Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Teknisk nämnd Fastighet

Lokalstyrdokument Utdrag av Tekniska Nämndens ansvar: Ägarföreträdare för kommunens fastigheter. Huvudansvarig för kommunens lokalförsörjning och lokalanvändning. I ansvaret ingår att besluta om policys, mål och strategier för lokalförsörjningen och lokalanvändningen, samt vilka styrmedel som ska användas för att nå målen.

Fastighetsportfölj Totalt c:a 904 000 kvm c:a 2.6 miljarder Skolor/förskolor ca: 486 000 kvm Egna skolor: 412 000 kvm Förhyrda skolor: 17 000 kvm Egna förskolor: 55 000 kvm Förhyrda förskolor: 2 000 kvm Servicehus/sjukhem ca: 86 000 kvm Egna: 36 000 kvm Förhyrda: 50 000 kvm Affärs- & servicelokaler ca: 66 000 kvm Förvaltningsfastigheter ca: 106 000 kvm Egna: 70 000 kvm Förhyrda: 36 000 kvm Totalt c:a 904 000 kvm Egna ca: 773 000 kvm Förhyrda ca: 131 000 kvm 2009-08-31 Fastighetsportfölj Bokförda värden c:a 2.6 miljarder Försäkringsvärden c:a 9 miljarder

Några av Umeå kommuns fastigheter Stadshusområdet Nolia Dragonskolan Östra gymnasiet Norrlandsoperan Stadsbiblioteket Rådhuset Umeå Arena Simhallen/idrottsplatsen Gammlia

Försäkringar o Skatt mm Media/Skötsel & Tillsyn/AU Kapital Budget år 2009 UK/Fastighet 692 000 000 kr 317 000 000 kr Försäkringar o Skatt mm 5 000 000 kr Personal etc LPU/Reinvestering 40 000 000 kr Media/Skötsel & Tillsyn/AU 100 000 000 kr 130 000 000 kr

Fastighets verksamhetsidé Vi anskaffar, förvaltar och avvecklar fastigheter. Det gör vi som partners till kommunens verksamhetsföreträdare kostnadseffektivt och ansvarsfullt. Vi har hög kunskap i organisationen. Vi skall i vårt arbete utveckla ett långsiktigt miljö- och kvalitetstänkande.

Fastighets Vision Vi ska kunna mäta oss med de bästa i branschen. Vi ska betraktas som de som bäst kan tillgodose Umeå kommuns verksamheters behov av lokaler och bostäder. Vi ska kunna mäta oss med de bästa i branschen. Begreppet vision används för att ge en bild av verksamheten på några års sikt. Uttrycker kvalitativa föreställningar om framtida tillstånd. Ska vägleda, styra och utmana en organisation att arbeta i riktning mot en gemensam bild av företaget på lite sikt.

Fastighets perspektiv Ekonomi Bevara/förädla fastigheternas värde Ekonomi i balans Medarbetare Samarbete, mål, kompetens Kunder Nöjda, hög tillgänglighet Behovsanalys Samhälle Minskad miljöpåverkan, energianvändning Begreppet perspektiv uttrycker olika aspekter som har en påverkan på möjligheterna att förverkliga visionen. Tillsammans ska de leda till ett förverkligande av visionen – de uttrycker de viktigaste konkurrensmedlen eller förutsättningarna för överlevnad. Alla perspektiv är indelade i; strategiska mål, framgångsfaktorer och nyckeltal.

Strategiska utvecklingsområden Kundfokusering Organisationsutveckling Energioptimering Verktygsutveckling Kvalitetsutveckling Arbetsmiljö

Kundfokus Kunderna är främst kommunens olika verksamheter som är hyresgäster i de fastigheter vi har i uppdrag att förvalta. Det är deras krav och önskemål vår kvalitetspolicy och vår kvalitetsdeklaration avser att uppfylla. Vår uppdragsgivare är dock ytterst kommunstyrelsen och vid en eventuell konflikt mellan hyresgästernas krav och önskemål och kommunstyrelsens direktiv är det alltså i första hand kommunstyrelsens krav som ska tillgodoses. Kvalitetsdeklarationen är fastställd av kommunstyrelsen och är styrande för servicenivån vi ska tillhandahålla våra kunder. Fastighet består av flera enheter som samverkar i processflöden som möter och bygger på varandra. Det innebär att dessa är beroende av att uppgifter och underlag levereras enligt fastställda rutiner för att det interna arbetet inte ska försvåras. Fastighets enheter ska därför ha ett kundperspektiv även i det interna arbetet. Skolan och socialtjänsten är fastighets största och viktigaste kunder.

Organisationsutveckling Fastighetsorganisationen inriktas mot kompetenta beställare och byggherrar. Lokalförsörjning och lokalplanering med god omvärldsbevakning. Ökad grad av outsourcing / alternativt genomförande. Strategiska kompetenser för lokalförsörjning och teknik. Ökad grad av ansvars- och befogenhetsomfördelning.

Strategi för kommunens lokalinnehav Fastighetsägandet Långsiktigt och totalekonomiskt bästa alternativ Investeringar och förhyrningar Behov av lokaler löses inom befintligt bestånd Vid investeringar ska lokaleffektivitet prioriteras Byggnadstekniska investeringar och underhåll Om de är nödvändiga för funktion, myndighetskrav, bevarandekrav, miljökrav eller lägre D o UH – kostnader. Anpassas till nytta och tid för verksamheten och efter förvaltningsplan. Inhyrning Fastighet hyr in alla lokaler och bostäder Avveckling Fastigheter, lokaler och bostäder som inte behövs långsiktigt Vakanser Bekostas av KS (sådana som Fastighet inte råder över)

Fastighetsförvaltaren Har en nyckelroll Omfattar flera kompetensområden Juridik Ekonomi Teknik Ständigt i utveckling Tre kompetensområden: Juridik Ekonomi Teknik

Fastighetsförvaltare Umeå kommun Företräder Umeå Kommun som hyresvärd och fastighetsägare. Är kommunens handläggare och kontaktperson för lokal- och hyresfrågor för interna och externa hyresgäster. Svarar för att utveckla och bibehålla goda kundrelationer. Inom angivet förvaltningsområde svara för samordning av huvudprocesserna: Anskaffning, Förvaltning och Avveckling, vilket innefattar planering, budget, genomförande och uppföljning. Initierar, samordnar och följer upp processerna, vilket omfattar bland annat budget, hyreskalkyler, hyresförhandlingar, upprättande av hyresavtal med hyresgästerna, fastighetsdrift, underhåll, investeringar, rivning och försäljning av lokaler samt verksamhetsanpassningar. Fastighetsförvaltaren svarar också inför fastighetschefen för fastigheternas totalekonomi, lokalplanering samt bereder ärenden till TN och andra förekommande nämnder. Back- up för andra fastighetsförvaltare.

Fastighetsförvaltarens roll Då – Nu Teknik – Service Byggnad – Hyresgäst Annonsering – Marknadsföring Ensamvarg – Teamwork

Kommunens fastigheter Utveckling fram till 90-talet Lokaler = gratis resurs Ekonomihänsyn endast vid nyproduktion Förvaltning = låg status Frånvaro av samordning Låg flexibilitet Lokalkostnadsandelen ökar på verksamheternas bekostnad

Kommunens fastigheter Utveckling från 90-talets början Ekonomin stagnerar Medvetenheten om lokalkostnader ökar Alternativa driftformer införs Fokusering på lokaleffektivitet Samordning Professionalism

Kommunens fastigheter Framtida utveckling? Flernyttjande Högflexibla lokaler – snabbt föränderliga Dygnet runt-nyttjande Många olika driftformer Kundfokus – efterfrågestyrd förvaltning Valfrihet Grundservice – Helhetslösningar Kvalitetstänkande – Miljötänkande Lokalresursplanering

Omfattning In- och uthyrning av lokaler Fastighetsdrift Lokalplanering Hyresförhandlingar Besiktningar Fastighetsdrift Skötsel och tillsyn Underhåll Investeringar i byggnader Ny-, till- och ombyggnationer Reinvesteringar

Stödprocesser Fastighetsdrift Hyresadministration Fastighetsekonomi Byggprojektledning Underhållsplanering Registerhantering

Fastighetsdrift Skötsel/tillsyn Avhjälpande underhåll Förebyggande underhåll El, värme, vatten, kyla Myndighetsförelägganden Arbetsmiljö Miljö Brand Etc.

Hyresadministration Hyresdebiteringar och utbetalningar Avtalshantering inkl bevakning In- och utflyttningsbesiktningar (Krav- och inkassoverksamhet)

Fastighetsekonomi Budget Redovisning Månadsuppföljning Analyser

Byggprojektledning Upphandling av konsulter Upphandling av entreprenörer Kontroll Besiktningar Överlämnande

Underhållsplanering Långsiktigt planerat underhåll (LPU) Statusbesiktningar Rullande underhållsplan Ajourhålla underhållssystem

Registerhantering Fastighetsdatabas Ritningsarkiv Nyckel- & låssystem

Fastighetsdatabas Struktur Fastighetsbestånd Lokalkategorier/verksamheter Objekt Fastighet Byggnad (Lokal) Rum (Komponenter)

Anskaffa Förvalta Vidmakthålla Förädla Avveckla Huvudprocesser Anskaffa Förvalta Vidmakthålla Förädla Avveckla

Anskaffa Bygga nytt Bygga till Förvärva Hyra in

Vidmakthålla Underhålla Reinvestera Långsiktigt planerat underhåll Förebyggande underhåll Reinvestera Utbyte av komponenter

Förädla Anpassa Effektivisera Förbättra

Avveckla Sälja/avyttra Riva Säga upp avtal

Fastighetsförvaltning Offentlig sektor Privat sektor Förvaltningsmodellen Behovsstyrd Anslagsfinansierad Ramtänkande Självkostnad Interna transaktioner Interna avtal Politiska avvägningar Privat regi Avkastningsstyrd Lönsamhetskrav Flera överlåtelser Högre flexibilitet Mindre administration Långa avtal

Yttre krav Arbetsmiljöverket Boverket Räddningsverket M.fl.

Obligatoriska kontroller Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Hissar Tryckkärl Kylmedia Ventilation (OVK) Elrevision M.fl.