Personalekonomi Personalen central resurs Hög kort- och långtidssjukfrånvaro Krav på stora rehabiliteringsinsatser Risk för slentrianmässiga rekryteringar Avveckling utan att undersöka alternativ. Språkförståelse Väsentligt för företagets intressenter att relatera olika personalåtgärder till företagets ekonomi. Helhetsseende. Studier av orsak/verkan-samband. Processinriktad redovisning

Personalekonomi idag Ökad uppmärksamhet: Ökad personalkostnadsandel Ökad serviceinriktning Rekryteringssvårigheter Ökad "marknadstänkande” De anställda utför prestationerna Tillämpningsområden: Frånvaro/rehabilitering Rekrytering Utbildning Avveckling Personalomsättning Arbetsmiljö

Personalekonomi idag J&J:s metod 1) Problemformulering 2) Kartläggning av handlingsalternativ 3) Beskriv alternativens konsekvenser i ord 4) Prissättning av konsekvenserna 5) Kalkylera - metoder finns 6) Analysera känsligheten i kalkylernas utfall 7) Rekommendera! 8) Uppföljning av kalkylen!

ÖKAD EFFEKTIVITET Produktivitet Arbetsproduktivitet: Relation mellan ett produktionsresultat och den uppoffring som krävs för att åstadkomma detta. Arbetsproduktivitet: Produktionsresultat/Arbetskraft alt. Förädlingsvärde/Kostnader för arbetskraft Förädlingsvärdet är företagets omsättning minus kostnaderna för köpta varor och tjänster. Kapitalproduktivitet Produktionsresultat/Kapital alt. Förädlingsvärde/Kapitalkostnader

ÖKAD EFFEKTIVITET Ökad produktivitet uppstår inte endast genom bättre produktionsformer och effektivare teknik, utan också genom satsning på arbetstillfredsställelse och produktionsförmåga. Förebyggande mätning genom studier av: Arbetsförhållanden Arbetsinnehåll Kompetens Ledarskap Produktivitetsindikatorer: Studier av närvaro, frånvaro, personalomsättning, inskolning, kompetensutveckling, arbetsolyckor, rehabilitering, ledarskap, motivation etc. Detta visar förutsättningar för positiv produktivitetsutveckling. Orsak och verkan??

ÖKAD EFFEKTIVITET Externt resultat Internt resultat Det ekonomiska P R O D U K T I V I T E T Det ekonomiska resultatet Kundnöjdhet K V A L I T E T Tidsanvändning/ Personal/ Kompetens Arbetstillfreds- ställelse/hälsa Kultur Org. kapacitet ARBETSFÖRMÅGA Penningmått/ kvantitativa mått Upplevelsemått! Kvalitativa mått! Internt resultat Källa: Liukkonen, 1997

ÖKAD EFFEKTIVITET TIDEN MÅSTE NYTTJAS RÄTT Tid kan mätas på en mängd sätt – dock givetvis också centralt att koppla den till hur den nyttjas!!! Tid för utföra tjänsten/tillverka produkten - tid i ”tillverkningen” Tid/patient Tid/barn Tid för produkt- och tjänsteutveckling Beslutsprocesser Tid i lager/Tid till leverans Tid till felkorrigerande Reaktionstid Tid för utbildning/kompetensutveckling Tid för personalsociala aktiviteter Närvaro/frånvaro …

ÖKAD EFFEKTIVITET Tidredovisning är ett led i ekonomistyrning och kontroll av verksamheten Tidredovisning är ett ledningsinstrument Tidredovisning är ett analys och beslutsinstrument Tidredovisning ger underlag för kostnadsberäkningar Tidredovisning är ett produktivitetsmått Tidredovisning möjliggör jämförelser Tidredovisning är en bas för andra nyckeltal Tidredovisning ger arbetsmiljö och hälsoinformation

Arbetad tid Källa: Svenskt Näringsliv, tidsanvändningsstatistiken Tjänstemännen arbetade i genomsnitt 10 dagar mer än arbetarna framförallt till följd av en betydligt lägre sjukfrånvaro och övrig ledighet i olika former, som exempelvis kompensationsledighet för arbetad övertid. Tjänstemännen tar dock ut fler semesterdagar och mer annan lagstadgad ledighet än arbetarna. En förklaring till att tjänstemännen tar ut fler semesterdagar och arbetarna mer kompensationsledighet för arbetad övertid är att en stor andel tjänstemän har förhandlat bord övertidskompensation i utbyte mot fler semesterdagar (och/eller högre lön).

ÖKAD EFFEKTIVITET Ordinarie arbetstid Frånvaro Indirekt tid Arbetad tid Direkt tid/Verktid Indirekt tid innehåller: Raster, väntetider, stopp, service, feltillrättalägganden, administration, rehabilitering, utbildning etc, etc.

Direkt värdeökande arbete Tvingat slöseri Förberedelser för värdeökande arbete Rent slöseri

ÖKAD EFFEKTIVITET Modell: Tidsanvändning i % av ordinarie arbetstid: A B Ordinarie arbetstid 100 100 Frånvaro, därav 29 29 Semester 9 10 Sjukfrånvaro 7 5 Lagstadgad ledighet 3 4 Övrig frånvaro 1 1 Arbetad tid 80 80 Övertid 1 1 Arbetad tid och övertid 81 81 därav för produktutveckling 16 5 kompetensutveckling 19 13 marknadsföring, försäljning 9 20 administration 5 25 produktion, förädlingstid 51 37 Möjliga slutsatser??

ÖKAD EFFEKTIVITET Huvudresultat: TIDSBEGREPP Arbetstidsutnyttjande = (Ordinarie arbetstid - Frånvaro)/Ordinarie arbetstid Mät i timmar! Rätt bas för relationstal! TIDSBEGREPP Ordinarie arbetstid (stipulerad arbetstid) Frånvaro Arbetad tid (ordinarie tid - all frånvaro) Dessutom: Separat redovisning av övertiden.

Budgetpropositionen för 2003

Frånvaro Orsaker frånvaro: Sjukdom Organisatoriska orsaker Ohälsa Väntetider till sjukvård Rehabilitering Ärendehantering som fördröjer återanpassningen eller försvårar sjukdomen Organisatoriska orsaker Dålig fysisk arbetsmiljö Dålig psykisk och social arbetsmiljö Stress orsakad av tidsbrist Besvärliga kunder För mycket att göra Obekväma arbetstider Konflikter i arbetet Mobbning Individanknutna andra orsaker Dålig gruppanda Svårt med barntillsyn Missbruk

Frånvaro Fyra sorters frånvaro Frånvaro utan ersättning Frånvaro med ersättning Dold sjukfrånvaro Sjuknärvaro Siffror som redovisas visar ibland de båda första, ibland bara den andra och sällan eller aldrig de två sista!

Frånvaro ANALYS GER: Andra uppdelningsgrunder för frånvaro: Bättre kunskap om rörelsekostnaderna, bättre budgeteringsunderlag, effektivare personal- och företagshälsovårdsarbete. Ett led i arbetet att förbättra den lokala arbetsmiljön, i förändringsarbetet och att skapa lärande i arbetet. Möjlighet att påverka attityder, skapa enga-gemang och delaktighet. Andra uppdelningsgrunder för frånvaro: Önskvärd/Ej önskvärd Planerad/Oplanerad

Frånvaro Vid studier av frånvaro: Jämförelser är viktiga!! olika personalkategorier (arbetare, högre och lägre tjänstemän) olika avdelningar kvinnor/män heltid/deltid ålder nyanställda/avgångna anställningstid olika arbetstidsformer dag/natt/skift/deltid/heltid mellan företag/organisationer i regionen Företag/organisationer i samma bransch/med liknande verksamhet Företag/organisationer av samma storlek Näringslivet/kommuner/landsting/stat totalt Frånvaron varierar med verksamhet, storlek, konjunktur, ålder, kön, region etc.

Ohälsotalet Talet visar antalet dagar(netto) under en tolvmånadersperiod som ersatts med sjukpenning, rehabiliteringspenning eller sjuk- aktivitetsersättning, per invånare i åldern 16-64 år.

Frånvaro Oplanerad korttidsfrånvaro ger stora problem för organisationen: bortfall av arbetstid direkta kostnader genom sjukersättning kostnader för ersättning av frånvaron Verksamhets-/produktionsförändringar (vanligen bortfall), ryckig verksamhet/produktion kvalitetsförändringar t ex sämre service, lägre kvalitet i verksamheten, tillrättaläggande av fel, kvalitet (kontroll, kassation, reklamationer, justering), maskin- och materialhaverier administrationskostnader för frånvaron och den överanställning som är/kan vara följden prövning av flexibilitet, inbördes beroende, kompetens, bemanning

Frånvaro Frånvarokostnadernas väg till priset är ofta snabb och osynlig i marknadsfinansierad verksamhet – Kostnaderna belastar priset (om svag konkurrens på marknaden) eller vinsten (om hård konkurrens) I offentlig verksamhet? Frånvarokostnaderna syns delvis i ökade kostnader (ibland t o m minskade!) och i sämre service – Att kostnaderna synes minska ger ibland upphov till lite underliga resonemang om att frånvaro är ”bra” då verksamheten sparar pengar. ?????

Sjukfrånvaro Dag 1: Karensdag! 0% i sjuklön. Semesterersättning (ers + soc avg) utgår Dag 2-14: 80% i sjuklön (lön + soc avg, gäller även andra förmåner den anställde gått miste om p g a sjukdomen) från arbetsgivaren. Semesterersättning (ers + soc avg). Semesterersättning (ers + soc avg) betalas dock av arbetsgivaren upp till dag 180 om vanlig sjukdom, om arbetsskada t o m dag 365. Avtal kan ge mer, t ex har vissa grupper avtal där 90% avdrag på lönen görs under sjukdom dag 2-90 (innebär att arbetstagaren utöver 80% i sjukpenning får 10% från arbetsgivaren. Efter dag 90 får dessa 10% ej utbetalas utan att sjukpenningen reduceras.

Kostnad/värde av befattning Minimipris Direkta lönekostnader inkl soc avg, semester, ev förmåner Tumregel – en arbetad timme kostar 1 procent av månadslönen Självkostnad Inkluderar även indirekta kostnader t ex lokaler, utrustning, administration m m Alternativkostnad Värdet av tiden i bästa alternativa användning Timpris Exempelvis en it-konsult för vilken kunden debiteras 1 500 kr/timme Bidrag till verksamheten Antag att en försäljare säljer för 4 milj kr/år och TB är 40%. Värdet av års arbetstiden blir 1600 kkr, d v s ca 1000 kr/timme.

Modellen kvarvarande kostnader Lön 25 000 kr/mån Arbetstid 165 tim/mån

Arbetsgivaravgifter

Indirekta kostnader Källa: Skanskas kontorsindex våren 2008 20 kvm/årsarbetare * 1 500 kr/kvm/år = 30 000 kr IT-kostnad > mellan 2 000 och 100 000 kr/år = 20 000 kr Övriga indirekta > adm.stöd, arbetsledning, kapitalkostnader Övriga indirekta > adm.stöd, arbetsledning, kapitalkostnader

Frånvaro KOSTNADSBERÄKNING Utgångspunkt i total lönekostnad vid närvaro ger: Kvarvarande kostnader för sjukfrånvaro, d v s sjuklön, semesterersättning, arbetsgivaravgifter samt delar av fasta personalkringkostnader. Personalkringkostnader t ex lokaler, administration och andra långsiktiga ekonomiska åtaganden Tillkommer merkostnader i produktionen för ersättning av frånvaron: Vikarier Överanställning (temporär) Övertid/mertid Ökad grundbemanning (perm) Köpta tjänster/legoarbeten Minskad volym/dålig kvalitet Produktionsförändringar Kvalitetsförändrinngar Ökad administrativ arbetsledning Övrigt Totalt: Kvarvarande lönekostnader +Kostnad i verksamheten

Frånvaro Hur beräkna produktionsförluster: Svårt att beräkna ekonomiska effekterna av: Lägre produktivitet hos närvarande pga överarbete, stress Störning på produkt- och metodutveckling. Kunnande som försvinner. Studera: Relationen direkt-indirekt tid Kostnaderna för Verksamhets-/produktionsplanering Personalstyrkan i relation till arbetsuppgifterna Leveransförseningar och -problem Underhålls- och reparationskostnader Förlorad arbetstid pga produktionsstopp Övertid etc för att hinna i kapp Kostnader för produkt och metodutveckling Vem gör jobbet när några nyckelpersoner är sjuka?

Rehabilitering JU TIDIGARE INSATSERNA SÄTTS IN DESTO BÄTTRE!! Minskar risken för produktivitetsminskningar Ingen vikarierekrytering Lägre sannolikhet för misslyckad rehabilitering Lägre lönekostnader Lägre återinskolningskostnader

Rehabilitering Kostnader (2 exempel) Intäkter av rehabilitering Med bibehållna arbetsuppgifter: Kostnader för speciell utrustning eller utbildning, administrativa kostnader, sjukgymnastik, stödsamtal, motivations-effekter hos övrig personal (positiv eller negativ). Med hjälp av omplacering: Liknar en intern personalom-sättning. Kostnader för utredning, administration, särskild utrustning, kompletteringsutbildning, introduktion, inskolning, handledning, störnings-kostnader, ev glappkostnader för vakanshållande, kostnader för sjukvård m m. Intäkter av rehabilitering Minskade lönekostnader (OBS! ev vikarier) Om den anställde mer än "100%:are" är detta en intäkt om hon/han återgår i produktion. Minskad personalomsättning ty misslyckad rehabilitering innebär troligen personalomsättning. Ökad motivation hos andra anställda (motsatt effekt inte otänkbar!). Lägre rekryterings- och introduktionskostnader

Kalkylexempel Rehabilitering Exempel på kalkyl över rehabilitering av en person med miss- bruksproblem inkl kostnader som föregår rehabiliteringen: Före rehabiliteringen: Kostnader • Frånvaro 1-2 dagar vid 20 tillfällen 30 dagar * 8 timmar * 150 kr 36000 kr • Produktionsstörning vid närvaro 120 dagar * 8 timmar * 20% * 150 kr 28800 kr • Läkarbesök vid 10 tillfällen för att få medicin (arbetsgivaren betalar) 950 kr 10*95 kr (läkarbesök) 10*120 kr (läkemedel) 1200 kr • Chefens engagemang för samtal, hemkörning mm. 10 * 0,5 tim * 150 kr 750 kr • Arbetskamraters extra arbetsinsatser och diskussioner kring problemet: 25 dagar * 8 timmar * 225 kr (övertid) 45000 kr 200 dagar * 8 timmar * 0,1 * 150 kr 24000 kr 25 ggr * 0,5 timmar * 5 personer * 150 kr 9400 kr Summa: 146 100

Kalkylexempel Rehabilitering Under rehabiliteringen: Kostnader • Utredning: 8 timmar* 150 kr 1200 kr • Läkare: 8 timmar * 350 kr 2800 kr • 1 timme * 3 medarbetare * 150 kr 450 kr • 4 timmar samtal med familj * 150 kr 600 kr • Kostnad för behandlingshem 64 000 kr • Kostnad för frånvaro under behandling: 40 timmar * 5 veckor * 150 kr 30 000 kr • Insatser från arbetskamrater under behandlingstiden samt successiv återinskolning. 40 timmar * 12 veckor * 150 kr * 15% (produktionsbortfall) 10 800 kr 2 timmar * 12 veckor * 150 kr 3600 kr Arbetskamraters stödsamtal Summa 113 450 Totala kostnader: 259 550