för vidareutveckling 3 Bli bättre kravställare gentemot de olika leverantörerna Andra kommuner förstår inte vinsterna Dyra tekniska lösningar Svårt att få investeringsmedel inom kommunen Påvisa och tydliggöra värdet av nyttorna Se långsiktigt på effekterna Bibehåller gamla rutiner trots ny teknik och organisationsförändringar Driven projektledning och förankring som ger förutsättningar Stöd från ledningen Svårt att få med tillräckligt antal kommuner i projektet inom Sambruk Ingen driver projektet inom Sambruk Svårt att få med alla på tåget, speciellt Försäkringskassan Lyfta fram nyttor som många kommuner kan känna igen sig i Bra genomförd förstudie Marknadsföra möjligheterna Professionell projektledning och projektet förankrat i verksamheten Olika krav och önskemål Svårt att få standardiserade modeller med många aktörer Byråkratisk lydnad av standardiserade processer 2 Etappvis uppdelning av olika mål (delmål) Viktigt att föra mångas talan och inte se till sin egens kommuns intresse

Sammanfattning assistanskommitténs delbetänkande 2005-11-25 Skärp uppföljningen och kontrollen av vad assistansersättningen används till. Ställ alla som anordnar personlig assistans under tillsyn. Inför krav på tillstånd för företag och kooperativ som utför personlig assistans. Assistanskommitténs förslag innebär att länsstyrelserna får tillsyn över alla som anordnar personlig assistans. Kommittén föreslår också att alla företag och kooperativ som anordnar assistans ska ha tillstånd från länsstyrelsen. Det ska alltid finnas ett avtal mellan den assistansberättigade och dennes anordnare som reglerar förutsättningarna för assistansen. Vidare föreslår Assistanskommittén att det genom en lagändring ska bli förbjudet att använda ersättning för personlig assistans till annat än kostnader för just detta. Kommittén vill också att minst 85 procent av den assistansersättning som en anordnare fått utbetald ska användas till löner för personliga assistenter, eller betalas tillbaka.

Genomgång dagens övningar – Arbetsmöte 3, 2005-11-28 (Fokus kommunikationen mellan kommun och Försäkringskassan Diskussion – Hur påverkar assistanskommitténs delbetänkande? Övning 1 - Identifiera målen med att förändra kommunikationen mellan kommun och Försäkringskassan Övning 2 - Identifiera problembilden Övning 3 - Identifiera vinster med att skapa en effektivare hantering av LASS Övning 4 – Identifiera risker och hinder