Processer P r o resurser c styrning e s mätning förbättring mål Strategi För att en process skall vara effektiv och bidra till att strategin uppfylls måste man kunna mäta hur den utförs, vilket resultat den ger etc. Hur processerna skall samverka i organisationen måste klargöras. Resurser måste tillföras. För utvalda processer kanske man önskar förbättringar av hur de skall genomföras. För dem kan man upprätta mål (Källa: A. P. Brache) 1202 EQS Management©

Mätning, Mål Slogans ”det som mäts blir gjort” ”det som inte kan mätas kan inte styras” Historia -70: Management by objectives -80: TQM, Deming -90: Reengineering, benchmarking -00: Six Sigma Nödvändigt för att organisationen skall hålla kursen och farten Att sätta mål för verksamheten är nödvändigt för att den skall utvecklas och att man skall kunna uppfylla ambitionerna så som de uttryckts i strategin. Mål har alltid varit grundläggande för organisationsutveckling och har en central position i de flesta ”management teorier” som t.ex-. ”Management by objectives” på 60/70-talet ”Total Quality Management”, PDCA, Ständiga förbättringar på på -80-talet ” Benchmarking, Reengineering” på -90-talet ”Six Sigma” är det som ”gäller för närvarande” och där mätningar och mål har en fundamental betydelse. (Källa: A. P. Brache) 1202 EQS Management©

Mätning, Mål Mätning, mål för att genomföra strategin engagera organisationen göra prioriteringar genomföra förbättringar Eftersom omvärlden förändras i allt snabbare takt ändras också förutsättningarna för verksamheten. Konkurrenstrycket ökar, marknadernas prioriteringar ändras. Detta innebär att strategin måste vara utformad så att organisationen snabbt kan anpassa sig. Företaget måste ständigt utvecklas. Att sätta mål för verksamheten driver utvecklingsarbetet framåt. Mål är något man skall kunna uppnå och är motorn till förändringar - till skillnad från önskemål, förväntningar som ofta inte är realistiska och har andra syften än att driva förbättringsarbete. Målen har många olika syften: Det viktigaste är att de skall bidra till att visa om man uppnår de viktigaste elementen i strategin, d v s de omfattar områden som marknad, försäljning, ekonomiska resultat, kundtillfredsställelse, miljöpåverkan, personalens välbefinnande etc Genom att upprätta mål för hela företaget som kan brytas ner till delar av organisationen och – om lämpligt – till enskilda individer kan man få ett ökat engagemang och delaktighet i förändringsarbetet Genom uppföljning av mål för olika delar av strategin kan man få underlag för prioriteringar. (Källa: A. P. Brache) 1202 EQS Management©

Mätning, Mål Mätning, mål på flera ställen i organisationen strategiska mål, för hela organisationen affärsmål processmål funktions-, avdelningsmål grupp-, individmål Eftersom förändringsarbetet måste pågå i hela organisationen måste mätning av framsteg ske på olika ställen och mål sättas för olika delar av organisationen och för olika aspekter av verksamheten. För att delaktighet i förbättringsarbetet skall målen brytas ner till delar i organisationen – och även till individuella mål då det är lämpligt. Mål kan t.ex. utgöras av Strategiska mål – för att följa upp hur man följer den inriktning av verksamheten som fastlagts i strategin, t.ex. ekonomiska och finansiella mål, marknadsandelar, andel nya produkter etc Operationella affärsmål - som är mera kopplade till den dagliga verksamheten men avser hela företaget och inte kan kallas strategiska, t.ex. orderstock, personalomsättning, kundreklamationer etc. Men de kan i flera fall vara samma som processmål nedan (och hos andra uppfattas som strategiska mål) Processmål- som visar hur de olika verksamhetsprocesserna drivs och hur de uppfyller sina mål, t.ex. försäljningsresultat, produktionsvolym, nyutveckling, orderhantering etc. Processmål skall brytas ner till mål för delprocesser, aktiviteter (se ff avsnitt) . Avdelningsmål – När flera avdelningar bidrar till processresultat (se ff avsnitt), t.ex. miljömål Gruppmål, individuella mål – för att få full delaktighet av alla berörda i förbättringsarbetet (Källa: A. P. Brache) 1202 EQS Management©

Olika slag av indikatorer Mätning, mål Olika slag av indikatorer Direkta/Absoluta uppmätta, beräknade basdata ex ton förpackningsmaterial Relativa jämförelse med annan parameter ex. förpackningsmängd per producerad produkt Index relation till vald bas ex. mängd under året i % av mängd under ett basår Aggregerade summering från olika källor Viktade multiplicerad med en faktor relaterad till betydelsen av data Kvalitetsindikatorer kan också kallas även nyckeltal. De kan delas in i flera typer: Direkta mått; uppmätta eller beräknade värden eller information Relativa mått; uppmätta eller beräknade värden som jämförs med ett annat värde, t. ex. produktionsnivå, tid eller annat verksamhetsmått. Exempel: Antal ton förbrukat material per omsatt krona; Antal ton utsläppt förorening per ton producerad produkt Index: beskrivande data eller information omformad så att den relaterar till en vald bas, t.ex. Mängd förpackningsmaterial under året uttryckt i % av mängden under ett basår Aggregerade: beskrivande data eller information av samma typ men från olika källor uttryckt som ett kombinerat värde, t.ex. totalt antal ton förpackningsmaterial vid produktion av en produkt under ett år fastställt genom att summera mängden från alla anläggningar som producerar produkten Viktade: beskrivande data eller information som värderats genom att ha multiplicerats med en faktor som är relaterad till dess betydelse EQS Management

Mätning, Mål Vanliga fel: man mäter fel sak svårt att mäta, för mycket datainsamling mäter inte på relevanta nivåer mäter bara interna förhållanden mål oklart formulerade mål är en aktivitet, inte resultat för många mål uppföljning av målen sker inte I processen att sätta mål och att organisera mätning och uppföljning av målen är det viktigt att tänka på att målen verkligen täcker det som man anser är viktigt att förbättra och följa upp, d v s att målen och mätningen hanterar rätt parametrar. Det kan vara bra att mäta flera olika inverkande parametrar – och ev. ge dem olika ”vikter” beroende på deras relativa betydelse, ”Balanced Scorecard”, ”Balanserade styrkort” är en metod som används frekvent. målen formuleras så att det tydligt framgår vad som avses, att de inte är öppna för tolkningar att det fordras för mycket datainsamling för att de skall kunna följas upp, helst skall tillgängliga data användas och inte speciella insamlingssystem skapas, byråkrati skall undvikas man även riktar uppmärksamheten utanför företaget, d v s man mäter framsteg i förhållande till omvärlden, t.ex. marknadsandelar, jämför med andra organisationers prestanda (”benchmarking”) man bryter ner målen så att även de som direkt blir berörda kan följa upp sitt bidrag till målens uppfyllande, skapar engagemang och delaktighet i förbättringsarbetet att man har så många mål att man tappar bort det som är viktigast att mäta, att uppföljningen uppfattas som alltför arbetssamt att det saknas disciplin för att följa upp hur målen uppfyllas, t.ex. beroende på att uppföljningen uppfattas som byråkratisk, att resultatet inte kommuniceras eller diskuteras, att målen anses orealistiska att uppnå etc. 1202 EQS Management©

Mätning, Mål Målen skall vara specifika, konkreta underlag för åtgärder mätbara (och mätas) ansträngande – men uppnåbara - (och accepterade) relevanta, d v s mäta det som är viktigt (och resursanpassade) tidsatta d v s SMARTa Målen skall vara specifika d.v.s omfatta det som man anser vara viktigt att förbättra eller mäta, vara formulerat så att man kan använda målet som underlag för åtgärder, d vs brytas ner i handlingsplaner för dem som kan påverka resultatet vara mätbara d v s formulerade så att man kan ange något konkret mätetal och så att man enkelt kan samla in data för att bedöma om målet uppfylls och mätas d v s det finns en god disciplin i förtaget att följa upp målen – och att kommunicera resultaten – även då målen inte uppfylls ansträngande – men uppnåbara. Ett mål skall ange en riktning som man skall röra sig emot, någonting som man skall kunna uppnå. Det skall inte beskriva det nuvarande tillståndet, det skall vara formulerat på ett sådant sätt att det skall krävas en ”ansträngning” för att det skall uppnås, t.ex. i form av nya arbetssätt, ökad prestation, ny teknik etc. Målen skall å andra sidan inte heller vara orealistiska att uppnå – t.ex. så att de kan riskeras att påverkas av attityden ”det är i alla fall inte möjligt att uppnå, så varför göra några ansträngningar överhuvudtaget?” mäta det som är viktigt (vara relevanta) – tänk efter vad är det som är viktigt att följa upp och mäta i verksamheten! Skall man mäta totala effekten eller skall man man sätta den i relation till något, t.ex. tidsenhet, produktionsvolym, konkurrents prestanda etc. ? tidsatta – d v s man skall kunna se när målet skall vara uppfyllt, d v s målen skall inte vara ”flytande”, d v s bara ange en riktning eller ett önskat läge men utan att ange när eller var. alltså vara SMARTa 1202 EQS Management©

Mätning, Mål Målprocess Identifiera vad som är viktigt i processen Ange hur det som är viktigt skall kunna mätas Utveckla mål (förbättring, vad som skall uppnås) Förankra mål i organisationen Fastställ målen Utveckla program för att uppnå målen (vem, hur, när, resurser?) Planera uppföljning (när, hur, av vem?) Korrigera (planer, resurser, mål) Målen och hur de skall följas upp (mätningen) utvecklas som en gradvis framväxande , som en ”process” med flera steg eller aktiviteter, t.ex Identifiera vad som är viktigt i processen/organisationen/verksamheten att mäta och förbättra, relaterat till organisationens prioriteringar så som de uttryckts i t.ex. strategin och olika policies (t.ex. miljö-, kvalitets-, personal-, diskriminering etc) Ange hur det som är viktigt skall kunna mätas – med inte för omfattande datainsamling, med absoluta eller relativa mått, över tiden/ackumulerat eller enskilt Utveckla mål d v s ange den önskade förbättringen, vad det är som skall uppnås. Kanske som en stegvis process där man utvecklar förslag som diskuteras och efterhand omformuleras – med inblandning av de som kommer att bli berörda (jfr nedan) Förankra mål i organisationen, d v s att målen som sätts ”uppifrån” av ledningen, processägare diskuteras med dem som kommer att omfattas och att acceptans erhålls. Eller att mål ”som kommer underifrån” bedöms av relevant ledning så att de är i samstämmighet med övriga mål och att resurser för förverkligande finns. Fastställ målen, d v s besluta om ordalydelse, när det skall vara uppfyllt, hur det skall mätas, vem som har ansvar för målet Utveckla program för att uppnå målen , d v s vem skall göra vad, hur skall det ske, när skall det vara genomfört, vilka resurser krävs i form av pengar och/eller mantimmar? Utforma uppföljning d v s när/med vilken frekvens, hur skall data samlas in, av vem? Korrigera efterhand som uppföljning sker, t.ex. av resurser om man ser att målet inte uppfylls, organisation d vs även andra enheter involveras, ev. även tidsplan t.ex att man skjuter på eller tidigarelägger tid då målet skall vara uppfyllt eller att målet omformuleras om det visar sig inte vara ändamålsenligt 1202 EQS Management©