”Kunde ni låta bli att titta?” Vill du veta hur Landstinget i Östergötland har utformat konceptet med Info-PC? Karlstad 28-29 augusti 2013 Maria Rasch, sjuksköterska Åsa Källstrand Thor, grafisk designer Informationscentrum (IC) Maria + Åsa (hälsar välkomna och presenterar oss) Maria hälsar välkommen till seminaritet om hur Landstinget i Östergötland har utformat konceptet med Info-PC dvs digitala skärmar med hälso- och sjukvårdsinformation som rullar och går i landstingets lokaler. 1

Åsa Var sitter skärmarna Åsa Var sitter skärmarna? Bildskärmarna är till exempel placerade vid sjukhusentréer, som här vid Universitetssjukhuset i Linköping + café. Där vistas patienter och anhöriga, studenter och medarbetare i väntan på något. 2

Bild på Info-PC från södra entrén med folk. Åsa Bildskärmarna finns också i närheten av större receptioner och caféer, som här vid receptionen för onkologi-, hematologi och lungmedicin, Universitetssjukhuset. Här vistas också patienter från Sydöstra sjukvårdsregionen, Kalmar och Jönköping. 3

Åsa Större delen av vårdcentralerna i Östergötland har Info-pc. Skärmarna är placerade vid lite olika platser beroende på lokalernas utformning. Receptioner eller större väntrum. 4

Bakgrund Maria Det hela startade med ett önskemål från en hälsogrupp på en vårdcentral. Sjukvårdspersonalen ville passa på att ge besökarna bra information (generell och lokal info) när de ändå satt och väntade. De ville slippa ha en TV på, som visa 73:e avsnittet av ”Hem till byn”. Dessutom var de trötta på allt tryckt material som låg och skräpade. Vi startade ett pilotprojekt för att ta fram en väntrumsfilm med aktuell Hälso-och sjukvårdsinformation och försöka hitta en lösning för problemet med affischer och broschyrer. Under projektets gång hittade vi ett redan befintligt system, så kallad Info-PC , som var ett sätt att visa digitala bilder på skärm. Efter projekttidens slut utvärderade vi det hela och konstaterade att det fungerade bra och kunde sedan erbjuda övriga verksamheter den här tjänsten. 5

Vilka verksamheter har Info-PC? Vårdcentraler (32 av 43) Sjukhusentréer Mottagningar på specialistkliniker Ungdomsmottagningar Röntgen och provtagning Maria Idag är det många verksamheter som har Info-pc. Vi jobbar med ett breddinförande på alla vårdcentraler i länet. Övriga verksamheter som har det är: Alla akutmottagningar, jourcentralen, reumatologen, provtagningen, röntgen, barn- och kvinnokliniken, kardiologen, flyktingmedicin, ögonkliniken, hörselvården, ungdomsmottagningar. 6

Syfte och mål Att använda väntetiden för att nå besökare i landstingets lokaler på ett enkelt och tilltalande sätt. Genom att erbjuda hälso- och sjukvårds-information som är aktuell och lika oavsett var du befinner dig i länet. Maria Väntetiden är ett ypperligt tillfälle att ge information på ett visuellt sätt. Besökarna vill gärna vila ögonen på någonting. (berätta om Karin S) Hälso- och sjukvårdsinformationen kommer ut snabbt och informativt till alla i hela länet (även till personalen). 7

Vad är Info-PC rent tekniskt? - Dataskärm och dator - Beställs som andra datorer - Skärmsläckarfunktion,10sek utan ljud - Bilderna hämtas från ett gemensamt mappsystem - Varje enhet har en egen mapp - Kan logga in sig varsomhelst Åsa 8

Vad behöver verksamheten? - Dator ansluten till nätverket - Skärm, 42 eller 46 tum - Kunskap i Powerpoint - Utbildning, behörig - Information om beställning (webbsida) Åsa 9

Vad kostar det? Installation och montering av utrustning. Hyra av exempelvis 42-tums bildskärm och dator cirka 10 000 kr/år. Åsa Jag ska nämna att det finns andra tekniska lösningar att utgå ifrån som till exempel Landstinget i Kalmar som har valt en Episerverlösning som motsvarar våra lokala och landstingsövergripande bilder med möjlighet att redigera lokalt. Det är inte de tekniska lösningarna vi ska prata om här utan hur vi arbetar med informationskanalen. Vi har arbetat med det här i drygt 3 år och har ett väl fungerande system som ständigt utvecklas senast förra veckan då vi gjorde en förbättring i våra arbetsrutiner. 10

Vad erbjuder Informationscentrum? Anslutning till Info-PC systemet Utbildning för behörighet Support (texter, FAQ) Information via webbplats Landstingsövergripande bilder Åsa Allt förutom skärmen är kostnadsfritt för verksamheten. Anslutning till systemet (även för privata vårdgivare), den obligatoriska utbildning och den support som IC ger med texthjälp, information, specialbilder och de gemensamma bilderna. 11

Landstingsövergripande bilder Säsongsbetonade… Maria Vi följer en årsplanering med olika ämnen. Säsongsbetonande: fästingar med egenvård och vaccination, pollen, sommarguide, getingstick, rese-vaccination, halka, egenvård, ex.metkrok i läppen, midsommar, skolavslutning, valborg, ungdomar och alkohol. 12

Landstingsövergripande bilder Specifika för Landstinget i Östergötland… Maria Specifika bilder för liö är avgifter och högkostnadsskydd, blodtillgången i Östergötland, antalet MVK-konton, tider vid melanomdagen, Hälsotecken, föreläsningar FoU, hur man söker vård, kultur på recept, sömnskola, landstingsfakta, Sinnenas trädgård, jubileum, mobiler, foton, parfymer m.m. 13

Landstingsövergripande bilder Med nationella kampanjer… Maria. Nationellt: Vi kan ha bilder när det gäller samarbete med andra myndigheter som Försäkringskassan. Anmälan till donationsregistret, kampanjer (HPV, AKUT stroke,1177), uppmärksamhetsveckorna, temadagar, läkemedel, miljö 14

Landstingsövergripande bilder Intresseväckare, exempelvis tema kroppen och visste du att… Maria. Intresseväckare kan vara tema kroppen, bryt stillasittandet, trevlig helg, högtidsdagar, temadagar (alla hjärtans dag) och visste du att.. 15

Arbetsrutiner På Informationscentrums planeringsmöte presenteras bildidéer varje vecka Bildproduktion Granskning av kommunikationschef och kommunikationsstrateg Publicering – webbsida (bildspel) + nyhetsartikel E-postmeddelande om veckans bilder till Info-PC behöriga (sändlista) Granskning av verksamhetens utlagda texter och support Maria + Åsa Arbetsprocessen: varje måndag på ett gemensamt IC-möte går vi igenom våra sociala medier, nyheter på webben och Info-PC. Maria har kontakt med sakkunniga och får tips och råd om ämnen/budskap. Vi tillverkar 1-4 nya bilder på måndag eftermiddag, Bildbank, copyright på bilder, Photoshop, bilderna bearbetas, kollage etc. Bilderna skickas på korrektur och granskning till några av våra kollegor, för att läggas ut på tisdag. Sedan skickas ett mail till alla Info-PC behöriga om veckans bilder, förklaring till bilderna, vilket genererar återkoppling och tips om nya ämnen. Kontroll av verksamhetens bilder, återkoppling, information, support. 16

Verksamhetens egna lokala texter Skriver egna lokala texter Syns bara på den egna skärmen Innehållet ska vara aktuellt, korrekt och sakligt och hållas kort och enkel. Fri från förkortningar och fackuttryck. Inga bilder Maria För att personalen ska få behörighet att skriva egna text behöver de gå en halvdags-utbildning där vi förklarar riktlinjerna och det gäller framförallt bilder. De får också öva sig på att skriva korta, begripliga texter för den egna målgruppen (klarspråk). 17

Utbildningen Åsa För att skriva egna lokala texter på Info-PC krävs utbildning, behörighet och ett påskrivet kontrakt. Utbildningen ger kunskaper om hur man skriver en kortfattad text, våra skrivregler, grafiska profilen, lagar och förordningar (ex.vis Upphovsrättslagen, regler för digitala anslagstavlor, våra egna riktlinjer för Info-PC och riktlinjer för information i landstingets lokaler). I och med genomgången halvdagsutbildning (kostnadsfri) och påskrivet kontrakt får man behörighet till mappsystemet. 18

Verksamhetens egna texter I verksamhetens mapp finns en ppt-mall Texterna skrivs i mallen enligt manualen Samma text kan läggas in flera gånger i bild-spelet Åsa - ppt-mall - Sparar texten som en jpg-fil - namnger filen med jämna nummer (landstingsövergripande bilder har ojämna nummer för att inte skriva över lokala texter) - kan lägga in samma text flera gånger - väljer själva var de ska ligga i bildspelet 19

Verksamhetens texter - mall Maria 20

Exempel på verksamhetstext Maria Var tyst i 10 sekunder. 21

Hann ni läsa och uppfatta texten? Maria + Åsa 22

Bättre så här? Maria Vid en kontroll upptäcktes den här långa texten. Vi går in och stöttar och föreslår ändringar som vi sedan lägger ut dem. Detta arbetssätt uppskattas. Användartester, be någon läsa. 23

Bra exempel på verksamhetstext Maria Här är resultatet av ett problem som fanns på provtagningen, Universitetssjukhuset. Patienterna var irriterade och även personalen. 24

Lokala texter – inga bilder Maria Personalen vill ibland hitta på egna bilder. De tänker inte alltid på upphovsrätt, copyright eller bildbehandlingsprogram. Inte rätt kompetens helt enkelt. I det här fallet kontaktade jag den person som har behörigheten och skickade den här bilden, som vi har gjort utifrån ett annat perspektiv. 25

Lokala texter – inga bilder forts. Maria Vi kan göra bilder till ämnen som är gemensamma. Vi försöker att använda ja-budskap i så stor utsträckning som möjligt. 26

Utvärdering - Kontrollfunktion - Regelbunden feedback - Utbildningsenkät vid varje utbildningstillfälle - På gång: patientstudie - Webbenkät till behöriga om Info-PC. Maria Allt det som vi önskade har inträffat: uppdaterade patienter, många som tittar, lokal informationen går fram, patienterna har kollen, trycksakerna minskar. Hur vet vi detta jo genom: 27

Personalens citat från webbenkät ”Bra sätt att nå ut med information.” ”Lättillgänglig information.” ” Smidigt och enkelt sätt att lämna information till patienterna. Även om det kanske inte alltid rör den egna verksamheten. Men det är bra för gemene man att veta.” ” Lätt att lägga in.” ”Bra info som rör alla.” Åsa+Maria ”Aktuella teman.” ”Bra, men vi kanske skulle använda den oftare än vad vi gör.” ”Bra att slippa alla broschyrer som ligger och skräpar i väntrummet.” ”Trevligt och informativt inslag.” 28

Har ni märkt någon effekt? - Patienterna är mer uppdaterade då personalen får lite mindre frågor. - Många stannar till och tittar. - Lokal information upplever de att patienterna har snappat upp. - Patienterna uppmärksammar när informationen är inaktuell. Maria+Åsa Allt det som vi önskade har inträffat: uppdaterade patienter, många som tittar, lokal informationen går fram, patienterna har kollen, trycksakerna minskar. - Effekten för personalen är att de kan hänvisa till exempelvis vaccinationstider. - Man behöver inte sätta upp affischer och använder mindre broschyrer vilket är positivt. 29

Tummen ner…(som vi tycker) Lite dålig kvalitet på de lokala texterna Lokalt inga rutiner (vem bestämmer vad?) Utnyttjar inte kanalen Åsa Vår uppfattning om Info-PC – inte verksamhetens 31

Fördelar Kan inte låta bli att titta… Lätt att använda och driftsäkert system Kombineras med andra informationskanaler Minskar trycksaksproduktionen Alltid aktuell information Ökar uppmärksamheten för 1177.se Personalen blir informerad Vi har roligt när vi jobbar med Info-PC!!!!! Maria 32

Tack för oss! Har ni några frågor? Maria & Åsa maria.rasch@lio.se asa.kallstrand.thor@lio.se Maria + Åsa 33