HelGe – Bibliotekssamverkan i Gävleborg Örebro

2004 DISKUSSIONER OCH SAMTAL VISION: VISION:  gemensamt biblioteksdatasystem  gemensamt lånekort  möjlighet reservera media oavsett var i länet detta finns  låna och återlämna vid samtliga bibliotek  enhetliga regler  tillgänglighet till länets databaser och nättjänster via lånekort  RFID

FÖRSTUDIE - AVSEENDE LÄNETS SAMTLIGA BIBLIOTEK:  Konverteringskostnader + ny server: cirka 1,5 miljoner  Kostnader för de enskilda biblioteken: 0,5 miljoner  Kostnaden för bibliotek, som måste uppgradera till en nyare version av Libra innan konvertering  Osäkerhet vad konverteringen innebär

FYRA ARBETSGRUPPER BILDAS:  Gemensam katalog – hur skall den se ut ?  Regelverket – låneregler, avgifter, mm  Ekonomi – argument, uppvaktningar, Högskolans bibliotek, sjukhusbiblioteket och folkhögskolorna  Teknisk utveckling

2005  Tre kommuner - med biblioteksdatasystemet LIBRA - går samman i en gemensam server går samman i en gemensam server  Högskolans bibliotek ej intresserat av att delta – avvaktar föregående års utredning om KB avvaktar föregående års utredning om KB  Informationsträffar med Umeå stadsbibliotek FÖRSTUDIE: FÖRSTUDIE:  Länsstyrelsen beviljar kr till en förstudie rörande en gemensam utveckling för sju bibliotek rörande en gemensam utveckling för sju bibliotek

Forts 2005 Projektledning skapades Två arbetsgrupper bildades:  kataloggruppen  gruppen för tekniska förutsättningar

 Information till kultur- och fritidsnämnder  Bakgrund  Beskrivning av projektet  Projektets ekonomi  Kommunikationslösning

Forts 2005  Diskussion kring typ av kontoorganisation  Konverteringens problem  Transporter  Arbetsmängd som åtgår till projektet  Gemensamma regler  Gemensamt lånekort  Bildandet av ett kommunalförbund Åsa Hansén, Karlstad stadsbibliotek, besöker Gävle Åsa Hansén, Karlstad stadsbibliotek, besöker Gävle

NOVEMBER 2005  Gävle stadsbibliotek hoppar av - önskar dock fortfarande vara med och utveckla gemensamma regler och ett gemensamt lånekort - önskar dock fortfarande vara med och utveckla gemensamma regler och ett gemensamt lånekort

2005 KONTAKTER MED KOMMUNALFÖRBUNDET I LÄNET KONTAKTER MED KOMMUNALFÖRBUNDET I LÄNET  Samtal förs om Kommunalförbundets (då SAM) eventuella roll  Kommunalförbundet (SAM) blir avtalstecknare för biblioteken gentemot Book- It och Söderhamns Teknikpark (serverns placering)

2006  Prisindikation från Axiell AB : ca 1 miljon, inklusive server FINANSIERING: FINANSIERING:  Länsstyrelsen x 2 (2006 och 2007)  Tillväxt och regional utveckling totalt  Statens kulturråd (2006) OFFERTER: OFFERTER:  Begäran om offert från Söderhamns teknikpark rörande server och service  Begäran om offerter från Axiell AB

2006 OFFERTER: OFFERTER:  Offert från Axiell AB total kostnad – ca kr  Offert från Söderhamns teknikpark – drift av BOOK-It - kostnad cirka kr de tre första åren – fördelade på de sex biblioteken TILLKOMMANDE KOSTNAD: TILLKOMMANDE KOSTNAD:  Btj:s arbete med katalogen i samband med konverteringen - kostnad cirka kr

2006 EXEMPEL PÅ MINSKADE KOSTNADER:  BIBLIOGRAFISK SERVICE Total kostnad för de sex biblioteken innan sammanslagningen – ca kr Total kostnad för de sex biblioteken innan sammanslagningen – ca kr Total kostnad efter sammanslagningen – ca kr Total kostnad efter sammanslagningen – ca kr  LICENSER BOOK- IT Biblioteken går in i sammanslagningen med samma antal licenser som tidigare, kostnad cirka kr. Antalet bör kunna minskas.(Nu ) Biblioteken går in i sammanslagningen med samma antal licenser som tidigare, kostnad cirka kr. Antalet bör kunna minskas.(Nu )

2006 SPAR – KIR SPAR – KIR DATAINSPEKTIONEN: DATAINSPEKTIONEN: Inget särskilt tillstånd krävdes för att slå samman de sex skilda katalogerna till en. Inget särskilt tillstånd krävdes för att slå samman de sex skilda katalogerna till en.

2006 AVTAL AVTAL  Kommunalförbundet slöt avtal med Axiell AB,Söderhamns Teknikpark samt med respektive kommun. KOSTNADER KOSTNADER  Kostnaderna fördelades enligt en särskild viktning – kommunernas invånarantal – inte lyckat eftersom ett bibliotek fick högre kostnader än tidigare. Antalet licenser blev i stället utgångspunkten. KONVERTERINGAR - Söderhamns biblioteks katalog kom att bli styrande. KONVERTERINGAR - Söderhamns biblioteks katalog kom att bli styrande.

2006  UTBILDNINGAR (hösten)  NYTT LÅNEKORT  GEMENSAMMA REGLER

2007  Hitta en organisation för samarbetet  Behovet av ett transportsystem och upphandling av detta  Lånekortets utformning  Inköp av domänen helgebiblioteken.se  Samordnat abonnemang på BURK för att spara pengar  Under hösten uppgradering till ny BOOK-IT version  En första gemensam dag för all personal - mycket bara för att få träffas och utbyta erfarenheter.

2008  Arbete med opac  SMS påbörjades (våren)  Besök av CS Library  Lånekortet klart (sommaren)  Gemensam utvecklingsdag (dec):  Träff på Region Gävleborg - intresse från övriga bibliotek (dec)

Fördelar med gemensam katalog Server och drift Server och drift  Minskade kostnader vid inköp av ny server (en server i stället för flera)  Arbetstid för drift av servern sparas in (allt sköts nu centralt av Söderhamns Teknikpark)  Uppgraderingar av servern görs centralt

Forts fördelar Systemadministration Systemadministration  Minskade kostnader för bibliografisk service (hittills)  Samarbete kring administration av systemet ger samordningsvinster för de systemansvariga och möjlighet till specialisering  Möjlighet till samverkan kring fortbildningsinsatser  Biblioteken i HelGe blir en starkare part i förhandlingar med Axiell och Bibliotekstjänst

Forts fördelar ” Goodwill” för biblioteken ” Goodwill” för biblioteken  Biblioteksfrågorna synliggörs  Biblioteken ses som föregångare när det gäller samverkan mellan kommunerna  En gemensam katalog blir en grund för utökat samarbete mellan biblioteken inom fler områden

Andra erfarenheter…  Generellt: de bibliotek som går in, måste släppa lite av sin beslutanderätt på det enskilda biblioteket  Samuppköp av RFID sprack- man kunde sökt medel hos annan instans  Ha med i kravspec att ”allt” ska fungera med de andra system som finns  Kommunerna skilda ekonomiska förutsättningar - modell: nu - betalar efter kommunstorlek

Idag På väg in:  Ljusdal  Hudiksvall  Ovanåker  2010 Gävle?

Organisation

Frågor?  Marika Näslund (bibliotekschef)  Annamaria Björklin (bibliotekschef)  Ann Östman (Länsbibliotek Gävleborg)