Dragning 24 nov -11 Jaktkonferens Presentation av Länsstyrelsernas IT-enhet som ett Shared Service Center för 21 myndigheter. Jan-Olof Skantz och Lars Svensson Tekn. Förvaltn.ledare Kundansvarig

Disposition Jakthandläggarmöte 24 november 2011 Allmänt + nyheter - 15 min Presentation IT-enheten Varför en gemensam IT-enhet? Utredningar; debiteringsmodell, ledning & styrning Info / nyheter från IT-enheten,  Plattformsbytet Förvaltning - 25 min Modell Roller Frågor - 5 min

Lite om… Kort info om Länsstyrelsernas IT-enhet Presentation av Länsstyrelsernas IT-enhet som ett Shared Service Center för 21 myndigheter.

Länsstyrelsen Sverige - 21 län - 21 länsstyrelser - 21 landshövdingar Statlig samordnande myndighet tillsynsansvar servicemyndighet överklagandeinstans krismyndighet För att se bakgrunden kan vi repetera högstadiets ”Så styrs Sverige”, det här kan ni säkert redan: Sverige är indelat i 21 län som alla har en länsstyrelse och en landshövding. Länsstyrelsen är en statlig samordnande myndighet med tillsynsansvar, en servicemyndighet, och en överklagandeinstans. Länsstyrelserna ingår i Finansdepartementets ansvarsområden och ansvarig minister är Mats Odell. [ointressant på 600 Minutes? Annars skriv in] Finansdepartementet, Mats Odell

Länsstyrelsen, verksamheter Allmänna val Bingo och lotterier Begravningar Bevakningsföretag Boende Deponering av pengar Djurskydd Fiske Integration Jakt Jämställdhet Kameraövervakning Kommunikationer Krishantering Kulturmiljö Körkort Lantbruk Livsmedelstillsyn Medborgarskap Miljömål Miljöskydd Naturvård Notarius Publicus Näringsliv Pantbanker Regional utveckling Rennäring Samhällsplanering Skogsbruk Sociala frågor Statlig lönegaranti Stiftelser Trafik Vattenverksamhet Vigsel och partnerskap Överförmyndare Länsstyrelsen är en myndighet med ett mycket bred verksamhet

Syftet ” …skapa en effektiv, ny gemensam IT-miljö och en gemensam IT-organisation för alla länsstyrelser. Den gemensamma IT-verksamheten ska leverera ett effektivt IT-stöd till verksamheten samt ge en god service till alla länsstyrelser och medarbetare. IT-enheten ska vidare främja utvecklingen av e-förvaltning. Enhetens arbete ska inriktas mot att skapa enhetliga tekniska lösningar, ett gemensamt förhållningssätt och en enhetlig servicenivå gentemot samtliga länsstyrelser. Regeringen beslutat: länsstyrelserna ska ha en gemensam IT-organisation Beställarstyrelse fastställer: uppdrag och årliga verksamhetsplan

…organisation En ”virituell” organisation som inte är knuten till en verksamhetsort förutom helpdesk och testverksamhet som är centraliserade. Styrning o utveckling – ”staben”: ekonomi, kundansv, arkitekter, projledare Kommunikation - Infrastruktur Klientplattform Verksamhetssystem Användarstöd

…nationell Servicedesk: 60 000 per år 60 000 ärenden per år via telefon: 60% via e-post: 40% Telefonärenden som löses samma dag: 77% Servicedesk har handlagt mer än 60 000 ärenden under 2010 [ ska det verkligen stå 2010?] 200 ärende mellan jan 2009 – juni 2011 (2,5 år) – 40 st per halvår

Generell bedömning ”Jag är generellt sett mycket nöjd med IT-stödet och IT-enhetens arbete”

LstNet – en bärare av myndighetsinformation Myndighetsnät mellan 21 länsstyrelser och 20 samverkande myndigheter Skyddat nät med full redundans Säkert nät för myndigheter Plattform för allmänna val Grunden för myndighets- samverkan i kris och…? Startades i slutet av 80-talet En viktig faktor till att det gick att förena 21 myndigheters IT-organisation till en enda på ett år. 7 Månader ifrån regeringens klartecken i maj 2008.

Varför en gemensam IT-enhet?

Varför en gemensam IT-enhet?

Läget idag…nästan…

Långsiktigt ”bör-läge”……?

Konsolidering av Länsstyrelsernas IT- Projekt KLI 2008 2009 2010 2011 2012+ Mål: 100% ”rent” lokalt Minskad applikations- flora IT-uppdraget/LstIT (”konsolidering 1.0”) Infra- struktur (KLII 2.0) Ny GIS- plattform – Centralisera infrastruktur – Ny GIS-plattform, steg 1 – Flytta/”ensa” applikationer (KLI 3.0) – Tjänsteutformning – Ny GIS-plattform, steg 2 – Mer ”ensning” av applikationer Del 1 – klienten Del 2 – servrar Del 3 – applikationer

16

17

Länsstyrelsernas IT-enhet Ledning & styrning Gemensamma överenskommelser (”beslut och direktiv”) Länsrådsgruppen Ansvarar för styrning och uppföljning av IT-enhetens verksamhet utifrån länsrådsgruppens beslut och direktiv. Beställarstyrelsen G7 Länsstyrelsernas IT-enhet Ansvarar för utförande av IT-uppdraget utifrån tagna beslut och direktiv. Överenskommelse om: Uppdragsbeskrivning IT – Strategi VP Budget Debiteringsmodell Fördelning av OH kostnader Övergripande policies och utredningsuppdrag

Plattformsbyte Q1-Q2 2012 Nya versioner av Windows och Office på alla datorer 2012 ! Windows XP  Windows 7 Office 2003  Office 2010 http://insidan.intra.lst.se/intra/dittitstod/Nyheter/2011/Infosida_om_plattformsbytet.htm

NÄR sker bytet? En plan… Se Ditt IT-stöd för mer info… Pilot Lantbruksverksamheten på 1-3 län: Jan 2012 Pilotlän – Östergötland och Blekinge: februari 2012 Utrullning övriga län: mars-mitten av juni 2012 Vi kommer arbeta vidare med tidplanen i början av november när vi fått in alla svar. Se Ditt IT-stöd för mer info…

Office för hemmabruk Alla anställda på Länsstyrelsen har möjlighet att köpa Office 2010 till sina privata datorer till ett mycket förmånligt pris. Passa på att puffa för detta via vårt avtal med Microsoft -> 400Kr 12,95 € istället för (uppskattat butikspris 4 600 kr ).

Förvaltning IT behöver speaking partner. IT fungerar bra om det finns en samordnad kund. Bra ex miljö-sidan Billigare IT kräver samordnade verksamheter. Kostnadseffektivt - allt behövs styras upp. – > förvaltningsmodell med spec å plan

Förvaltningsmodell Förvaltningsspecifikation – ett dokument som beskriver det som ska förvaltas Förvaltningsplan - ett dokument som beskriver vad som ska göras under ett år Olika roller – ansvarsfördelning Förvaltningsspecifikation – Förvaltningsplan -

Förvaltningsspecifikation Beskriver objektet - JAS Beskriver uppdraget Visioner / strategi Organisation och roller Support / administrering Teknisk beskrivning ”Engångsinsats”

Förvaltningsplan Mål Budget Resurser Årlig revision…

Roller Verksamhet Lst IT ”Ägare” Processägare Teknisk systemägare Ansvarar för att avgörande frågor behandlas och beslut blir tagna Processägare Miljövårdsdirektör Teknisk systemägare Chefen för funktionen Verksamhetssystem Förvaltare Samordnar, planera och följer upp den operativa förvaltningen Processförvaltare Teknisk förvaltningsledare Utförare Användarråd Önskemål, brister… (verksamhetssupport?) Olika delar av IT-enheten Rollerna översiktligt

Attesträtt för de kostnader verksamheten ansvarar för i förvaltningen. Processägare Huvudansvarig för att verksamhetsprocesserna. Rapporterar till länsrådsgrupp 5? Övergripande ansvar för verksamhetsprocesserna, ex. effektiva och följer lagar och styrdokument. Attesträtt för de kostnader verksamheten ansvarar för i förvaltningen. Beslutar om förändringar i verksamhetsprocesserna. Fastställa förvaltningsspecifikation och årlig förvaltningsplan tillsammans med teknisk systemägare.

Huvudansvarig för teknisk drift och underhåll av JAS. Teknisk systemägare Huvudansvarig för teknisk drift och underhåll av JAS. Rapporterar till G7/Beställarstyrelsen. Att teknisk drift och underhåll sker i enlighet med överenskommelse. Attesträtt för IT-kostnader. Fastställa förvaltningsspecifikation och årlig förvaltningsplan tillsammans med processägare.

Processförvaltare Samordnar verksamhetens användning och förvaltning av JAS samt önskemål om förändring. Utarbeta förvaltningsspecifikation tillsammans med teknisk förvaltningsledare. Utarbeta förslag till förvaltningsplan varje år tillsammans med teknisk förvaltningsledare. Verkställa förvaltningsplanens mål. Initiera och genomföra uppdrag.

Teknisk förvaltningsledare Samordna drift och underhåll av JAS. Utarbeta förvaltningsspecifikation tillsammans med processförvaltare / användarråd. Utarbeta förslag till förvaltningsplan tillsammans med processförvaltare. Verkställa förvaltningsplanens mål avseende drift och underhåll. Initiera och genomföra uppdrag utifrån gällande förvaltningsplan.

Användarråd Utvalda expertanvändare som ansvarar för önskemål/(stöd) till användare tillsammans med processförvaltaren. Secondline support (användarfrågor)? Prioritera förvaltningensplanens aktiviteter. Fånga upp önskemål från användare, utreda och prioritera.

Beställning / Utförande 20 län JAS Processägare Process- Förvaltare Användarråd Dialog Support Dialog Support Lst IT Teknisk förvaltningsledare Konsult Service Desk

Att göra lista 2012 Norrbottens JAS sammanslagen med övriga län? Extern webb 15 län flera? och/eller Moosecar? Extern webb ”uppdatering” av FTP Gemensamma mallar Koppling till Agresso Restlista på offerten ex. nya rapporter, koordinater Mallar gemensamma? Finansiering? Support? Användaradministration?

Vårt förslag till förvaltning Verksamhet Lst IT ”Ägare” Ansvarar för att avgörande frågor behandlas och beslut blir tagna Processägare Anna Otmalm Teknisk systemägare Anna Folkesson Förvaltare Samordnar, planera och följer upp den operativa förvaltningen Processförvaltare Karin Saltin Teknisk förvaltningsledare Jan-Olof Skantz Utförare Användarråd Karin Saltin, Margareta Åkerman, Ingemar Sjöberg, ? Olika delar av IT-enheten