Mina Planer IT stöd för informationsöverföring mellan vårdgivare Samordnad vårdplanering, samordnad individuell plan, mm LG 2013 12 18

Bakgrund Avtal med Siemens avseende IT stödet KLARA SVPL löper ut 2014-02-28 - upphandling enligt LOU startas (ITMV) Upphandlingsprojekt ITMV avbryts 2013-06-11 Samarbete med region Skåne utreds istället Beslut att samarbeta med region Skåne och tillsammans utveckla deras IT stöd (Mina Planer) 2013-09-19 LG 2013 12 18

Tidplan införandeprojekt 1 jan 2014 – 15 jan 2015            införandeprojekt inkl. avvecklingsplan 1 okt 2014 – 31 okt 2014            ev. pilotinförande 1 nov 2014 - 31 dec 2014            breddinförande, avveckling, arkivering, support Lyft från flertal håll att tidplanen är knapp. LG 2013 12 18

Anpassning av Mina Planer En del funktioner måste utvecklas och testas innan start i VG Enligt priolista 15 punkter Fortsatt utveckling av Mina Planer tillsammans med region Skåne efter driftstart LG 2013 12 18

Ny funktionalitet för VG Från start Bättre användbarhet Samordnad Individuell Plan – SIP Medborgarportal Automatisk adressering Viktigt att komma ihåg är att Mina planer inte enbart är ett nytt KLARA SVPL. Mina planer innefattar även stöd för öppenvårdsplanering, SIP. Det berör helt andra processer än samordnad vårdplanering och kräver nya arbetssätt. Arbetssätt som ligger helt i linje med närsjukvårdsarbetet. 25 000 användare i VG varav 5-6000 användare i Fyrbodal och 12 000 ärenden i Fyrbodal så här långt 2013. LG 2013 12 18

Organisationsschema REGIONAL NIVÅ VGR IT Utförare samt olika experter Projektägare Jan Carlström Styrgrupp SVPL Projektledare Projektgrupp Operativ grupp VGR/RS VGR IT Utförare samt olika experter Projektägare för Mina Planer är Jan Carlström (Systemägare KLARA SVPL) Jan leder styrgrupp SVPL – har representanter från VG:s fem samverkansområde, kommun, sjukhus och PV. Styrgruppen ger uppdrag till projektledaren. Fram till årsskiftet funktionskoordinator Gunilla Augustsson – utvecklingsprojekt. From årskiftet 2013-2014 kommer en nytillträdd projektledare att leda införandedeprojekt. En projektgrupp skapades i oktober 2013. Medlemmarna är utsedda av och representerar de fem vårdsamverkansgrupperingarna. En operativ grupp har också bildats tillsammans med Skåne. Där ingår bl a 3 representanter från projektgruppen. Kommun, sjukhus, PV. Det finns också en grupp för mer tekniska frågor. Dessutom en strategisk grupp – inte med i bild- som beslutar i mer övergripande frågor som ekonomi, juridik etc. Projektledaren har det övergripande ansvaret för införandeprojektet. Införandeprojekt GITS

Regional projektgrupp Ska ha en fördelning av representanter från primärvård, sjukhus, kommun Ska ha en fördelning på olika yrkesroller Deltagarna representerar sitt samverkansområde – inte enbart sin egen organisation Projektdeltagarna måste lämna över till sin samverkansarena – inte enbart ta med till sin egen organisation. LG 2013 12 18

Regional projektgrupp Ska i ”sitt samverkansområde” inhämta verksamheternas synpunkter på utveckling och lösningsförslag Ska ha en god kännedom om rutiner för samordnad vård- och omsorgsplanering Aktuell erfarenhet från verksamhetsnära arbete för att utveckla ett system som är bra för verksamhet och användare. Arbetet i projektgruppen förutsätter att representantera ges möjlighet att i respektive vårdsamverkansområde inhämta verksamheternas synpunkter på utveckling och lösningsförslag. LG 2013 12 18

Regional projektgrupp Har 15 representanter, fördelat på Sjukhus 4 PV 3 Kommun 3 Vakant 2 Projektledare, VGR IT, Gem 3 LGS SSK SU MAS Gbg stad DSK Närhälsan BIB Partille Kurator SU S.Älvsborg SSK Närhälsan SSK Gem SIMBA Vakant Skaraborg SJG Närhälsan MAS Tibro SSK Skas Fyrbodal SSK NU Vakant LG 2013 12 18

Införandeprojekt Vårdsamverkansgrupperingarna ansvar att se över befintliga lokala förvaltningsgrupperingar för att ett införandeprojekt ska kunna genomföras En support- och utbildningsorganisation byggs upp med stöd av det regionala projektet LG 2013 12 18

Införandeprojekt Fyrbodal- bygga på existerande strukturer Beredning Information och kommunikation Delregional projektgrupp Förvaltare i varje förvaltning Superanvändare Kontaktpersoner i varje verksamhet De här strukturerna har vi idag. Se över dessa för att möta kommande uppdrag. LG 2013 12 18

Beredning Information och kommunikation Styrgrupp för delregional projektgrupp Tar fram övergripande struktur för införande i Fyrbodal Tar fram övergripande struktur för kommunikationsplan Delregional koordinator VSFBD:s kansli sammankallande Anneli Örtendahl privata VC Lena Larsson Förvaltare Omr 1 och 2 Närhälsan Benny Johansson IT chef Närhälsan Lotta Willhelmsson Fyrbodals kommunalförbund Siv Torstensson IT strateg Fyrbodals kommunalförbund Maria Bertilsson Chef ISIT NU sjukvården Lisa Neldehof, kanslichef Område Medicin Nu sjukvården LG 2013 12 18

Delregional förvaltningsgrupp blir delregional projektgrupp Länken mellan regional och delregional nivå Fyrbodals deltagare i regionala projektgruppen överlämnar till delregionala projektgruppen Samla Fyrbodals synpunkter och föra vidare till projektgruppens representanter Driva implementeringen i Fyrbodal Struktur Kommunikationsplan Utbildning Mm LG 2013 12 18

Delregional projektgrupp Nuvarande Delregional förvaltningsgrupp – aktiveras vb som arbetsgrupp, 7 personer. - 1 kommunrepresentant från varje NSV område (5) - 1förvaltare NU sjukvården - 1 förvaltare Närhälsan Sammankallande delregional koordinator VSFBD:s kansli Kompletteras med Representanter regional projektgrupp 2 personer Privat PV, speciell kompetens ex psykiatri ?? Samverka med referensgrupper vb såsom PVNU, koordinatorer etc LG 2013 12 18

Förvaltare Fyrbodal Finns i alla 15 kommuner, 1(2) i NU-sjukvården, 1 Närhälsan En kommunförvaltare från varje NSV grupp representerar i delregional förvaltningsgrupp (delregional projektgrupp). Har utsedd ersättare. Förvaltaren har övergripande ansvaret i sin förvaltning som struktur avseende IT stöd, gemensam rutin, support, systemadministration etc. Utser superanvändare, kontaktpersoner. Via delregional projektgrupp driva implementeringen i Fyrbodal LG 2013 12 18

Superanvändare Drygt 50 Support – och utbildningsfunktion Inte det övergripande ansvar som förvaltaren har. Varierande antal i varje verksamhet Ingår i Fyrbodalsnätverk. Får information, erfarenhetsutbyte, lyfter problem etc. Delregional koordinator VSFBD:s kansli sammankallande Funktionen behöver förtydligas – uppdragshandling Förvaltaren ansvarar för sin verksamhets superanvändare men superanvändarna får mycket stöd, material, information mm från delregional koordinator. LG 2013 12 18

Kontaktpersoner verksamheter Mottagare av viss gemensam information – Nyhetsbrev Mottagare av information från egen förvaltare Sprida information på sin egen enhet, via APT etc Ha kunskap om vart man vänder sig med frågor, hämtar ytterligare information etc Syfte – en struktur för att nå ut till alla verksamheter med både generell och mer specifik information samt öka kunskap och delaktighet. Förvaltaren avgör hur kotaktnätet byggs i sin egen organisation men får önskemål / förslag från delregionala projektgruppen. LG 2013 12 18

Information Viktigt med information i linjen - erfarenhet från tidigare implementering av KLARA SVPL - användare få möjlighet att gå på utbildning - superanvändare ges möjlighet att utbilda och delta i nätverk - förvaltare möjlighet att fullgöra sitt uppdrag - mm Försvårar införandet om samverkansarenorna och nätverken ska bära information uppåt i verksamhetslinjen. För att få resurser i form av tid för utbildning LG 2013 12 18

Information Information i linjen behöver ges på flera nivåer. Tenderar att stanna upp. Regionalt projekt och styrgrupp informerar på ledningsnivå Delregionalt projekt och styrgrupp definiera nivåer och forum att informera i, samt kommunikationsplan. Mål – användare, superanvändare, förvaltares närmsta chef ska ha blivit informerad om projektet. LG 2013 12 18

Information VG gemensam information att sprida till alla användare har tagits fram VG gemensam utförlig information till VGR linje samt kommun- och socialchefer har tagits fram. Denna och kommande information finns att hämta på www.vgregion.se/svpl Information i VGR och privata vårdgivare? LG 2013 12 18

Strukturkarta Fyrbodal Varför rita gemensam karta ända ner på användarnivå? Varje förvaltare ska inte behöva göra en struktur och bygga sina egna nätverk -tidskrävande -varje förvaltning fokuserar på det mest aktuella i egna verksamheten -förbättrar samverkan – och för patienten – om nätverken är likartade och fungerar bra tillsammans. LG 2013 12 18

LG 2013 12 18

Gemensam rutin för samordnad vårdplanering i Västra Götaland Styrgrupp SVPL har även i uppdrag att Göra en översyn av VG gemensam rutin för uppdatering Komplettering av rutin för hantering av fler processer Beslutades 2006 efter remissrunda i VGK. Började användas 2007. LG 2013 12 18