Så går det till att göra affärer med Umeå kommun

Upphandlingsbyrån Upphandlare Göte Jacobsson gote.jacobsson@umea.se 16 15 61 070-514 67 66 Jan Lundberg jan.lundberg@umea.se 16 15 71 070-326 71 11 Pia Wangbergh pia.wangberg@umea.se 16 15 65 070-695 01 81 Anders Westman anders.westman@umea.se 16 15 75 070-550 53 21 Sven Bohlin sven.bohlin@umea.se 16 11 30 070-534 86 69 Pontus Lundström pontus.lundstrom@umea.se 16 15 62 070-690 15 62 Anders Hugosson anders.hugosson@umea.se 16 15 64 070-611 12 01 Sofia Jonsson sofia.jonsson@umea.se 16 15 63 070-646 15 63 Upphandlingsassistent Ann-Christine Oscarsson ann-christine.oscarsson@umea.se Tjänstledig Upphandlingschef Egil Nylén egil.nylen@umea.se 16 15 70 070-316 15 70

Upphandling allt viktigare… Leverantörer Uppdragsgivare Beställare Samverkanspartners Massmedia Politiker Domstol Allmänhet

Umeå kommun Köper varor, tjänster och entreprenader för ca 2 miljarder per år Kommunens upphandlingsbyrå har 10 anställda Köper från ca 5000 företag/år (ca 60 % i Umeå, ca 70% i Norrland) Intresset från utländska företag är mycket litet Samordnar upphandlingar med kommunala bolagen samt kranskommuner

Samverkan med andra myndigheter/enheter Kommuner inom Umeregionen Kommunala bolagen Region Västerbotten Andra kommuner inom Västerbotten

De gemenskapsrättsliga principerna Likabehandlingsprincipen - Alla leverantörer ska behandlas lika, uppfylla samma krav, ej favorisera kända företag Principen om ickediskriminering - Inte särbehandla företag/produkt beroende på nationalitet, geografisk läge m.m. Transparensprincipen - Upphandlingen ska präglas av öppenhet och förutsägbarhet. Det ska klart framgå vilka krav som ställs och hur anbuden värderas Proportionalitetsprincipen - Kraven måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas Principen om ömsesidigt erkännande - Intyg mm som utfärdats av behörig myndighet i annat medlemsland godtas även här

Upphandlingsregler finns till för att: konkurrensen mellan företagen ska utnyttjas till nytta för skattebetalarna och samhällsekonomin. företagen ska ha lika förutsättningar att konkurrera ageranden som begränsar konkurrensen ska undanröjas det företag som säljer de efterfrågade varorna och tjänsterna mest förmånligt ska vinna.

Styrande regler EU-direktiv EG-rättsliga principerna LOU LUFS LOV Förvaltningslagen Kommunallagen Avtalslagen Köplagen Sekretesslagen Interna regler

Lagen (2007:1091)om offentlig upphandling (LOU) Klassisk sektor – försörjningssektorerna Tröskelvärden Upphandlingsformer Utvärderingsformer lägst pris, ekonomiskt mest fördelaktiga Regler om annonsering Regler om anbudsöppning -för sent inkommet anbud får inte tas upp till prövning Anbudsutvärdering/tilldelningsbeslut Underrättelse + 10 dagar - skälen för valt anbud Upphandlingskontrakt - avtal, beställning Överprövning/skadestånd

Behovsanalys Utgå från de behov som finns! Vad? Hur? När? Varför?

Vad skiljer den offentlige köparen mot den private köparen måste veta precis vad den vill ha INNAN denne går ut och köper har oftast längre beslutsprocess är i större utsträckning bunden vid överenskommelsen vid köpet har oftast ”ögonen” på sig vid affärsöverenskommelser måste ta hänsyn till LOU – (positivt/negativt??)

Anskaffningsprocessen Anbudsinbjudan Förfrågningsunderlag MBL Anskaffningsbeslut Upphandlingen offentliggörs (annons) Investeringskalkyl Anbudstid Marknadsanalys Anbud inkommer Behovsanalys/Tidplan Nulägesanalys Leverantörsprövning Nytt behov/ Återanskaffningsbehov Anbudsprövning Användning/ Förbrukning Fakturering/ utbetalning Anbudsutvärdering MBL Leveransgodkännande Tilldelningsbeslut Leverans Avtal sluts Tilldelningsmeddelande

LOU:s regler om förfrågningsunderlag Definition i 2 kap. 8 § ”Med förfrågningsunderlag avses sådant underlag för anbud som upphandlande myndighet tillhandahåller leverantör” Detta innebär att underlaget ska vara Klart och tydligt Förutsebart och öppet Öppet för konkurrens Lika förutsättningar för alla Samtliga krav skall finnas med

Prövning och utvärdering av anbud 1. Anbudsgivare 2. Anbud 3. Anbuds- utvärdering K O N T R L Anbud/ Ansökan Prövning av att kraven på leverantören uppfylls. Prövning av att kraven på varan/tjänsten uppfylls. Utvärderings- Metod?  Lägsta pris  Ekonomiskt fördelaktigaste anbud Nej Nej

Upphandlingsbyråns roll Upphandlingsprocessen Upphandlingsjuridiken Dokumenthanteringen Sekretesshantering Affärsrelation Rådgivare Efterlevnad av policy och regler Samordning Utbilda/informera om upphandlingsregler Domstolsprocesser

Upphandlingsorganisation Ser till att de som berörs av upphandlingen är representerade Tillför erforderlig kompetens Olika typer av upphandlingar kräver olika gruppsammansättningar Utser lämplig projektledare Kunskap om regelverket (LOU) ska finnas Sekretessfrågor gås igenom Ser till att ansvarsfördelningen är tydlig

Att tänka på vid anbudsgivning Läs igenom förfrågningsunderlaget noggrant - Läs gärna fler gånger. Om möjligt att fler på företaget läser förfrågan, gärna med olika kompetenser. Jämför om efterfrågad vara/tjänst stämmer med eget produktsortiment - Svara på vad som efterfrågas och inget annat Kontrollera tidigare avtal/beställningar - Försök att ta reda på så mycket som möjligt om tidigare leveranser/avtal Gå igenom kvalificeringskraven Gå igenom skall-kraven - Uppfylls kraven? Är kraven relevanta, om inte, påtala detta för köparen! Varje skall krav måste vara uppfyllt

Att tänka på vid anbudsgivning Läs igenom utvärderingskriterierna - Är det rangordnat eller viktat. Vad värdesätter köparen mest? Begär förtydligande - Om något är oklart begär förtydligande, fråga hellre en gång för mycket än för lite Ta upp felaktigheter och missar i förfrågningsunderlaget så fort som möjligt - Genom att informera om ev. felaktigheter i förfrågningsunderlaget i ett tidigt skede finns möjlighet att rättelse kan genomföras. Ha förståelse för att köparen har mindre kunskap än säljaren om varan/tjänsten som skall upphandlas.

Att tänka på vid anbudsgivning Följ anvisningarna för anbudets utformning - T ex: vilket media som anbud skall lämnas, antal exemplar, sätt att lämna anbud Kontrollera att inget skallkrav är missat - Om ett enda skallkrav är missat skall anbudet förkastas Glöm inte underteckna anbudet Tänk på att alla handlingar blir offentliga Låt någon kontrolläsa anbudet innan inlämning Lämna anbud i god tid

Vanliga missar i anbud SKV 4820 inte med eller korrekt ifylld Anbudet inte undertecknat Anbudet inte undertecknat av behörig person Ej efterfrågad information med i anbudet Pris lämnas inte enligt anvisningar Reg.bevis och/eller årsredovisning saknas Referenser anges på ett felaktigt sätt Standardtexter från företagets mallar, vilket gör att uppgifter saknas eller är felaktiga Reservationer mot bl a skallkrav För sent inkomna anbud

Bra länkar… www.e-avrop.com/umea www.allego.se www.opic.se www.kkv.se www.upphandlingsstod.se

Utbildning - seminarier Inbjudan under Q1 2011 Halvdags alt. heldagsutbildning för leverantörer Seminarium Branschinriktade workshops Återkommande Informationsträffar 3-4 ggr/år Alltid Välkommen att besöka oss i Stadshuset/Grindstugorna