Processorienterat förbättringsarbete Workshop Processorienterat förbättringsarbete Patrik Samin Zara Custemo

Verksamhetsstyrning fram till idag

Framgångsrika verksamheter Två viktiga principer/värderingar som pekas ut i dagens standarder inom verksamhets- och kvalitetsledning, för framgångsrika verksamheter. ISO 9000 SIQ Kundorienterad organisation Ledarskap Allas delaktighet och engagemang Ett processinriktat förhållningssätt Ett systematisk förhållningssätt till ledarskap Beslutsfattande baserat på fakta Lönsamma och ömsesidiga relationer till leverantörer Ständig förbättring Kundorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar Processorientering Förebyggande åtgärder Ständiga förbättringar Lära av andra Snabba reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan

Verksamhetsförståelse Enklare resurs- och målstyrning Processorientering En vedertagen metod för att beskriva sin verksamhet. Bidrar till: Samsyn och samverkan Verksamhetsförståelse Enklare resurs- och målstyrning Kraftfulla verksamhetsanalyser Benchmarking Standardisering, flexibilitet, effektivitet och rätt stöd

Ett processorienterat synsätt Resultat Intressenter Ägare Ledning Partners Medarbetare Kund Organisation Chef Organisation Chef Organisation Chef Behov Styrning och ledning Processägare Processledare Organisationens arbete Teknik/IT Lokaler Chefer/medarbetare (roller) Kompetens Kultur Informationsstöd, mallar, rutiner mm Lagar, förordningar, lokala policys mm

Medvetet förbättra våra resultat Ständig förbättring Konkurrens och ändliga resurser kräver en ständig förbättring av hela verksamheten i syfte att: Medvetet förbättra våra resultat Tidigt förhindra att fel, brister, svagheter orsakar skada Följa regler och lagar Hushålla med våra resurser Frigöra kreativitet och nytänkande Nå verksamhetens långsiktiga mål Erfarenhet och studier visar att man i många organisationer vant sig vid brister och fel eller att man är ovetande om hur det faktiskt förhåller sig. Problemen har blivit kroniska och uppmärksammas därför inte. Man nöjer sig då ofta med att lösa tillfälliga eller akuta problem, dvs. att ägna sig åt ”brandkårsutryckningar”.

Kartlägga förbättringsförslag Processorienterat förbättringsarbete Definiera verksamhet Kartlägga verksamhet Förbättra verksamhet VAD Planera förbättring Genomföra förbättring Följa upp och utvärdera förbättring ”Agera” – ”Lär” av förbättring VAD Beskriv verksamhetens ramar Identifiera viktiga målområden Säkra förbättringsstyrning VAD Kartlägg nuläge Kartlägg mål och mått Kartlägg förbättringar HUR Närmaste chef som känner ett ansvar Ett effektivt arbetsmöte med färdig mall En plan för kartläggning/delar och fördelning av ansvar HUR I samverkan med berörda inom organisationen WS form med PU ledare Färdig mall för att samla allt material för förbättringsanalys Resultatet överlämnas till ansvarig för fortsatt förbättringsarbete HUR Kopplas till verksamhetsplaneringen Samordnas av processledare Genomförs ofta i förbättringsgrupper Planeras och dokumenteras i framtagen mall för styrning Kartlägga förbättringsförslag Identifiera fel, problem, svaghet osv Dokumentera förbättringsmöjlighet Rapportera

Kort reflektion. Har ni inom er verksamhet diskuterat processer Kort reflektion * Har ni inom er verksamhet diskuterat processer * Hur arbetar ni med förbättring i verksamheten Större arbetsgrupp som tog hur det såg ut i dagsläget, vart stod vi med resurser, tillgänglighet, behov, utbud etc.. Men eg. det viktigaste är intressentanalysen. Vem är vi här för och vilka behov har dem? Vilka krav kan vi ställa på dem? Processgrupp innehållande parter från alla nivåer och enheter, överskådligt. Ser över vilka riskzoner som finns, vilka förbättringsområden som ska ligga i fokus för kommande förbättringsår Arbetsgrupper som gör grovjobbet under året Väldigt viktigt att ha det sanktionerat hos sin chef, att hen ser värdet av förbättringsarbetet. Hellre att vi tar tid för att göra vårt arbete lättare och bättre än att vi ska sitta och ”bara” styra undan sånt som inte har med vägledning att göra. Sedan jag som processledare initierar och driver arbetet.

Studievägledning i förbättring Startade processarbetet 2010 Intressentanalys Processteam Arbetsgrupper Regelbundna träffar (sanktionerat hos chef) Större arbetsgrupp som tog hur det såg ut i dagsläget, vart stod vi med resurser, tillgänglighet, behov, utbud etc.. Men eg. det viktigaste är intressentanalysen. Vem är vi här för och vilka behov har dem? Vilka krav kan vi ställa på dem? Processgrupp innehållande parter från alla nivåer och enheter, överskådligt. Ser över vilka riskzoner som finns, vilka förbättringsområden som ska ligga i fokus för kommande förbättringsår Arbetsgrupper som gör grovjobbet under året Väldigt viktigt att ha det sanktionerat hos sin chef, att hen ser värdet av förbättringsarbetet. Hellre att vi tar tid för att göra vårt arbete lättare och bättre än att vi ska sitta och ”bara” styra undan sånt som inte har med vägledning att göra. Sedan jag som processledare initierar och driver arbetet.

Viktiga förbättringar Marknadsföring!! STUFF Checklistor för mer enhetligt arbetssätt Ärendehantering Tydligare tillgänglighet Nytt regelverk

Framtida fokusområden Webben Målformulering Uppföljning

Patrik Samin, verksamhetsutvecklare patrik.samin@ltu.se Zara Custemo, processledare, programvägledare zara.custemo@ltu.se