Kommunal fastighetsförvaltning

Strategiska utvecklingsområden Kundfokusering Organisationsutveckling Energioptimering Verktygsutveckling Kvalitetsutveckling Arbetsmiljö

Kundfokus Tydliggjort vår vision och och våra roller Utbildat all personal i sevice Förbättrat informationen till kund Mäter kontinuerligt (Kund och minienkäter) Förändrat driftorganisa-tionen mindre grupper

Organisationsutveckling Fastighetsorganisationen inriktas mot kompetenta beställare och byggherrar Lokalförsörjning och lokalplanering med god omvärldsbevakning Ökad grad av outsourcing / alternativt genomförande Strategiska kompetenser för lokalförsörjning och teknik Ökad grad av ansvars- och befogenhetsomfördelning

Energioptimering Upphandlar värmeleverans med konvertering till pellets i 9 skolor Utvecklar kompetens och organisation med fokus på energi Ska innan 2008 ersätta olja med miljövänliga alternativ Målstyr arbetet med tydliga energi mål och decentraliserat ansvar Upprättat och certifierat ett energiledningssystem 2007 Köper färdig värme till fastpris på 3-år i taget. 10-års kontrakt med option till lösen med syfte att minska värmekostnader och förbättra miljön Har indelat ansvar i driftgrupperna där drifttekniker med hög kompetens jobbar med energifrågor TAC inventerar och föreslår åtgärder inom ramen för driftentreprenaden. Vi investerar och vinsten delas Upprättar tydliga mål som omsätts i delmål, som genomförs,mäts, analyseras. Incitament utvecklas för extraordinära insatser. Vi utvecklar ett ledningssystem för att bättre kunna strukturera upp arbetet med att ständigt förbättra enerfiförbrukningen i våra fastigheter

Verktygsutveckling Systemet är ett webbaserat och GIS relaterat system som bygger på en kartdatabas som fylls med verksamhets- och fastighetsinformation från underliggande system. Syfte:förbättrat beslutsunderlag i lokalresursplaneringen Systemet har utvecklats av våra byggprojekt-ledare, förvaltare, och ekonomer. Syftet är att minska administrationen, få bättre ekonomiskt underlag, förenkla projektavslut Målet är att ha ett fullständigt E-arkiv 2007. Webbaserad upphandling minskar administration och kostnader samt ökar effektiviteten och uppföljningen i byggprocessen Vi utvecklar ett samordnat system för fastighets och verksamhetsinformation Vi utvecklar ett eget system för projektuppföljning Vi överför all vår bygg och förvaltningsdokumentation elektroniskt och övergår till upphandling av våra byggprojekt via webb ( byggnet)

Kvalitet och miljö Vi har en kvalitets och miljöcertifierat driftorganisationen Vi avser att certifiera vårt kvalitetsledningssystem 2007 Vi har utfärdat en kvalitetsdeklaration där vi förbinder oss att förbättra vår verksamhet på ett antal områden Vi har ett mål att certifiera hela fastighetsorganisationen under 2007 Vi arbetar systematiskt med avvikelser och ständiga förbättringar

Arbetsmiljö Vi genomför kontinuerliga medarbetarenkäter med analys,åtgärder och uppföljning Vi upprättar handlingsplaner för att förbättra vår arbetsmiljö Vi har genomfört ett omfattande friskvårdsprogram ( hälsoprofiler, massage, bidrag till motion etc ) Vi jobbar med våra långtidssjukskrivna genom aktivitetsprogram och regelbundna träffar

Strukturella och ekonomiska förändringar Nya ägar / styrdirektiv utformade Ny kapitalkostnadsberäknings-metod införs Strikta investeringsbegrepp Fastighet resultats och förenklad balansräkningsenhet (självkostnad) Komponentvisa avskrivningar införs vid nyinvesteringar och större sammansatta ombyggnader Lokalkategorisering och självkostnad Nytt internpris med förenklade administration. Huvudavtal och bilagor/förvaltning

Nytt direktiv för ägande, lokalförsörjning, och upplåtelser Tar fasta på en bättre styrning av lokalresursplanering som ställer större krav på långsiktighet i planeringen, effektivisering av lokaler samt bättre verksamhets- och fastighetsbeskrivning Flyttar upp fastighets och lokalförsörjningsfrågorna på central politisk nivå KS förstärker koncernperspektivet med lokalstyrgrupp. Tydliggör roller och ansvar i planeringsprocessen samt för olika typer av upplåtelser. Beskriver ägarfilosofi vision, mål och policys Fastställer beslutsgång i byggärenden Strategier för kommunens fastighetsinnehav & investeringar

Strategi för kommunens lokalinnehav Fastighetsägandet långsiktigt och totalekonomiskt bästa alternativ Investeringar och förhyrningar Behov av lokaler löses inom befintligt bestånd Vid investeringar ska lokaleffektivitet prioriteras Byggnadstekniska investeringar och underhåll Om de är nödvändiga för funktion, myndighetskrav, bevarandekrav, miljökrav eller lägre D o UH - kostnader Anpassas till nytta och tid för verksamheten samt efter förvaltningsplan Inhyrning Servicekontoret fastighet hyr in alla lokaler och bostäder Avveckling Fastigheter, lokaler och bostäder som inte behövs långsiktigt Vakanser Bekostas av KS ( sådana som fastighet inte råder över) Publiken Vill nog veta mera. Konsulten Tydliggör målet med lokalförsörjningen. Vilka fastigheter är strategiska för kommunen att äga? Vilken kompetens bör finnas inom kommunen? Vilka tjänster bör utföras i kommunal regi och vilka tjänster kan man handla upp. Hur ska ansvarsfördelningen se ut mellan kommunledningen, fastighetsenheten och verksamheterna. Hur ska arbetet organiseras? Vilka samverkansformer bör finnas? Vilka styrmedel ska vi använda? Vår erfarenhet är att det krävs en kombination av ekonomiska styrmedel som internhyran är och andra styrmedel som lokalresursplanering och regler för hur man ska hantera investeringsbeslut eller andra förändringar i fastighetsbeståndet.

Uppdraget Tillhandahålla ändamålsenliga och kostnadseffektiva lokaler för kommunens kärnverksamheter

Omfattning In- och uthyrning av lokaler Fastighetsdrift Lokalplanering Hyresförhandlingar Besiktningar Fastighetsdrift Skötsel och tillsyn Underhåll Investeringar i byggnader Ny-, till- och ombyggnationer Reinvesteringar

Associationsformer Bolag Balansräkningsenhet Resultaträkningsenhet Förvaltningsmodell

Kännetecken Förvaltningsmodellen Behovsstyrd Anslagsfinansierad Ramtänkande Självkostnad Interna transaktioner Interna avtal Politiska avvägningar

Stödprocesser Fastighetsdrift Hyresadministration Fastighetsekonomi Byggledning Underhållsplanering Registerhantering

Fastighetsdrift Skötsel/tillsyn Avhjälpande underhåll Förebyggande underhåll El, värme, vatten, kyla Myndighetsförelägganden Arbetsmiljö Miljö Brand

Hyresadministration Hyresdebiteringar och utbetalningar Avtalshantering inkl bevakning In- och utflyttningsbesiktningar (Krav- och inkassoverksamhet)

Fastighetsekonomi Budget Redovisning Månadsuppföljning Analyser

Byggledning Upphandling av konsulter Upphandling av entreprenörer Kontroll Besiktningar Överlämnande

Underhållsplanering Långsiktigt planerat underhåll (LPU) Statusbesiktningar Rullande underhållsplan Ajourhålla underhållssystem

Registerhantering Fastighetsdatabas Ritningsarkiv Nyckel- låssystem

Fastighetsdatabas Struktur Fastighetsbestånd Lokalkategorier/verksamheter Objekt Fastighet Byggnad (Lokal) Rum (Komponenter)

Fastighetsförvaltaren Har en nyckelroll Omfattar flera kompetensområden Juridik Ekonomi Teknik Ständigt i utveckling Framtidsyrke

Funktionell organisation

Närhetsstruktur

Förvaltarens roll Kundkontakter Uthyrning/inhyrning Utredningar Underhåll – Anpassningar – Investeringar Ekonomi – Budget – Uppföljning Miljöfrågor, Säkerhetsfrågor mm

Förvaltarens roll Då – Nu Teknik – Service Byggnad – Hyresgäst Annonsering – Marknadsföring Ensamvarg – Teamwork

Anskaffa Vidmakthålla Förädla Avveckla Huvudprocesser Anskaffa Vidmakthålla Förädla Avveckla

Anskaffa Bygga nytt Bygga till Förvärva Hyra in

Vidmakthålla Underhålla Reinvestera Långsiktigt planerat underhåll Förebyggande underhåll Reinvestera Utbyte av komponenter

Förädla Anpassa Effektivisera Förbättra

Avveckla Sälja/avyttra Riva Säga upp avtal

Ärendegång – anskaffning lokaler Lokalbehov Utredning Förslag Förankring Samråd Beslut Upphandling Kontroll Drift Verksamheten Fastighet Verksamhet

Egen regi Fördelar Nackdelar Lokalkunskap Personkännedom Anpassningsbar Smidigt Nackdelar Svårt hantera stora variationer Vet ej vad som är ”rätt pris”

Entreprenad Fördelar Nackdelar Spetskompetens Konkurrens Kostar bara vid behov Nackdelar Bygghandlingar Saknar lokalkännedom

Egen regi vs entreprenad Välj båda Använd entreprenad Vid toppbelastning Utjämning av säsongarbeten Vid behov av särskild kompetens När det blir uppenbart billigare

Yttre krav Arbetsmiljöverket Boverket Räddningsverket M fl

Obligatoriska kontroller exempel Systematiskt brandskyddsarbete Hissar Tryckkärl Kylmedia Ventilation Elrevision

A- och B-läge läge för kontor i Umeå A- och B-läge läge för butik i Umeå A- och B-läge läge för kontor i Umeå