E-Beställningar vid HDa Lokal infogrupp 2013 12 04/bka

e–Beställningar - en beskrivning av bakgrunden (Källa: ESV) Reglering avseende elektroniska beställningar Alla svenska myndigheter ska införa elektroniska beställningar Regeringen beslutade i juli 2012 att ca 50 myndigheter i en första etapp ska hantera beställningar elektroniskt senast den 1 juni 2013 Införandet av elektroniska inköpsprocesser i statsförvaltningen är högt prioriterat av regeringen. För att göra det extra tydligt har man utöver regeringsbeslut också skrivits in i formell reglering inom området.

E-handel i staten – en strategiskt långsiktig plan i tre steg… inköpsplanering & styrning Upphandla & hantera avtal Beställa Leverans- & fakturahantering Upphandlingssystem E-handelssystem EFH-system Ofta Många Ibland Några Sällan Få E-handel i staten – en strategiskt långsiktig plan i tre steg… Användare Process & ansvar Systemstöd

Vilka inköp omfattas av kravet på e-beställning? Huvudregel: ALLA! Undantag från krav på elektroniska beställningar Det finns undantag från kravet på elektroniska beställningar. Undantagen handlar om beställningar eller motsvarande som leder till förenklade fakturor som upprättas eller tas emot i pappersform, inköp som görs genom personligt utlägg alternativt betalas med kort och fakturor som inte avser momspliktiga köp, se nedanstående figur. fghfghfgh Periodiska fakturor och abonnemangsfakturor, till exempel telefonräkningar, el, vatten, leasingavgifter och liknande kan av praktiska skäl inte kopplas till enskilda beställningar. Sådana fakturor kan ändå hanteras på ett effektivt sätt genom att myndigheten sätter upp automatisk kontering och automatiska attestregelverk i e-handelstjänsten.

Fördelar med e-beställningar: e – beställningar bidrar till ökad effektivitet: vi spar pengar och höjer kvaliteten Fördelar med e-beställningar: Billigare inköp – kostnadsbesparingar i form av bättre priser på längre sikt, ökad (ram)avtalstrohet och ökad prismedvetenhet. Enklare inköp – tidsbesparingar genom en mer rationell hantering av beställningar och fakturor för snabbare hantering och färre fel. Bättre inköp – förbättrad kvalitet och service i form av förbättrad intern styrning och kontroll, ökad rättssäkerhet, möjlighet till uppföljning, miljövinster mm Godkännande/attest vid beställning och inte som idag efter köp, i samband med fakturan.

Godkännande och attest flyttas från faktura till beställning Vi får en förenklad fakturahantering med matchning (per orderrad eller hela beställningen) Mål: Effektivisera hantering av fakturor God intern styrning och kontroll Automatisering Inleverans Beställning Faktura Godkännande och attest flyttas från faktura till beställning

Övergripande inköpsprocess HDa, kopplat mot IT-stöd (enligt ESV’s modell)

Övergripande inköpsprocess HDa, kopplat mot roller (enligt ESV’s modell) Fakt distr Godsmott

Fokus ligger på förändringsarbetet…. En central del i arbetet är att bestämma: mål och strategier för inköpsverksamheten, hur inköpsprocesserna ska se ut hur inköpsorganisationen ska anpassas till inköpsprocesserna Det kan (kommer) innebära nya arbetsrutiner för ekonomisupport (inkl Agressorollen ’Distributör’ (aka sekr)) personalfunktionen (marginell…. Målsättningen är färre utlägg) beställare upphandlare inköpare/avropare

Hur ser processen ut och vart befinner vi oss? PPS förberedelsefas genomförandefas avveckling Besluts punkt Besluts punkt BP 1-4 BP 5-6 BP 7 BP 8 Business case/ beslut Analys nuläge Def varu-grupper Beskriva nyläge Implement nyläge *) Drift-sättning Ständiga förbättr Förbereda Tid sept 2012 dec 2012 dec/aug 2012/2013 HT 2013 2 dec 2013 årsskiftet 2013/2014 2010 - 2012 *) Implementation av nyläge: Våren 2013 definiera process, rutiner samt organisation. Kommunikationsplan med information, samråd Besluta utrullningsplan för varugrupper Hösten 2013 Implementera process i system

Högskolan dalarnas e-handelssystem

Projektorganisation och bemanning Projektägare Bengt Eriksson Styrgrupp Bengt Eriksson Ordförande Christer Sundin Ekonomi Lars-Olov Nordqvist Inköp Magnus Höglund IT Gustav Boklund akademi IS Referensgrupp Agnes Sandin avd chef SM (kommunikationskärl Magnus Jobs avd chef HS mellan projektgrupp Maria Görts avd chef SM och akademier) Anders Forsman avd chef IS Projektgrupp Britt Karlsson projektledare Mattias Dahlberg inköp/e-handel/leverantörskontakt Anna-Carin Jonsson agresso affärssystem Christer Solefält agresso teknik

Framtida inköpsorganisation HDa (förslag) Inköpsavdelning Inköpsråd Rådgivande Strategiska inköpsfrågor och avvägningar Samordning övriga HDa- övergripande strategier Inköpspolicys och regelverk Inköpschef Statistik & uppföljn. Juridik, Controlling Upphandlare Inköpare, avropare E-Beställningar, Systemförv, teknik Support Referens-grupper: Upphandling Separata ref grupper vid upphandlingar. Sammansättning baserad på varugrupp Varugrupps kategori team Upphandlingsfrågor Sortiment Leverantörsstrategier E-handel Uppföljning och statistik Akademier och stödenheter Inköps-samordnare Godkännare och attestanter Godsmottagning Ekonomisupport Beställare Ekonomiavd, betalningar Akademier Övr enheter DC

ESV’s information och tydliggörande gällande framtida resursbehov inom e-beställningar/e-handel ESV: ”Förväntat framtida resursbehov i samband med införande av e-beställningar” Systemförvaltning Underhåll av behörigheter, roller med mera för systemanvändare Användarsupport och utbildning Leveransadresser Underhåll av register för automatisk hantering Designa produktträdet och förkonterade artiklar Beställningar och fakturahantering Leverantörsanslutning Löpande kontakter med varu- och tjänsteleverantörer i e-handelsfrågor Registrera avtal med varu- och tjänsteleverantörer Godkänna produkturval och prislistor Varu- och tjänsteleverantörer som använder leverantörsportal Tekniska arbetsuppgifter vid köp av tjänst eller vid lokal drift Tester av nya leverantörsanslutningar Utforma rutiner för tjänstebeställningar Uppföljning Strategiskt arbete Tydliggör hur resursförskjutning sker från kärnverksamhet och övriga stödfunktioner gentemot inköp. Besparingarna sker i övrig organisation medan det inom inköp skapas helt nya arbetsuppgifter och roller.

Analys av våra inköp (s k ”spend”) HDa (bas: 2011/2012) samt en varugruppsindelning Varugrupp - benämning När? 1 Bank o försäkringstjänster 2 Böcker tidningar mm Pilot, HT 2013 (Adlibris) 3 Investeringar 4 IT och telefoni Pilot, HT 2013 (ATEA) 5 Konferenser 6 Konsulter 7 Konsulter inom utbildning 8 Kontorsmateriel Pilot, HT 2013 (Staples) 9 Kemikalier (?) 10 Lokaler 11 Personal 12 Representation och PR 13 Resor 14 Studentrelaterade kostnader 15 Transport 16 Trycksaker 17 Utrustning 18 Övriga förbrukningsvaror 19 Övrigt

Inköp (’spend’) under ett år, basfakta Övergripande data HDa spend Totala inköp via leverantörsfakturor (exkl utlägg via Primula) 176 544 mnkr Antal leverantörer nyttjade 2011 alt 2012 2 060 st Registrering av nya leverantörer 100 nya lev/mån 1 100 Antal fakturor 15 565 Antal lev med 1 faktura 1 009 Av dessa (kr): < 500 160 501-1 000 99 1 001-5 000 407 5 001-20 000 249 20 001-50 001 59 50 001-100 000 24 > 100 001 11 67 % av de 1 009 fakturorna understiger 20 000 kr Antag: Upplägg av leverantör inkl registerunderhåll kostnad (vedertagen std (gamla siffror)): 700 kr/st Kan vi halvera antalet leverantörer till nästa år: 500 lev á 700 kr = 350 000 kr i besparing!

En översikt över våra inköp Varugrupp Antal lev Antal fakt Summa % av belopp Bank o försäkringstjänster 65 150 86 293 0% Böcker tidningar mm 278 1790 6 324 183 4% Investeringar 205 886 12 505 330 7% IT och telefoni 112 1641 9 435 347 5% Konferenser 267 807 3 607 077 2% Konsulter 253 619 20 830 062 12% Konsulter inom utbildning 219 425 19 132 819 11% Kontorsmateriel 58 261 1 908 512 1% Lokaler 83 672 68 559 836 39% Personal 75 673 2 691 573 Representation och PR 187 1305 5 647 157 3% Resor 154 3128 5 503 168 Studentrelaterade kostnader 351 849 9 419 312 Transport 52 626 2 147 696 Trycksaker 20 181 1 060 109 Utrustning 19 30 833 220 Övriga förbrukningsvaror 238 983 2 080 137 Övrigt 206 539 4 758 844 TOTALT 2 060 15 565 176 530 674 100% OBS samma leverantör kan förekomma inom flera varugrupper

Piloter och testgrupper i implementationsprojektet HT -13, desamma som startar i skarp produktion VARUGRUPP LEVERANTÖR INKÖPARE/AVROPARE Kontorsmaterial Staples Vaktmästerierna, Borlänge, Jimmy Falun, Linda Litteratur Adlibris (ev Bokus Q1, 2014) Biblioteket Mia Monica Victoria IT och relaterade produkter ATEA Inköp Mattias D Not: Att införa e-Beställningar är i stora stycken en lärprocess för både oss och våra leverantörer

Inköp litteratur 2012 SM HS IS UH Summa akademier Bibliotek Övriga Totalt HDa SEK Antal köp Totala inköp; varav 124 785 152 327 906 171 381 127 323 347 778 371 1 181 596 1 017 4 057 015 411 258 473 180 5 497 084 1 608   Litteratur Adlibris 38 633 74 161 224 108 168 858 234 214 521 252 583 237 668 562 541 134 81 927 68 1 227 705 870 Bokus 10 451 26 5 003 11 6 553 28 147 43 50 154 91 6 792 13 6 895 21 63 840 125 Akademibokh. 165 1 744 3 909 4 2 000 2 909 5 Lärosäten 16 982 6 2 250 2 20 000 23 153 16 62 385 25 5 596 19 531 68 512 45 Övrigt (inkl branschtidskrifter) 29 544 36 152 048 39 173 561 67 71 522 426 675 187 3 459 394 235 134 257 141 4 020 327 563 Tidningar (lokal- & rikspress) 29 010 7 380 12 154 9 691 58 235 22 692 32 863 113 791 Summa e-handel Ant köp Adlibris, Bokus 49 084 100 166 227 119 175 411 245 242 668 295 633 391 759 569 333 147 88 822 89 1 291 545 995 Inköp från Adlibris och Bokus på akademierna; ca 17 köp per vecka totalt för HDa eller 1,2 böcker per anställd och år.

(Prel) Utrullningsplan e-handel i organisationen samt per leverantör FÖRVÄNTADE VOLYMER VID UPPSTART (DEC 2013) Etapp 1 Leverantör Antal köp/vecka Antal orderrader Avdelning/enhet Antal inköpare Övriga berörda roller dec ATEA 3 2 Inköp IT-prod 1   Adlibris Bibliotek Staples 10 Vaktmästeri Agresso syst förv Ekonomiosupport Ek distributör ? 3 - 4 Etapp 2 Feb Bokus Caperio IS avdelning X 1-2 SM Media  1-2 HS avd x  ? Etapp 3 April Akademier, 1avd/st Staber Etapp 4 Juni

Förteckning beställare i organisationen Beställare och ersättare i e-handel Avdelning /enhet Roll i verksamhet Beställare Agresso- ident Ersättare (vid frånvaro) Mottagare av mail vid saknad varumottagning (om annan än attestant) Leverantör (steg 1, feb 2013) Leverantör (steg 2, approx mar/april 2014) Objekt   Adlibris Bokus Chef Attestant Två varianter kommer att testas i organisationen: Centraliserad beställare inom akademi/stödenheter Decentraliserade ” -

Tester och utvärdering Sedan 15 oktober har tester genomförts av testgruppen 3 inköpare från biblioteket 2 inköpare från vaktmästeriet 4 ekonomer (fakturahantering samt redovisningsansvarig) 3 projektmedlemmar Agresso applikationskonsult Olika tekniska lösningar på e-handel har testats; Agresso e-handel, punch-outlösning och fritextbeställning 440 rekvisitioner och 380 order har producerats Samtliga testare i testgruppen har lämnat testprotokoll och med gott resultat. Systemet fungerar Systemet upplevs som enkelt att använda Inga problem med webbläsare (testat olika typer och versioner) Fakturaflödet testat av ekonomer – inga problem upptäckta Fortfarande visst efterarbete med ett par leverantörers filformat på faktura

Vad återstår ? Få bemanning på plats inom e-handel på inköp Utbildning Överlämning till förvaltningsorganisation Avslut av implementationsprojektet senast jan 2014 Fortsatt leverantörsanslutning – ”fylla vår e-handelsbutik” Fortsatt utrullning av e-handel i organisationen Information och utbildning