Kapitel 2 Köpbeteende i industrin: beslutsfattande vid inköp

Program Organisationers köpbeteende: grundläggande egenskaper Modeller för industriellt köpbeteende Inköpsprocessen Specifikationsfasen Leverantörsurval och leverantörsbedömning Förhandling och kontraktering Orderprocessen och leveransbevakning Uppföljning och utvärdering av inköpsprocessen E-inköp Viktiga flaskhalsar och problem

Organisationers köpbeteende: Professionellt inköp: professionella inköpare med utbildning och erfarenhet som kan sina arbetsuppgifter och ansvar Härledd efterfrågan: utveckling på industriella marknader relaterar ofta till förändringar i slutanvändarmarknaden uppströms Oelastisk, fluktuerande efterfrågan: beror på härledd efterfrågan, priselasticitet i industriella marknader är oftast minde än på kundmarknader Geografisk koncentration: många industriella marknader är geografiskt koncentrerade (exempel: Silicon Valley) Stora orderkvantiteter och stora pengasummor är inblandade. Ett begränsat antal kunder: oftast försörjer industriella leverantörer endast ett fåtal företag jämfört med företag som levererar direkt till konsumenter

Organisationers köpbeteende: Aspekt Industriell marknad Konsument marknad Köpsyfte Möjliggöra produktion Personlig tillfredsställelse Köpmotiv Huvudsakligen rationellt Också emotionellt Inköpsfunktion Professionellt inköp Konsumenter Beslutsfattande Många personer inblan-dade, mycket diskussion Ofta impulsiv, utan att konsultera andra Egenskaper Förhandlingar, intensiva interaktion Ofta utan förhandling, lite interaktion Produkt- & marknads kunskap Stor Begränsad Orderstorlek Ofta stor Oftast liten Behov Härledd, fluktuerande Autonom, relativt stabil Priselasticitet Ganska oelastisk Ganska elastisk Antal kunder Oftast begränsat Mycket stort Kundspridning Ibland stor geografisk koncentration Stor spridning

Modeller för industriellt köpbeteende Variabler som påverkar köpprocessen: Produktens egenskaper Strategisk betydelse Mängd inblandade pengar Köparmarknadens egenskaper Grad av risk Inköpsavdelningens roll i organisationen Inköps påverkan på existerande rutiner

Modeller för industriellt köpbeteende Variabler som påverkar inköpsbesluten: Uppgiftsvariabler Relaterar till uppgifter, ansvar och kompetens för den beslutsfattande personen Icke-uppgiftsvariabler Relaterar till den professionella personligheten

Inköpsprocessen Definiera specifikationen Leverantörs- val Kontrakts- skrivning Leverans- bevakning Utvärdering Uppföljning Orderläggning Leverantörs- utvärdering Inköps roll - Samla in specifikationen - Säkerställ att rätt Förbereda kontrakt - Etablera order- Etablera rutiner för order- bevakning leverantörs väljs rutin - Klara ut kontrakts- problem Element - Funktionell Förkvalificering av leverantörer Kompetens inom förhandling - Utveckla order- Leverans- bevakning specifikation rutiner Leverantörs värdering - Tekniska - Anbudsbegäran - Expertis inom - Orderhantering förändringar kontraktering - Problemlösning - Ta leverantörs konstruktions- kunskaper till Dokument - Funktionell Förslag på leverantörsval - Värderingsplan Leverantörs- profiler värdering specifikation Kontrakt Order Lista över förseningar - Kontroll av nomer/specar.

Inköpsprocessens aspekter Affärsbehov är ledande: Affärsbehov och krav är indata till modellen för inköpsprocessen Processmetod: de olika stegen i modellen är nära förbundna och kvaliteten i resultatet från de föregående stegen bestämmer i stor utsträckning kvaliteten på de efterföljande Definiering av gränssnitt: resultatet av varje fas måste definieras tydligt, helst i ett dokument Bestämmande av ansvar: inköp kan anse vara ett tvärfunktionellt ansvar. Därför bör uppgifter och ansvar för de inblandade personerna tydliggöras för varje fas. Kombinering av olika förmågor, olika typer av kunskaper och expertis: nyckelfrågan är hur man ska kombinera de olika sorternas kunskap, förmåga och expertis på ett sådant sätt att inblandade parter når en optimal lösning för företaget.

Inköpsprocessen Det mervärde som en professionell inköpare kan tillföra ligger i förmågan att underlätta försörjningsprocessen, genom att: Identifiera nya, potentiella leverantörer och affärspartners för företagets föränderliga affärsbehov Involveras i ny produktutveckling och investeringsprojekt Stödja interna kunder i arbete med att fastställa inköpsspecifikationer Förbereda och utföra avtalsförhandlingar, förbereda och genomföra avtalsförhandlingar och att ta fram och granska kontraktets villkor och krav Lägga fast rutiner for anmodan och orderläggning på ett sådant sätt att användare själva kan lägga order Lägga order hos leverantörer och upprätthålla och övervaka order, avtal och leverantörsregister Bevaka utestående order och ekonomiska åtaganden Följa upp och utvärdera leverantörers prestationsförmåga och upprätthålla relevant leverantörsdokumentation

Inköpssituationer Tre sorters inköpssituationer: Situation med nya uppdrag Helt ny produkt från okända leverantörer Stor osäkerhet kring resultatet (exempelvis anskaffning av investeringsvaror Modifierat omköp Ny produkt från känd leverantör Existerande produkt, ny leverantör Måttlig osäkerhet avseende resultat Rent omköp Känd produkt från känd leverantör Låg osäkerhet avseende resultat (ex förbrukningsvaror som MRO-varor)

Exempel på inköpssituationer Rent omköp Modifierat omköp Nytt uppdrag Gas, vatten, elektricitet Rengöringsmedel Kurirservice Tjänstebilar Bulk kemikalier Kontorsmöbler Datorer Fastigheter Rutinuppdrag Nytt uppdrag Låg risk Hög risk Kontorsförnödenheter Reservdelar Telefonisystem Produktionsutrustning Elektronikkomponenter Datorterminaler

Specifikationsfasen Inköpsorderspecifikation Kvalitetsspecifikationer Logistikspecifikationer Underhållsspecifikationer Legala krav och miljökrav Budgetmål Funktionella specifikationer Tekniska specifikationer innehåller

Leverantörsval och leverantörsbedömning Urvalssteget innehåller ett antal separata steg: Fastställ kontraktsmetod för utläggning på entreprenad Preliminär kvalificering, ta fram en lista över anbudsgivare Förbered anbudsbegäran och anbudsanalys Leverantörsval

Förhandling och kontrakteringsmetoder Fast pris plus incitamentstillägg: Den här typen av kontrakt används för att motivera leverantörer genom belöningar för arbeten utöver standardnivån. Kontrakt med påläggsprincip: Löpande räkning används i situationer när arbetet inte kan specificeras tillräckligt, eller då fast pris utgör för stor risk för både köpare och säljare. Löpande räkning: Den här typen av kontrakt baseras på fasta tariffer för timpris och utrustning. Utan bonus- eller vitesklausuler skapar den här typen av kontrakt lite incitament att minimera arbetskostnader eller andra kostnader. Avtal med prisjustering: Den här typen av avtal används för långtidsavtal eller då man hanterar specifika material som är känsliga för marknadssvängningar.

Fastpris eller löpande räkning? Beslutet om fastpris eller löpande räkning berör följande faktorer: Specifikationens fullständighet, avsaknad av specifikationer omöjliggöra rättvis jämförelse. Tillgänglig tid, finns det tillräckligt med tid för en upphandlingsprocess och prisförhandlingar? Teknisk expertis, när särskild kunskap eller färdighet krävs så är löpande räkning ofta att föredra. Grad av branschkunskap, om avtalsmetoder och prismodeller

Orderläggning och leveransbevakning Tre sorters leveransbevakning: Leveransbevakning vid avvikelse: inköparen vidtar endast åtgärder när organisationen sänder ut signaler om materialbrist. Rutinmässig statuskontroll: förhindrande av problem i materialförsörjning och kvalitet – några få dagar före utlovad leverans. Inköparen kontaktar leverantören för att konfirmera leveransdatum. Avancerad statuskontroll: för inköp av kritiska delar – en detaljerad produktionsplan överlämnas till inköparen och under leveransprocessen gör inköparen regelbundna kontroller.

Uppföljning och utvärdering Inköparens roll fortsätter efter det att den nya produkten har börjat produceras eller efter det att den tagits i produktion. Jämför faktura med originalorder Lös leveransfrågor Leverantörsbedömning: Håll koll på leverantörskvalitet, leveransregister, konkurrenskraft och innovationsförmåga

Lösningar för e-inköp Elektroniska marknadsplatser: förenklar sökandet av leverantörer, exempelvis www.chemconnect.com för kemikalier och plaster www.aeroxchange.com för flygplansindustrin. Elektroniska auktioner: elektroniska handelsbörser är den mest populära e-lösningen. Elektroniska kataloger och ordersystem: erbjuder inköpare större möjligheter till effektiv orderhantering. Effektiv orderhantering, logistik och betalningssystem Transaktioner utan mänskliga gränssnitt Väsentlig kostnadsreduktion pga minskade transaktionskostnader

Lösningar för e-inköp Olika sorters E-auktioner: Öppen informationsförfrågan (RFI) /förslagsförfrågan (RFP): Kvalificering före auktion Leverantörer bjuds in på grundval av anbud Omvänd auktion utgångspriset fastställt av köparen visuella anbud, leverantörer kan se hur långt de är ifrån bästa bud. Säljarstyrd auktion (traditionell auktion): Säljaren bestämmer priset Flera köpare meddelar sina bud till auktionsförrättaren

Lösningar för e-inköp Den mest populära metoden bland inköpare är omvänd auktion: Stora volymer för att täcka auktionskostnaderna Tillräcklig konkurrens Lika möjligheter för alla leverantörer Köparen måste vara intressant för leverantören Generell sett åstadkommer e-auktioner kostnadsbesparingar på mellan 5% och 40% Leverantörer gillar inte dessa metoder, eftersom de minskar deras marginaler

Lösningar för e-inköp e-sourcing 1 1 Traditionell sourcing Transparens i leverantörsmarknaden Traditionell sourcing e-sourcing 20 6 40 30 Leverantörs- kvalificering (RFI) eRFI 6 3 30 20 Inledande förhandlingar (RFP/Q) eRFP/eRFQ 3 1 20 1 Slutför-handlingar eAuktion eller flera omgångar eRFP/eRFQ

Större flaskhalsar och problem (1) Alltför detaljerad specifikation: Specifikationer skrivs ibland av användarna för att passa förmågan av en specifik leverantör Otillräckligt leverantörsval: Missen att inte kontrollera leverantörens bankreferenser, kan ge obehagliga överraskningar som exempelvis konkurs. Personliga relationer: Inköpsordrar läggs hos leverantörer med vilka användaren har vänskapliga relationer. Resultatet brukar vara att sådana leverantörer inte är speciellt konkurrenskraftiga. Avtal är för generella, ofullständiga, utkast utformade av leverantören eller inte överhuvudtaget existerande.

Större flaskhalsar och problem (2) För stor vikt på priset: Särskilt då man köper utrustningsinvesteringar så behöver inköpsbesluten baseras på de totala ägandekostnaderna (TCO), snarare än enbart pris. Bristfälliga administrativa processer: Genom att införa ett sunt administrativt system kan detta leda till avsevärda besparingar. Problem i leveransfasen: över tiden kan ofullständiga leveranser och kvalitetsproblem äventyra affärsprocessens kontinuitet. Leverantörer bedöms systematiskt: Detta resulterar i oprofessionella leverantörer och upprepade problem.

Slutsatser Industriellt köpbeteende diskuteras ur olika perspektiv: Organisatoriskt perspektiv Modeller som beaktar interaktionen mellan två eller fler parter Inköpsprocessmodellen erbjuder organisationer ett verktyg för att strukturera sina inköpsprocesser. E-inköpslösningar erbjuder yrkesinköpare många möjligheter att ta itu med problem.